II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá
1.Về hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Trong giá thành sản phẩm xây lắp thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng cao nhất, do vậy công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đòi hỏi phải chính xác và đầy đủ. Công ty Tây Hồ hiện nay vẫn còn một số hạn chế trong hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Như đề cập đến ở trên, dưới đội, xí nghiệp không mở chi tiết cho TK 152. Do vậy, công ty nên mở chi tiết TK 152 chi tiết như sau:
+ TK 1522 “ Vật liệu phụ” + TK 1523 “ Nhiên liệu” + TK 1524 “ Phụ tùng”
+ TK 1525 “ Thiết bị xây dựng cơ bản” + TK 1528 “ Vật liệu khác”
Việc mở các tài khoản chi tiết như trên giúp cho công ty quản lý một cách chặt chẽ hơn nguyên vật liệu thông qua việc xác định chính xác số nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ... đã sử dụng vào từng công trình và tỷ lệ giữa chúng.
Do đặc thù của ngành sản xuất xây lắp, các công trình phân bố ở nhiều nơi trong cả nước, do vậy mà để thuận lợi cho việc thi công xây lắp và tránh chi phí vận chuyển tốn kém thì công ty thường tổ chức kho vật liệu riêng đặt tại chân mỗi công trình. Khi đó nguyên vật liệu mua được xuất ngay cho công trình. Như vậy nhân viên kinh tế dưới đội và các xí nghiệp sẽ thông qua phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế đã sử dụng cho công trình và căn cứ vào đó để hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình. Tuy nhiên do đặc thù sản xuất xây lắp phức tạp nên khi xuất dùng nguyên vật liệu thường sử dụng không hết và để lại công trường, do đó nếu nhân viên kế toán chỉ căn cứ vào phiếu xuất kho để hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là không chính xác, lúc này chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hạch toán vào TK 621 có thể lớn hơn số thực tế đã sử dụng cho công trình và ảnh hưởng đến đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí nguyên vật liệu.
Với hạn chế trên em xin đề xuất như sau: tại mỗi đội, xí nghiệp nên thực hiện kiểm kê theo định kỳ tại kho vật tư ở mỗi công trình để xác định số nguyên vật liệu tồn cuối kỳ, trên cơ sở đó mà ghi giảm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình. Có như vậy thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp mới được phản ánh một cách chính xác trên TK 621.
Việc kiểm kê này có thể bao gồm đại diện đội, xí nghiệp, thủ kho, nhân viên kinh tế và nhân viên kỹ thuật. Sau đó lập biên bản kiểm kê vật tư rồi gửi về đội, xí nghiệp.
Biên bản kiểm kê vật tư có thể lập theo mẫu như sau:
Công ty Tây Hồ Đội 2
Biên bản kiểm kê vật tƣ
Tên CT:...
Thời điểm kiểm kê:...
Ban kiểm kê gồm:...
Đã kiểm kê vật tư tại chân công trình như sau:
TT Tên vật tƣ ĐVT Đơn giá
Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch SL TT SL TT Thừa Thiếu SL TT SL TT 1 2 3 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng ... ... ... ... Ngày...tháng...năm
Trƣởng ban KK Thủ kho Nhân viên KT Thủ trƣởng đơn vị
Khi đó kế toán đội sẽ dựa vào biên bản kiểm kê vật tư này để hạch toán theo định khoản:
Nợ TK 152 Có TK 621
Nếu thực hiện tốt việc kiểm kê cuối kỳ thì việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu mới được chính xác, đầy đủ và chặt chẽ đồng thời tránh được hao hụt, mất mát nguyên vật liệu trong quá trình thi công.
Với những đề xuất trên, theo em xí nghiệp, đội sẽ quản lý tốt hơn số nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất đồng thời đáp ứng được yêu cầu phản ánh trung thực trong kế toán.
2.Về hạch toán chi phí nhân công trực tiếp
Xuất phát từ đặc thù của ngành xây lắp là có địa bàn hoạt động rất rộng, phân bố nhiều nơi trên cả nước, công ty Tây Hồ thường tận dụng nguồn lao động tại địa phương thuê thêm lực lượng lao động bên ngoài ( lao động hợp đồng ngắn hạn) nhằm đảm bảo hoạt động xây lắp diễn ra được thuận lợi, tiết kiệm chi phí. Những lao động này chủ yếu là công nhân xây lắp và điều khiển máy thi công và công ty sẽ không trích các khoản trích theo lương đối với những lao động hợp đồng ngắn hạn này.
Dưới các đội, xí nghiệp của công ty Tây Hồ thì toàn bộ chi phí nhân công cho lao động hợp đồng ngắn hạn trực tiếp tham gia xây lắp được hạch toán chi phí nhân công trực tiếp ( TK 622 ). Số lao động hợp đồng dài hạn trực tiếp tham gia sản xuất xây lắp thì lại không hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp mà lại hạch toán vào Chi phí sản xuất chung – Chi phí nhân viên phân phân xưởng ( TK 6271) để theo dõi cùng với số lao động hợp đồng dài hạn phục vụ công tác quản lý tại xí nghiệp, đội. Các khoản trích theo lương chỉ tính trên tiền lương của lao động hợp đồng dài hạn còn với lao động hợp đồng ngắn hạn thì được tính hết vào đơn giá ngày công của họ trong hợp đồng.
