35
Công ty nằm ngay trung tâm thành phố Cần Thơ thuận lợi cho việc buôn bán, tiếp cận khách hàng và vận chuyển hàng hóa trong nội ô thành phố Cần Thơ nói riêng và khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long nói chung.
Nguồn hàng phong phú từ các công ty lớn trong nƣớc và các tập đoàn tên tuổi trên thế giới: Samsung, Casio, Quorion, Datamax,…
Đạt đƣợc sự tín nhiệm của khách hàng sau nhiều năm kinh doanh.
3.6.2 Khó khăn
Thị trƣờng thành phố Cần Thơ và khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long phức tạp, nhiều công ty nhập hàng trực tiếp vào Cần Thơ với hệ thống kho hiện đại tạo sự cạnh tranh gay gắt đối với công ty.
Các công ty tƣ nhân ngày một phát triển với phƣơng thức bán hàng nhiều ƣu đãi, linh hoạt đang đe dọa đáng kể đến thị phần của công ty.
3.6.3 Phƣơng hƣớng phát triển
Nghiên cứu, lập kế hoạch xây dựng hệ thống kho bãi, hệ thống phân phối sản phẩm nhằm tăng sức cạnh tranh của công ty.
Phát triển hệ thống tƣ vấn khách hàng, bảo hành sản phẩm… nhằm cung cấp những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của công ty.
36
CHƢƠNG 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH
THƢƠNG MẠI & SẢN XUẤT TÂN PHÚ VINH – CHI NHÁNH CẦN THƠ
4.1 KẾ TOÁN THANH TOÁN
4.1.1 Kế toán khoản phải thu khách hàng
4.1.1.1 Hệ thống chứng từ, sổ sách
Kế toán khoản phải thu khách hàng của công ty sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách liên quan nhƣ sau:
- Hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn thông thƣờng. - Phiếu thu, phiếu chi.
- Giấy báo Có của ngân hàng.
- Biên bản bù trừ công nợ giữa cùng khách hàng. - Sổ chi tiết phải thu (chi tiết cho từng khách hàng).
4.1.1.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ
Phòng kinh doanh nhận đƣợc đơn đặt hàng của khách hàng thì tiến hành kiểm tra, đơn đặt hàng này sau khi đã kiểm tra đƣợc chuyển sang kho.
Thủ kho căn cứ đơn đặt hàng đã đƣợc kiểm tra để lập phiếu xuất kho gồm 3 liên: 1 liên đƣợc lƣu lại tại kho cùng đơn đặt hàng, 1 liên đƣợc chuyển sang phòng kinh doanh và lƣu lại tại đây, 1 liên chuyển sang phòng kế toán.
Tại phòng kế toán, kế toán bán hàng tiến hành lập hóa đơn bán hàng gồm 3 liên: 1 liên chuyển cho thủ quỹ để tiến hành đối chiếu trong trƣờng hợp khách hàng thanh toán tiền hàng sau này, 1 liên chuyển sang phòng kinh doanh để nhân viên bán hàng giao cho khách hàng, 1 liên giữ lại tại phòng kế toán.
Cuối tháng, kế toán phải thu tiến hành lập bảng tổng hợp chứng từ dựa theo 1 liên hóa đơn bán hàng đƣợc giữ tại đây. Tiếp theo, dữ liệu trên bảng tổng hợp chứng từ đƣợc nhập vào phần mềm xử lý nhằm tạo chứng từ ghi sổ. Phần mềm xử lý tiếp tục sử dụng số liệu trên chứng từ ghi sổ vừa lập để tiến hành ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và sổ chi tiết thanh toán. Cuối cùng, các chứng từ cũng nhƣ sổ sách liên quan đƣợc lƣu lại tại đây và tiến hành luân chuyển khi có yêu cầu của các bộ phận khác trong công ty.
