7. Bố cục của khoá luận
2.2.1 Dịch vụ phục vụ người dùng tin bên trong thư viện
Công tác phục vụ NDT là khâu quan trọng nhất và được coi là nhiệm vụ trung tâm, là cái đích cuối cuối của mọi hoạt động trong thư viện, nó là cầu nối giữa nguồn tài liệu nguồn thông tin trong thư viện với NDT thông qua cán bộ thư viện. NDT có đến thư viện nhiều hay ít, sử dụng tài liệu như thế nào tất cả đều phụ thuộc vào công tác phục NDT, đây là thước đo đánh giá chất
27
lượng hoạt động TT -TV của thư viện tỉnh Phú Thọ. NCT của nhóm NDT này là những thông tin chuyên đề, những số liệu, dữ kiện cụ thể.
Tổ chức phục vụ NDT là việc mà thư viện tạo ra cho NDT khả năng sử dụng các ấn phẩm, các nguồn thông tin, tra cứu tại tất cả các phòng phục vụ thư viện và bên ngoài thư viện. Mục đích cuối cùng của công tác phục vụ NDT là nhằm đáp ứng, thỏa mãn NCT của NDT.
Phục vụ NDT là hoạt động quan trọng trong toàn bộ các hoạt động của một thư viện kết quả phục vụ bạn đọc, là khâu để đánh giá các tiêu chí và hiệu quả hoạt động của thư viện đó, thư viện tỉnh Phú Thọ đã từng bước thực hiện mục tiêu “Tất cả vì NDT, tất cả hướng tới NDT” hoạt động phục vụ NDT của thư viện tỉnh Phú Thọ là hình mẫu cho các thư viện trong tỉnh học tập và vận dụng vào công tác phục vụ NDT tại thư viện của mình.
Các hình thức mà thư viện tỉnh phục vụ NDT là phục vụ bên trong thư viện và phục bên ngoài thư viện.
2.2.1.1 Phục vụ đọc tại chỗ
Là hình thức mà NDT tiếp nhận thông tin bằng cách đọc tài liệu tại thư viện. Hiện nay thư viện tiến hành phục vụ tại các phòng của thư viện như: phòng đọc tổng hợp, phòng mượn, phòng báo tạp chí, phòng thiếu nhi… ở đây NDT có thể sử dụng tại chỗ tất cả các loại vật liệu mang tin và nguồn tin khác có trong thư viện.
Phục vụ NDT tại thư viện là hoạt động chủ yếu của mỗi thư viện nói chung và TVPT nói riêng qua đó tổ chức phục vụ NDT của các phòng thông qua các dịch vụ của thư viện. NDT đến thư viện thuộc mọi lứa tuổi, trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, nghề nghiệp, sở thích và nhu cầu khác nhau và nhằm thỏa mãn yêu cầu của NDT là trách nhiệm của mỗi thư viện
Phục vụ NDT tại phòng đọc tổng hợp.
Là phòng có diện tích tương đối rộng, có 120 ghế, một bàn quầy dài to, một bàn tròn, gần với phòng thiếu nhi. Đây là phòng có diện tích rộng nhất
28
với nguồn tài liệu 65000 bản, bao gồm tất cả các môn, ngành tri thức như khoa học xã hội, khoa học tự nhiên, khoa học kĩ thuật, văn học nghệ thuật, đây là kho có đầy đủ nhất các loại tài liệu. Kho tài liệu được sắp xếp theo môn loại tri thức kết hợp với số đăng kí cá biệt được tổ chức theo hình thức kho đóng NDT sẽ phải tiếp xúc trực tiếp với cán bộ thư viện trực tại quầy tầng 1 của thư viện. Tại đây cán bộ thư viện sẽ yêu cầu NDT xuất trình thẻ để kiểm tra thông tin NDT cũng như tiến hành đăng kí mượn cho NDT thông qua hệ thống tìm tin, trả lời các câu hỏi của NDT, hướng dẫn NDT tìm tin, tra cứu thông tin các tài liệu khác khi trong kho của thư viện không có. NDT có thể tra cứu bằng phần mềm tra cứu tại thư viện hay có thể tra cứu bằng cuốn danh mục sách, thư mục giới thiệu sách mới được đặt tại quầy trực của phòng đọc. Với hình thức phục này NDT không phải mất công đi tìm tài liệu mà chỉ cần viết phiếu yêu cầu để cán bộ thư viện đi lấy nhanh chóng, không mất thời gian tìm kiếm đồng thời với hình thức này cán bộ sẽ đảm bảo được vị trí của tài liệu không bị xáo trộn vị trí.
