3.4.1 Sơ đồ tổ chức
Tổ chức bộ máy kế toán đƣợc áp dụng theo hình thức công tác kế toán tập trung.
Tại phòng kế toán khi nhận đƣợc số liệu từ cấp dƣới gửi lên sẽ tổng hợp để tính giá thành sản phẩm. Cuối cùng, xác định lãi (lỗ) cho công ty.
28
- Cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời trong bộ phận kế toán.
- Đảm bảo sự tập trung, thống nhất đƣợc sự chỉ đạovề nghiệp vụ kế toán. Tránh đƣợc tình trạng báo cáo sai lệch về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tạo điều kiện cho việc ứng dụng có hiệu quả các phƣơng tiện tính toán hiện đại.
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: phòng Kế toán công ty TNHH TM & SX Tân Phú Vinh-Chi nhánh Cần Thơ
3.4.2 Hệ thống tài khoản, chứng từ và sổ sách tại công ty
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VND. Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ
Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Phƣơng pháp tính giá xuất kho: bình quân gia quyền.
Chi nhánh công ty có hệ thống hạch toán riêng, quan hệ kế toán giữa chi nhánh với tổng công ty và với các chi nhánh khác thông qua tài khoản 3361 “Phải trả nội bộ”
3.4.3 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ
Chế độ kế toán:Thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC.
Hình thức kế toán: chứng từ ghi sổ.
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ hoặc chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế tập hợp vào bảng chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ cái có liên quan.
Trƣởng phòng Kế toán Kế toán hàng hóa Kế toán tổng hợp chi phí Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán NVL, TSCĐ, XDCB Tổ quỹ, vi tính
29
- Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ thì phản ánh vào sổ chi tiết đến cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm) tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dƣ của các tài khoản trên sổ cái, sau đó tiến hành đối chiếu các số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết. Nếu khớp đúng thì phản ánh vào bảng cân đối tài khoản và các báo cáo kế toán.
Hình 3.3 Sơ đồ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán (2004), Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán - kiểm toán, Đại học Kinh tế TP.HCM
3.4.4 Phƣơng pháp kế toán
Phƣơng pháp chứng từ kế toán là phƣơng pháp thông tin và kiểm tra từng nghiệp vụ kinh tế. Kế toán lập chứng từ cho mọi nghiệp vụ kinh tế để phản ánh và kiểm tra dễ dàng khi cần thiết.
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghichú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
30
Phƣơng pháp tính giá là phƣơng pháp thông tin và kiểm tra chi phí trực tiếp và gián tiếp cho từng hoạt động.
Phƣơng pháp tổng hợp và cân đối tài khoản: khái quát tình hình nguồn vốn, tài sản và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua từng thời kỳ bằng cách lập các báo cáo có tính chất tổng hợp và cân đối: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lƣu chuyển tiền tệ… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỦA CÔNG TY
Báo cáo kết quả kinh doanh là một báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh tình hình và kết quả kinh doanh của đơn vị qua một kỳ kế toán. Nó phản ánh toàn bộ phần doanh thu đã thực hiện đƣợc trong kỳ và phần chi phí tƣơng xứng tạo nên kết quả đó. Kết quả kinh doanh của đơn vị là chỉ tiêu phản ánh hiệu quả hoạt động của toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh chịu sự tác động của nhiều nhân tố.
Để có thể đánh giá đƣợc hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty, ta sẽ tiến hành phân tích các chỉ tiêu trên bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Trong đó, lợi nhuận là kết quả tài chính cuối cùng, là chỉ tiêu chất lƣợng tổng hợp phản ánh kết quả hoạt động kinh tế của mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Đánh giá chung kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đƣợc tiến hành thông qua phân tích, xem xét sự biến động của từng chỉ tiêu trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa kỳ này với kỳ trƣớc dựa vào so sánh cả số tuyệt đối và tƣơng đối trên từng chỉ tiêu phân tích. Đồng thời phân tích các chỉ tiêu phản ánh mức độ sử dụng các loại chi phí, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt chú ý đến sự biến động của doanh thu thuần, tổng lợi nhuận từ kết quả hoạt động kinh doanh, lợi nhuận trƣớc thuế và lợi nhuận sau thuế.
