3.3.1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính, Công ty Cổ phần Vật tư Hậu Giang, 2013..
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang năm 2012. Phòng Kế toán Kế toán Phó tổng giám đốc Cty TNHH TM DVHAMACO Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Chi nhánh Vị Thanh Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh Phòng Kinh doanh Sơn Chi nhánh Sóc Trăng Chi nhánh Phú Quốc Phòng Kế hoạch KD. VLXD Phòng Công nghệ Thông tin Phòng Tổ chức Hành chính Chi nhánh Bạc Liêu Phòng Kinh doanh Dầu nhờn Phòng Kinh doanh Gas Phó giám đốc Phòng Kinh doanh Cát đá Cty TNHH Thiên An Cửa hàng Xăng Dầu HAMACO Ban kiểm soát
29
3.3.1.2 Trách nhiệm của các phòng ban
- Trách nhiệm quản lý
Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, hoạt động thông qua cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thành lập, Đại hội đồng cổ đông thƣờng niên, Đại hội đồng cổ đông bất thƣờng và thông qua lấy ý kiến bằng văn bản. Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông chỉ có giá trị khi đƣợc các cổ đông và đại diện chiếm giữ trên 65% tổng số cổ phần dự họp của Công ty chấp nhận.
Ban kiểm soát: Ban kiểm soát có ba thành viên. Thành viên của ban kiểm soát đƣợc Đại hội đồng cổ đông bầu theo thể thức bầu cử trực tiếp và bỏ phiếu kín với hình thức bầu dồn phiếu. Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát không quá năm năm, thành viên ban kiểm soát có thể đƣợc bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.
Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị cao nhất của công ty giữa hai kỳ Đại hội cổ đông. Hội đồng quản trị có từ 3 – 11 thành viên, do Đại hội đồng cổ đông bầu hoặc ủy nhiệm. Thành viên của hội đồng quản trị đƣợc Đại hội đồng cổ đông bầu theo thể thức bầu cử trực tiếp và bỏ phiếu kín với hình thức đông phiếu theo điều 104 mục 3 khoản C của Luật doanh nghiệp, kết quả trúng cử theo nguyên tắc loại trừ theo tổng số phiếu đƣợc bầu từ cao xuống thấp.
Hội đồng quản trị thông qua quyết định bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hay lấy ý kiến bằng văn bản. Mỗi thành viên hội đồng quản trị có một phiếu biểu quyết.
Hội đồng quản trị bầu và bãi miễn với đa số phiếu bằng thể thức trực tiếp bỏ phiếu kín; hoặc biểu quyết (nếu cần) cử Hội đồng quản trị.
Tổng giám đốc: Hội đồng quản trị bổ nhiệm trong số họ hoặc thuê ngƣời khác làm tổng giám đốc. Tổng giám đốc là ngƣời đại diện theo pháp luật của công ty.
Là ngƣời đứng đầu công ty điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu sự giám sát của hội đồng quản trị và chịu trách nhiêm trƣớc hội đồng quản trị và trƣớc pháp luật về thực hiện quyền và nghĩa vụ đƣợc giao.
Nhiệm kỳ của tổng giám đốc không quá năm năm, có thể đƣợc bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.
30
Phó tổng giám đốc kinh doanh: có nhiệm giúp đỡ tổng giám đốc những vấn đề thuộc vấn đề của mình. Đồng thời chỉ đạo phòng ban thuộc mình quản lý, giải quyết những công việc do tổng giám đốc ủy quyền khi đi vắng.
- Trách nhiệm và nhiệm vụ của từng phòng ban Phòng tổ chức hành chính:
Các công việc cụ thể:
- Trƣởng phòng : Quản lý, điều hành chung. Trực tiếp điều hành và kiểm tra các họat động về chính sách Tuyển dụng, Đào tạo, Lao động - Tiền lƣơng, Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; công tác Thi đua - Khen thƣởng trong toàn công ty.
- Phó trƣởng phòng : Phụ trách công tác Hành chính : theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các họat động hành chính, bảo vệ, an toàn vệ sinh Lao động trong toàn công ty.
- Các nhân viên chuyên môn: Thực hiện nhiệm vụ theo Bảng mô tả công việc.
Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu:
- Quản lý, tổ chức, điều hành, kiểm tra các họat động về chính sách tuyển dụng và điều phối lao động :
+ Hoạch định chiến lƣợc phát triển nguồn nhân lực phù hợp với từng giai đoạn phát triển của công ty.
+ Thực hiện Quy trình tuyển dụng.
+Tổng hợp nhu cầu bổ sung nhân sự trong công ty.
+ Lập kế họach và thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
+ Tham mƣu và đề xuất về công tác điều động cán bộ, nhân viên cho ban lãnh đạo công ty.
+ Đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch tuyển dụng hằng năm. - Quản lý, tổ chức, điều hành và kiểm tra các họat động về chính sách đào tạo :
+ Thực hiện quy trình đào tạo.