Trên thực tế như vậy số tiền lương của lao động hợp đồng dài hạn trực tiếp tham gia xây lắp lại không được hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp và do đó làm cho chi phí nhân công trực tiếp không đựơc phản ánh một cách chính xác, cũng như vậy chi phí sản xuất chung được phản ánh trên TK 6271 lại thừa mặc dù tổng chi phí vẫn không thay đổi.
Theo em để khắc phục hạn chế này thì tiền lương của các lao động hợp đồng dài hạn trực tiếp tham gia sản xuất phải được hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp. Dưới công trường, các tổ trưởng theo dõi thời gian lao động và khi lập bảng thanh toán lương thì tách thành 2 nhóm: lao động hợp đồng ngắn hạn và lao động hợp đồng dài hạn.
Khi đó ở đội, xí nghiệp sẽ mở chi tiết TK 622 thành :
+ TK 6221: Chi phí nhân công trực tiếp( hợp đồng dài hạn) + TK 6222 : Chi phí nhân công trực tiếp ( hợp đồng ngắn hạn)
Căn cứ vào bảng thanh toán lương được phân loại như trên thì kế toán sẽ định khoản:
Nợ TK 6221( hợp đồng dài hạn) Có TK 334
Nợ TK 6222 ( hợp đồng ngắn hạn) Có TK 334
Như vậy, với cách phân nhóm như trên thì hàng quý khi lập bảng tính các khoản trích theo lương kế toán chỉ cần căn cứ vào số tiền trên TK 6221 để trích.
Việc mở chi tiết TK 622 như trên giúp cho công ty tập hợp chi phí theo khoản mục được chính xác hơn, đồng thời tạo điều kiện cho việc tính các khoản trích theo lương được nhanh chóng và chính xác hơn.
3.Hạch toán chi phí máy thi công
Trong ngành sản xuất xây lắp thì chi phí sử dụng máy thi công là khá lớn, mặt khác máy thi công lại có giá trị rất lớn, do vậy tổ chức quản lý và hạch toán tốt chi phí máy thi công là vô cùng quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất và thời gian sử dụng máy cho các công trình được hiệu quả.
Hiện nay công ty Tây Hồ không mở chi tiết TK 623 theo từng yếu tố chi phí nên gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý chi phí máy thi công và so sánh chi phí sử dụng máy thi công theo từng yếu tố chi phí với dự toán. Do
đặc điểm của lĩnh vực xây lắp như vậy nên để quản lý tốt chi phí máy thi công theo em công ty nên mở chi tiết TK 623 như sau:
+ TK 6231 : Chi phí nhân công + TK 6232 : Chi phí vật liệu
+ TK 6233: Chi phí dụng cụ sản xuất + TK 6234: Chi phí khấu hao máy thi công + TK 6237: Chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 6238: Chi phí bằng tiền khác.
Việc mở chi tiết TK 623 như trên tương ứng với các yếu tố chi phí sẽ dễ dàng phát hiện ra hao hụt, mất mát hoặc chi phí lãng phí vượt quá mức dự toán là do yếu tố chi phí nào để có biện pháp xử lý phù hợp.
4.Về tính giá thành sản phẩm xây lắp
Do công ty Tây Hồ khoán thi công cho các đội, xí nghiệp nên công ty lại xác định giá vốn theo chi phí khoán cho các đội, xí nghiệp thi công từng công trình, hạng mục công trình, hoặc một giai đoạn xây lắp có dự toán riêng. Kế toán sẽ căn cứ vào Bảng thuyết minh thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành để xác định giá vốn công trình.
Theo đó, công ty sẽ khoán phần trăm chi phí được phép chi cho đội, xí nghiệp thi công. Như vậy cứ có khối lượng xây lắp hoàn thành là A thì giá thành khoán cho đội, xí nghiệp thi công là : % chi phí được chi nhân với A.
Thực chất công ty tính như vậy là giá thành dự toán sau khi trừ giá trị dự toán công trình, hạng mục công trình phần lợi nhuận định mức. Công ty chỉ chấp nhận thanh toán cho các đội, xí nghiệp những chi phí nằm trong dự toán, còn nếu vượt dự toán thì các đội, xí nghiệp phải chịu. Như vậy đây có thể là bằng giá thành thực tế của công trình, hạng mục công trình mà công ty đã chi ra. Tuy nhiên việc tính giá thành theo tỷ lệ khoán % chi phí như hiện nay của công ty Tây Hồ là chưa thể hiện đúng bản chất của giá thành sản phẩm xây lắp vì giá thành sản phẩm xây lắp là toàn bộ chi phí tính bằng tiền để hoàn thành khối lượng xây lắp theo quy định.
Do đó, theo em để thể hiện đúng bản chất của giá thành sản phẩm xây lắp thì công ty phải tính giá thành thực tế sản phẩm xây lắp dựa trên việc đánh giá sản phẩm xây lắp dở dang và các chi phí phát sinh theo 4 khoản mục phí đã tập hợp được.