31 Bảng 3.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011- 2013.
ĐVT: đồng
Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012
2011 2012 2013 Số tiền % Số tiền %
Doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ 1.615.782.206 1.939.828.025 1.638.468.021 324.045.819 20,06 (301.360.004) (15,54) Doanh thu thuần từ bán hàng
và cung cấp dịch vụ 1.615.782.206 1.939.828.025 1.638.468.021 324.045.819 20,06 (301.360.004) (15,54) Giá vốn hàng bán 933.832.820 1.022.067.034 898.136.448 88.234.214 9,45 (123.930.586) (12,13) Lợi nhuận gộp từ bán hàng và
cung cấp dịch vụ 681.949.386 917.760.991 740.331.573 235.811.605 34,58 (177.429.419) (19,33) Doanh thu hoạt động tài
chính 17.821.131 14.005.869 16.175.814 (3.815.262) (21,41) 2.169.945 15,49 Chi phí bán hàng 54.312.030 66.058.323 54.930.619 11.746.293 21,63 (11.127.704) (16,85) Chi phí quản lý doanh nghiệp 463.194.039 662.798.096 505.533.304 199.604.057 43,09 (157.264.792) (23,73) Lợi nhuận từ hoạt động kinh
doanh 182.264.448 202.910.441 196.043.464 20.645.993 11,33 (6.866.977) (3,38)
Chi phí khác - 131.205 - - - - -
Lợi nhuận khác - (131.205) - - - - -
LN kế toán trƣớc thuế 182.264.448 202.779.236 196.043.464 20.514.788 11,26 (6.735.772) (3,32)
32
Nhận xét:
Hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2011 – 2013 tƣơng đối ổn định và không có biến động nhiều, tuy có sự chênh lệch doanh thu, chi phí dẫn đến chênh lệch lợi nhuận giữa các năm nhƣng nhìn chung công ty hoạt động vẫn ổn định. Cụ thể, sự biến động của một số chỉ tiêu nhƣ sau:
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2011 là 1.615.782.206 đồng đã tăng lên thêm 324.045.819 đồng thành 1.939.828.025 đồng vào năm 2012 tƣơng đƣơng mức tăng vào khoảng 20,06% chủ yếu do công ty tăng giá bán một số sản phẩm có mức tiêu thụ tốt trong năm 2011 và doanh số bán một số sản phẩm chất lƣợng cao tăng lên, xét trên tổng thể doanh số bán tăng không đáng kể nhƣng cũng ảnh hƣởng đến doanh thu không nhỏ. Tuy nhiên, do tăng giá chƣa hợp lý, sang năm 2013 doanh số bán của công ty sụt giảm, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm 301.360.004 đồng tƣơng đƣơng mức giảm 15,54% xuống còn 1.638.468.021 đồng.
- Giá vốn hàng bán năm 2012 tăng từ 933.832.820 đồng của năm 2011 thêm 88.234.214 đồng tƣơng đƣơng mức tăng 9,45% thành 1.022.067.034 đồng do doanh số bán một số mặt hàng có sự gia tăng trong năm sau so với năm trƣớc. Mặc dù vậy, do tình hình tiêu thụ sụt giảm trong năm tiếp theo nên đến 2013 giá vốn hàng bán giảm 123.930.586 đồng xuống còn 898.136.448 đồng tƣơng đƣơng mức giảm 12,13 %.
- Trong tình hình tiêu thụ hàng hóa nhiều biến động, chi phí bán hàng cũng biến thiên ở mức có thể chấp nhận đƣợc. Năm 2011 chi phí bán hàng là 54.312.030 đồng tăng thêm 11.746.293 đồng tƣơng đƣơng mức tăng 21,63% lên thành 66.058.323 đồng ở năm 2012. Đến năm 2013 chi phí này lại giảm 16,85% tƣơng đƣơng mức sụt giảm 11.127.704 đồng xuống chỉ còn 54.930.619 đồng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp có mức biến thiên khá cao, chủ yếu là do công ty tăng nhân viên ở một số bộ phận, giá các dịch vụ mua ngoài thay đổi thất thƣờng... Nếu năm 2011, chi phí này ở mức 463.194.039 đồng thì năm 2012 nó tăng thêm 43,09% tƣơng ứng mức tăng 199.604.057 đồng lên thành 662.789.096 đồng. Sao đó, công ty tiến hành điều chỉnh, cắt giảm cũng nhƣ tiết kiệm một số dịch vụ mua ngoài đã kéo giảm 23,73% chi phí này tƣơng ứng mức giảm 157.264.792 đồng xuống còn 505.533.304 đồng vào năm 2013.
33
Bảng 3.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm 2013 và 2014.