37
P. Kinh Doanh Kho P.Kế Toán
Begin KH Đơn đặt hàng Kiểm tra Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Lập PXK Đơn đặt hàng PXK PXK PXK PXK PXK HĐBH HĐBH HĐBH A TQ Lập bảng THCT Bảng THCT HĐBH CTGS Bảng THCT Sổ
ĐKCTGS Sổ cái Sổ chi tiết
CTGS Nhập vào PM Nhập vào PM Nhập vào PM A HĐBH KH End PNK (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
38 Thủ quỹ P.Kế toán KH Begin Tiền Đối chiếu HĐBH, lập phiếu thu
Tiền Phiếu thu
Phiếu thu Phiếu thu
Tiền Phiếu thu
Kiểm đếm tiền
Tiền Phiếu thu
Tiền Lập bảng THCT Bảng THCT Phiếu thu CTGS Nhập vào PM Nhập vào PM Sổ
ĐKCTGS Sổ cái Sổ chi tiết
CTGS
End A
A
KH
Hình 4.2 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ thể hiện quá trình khách hàng thanh toán tiền (trƣờng hợp thanh toán bằng tiền mặt)
39
Chú thích hình 4.1 và hình 4.2:
PXK: phiếu xuất kho HĐBH: hóa đơn bán hàng
KH: khách hàng CTGS: chứng từ ghi sổ
TQ: thủ quỹ KH: khách hàng
Sổ ĐKCTGS: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Khi khách hàng đến thanh toán tiền hàng còn nợ (hoặc có yêu cầu thanh toán đƣợc công ty gửi cho khách hàng), thủ quỹ nhận tiền, tiến hành đối chiếu số tiền với hóa đơn bán hàng và lập phiếu thu gồm 3 liên: 1 liên thủ quỹ lƣu lại, 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại và tiền sau khi đƣợc kiểm đếm sẽ chuyển sang phòng kế toán.
Tại phòng kế toán, kế toán thanh toán tiến hành kiểm đếm tiền và đối chiếu với phiếu thu 1 lần nữa, sau đó tiền đƣợc gửi về cho thủ quỹ cất giữ.
Cuối tháng, kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ dựa trên 1 liên phiếu thu còn lại. Số liệu trên bảng tổng hợp chứng từ đƣợc nhập vào phần mềm xử lý nhằm tạo chứng từ ghi sổ, phầm mềm tiếp tục xử lý chứng từ ghi sổ này để tiến hành ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và sổ chi tiết. Cuối cùng, các chứng từ vào sổ sách có liên quan đƣợc lƣu lại tại phòng kế toán và tiến hành luân chuyển khi có yêu cầu.
4.1.1.3 Tổng quát các khoản phải thu khách hàng của công ty trong tháng 05/2014
Bảng 4.1 Các khoản phải thu khách hàng của công ty tháng 05/2014
ĐVT: đồng
Thời gian Tháng 05 năm 2014
Dƣới 1 tháng 67.864.140
Từ 1 tháng đến dƣới 3 tháng 37.325.277
Từ 3 tháng đến dƣới 6 tháng 45.808.294
Từ 6 tháng trở lên 18.662.639 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổng 169.660.350
Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH TM & SX Tân Phú Vinh chi nhánh Cần Thơ
Trong tháng 05/2014:
- Các đơn hàng có giá trị từ dƣới 20.000.000 đồng công ty sẽ cho thanh toán trong thời hạn dƣới 3 tháng: đối với khách hàng quen thuộc của công ty thì thời hạn thanh toán là từ 1 tháng đến dƣới 3 tháng (nếu khách hàng đồng
40
ý); đối với khách hàng lần đầu hoặc khách hàng không thƣờng xuyên thì thời hạn thanh toán là dƣới 1 tháng.
- Các đơn hàng có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên thì thời hạn thanh toán là từ trên 3 tháng: đối với khách hàng lâu năm, có uy tín trong việc thanh toán đối với công ty thời hạn cho việc thanh toán các đơn hàng này là từ trên 6 tháng (nếu khách hàng đồng ý); nhƣng đối với khách hàng lần đầu, việc thanh toán này ngắn hơn chỉ từ 3 tháng đến dƣới 6 tháng.