Khi khai thác thông tin tại phòng đọc tổng hợp của thư viện NDT cần tuân thủ một số quy định sau.
+ Khi NDT mượn trả tài liệu cần xuất tình thẻ bạn đọc.
+ Không gây ồn ào mất trật tự trong phòng đọc làm ảnh hưởng đến NDT khác.
+ Sau khi tra tìm tài liệu trên tủ mục lục NDT phải ghi vào phiếu yêu cầu và đưa cho cán bộ thư viện để tìm tài liệu mình cần.
+ Tài liệu phục vụ NDT ở phòng đọc chỉ được sử dụng tại phòng đọc không được mang ra khỏi phòng hay mang về nhà.
+ Làm mất hoặc hư hỏng tài liệu phải bồi thường theo quy định của thư viện. Phòng đọc tổng hợp của thư viện thành lập nhằm đáp ứng nhu cầu dùng tin cho đông đảo các đối tượng NDT. Trước tiên, phòng đọc tập trung phục vụ mọi người dân sống, làm việc tại tỉnh Phú Thọ, đặc biệt là các em
29
học sinh, sinhviên ở các trường trung học cơ sở, trung học phổ thông, cao đẳng, đại học…. trong phạm vi của tỉnh. Ngoài ra thư viện Phú Thọ chào đón tất cả NDT bên ngoài tỉnh có nhu cầu sử dụng tài liệu của thư viện.
Phòng địa chí và tra cứu thông tin
Phòng địa chí của thư viện là một phòng đọc lập có đủ điều kiện phục vụ một khối lượng NDT không nhỏ có nhu cầu tìm hiểu về các loại tài liệu địa chí. Với chức năng, nhiệm vụ thu thập tổ chức khai thác phục vụ các loại tài liệu, tư liệu viết về địa phương trong, ngoài tỉnh nhằm thảo mãn nhu cầu tìm hiểu của NDT về các kiến thức thuộc các lĩnh vực khác nhau như lịch sử, kinh tế xã hội, văn hóa của từng địa phương từng vùng miền khác nhau của tỉnh và trong cả nước.
Hiện nay vốn tài liệu địa chí của TVPT có khoảng 5200 tài liệu gồm các dạng tài liệu như tài liệu in thành sách, báo, tạp chí, tài liệu tra cứu, bản đồ, tái bản văn bản các tài liệu thông tin tuyên truyền... phục vụ tất cả NDT có nhu cầu nghiên cứu tìm hiểu về miền quê Đất Tổ.
Phòng địa chí của thư viện phục vụ NDT ở dạng kho đóng nên NDT muốn lấy hoặc mượn tài liệu phải thông qua cán bộ thư viện tại phòng hoặc gửi phiếu yêu cầu cho cán bộ thư viện để lấy tài liệu mà mình cần, với hình thức phục vụ tại chỗ giúp cho cán bộ thư viện nắm bắt được kho tài liệu của mình, đồng thời tìm hiểu về NCT mà NDT cần để bổ sung cho phù hợp. Do tài liệu ở phòng địa chí có nhiều tài liệu cũng rất quý hiếm, ít nên phòng địa chí chỉ phục vụ cho NDT đọc, tham khảo tài liệu tại chỗ không cho mượn về nhà. Hiện nay với số lượng 5200 tài liệu địa chí bao gồm các mảng viết về chính trị xã hội của các địa phương, văn hóa, kinh tế, tranh ảnh bản đồ..
Đối tượng NDT của phòng địa chí là những người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy, học sinh, sinh viên, cán bộ của các cơ quan, đoàn thể, các lãnh đạo, cán bộ hưu trí và toàn thể quần chúng nhân dân những người có nhu
30
cầu tìm hiểu về lịch sử hình thành, phát triển của tỉnh Phú Thọ hay sự tích vua Hùng, các lĩnh vực kinh tế, chính trị văn hóa, xã hội, lịch sử của các địa phương, con người Phú Thọ.
Việc phục vụ NDT cho mượn các tài liệu địa chí đã được tiến hành phù hợp với những quy định chung của TVPT, cán bộ thư viện phải phổ biến nội quy rõ ràng của phòng đối với NDT đến sử dụng tài liệu tại phòng địa chí, mỗi người chỉ được mượn đọc tại chỗ từ 1 - 2 tài liệu, không được mượn về nhà hoặc đem ra khỏi phòng. Với việc phục vụ NDT theo hình thức kho đóng thì thư viện cũng gặp phải một số nhược điểm NDT không thể nhận biết được từng cuốn sách cũng như không thể nhận biết được toàn bộ thông tin về kho sách một cách dễ dàng. Bên cạnh đó để khắc phục những khó khăn trên thư viện có dịch vụ sao chụp tài liệu gốc với hình thức phục vụ này sẽ tạo thuận lợi giúp cho NDT không có thời gian và điều kiện trực tiếp đến thư viện.