+ Đánh giá trình độ chuyên môn, năng lực cán bộ, nhân viên; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Nghiên cứu nội dung, kỹ năng cần đào tạo; đề xuất các đối tƣợng cần đào tạo, đào tạo lại, bồi dƣỡng/tập huấn để nâng cao kỹ năng cần thiết nhằm hòan thành công việc đƣợc giao.
31
+ Lập kế họach, chƣơng trình, nội dung và dự trù kinh phí đào tạo hằng năm.
+ Hƣớng dẫn các đơn vị đánh giá kết quả, hiệu quả sau đào tạo của cán bộ, nhân viên.
+ Đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch đào tạo hằng năm. - Quản lý, tổ chức, thực hiện và kiểm tra các họat động về chế độ, chính sách lƣơng bổng, đãi ngộ, thi đua – khen thƣởng:
+ Quản lý lực lƣợng lao động toàn Công ty;
+ Xây dựng nội quy lao động, quy chế làm việc trong Công ty.
+ Xây dựng các chính sách về lƣơng bổng, đãi ngộ BHXH, BHYT, Bảo hộ lao động…
+ Xây dựng thang bảng lƣơng; theo dõi, kiểm tra và đề xuất việc điều chỉnh lƣơng.
+ Xây dựng chính sách và tiêu chuẩn thi đua-khen thƣởng, kỷ luật - Quản lý, điều hành công tác Hành chính - Văn phòng trong Công ty: + Tổ chức lực lƣợng bảo vệ chung trong Công ty.
+ Tổ chức, điều hành họat động Hành chính, Văn phòng.
+ Duy trì công tác an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ, + Tổng hợp, thống kê dữ liệu, lƣu trữ hồ sơ tài liệu.
+ Quản lý hệ thống điện, nƣớc sinh họat, điện thoại toàn Công ty. + Tham gia soạn thảo các văn bản hành chính,
+ Hƣớng dẫn thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nƣớc liên quan đến họat động của Công ty và các chỉ thị của lãnh đạo Công ty.
Phòng kế toán:
Công việc cụ thể:
- Kế toán trƣởng: quản lý, chịu trách nhiệm điều hành công tác kế toán trong toàn Công ty.
- Các nhân viên: Thực hiện nhiệm vụ theo bảng mô tả công việc. Chức năng:
- Xây dựng và thực hiện hệ thống kế toán Công ty theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.
32
- Tổ chức hệ thống kế toán phù hợp với mô hình bộ máy quản lý của Công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về hệ thống kế toán của Công ty. - Nghiên cứu các chế độ chính sách về tài chính doanh nghiệp của Nhà nƣớc, Bộ ngành và địa phƣơng để xây dựng chiến lƣợc tài chính của Công ty.
Nhiệm vụ:
- Tổ chức công tác kế toán thuộc các phần hành của phòng kế toán.
- Lập các báo cáo kế toán, thống kê, báo cáo định kỳ và báo cáo tài chính của Công ty gửi đến các cơ quan hữu quan theo chế độ quy định. Tổ chức kiểm tra, đối chiếu, duyệt các báo cáo kế toán, thống kê của các đơn vị trực thuộc.
- Kiểm tra tính hiệu quả của các định mức lao động, tiền lƣơng, các chế độ chính sách đối với ngƣời lao động, các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh. Hoạch định chiến lƣợc tài chính; Xem xét vấn đề đầu tƣ tài sản cố định, xây dựng cơ bản, các dự toán chi phí, chi tiêu hành chính, sử dụng vật tƣ, tài sản trong Công ty.
- Chấp hành các chính sách kinh tế, tài chính theo quy định Nhà nƣớc. Thực hiện chế độ thanh toán, quản lý tiền mặt, vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế. Chịu trách nhiệm quản lý và cấp phát hóa đơn bán hàng, theo dõi và báo cáo thuế theo qui định.
- Trực tiếp chỉ đạo và thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, đánh giá lại tài sản theo qui định của Nhà nƣớc. Kiểm tra và đề xuất việc giải quyết, xử lý các khoản thiếu hụt, mất mát, hƣ hỏng, nợ không đòi đƣợc và các thiệt hại tài chính khác.
- Tổ chức kiểm tra, hƣớng dẫn công tác kế toán trong toàn Công ty. Trực tiếp chấn chỉnh theo thẩm quyền; Tổ chức phổ biến, hƣớng dẫn các kế toán viên, thủ quỹ, thủ kho thực hiện đúng các quy định về chuyên môn và đề xuất biện pháp cải tiến nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán Công ty.
- Kịp thời phát hiện những sai sót, bất hợp lý hoặc vi phạm quy định nội bộ về định mức tài chính gây thiệt hại cho Công ty.