4.1.1.4 Kế toáncác khoản phải thu khách hàng
Nghiệp vụ 1: ngày 06/05/2014 xuất bán 2 máy đọc mã vạch 1D9208 cho công ty TNHH TM & DV Phong Dũng, giá trị xuất kho 9.339.300 đồng, hóa đơn thuế GTGT số 2056, giá trị thanh toán 12.561.818 đồng chƣa tính thuế GTGT 10%, khánh hàng chƣa thanh toán.
Chứng từ liên quan:
- Phiếu xuất kho (Bộ phụ lục 1)
- Hóa đơn thuế GTGT số 2056 (Bộ phụ lục 1) - Bảng tổng hợp chứng từ số HD.005
Sổ sách liên quan:
- Sổ chi tiết tài khoản 131- Phải thu của khách hàng - Chứng từ ghi sổ số HD.005
- Sổ cái tài khoản 131- Phải thu khách hàng - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Hạch toán giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 9.339.300 Có TK 156 9.339.300
Hạch toán doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131- Cty TNHH TM & DV Phong Dũng 13.818.000
Có TK 511 12.561.818
Có TK 33311 1.256.182
Nghiệp vụ 2: ngày 06/05/2014 xuất bán 50 cuộn giấy nhiệt Tân Phú Vinh K80 cho Trung tâm dịch vụ và chuyển giao công nghệ (Trƣờng Đại học Cần Thơ), giá trị xuất kho 234.354 đồng, hóa đơn thuế GTGT số 2057, giá trị thanh toán 350.000 đồng chƣa tính thuế GTGT 10%, khách hàng chƣa thanh toán.
41
Chứng từ liên quan:
- Phiếu xuất kho (Bộ phụ lục 2)
- Hóa đơn thuế GTGT số 2057 (Bộ phụ lục 2) - Bảng tổng hợp chứng từ số HD.005
Sổ sách liên quan:
- Sổ chi tiết tài khoản 131- Phải thu của khách hàng - Chứng từ ghi sổ số HD.005
- Sổ cái tài khoản 131- Phải thu khách hàng - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Hạch toán giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 234.654 Có TK 156 234.654
Hạch toán doanh thu bán hàng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 131- Trung tâm dịch vụ và chuyển giao công nghệ 385.000
Có TK 511 350.000
Có TK 33311 35.000
Nghiệp vụ 3: ngày 06/05/2014 xuất bán mực máy chấm công (số lƣợng: 2 cái) cho công ty TNHH sản xuất thƣơng mại xuất nhập khẩu Hung Xiang (Việt Nam), giá trị xuất kho 57.218 đồng, hóa đơn GTGT số 2058, giá thanh toán 150.000 đồng chƣa tính thuế GTGT 10%, khách hàng chƣa thanh toán.
Chứng từ liên quan:
- Phiếu xuất kho (Bộ phụ lục 3)
- Hóa đơn thuế GTGT số 2058 (Bộ phụ lục 3) - Bảng tổng hợp chứng từ số HD.005
Sổ sách liên quan:
- Sổ chi tiết tài khoản 131- Phải thu khách hàng - Chứng từ ghi sổ số HD.005
- Sổ cái tài khoản 131- Phải thu khách hàng - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
42 Nợ TK 632 57.218 Có TK 156 57.218
Hạch toán doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131- Cty TNHH SX TM XNK Hung Xiang 165.000
Có TK 511 150.000
Có TK 33311 15.000
Nghiệp vụ 4: ngày 09/05/2014 xuất bán 100 cuộn giấy nhiệt Tân Phú Vinh K80 cho BVĐK thị xã Bình Minh, giá trị xuất kho 468.708 đồng, hóa đơn thuế GTGT số 2059, giá trị thanh toán 909.100 đồng chƣa tính thuế GTGT 10%, khách hàng chƣa thanh toán.