ĐVT: đồng
Chỉtiêu Năm Chênh lệch
6 tháng 2013 6 tháng 2014 Số tiền %
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 653.927.996 783.737.241 129.809.245 19,85 Doanh thu bán thuần và cung cấp dịch vụ 653.927.996 783.737.241 129.809.245 19,85 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giá vốn hàng bán 355.447.810 473.708.289 118.260.479 33,27
Lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 298.480.186 310.028.952 11.548.766 3,87 Doanh thu hoạt động tài chính 8.194.021 7.051.081 (1.142.940) (13,95)
Chi phí bán hàng 24.009.634 38.437.653 14.428.019 60,09
Chi phí quản lý doanh nghiệp 227.124.035 298.627.127 71.503.092 31,48 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 55.540.538 (19.984.747) (75.525.285) (135,98)
Chi phí khác 30.000 - (30.000) (100)
Lợi nhuận khác (30.000) - 30.000 100
Tổng Lợi nhuận kếtoán trƣớcthuế 55.510.538 (19.984.747) (75.495.285) (136)
34
Nhận xét:
So với cùng kỳ năm trƣớc, sáu tháng đầu năm 2014, công ty hoạt động chƣa có hiệu quả. Trong khi các khoản doanh thu, chi phí giá vốn hàng bán tăng gần nhƣ cùng tốc độ thì chi phí quản lý doanh nghiệp cùng chi phí bán hàng tăng với mức độ cao hơn, điều này ảnh hƣởng không nhỏ đến lợi nhuận trƣớc thuế.
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của 6 tháng đầu năm 2014 tăng từ 653.927.996 đồng thêm 19,85% tƣơng ứng mức tăng 129.809245 đồng lên thành 783.737.241 đồng. Sự gia tăng này chủ yếu do công ty tăng đƣợc doanh số bán của một vài mặt hàng nhƣng sự gia tăng cũng chƣa đáng kể do có sự cạnh tranh mạnh mẽ của các DNTN mới đƣợc thành lập trên địa bàn Cần Thơ.
- Giá vốn hàng bán cũng có mức tăng tƣơng tự từ 355.447.810 đồng lên 473.708.289 đồng với mức tăng 33,27% tƣơng ứng 118.260.479 đồng. Chi phí này tăng chủ yếu dựa trên doanh số bán ở vài mặt hàng có sự gia tăng so với cùng kỳ năm trƣớc.
- Chi phí bán hàng tăng do bộ phận bán hàng có sự gia tăng một số nhân viên… cùng kỳ năm trƣớc chi phí bán hàng ở mức 24.009.634 đồng thì 6 tháng đầu năm 2014 chi phí này tăng thêm 60,09% tƣơng đƣơng 14.428.019 đồng lên 38.437.653 đồng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp khá cao và tăng từ 227.124.035 đồng lên 298.627.127 đồng với mức tăng là 31,48% tƣơng đƣơng 71.503.092 đồng chủ yếu do công ty mua một số máy móc thiết bị chuyển trực tiếp sử dụng ở bộ phận văn phòng cũng nhƣ là giá một số dịch vụ mua ngoài tăng lên ở mức cao. - Tốc độ tăng chênh lệch qua nhiều dẫn đến việc doanh thu tăng không theo kịp mức tăng chung của chi phí và kết quả là sự sụt giảm nghiêm trọng lợi nhuận. Trong khi lợi nhuận của 6 tháng năm 2013 là 55.510.538 đồng thì sang 6 tháng đầu năm 2014 lợi nhuận ở mức dƣới 0, giảm 75.495.285 đồng tƣơng đƣơng mức sụt giảm đáng cảnh báo 136%.
- Với nhiều kế hoạch tiêu thụ đang đƣợc tiến hành cũng nhƣ những cố gắng kiểm soát chi phí trong thời gian tới hi vọng lợi nhuận công ty sẽ bắt đầu khôi phục và tăng trƣởng trở lại.
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƢƠNG HƢỚNG PHÁT TRIỂN 3.6.1 Thuận lợi 3.6.1 Thuận lợi
35
Công ty nằm ngay trung tâm thành phố Cần Thơ thuận lợi cho việc buôn bán, tiếp cận khách hàng và vận chuyển hàng hóa trong nội ô thành phố Cần Thơ nói riêng và khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long nói chung.
Nguồn hàng phong phú từ các công ty lớn trong nƣớc và các tập đoàn tên tuổi trên thế giới: Samsung, Casio, Quorion, Datamax,…
Đạt đƣợc sự tín nhiệm của khách hàng sau nhiều năm kinh doanh.
3.6.2 Khó khăn
Thị trƣờng thành phố Cần Thơ và khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long phức tạp, nhiều công ty nhập hàng trực tiếp vào Cần Thơ với hệ thống kho hiện đại tạo sự cạnh tranh gay gắt đối với công ty.