Có thể thấy công tác phục vụ tài liệu địa chí của TVPT đã mang lại cho NDT những hiểu biết nhất định cho NDT và có những áp dụng trong thực tế.
Phục vụ NDT tại phòng báo - tạp chí.
Phòng báo tạp chí được ở tầng 2 của thư viện nằm đối diện với phòng phong trào cơ sở phòng được bố trí sắp xếp tài liệu rất gọn gàng, không gian vừa đủ, thoáng mát, với số lượng có kho khoảng 145 các loại báo ,tạp chí khác nhau cung cấp cho NDT những thông tin mới, ngắn gọn cập nhật đề cập đến nhiều lĩnh vực như giáo dục, y tế, khoa học giải trí, công an nhân dân… các số báo tạp chí ra hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng quý.
Do đặc điểm khác biệt về hình thức báo, tạp chí chứa đựng những thông tin có tính thời sự cao vì vậy việc xử lí phục vụ NDT có những đặc điểm riêng. Phòng báo tạp chí được tổ chức dưới hình thức là kho mở với 145 loại đầu báo tạp chí các loại báo và tạp chí luôn được cập nhật thường xuyên theo ngày, sắp xếp trên giá chuyên biệt theo tên báo, tạp chí kết hợp với thời
31
gian xuất bản giúp cho NDT có thể dễ dàng tìm đọc và cập nhập các thông tin mới nhất, ngoài ra thì NDT có thể yêu cầu, tìm đọc những bài báo, tạp chí cũ được lưu giữ tại phòng.
Qua điều tra và khảo sát cho thấy 56,5% NDT sử dụng loại hình tài liệu khi đến thư viện là các loại báo và tạp chí. Đối tượng NDT đến nhiều nhất và thường xuyên gắn bó với phòng báo -tạp chí là các cán bộ nghỉ hưu bên cạnh đó thì là các em học sinh, sinh viên đến tìm tài liệu để viết bài và toàn thể những người dân có nhu cầu sử dụng báo tạp chí tại thư viện với mục đích giải trí, thư giãn sau những giờ làm việc căng thẳng và mệt mỏi.
Phòng được bố trí 02 cán bộ thư viện phục vụ cho NDT khi cần và 01 máy tính có nối mạng để quản lí dữ liệu và phục vụ NDT đến thư viện và nhằm phục vụ tốt nhu cầu tin của độc giả, ngoài ra phòng báo tạp chí là nơi thường xuyên cập nhật những bài báo, bài trích… phản ánh những vấn đề nổi bật và thiết thực của đời sống văn hóa, kinh tế, xã hội, chính sách pháp luật của đảng và nhà nước… được đăng tải trên các bài báo với các số ra hàng ngày mà thư viện đặt mua nhằm đáp ứng kịp thời nhưng thông tin mang tính thời sự cao đến với NDT.
Với phương thức phục vụ là kho mở, cơ sở vật chất kĩ thuật tương đối khang trang và hiện đại NDT đến thư viện có thể chọn những đầu báo, tạp chí mình cần được trưng bày trên giá tại phòng lấy ra bàn để đọc không cần đến sự phục vụ của cán bộ thư viện với hình thức này đã thu hút được rất nhiều NDT đến với thư viện ngày càng đông hơn, trung bình một ngày có khoảng 50 lượt NDT đến với phòng báo - tạp chí của thư viện. Hầu hết các báo và tạp chí được bổ sung vào thư viện đều đáp ứng, thỏa màn nhu cẩu của NDT.
Phòng thiếu nhi
Là phòng có diện tích khá rộng khoảng 200m2 nằm ở trầng 2 của thư viện gần với phòng đọc tổng hợp với 7 giá sách xếp dài song song, 2 bàn tròn
32
dài to và 20 ghế tựa phục vụ cho các em thiếu nhi đến sử dụng tài liệu tại thư viện. phòng phục vụ chủ yếu là các em thiếu nhi nhỏ tuổi nên có số lượng sách truyện khá đặc sắc, đa dạng như: Truyện tranh, truyện cười, tiểu thuyết, hoa học trò, phục vụ các em đến thư viện vừa học tập và giải trí, các sách dành cho các em thường có hình vẽ và tranh ảnh ngộ nghĩnh bắt mắt dễ thu hút các em nhỏ với số lượng sách tại phòng có khoảng 23000 bản.