Chứng từ liên quan:
- Phiếu xuất kho (Bộ phụ lục 4)
- Hóa đơn thuế GTGT số 2059 (Bộ phụ lục 4) - Bảng tổng hợp chứng từ số HD.005
Sổ sách liên quan:
- Sổ chi tiết tài khoản 131- Phải thu khách hàng - Sổ cái tài khoản 131- Phải thu khách hàng - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Chứng từ ghi sổ số HD.005
Hạch toán giá vốn hàng bán: Nợ TK 623 468.708 Có TK 156 468.708
Hạch toán doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131- BVĐK thị xã Bình Minh 1.000.010
Có TK 511 909.100
Có TK 33311 90.910
Nghiệp vụ 5: ngày 09/05/2014 xuất bán 50 cuộn giấy nhiệt Tân Phú Vinh cho công ty Lƣơng thực Bạc Liêu, giá trị xuất kho 234.354 đồng, hóa đơn thuế GTGT số 2060, giá trị thanh toán 350.000 đồng chƣa tính thuế GTGT 10%, khách hàng chƣa thanh toán.
43 - Phiếu xuất kho (Bộ phụ lục 5)
- Hóa đơn thuế GTGT số 2060 (Bộ phụ lục 5) - Bảng tổng hợp chứng từ số HD.005 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sổ sách liên quan:
- Sổ chi tiết tài khoản 131-Phải thu khách hàng - Chứng từ ghi sổ số HD.005
- Sổ cái tài khoản 131- Phải thu khách hàng - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Hạch toán giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 234.354 Có TK 156 234.354
Hạch toán doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131- Cty lƣơng thực Bạc Liêu 385.000
Có TK 511 350.000
Có TK 33311 35.000
Nghiệp vụ 6: ngày 13/05/2014 xuất bán 10 cuộn giấy decal in mã vạch (50m) cho công ty TNHH MTV Bƣu chính liên tỉnh Viettel, giá trị xuất kho 498.858 đồng, hóa đơn thuế GTGT số 2061, giá trị thanh toán 800.000 chƣa tính thuế GTGT 10%, khách hàng chƣa thanh toán.
Chứng từ liên quan:
- Phiếu xuất kho (Bộ phụ lục 6)
- Hóa đơn thuế GTGT số 2061 (Bộ phụ lục 6) - Bảng tổng hợp chứng từ số HD.005
Sổ sách liên quan:
- Sổ chi tiết tài khoản 131-Khoản phải thu khách hàng - Chứng từ ghi số số HD.005
- Sổ cái tài khoản 131- Phải thu khách hàng - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
44 Nợ TK 632 498.858 Có TK 156 498.858
Hạch toán doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131- Cty TNHH MTV Bƣu chính liên tỉnh Viettel 880.000
Có TK 511 800.000
Có TK 33311 80.000
Nghiệp vụ 7: ngày 17/05/2014 xuất bán 200 cuộn giấy nhiệt Tân Phú Vinh K80 cho BVĐK Phụng Hiệp, giá trị xuất kho 937.416 đồng, hóa đơn thuế GTGT 2062, giá trị thanh toán 1.400.000 đồng chƣa tính thuế GTGT 10%, khách hàng chƣa thanh toán.
Chứng từ liên quan:
- Phiếu xuất kho (Bộ phụ lục 7)
- Hóa đơn thuế GTGT số 2062 (Bộ phụ lục 7) - Bảng tổng hợp chứng từ số HD.005
Sổ sách liên quan:
- Sổ chi tiết tài khoản 131-Phải thu khách hàng - Chứng từ ghi sổ số HD.005
- Sổ cái tài khoản 131- Phải thu khách hàng - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Hạch toán giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 937.416 Có TK 156 937.416
Hạch toán doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131- BVĐK Phụng Hiệp 1.400.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 511 140.000
Có TK 33311 1.540.000
Nghiệp vụ 8: ngày 19/05/2014 xuất bán 1 máy tính tiền SES300S cho công ty TNHH Tân Vạn Lợi, giá trị xuất kho 3.976.499 đồng, hóa đơn thuế GTGT số 2063, giá trị thanh toán 6.230.000 đồng chƣa tính thuế GTGT 10%, khách hàng chƣa thanh toán.