- Dựa vào số liệu tài chính - kế toán để phân tích, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn của Công ty. Tham gia nghiên cứu, cải tiến tổ chức mô hình kinh doanh, xây dựng các chỉ tiêu tài chính và thực hiện các chính sách tiết kiệm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đề xuất các giải pháp sử dụng vốn hiệu quả nhằm bảo đảm lợi nhuận và phát huy chế độ tự chủ về tài chính của Công ty
33 Phòng kế hoạch vật liệu xây dựng:
Chức năng:
- Tham mƣu cho Ban Tổng Giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh VLXD, phát triển thị trƣờng, tiêu thụ hàng hóa, quản lý các Cửa hàng tại Cần Thơ. + Tạo nguồn hàng đáp ứng yêu cầu kinh doanh của Công ty.
+ Xây dựng kế hoạch, tổ chức kinh doanh VLXD tại thị trƣờng Cần Thơ và các công trình ở khác khu vực lân cận.
+ Phát triển thị trƣờng.
- Tổ chức thực hiện công tác quản lý kho.
- Thực hiện công tác kiểm soát các thiết bị đo lƣờng.
- Tổ chức, quản lý và điều động các phƣơng tiện thủy, bộ vận chuyển hàng hóa ngành vật liệu xây dựng cho các đơn vị trong Công ty.
+ Quản lý và điều động các phƣơng tiện vận chuyển của Công ty giao. + Kết hợp thuê ngoài đảm bảo đáp ứng cho nhu cầu vận chuyển nội bộ. - Tổ chức sửa chữa các phƣơng tiện vận chuyển trong Công ty
Nhiệm vụ:
- Thực hiện chiến lƣợc kinh doanh, giữ vững và phát triển thị phần, mở rộng địa bàn phát triển mạng lƣới khách hàng mới, tăng cƣờng khả năng cạnh tranh, tăng doanh thu, nâng cao lợi nhuận, và quảng bá thƣơng hiệu Công ty. - Quản lý, kiểm tra, giám sát và hỗ trợ các đơn vị trực thuộc.
Phòng kinh doanh Gas:
Chức năng:
Trực tiếp kinh doanh ngành hàng gas, bếp gas tại khu vực ĐBSCL theo chỉ tiêu và kế hoạch của Công ty giao.
Nhiệm vụ:
- Trực tiếp chủ động tiếp thị và phát triển thị trƣờng khu vực ĐBSCL. - Nghiên cứu và đánh giá thị trƣờng đang kinh doanh.
- Hoạch định chiến lƣợc kinh doanh cho từng thời điểm để phù hợp với thị trƣờng.
- Lập phƣơng thức hỗ trợ bán hàng cho đại lý và ngƣời tiêu dùng. - Nghiên cứu chính sách bán hàng của nhà cung cấp khi có sự thay đổi.
34 - Phát triển hệ thống gas công nghiệp.
- Kiểm tra hệ thống phòng cháy chữa cháy của các kho thƣờng xuyên. - Thực hiện kế hoạch công ty giao đạt hiệu quả.
- Chấp hành đúng chế độ báo cáo theo chỉ đạo của Công ty.
Phòng kinh doanh xăng dầu – dầu nhờn:
Chức năng:
Trực tiếp kinh doanh ngành hàng dầu nhờn tại khu vực ĐBSCL. Nhiêm vụ:
- Trực tiếp chủ động tiếp thị và phát triển thị trƣờng khu vực ĐBSCL. - Nghiên cứu và đánh giá thị trƣờng đang kinh doanh
- Hoạch định chiến lƣợc kinh doanh cho từng thời điểm để phù hợp với thị trƣờng.
- Lập phƣơng thức hỗ trợ bán hàng cho đại lý và ngƣời tiêu dùng.
- Thay mặt công ty thực hiện các thỏa thuận với nhà cung cấp trong lĩnh vực kinh doanh dầu nhơn.
- Nghiên cứu chính sách bán hàng của nhà cung cấp khi có sự thay đổi. - Đề xuất với Ban Giám đốc thực hiện các mục tiêu do Công ty đƣa ra. - Chấp hành đúng chế độ báo cáo theo chỉ đạo của Công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phòng Công nghệ thông tin:
Nhiệm vụ đảm bảo hệ thống mạng lƣới máy tính của Công ty luôn ở tình trạng bảo mật, hoạt động ổn định, phục vụ công việc tốt nhất, hỗ trợ ngƣời dùng phần mền, bổ sung cho các đơn vị, mua sắp mới các thiết bị công nghệ thông tin.
Các cửa hàng chính và chi nhánh:
Nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh các ngành theo quy định, còn nhiệm vụ nắm bắt thông tin theo nhu cầu thị trƣờng, cảm nhận những biến động của thị trƣờng để kịp thời phản ánh lên ban giám đốc mọi tình hình về ngành của mình đảm nhận.