Các công ty tƣ nhân ngày một phát triển với phƣơng thức bán hàng nhiều ƣu đãi, linh hoạt đang đe dọa đáng kể đến thị phần của công ty.
3.6.3 Phƣơng hƣớng phát triển
Nghiên cứu, lập kế hoạch xây dựng hệ thống kho bãi, hệ thống phân phối sản phẩm nhằm tăng sức cạnh tranh của công ty.
Phát triển hệ thống tƣ vấn khách hàng, bảo hành sản phẩm… nhằm cung cấp những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của công ty.
36
CHƢƠNG 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH
THƢƠNG MẠI & SẢN XUẤT TÂN PHÚ VINH – CHI NHÁNH CẦN THƠ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4.1 KẾ TOÁN THANH TOÁN
4.1.1 Kế toán khoản phải thu khách hàng
4.1.1.1 Hệ thống chứng từ, sổ sách
Kế toán khoản phải thu khách hàng của công ty sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách liên quan nhƣ sau:
- Hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn thông thƣờng. - Phiếu thu, phiếu chi.
- Giấy báo Có của ngân hàng.
- Biên bản bù trừ công nợ giữa cùng khách hàng. - Sổ chi tiết phải thu (chi tiết cho từng khách hàng).
4.1.1.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ
Phòng kinh doanh nhận đƣợc đơn đặt hàng của khách hàng thì tiến hành kiểm tra, đơn đặt hàng này sau khi đã kiểm tra đƣợc chuyển sang kho.
Thủ kho căn cứ đơn đặt hàng đã đƣợc kiểm tra để lập phiếu xuất kho gồm 3 liên: 1 liên đƣợc lƣu lại tại kho cùng đơn đặt hàng, 1 liên đƣợc chuyển sang phòng kinh doanh và lƣu lại tại đây, 1 liên chuyển sang phòng kế toán.
Tại phòng kế toán, kế toán bán hàng tiến hành lập hóa đơn bán hàng gồm 3 liên: 1 liên chuyển cho thủ quỹ để tiến hành đối chiếu trong trƣờng hợp khách hàng thanh toán tiền hàng sau này, 1 liên chuyển sang phòng kinh doanh để nhân viên bán hàng giao cho khách hàng, 1 liên giữ lại tại phòng kế toán.
Cuối tháng, kế toán phải thu tiến hành lập bảng tổng hợp chứng từ dựa theo 1 liên hóa đơn bán hàng đƣợc giữ tại đây. Tiếp theo, dữ liệu trên bảng tổng hợp chứng từ đƣợc nhập vào phần mềm xử lý nhằm tạo chứng từ ghi sổ. Phần mềm xử lý tiếp tục sử dụng số liệu trên chứng từ ghi sổ vừa lập để tiến hành ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và sổ chi tiết thanh toán. Cuối cùng, các chứng từ cũng nhƣ sổ sách liên quan đƣợc lƣu lại tại đây và tiến hành luân chuyển khi có yêu cầu của các bộ phận khác trong công ty.
37
P. Kinh Doanh Kho P.Kế Toán
Begin KH Đơn đặt hàng Kiểm tra Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Lập PXK Đơn đặt hàng PXK PXK PXK PXK PXK HĐBH HĐBH HĐBH A TQ Lập bảng THCT Bảng THCT HĐBH CTGS Bảng THCT Sổ
ĐKCTGS Sổ cái Sổ chi tiết
CTGS Nhập vào PM Nhập vào PM Nhập vào PM A HĐBH KH End PNK
38 Thủ quỹ P.Kế toán KH Begin Tiền Đối chiếu HĐBH, lập phiếu thu
Tiền Phiếu thu
Phiếu thu Phiếu thu
Tiền Phiếu thu
Kiểm đếm tiền
Tiền Phiếu thu
Tiền Lập bảng THCT Bảng THCT Phiếu thu CTGS Nhập vào PM Nhập vào PM Sổ
ĐKCTGS Sổ cái Sổ chi tiết
CTGS
End A
A
KH
Hình 4.2 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ thể hiện quá trình khách hàng thanh toán tiền (trƣờng hợp thanh toán bằng tiền mặt) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
39
Chú thích hình 4.1 và hình 4.2:
PXK: phiếu xuất kho HĐBH: hóa đơn bán hàng
KH: khách hàng CTGS: chứng từ ghi sổ
TQ: thủ quỹ KH: khách hàng
Sổ ĐKCTGS: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Khi khách hàng đến thanh toán tiền hàng còn nợ (hoặc có yêu cầu thanh toán đƣợc công ty gửi cho khách hàng), thủ quỹ nhận tiền, tiến hành đối chiếu