45 - Phiếu xuất kho (Bộ phụ lục 8)
- Hóa đơn thuế GTGT số 2063 (Bộ phụ lục 8) - Bảng tổng hợp chứng từ số HD.005
Sổ sách liên quan:
- Sổ cái tài khoản 131-Phải thu khách hàng - Chứng từ ghi sổ số HD.005
- Sổ cái tài khoản 131- Phải thu khách hàng - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Hạch toán giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 3.976.499 Có TK 156 3.976.499
Hạch toán doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131- Cty TNHH Tân Vạn Lợi 6.853.000
Có TK 511 6.230.000
Có TK 33311 623.000
Nghiệp vụ 9: ngày 19/05/2014 xuất bán 1 máy tính tiền Tec MA 1650 và 1 ngăn kéo máy tính tính tiền SI-420RL cho Trung tâm Đào tạo lái tàu Hậu Giang, giá trị xuất kho 9.116.849 đồng, hóa đơn thuế GTGT số 2064, giá trị thanh toán 10.700.000 đồng chƣa tính thuế GTGT 10%, khách hàng chƣa thanh toán.
Chứng từ liên quan:
- Phiếu xuất kho (Bộ phụ lục 9)
- Hóa đơn thuế GTGT số 2064 (Bộ phụ lục 9) - Bảng tổng hợp chứng từ số HD.005
Sổ sách liên quan:
- Sổ chi tiết tài khoản 131-Phải thu khách hàng - Chứng từ ghi sổ số HD.005
- Sổ cái tài khoản 131- Phải thu khách hàng - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
46 Nợ TK 632 9.116.849 Có TK 156 9.116.849
Hạch toán doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131-Trung tâm Đào tạo lái tàu Hậu Giang 11.770.000
Có TK 511 10.700.000
Có TK 33311 107.000
Nghiệp vụ 10: ngày 20/05/2014 xuất bán 100 cuộn giấy nhiệt Tân Phú Vinh cho công ty Cổ phần Sách thiết bị Sóc Trăng, giá trị xuất kho 468.708 đồng, hóa đơn thuế GTGT số 2065, giá trị thanh toán 700.000 đồng chƣa tính thuế GTGT 10%, khách hàng chƣa thanh toán.
Chứng từ liên quan:
- Phiếu xuất kho (Bộ phụ lục 10)
- Hóa đơn thuế GTGT số 2065 (Bộ phụ lục 10) - Bảng tổng hợp chứng từ số HD.005
Sổ sách liên quan: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Sổ chi tiết tài khoản 131-Phải thu khách hàng - Chứng từ ghi sổ số HD.005
- Sổ cái tài khoản 131- Phải thu khách hàng - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Hạch toán giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 468.708 Có TK 156 468.708
Hạch toán doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131-Cty CP Sách thiết bị Sóc Trăng 770.000
Có TK 511 700.000
Có TK 33311 70.000
4.1.2 Kế toán khoản phải trả khách hàng
4.1.2.1 Hệ thống chứng từ, sổ sách
Kế toán khoản phải trả khách hàng của công ty sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách nhƣ:
47 - Phiếu thu, phiếu chi.
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. - Đơn đặt hàng.
- Hóa đơn bán hàng. - Hợp đồng kinh tế.
- Sổ chi tiết các khoản phải trả (chi tiết cho từng khách hàng).
4.1.2.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ
Phòng kinh doanh nhận đƣợc yêu cầu mua hàng của các bộ phận sẽ tiến hành xét duyệt và lập yêu cầu báo giá gửi cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp gửi bảng báo giá về cho phòng kinh doanh, phòng kinh doanh tiến hành lập đơn đặt hàng gửi qua cho nhà cung cấp.
Nhà cung cấp gửi hàng hóa kèm hóa đơn bán hàng về công ty, kho tiến hành kiểm tra hàng hóa, lập phiếu nhập kho. Hóa đơn bán hàng đƣợc chuyển sang phòng kế toán để tiến hành ghi sổ.