Với hình thức phục vụ là kho mở, tài liệu ở phòng thiếu nhi được sắp xếp theo chủ đề các em được tự do lựa chọn tài liệu mà mình thích không phải tra cứu qua mục lục hoặc qua cán bộ thư viện, hình thức tổ chức và phục vụ NDT này dễ thỏa màn nhu cầu của NDT đặc biệt là các em thiếu nhi làm cho các em thích đến thư viện hơn. Nhưng với hình thức phục vụ này thư viện cũng gặp phải một số hạn chế nhất định tài liệu được bảo quản khó hơn với kho đóng, dễ hư hỏng, mất mát, mất nhiều diện tích trên giá, hình thức sắp xếp tài liệu không được đẹp mắt NDT dùng tài liệu xong không trả lại đúng nơi quy định tài liệu bị xáo trộn không đúng với yêu cầu, nội quy của thư viện.
Theo kết quả điều tra cho thấy số lượng NDT đến với phòng thiếu nhi tương đối đông, đặc biệt là trong những ngày hè thì số lượng NDT tăng cao. Vì vậy thư viện cần tăng cường thêm tài liệu và phải tổ chức các hoạt động vui chơi giải trí bổ ích cho các em hơn nữa để các em đến thư viện ngày càng nhiều hơn và coi thư viện như ngôi trường thứ hai của mình.
2.2.1.2 Dịch vụ mượn tài liệu về nhà
Đây là dịch vụ NDT có thể mượn tài liệu về nhà để sử dụng trong một thời gian nhất định. Dịch vụ mượn tài liệu về nhà nhằm mục đích giúp cho NDT có điều kiện nghiên cứu sâu về tài liệu phục vụ cho các công việc, hoạt động, học tập nghiên cứu của mình với một số vấn đề liên quan.
Hiện nay TVPT phục vụ mượn về nhà tại 02 phòng là phòng mượn và phòng thiếu nhi.
33
Phòng mượn
Ngoài phương thức phục vụ NDT tại chỗ thì thư viện Phú Thọ còn tiến hành phục vụ NDT dưới hình thức cho mượn tài liệu về nhà.
Phòng mượn là một bộ phận của phòng phục vụ NDT cùng thực hiện nhiệm vụ là cầu nối giữa vốn tài liệu thư viện với NDT, là nơi kiểm định chất lượng hoạt động của toàn bộ dây chuyền hoạt động TT - TV. Đồng thời phòng mượn có nhiệm vụ nắm bắt toàn bộ NCT của NDT để kịp thời điều chỉnh hoạt động của hệ thống trong khâu bổ sung tài liệu.
Như chúng ta cũng đã biết ngày nay với sự phát triển nhanh chóng của xã hội thì nhu cầu sử dụng thông tin của con người ngày càng cao bởi có sử dụng tài liệu và đọc thông tin thì con người mới nắm bắt được nhưng thông tin mới những vấn đề cấp bách của xã hội một cách nhanh chóng, kịp thời nhất mà NDT không thể lúc nào cũng đến thư viện để đọc tài liệu được. Bên cạnh hình thức đọc tài liệu tại chỗ thư viện đã tổ chức phục vụ NDT tại phòng mượn tài liệu.
Đây là hình thức mà NDT có thể mượn tài liệu theo nhóm hoặc theo cá nhân, mượn các tài liệu mà mình cần trong khoảng thời gian nhất định mà thư viện đưa ra, phòng mượn của Thư viện NDT có thể mượn được từ 02 - 03 cuốn tài liệu trong thời gian một tháng phải hoàn trả lại Thư viện.
Với kho tài liệu tương đối lớn gần 5200 bản sách cũng là kho có nguồn tài liệu lớn nhất trong các phòng phục vụ tại thư viện. Kho sách được sắp xếp theo môn loại tri thức, các ngành, lĩnh vực. Phòng mượn của Thư viện được tổ chức với hình thức là kho mở NDT có thể trực tiếp vào kho tìm tài liệu mà mình cần mượn không nhất thiết phải tra cứu ở trên máy tính hay mục lục của Thư viện hoặc là viết phiếu yêu cầu đưa cho CBTV. Ngày nay với NCT của NDT ngày càng cao, chính vì thế mà việc tổ chức kho mở để giới thiệu trực tiếp kho tài liệu của mình đến với NDT là rất cần thiết.
34
Hiện nay tài liệu tại phòng mượn của thư viện khá phong phú về nội