I. Tổng quan về Công ty Tây Hồ Bộ quốc phòng và tổ chức công tác kế toán
1.4.1. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh
Căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ được giao, công ty Tây Hồ - Bộ quốc phòng đã xây dựng cho mình một mô hình tổ chức từ công ty đến các phòng ban và các xí nghiệp thành viên. Trong đó, các xí nghiệp là bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất được tổ chức thành các đội cụ thể. Các đội xây dựng này có thể trực thuộc xí nghiệp hoặc trực thuộc công ty. Công ty Tây Hồ tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh thành các bộ phận như sau:
- Bộ phận sản xuất chính: có nhiệm vụ là tạo ra sản phẩm chính cho công ty như các công trình xây dựng và công trình giao thông bao gồm các bộ phận sau:
+ Xí nghiệp xây dựng công nghiệp dân dụng và hạ tầng 497 + Xí nghiệp lắp máy và xây dựng công trình 597
+ Xí nghiệp xây dựng cầu đường và thuỷ lợi 797 + Xí nghiệp xây lắp công nghiệp và dân dụng 897 + Xí nghiệp xây lắp công nghiệp dân dụng và điện 997 + Các đội xây dựng số 1, 2, 3, 4, 5
+ Đội thi công cơ giới
+ Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu
- Bộ phận sản xuất phụ trợ: có nhiệm vụ là phục vụ kịp thời đáp ứng theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất chính, bao gồm các bộ phận như các bộ phận phòng ban bổ trợ cho hoạt động sản xuất.
- Bộ phận sản xuất phụ:
+ Phòng kinh doanh vật tư thanh xử lý + Xưởng sản xuất cát Từ Liêm
- Bộ phận phục vụ sản xuất:
+ Hệ thống các kho bãi vật liệu xây dựng + Bộ phận vận chuyển vật liệu ở công trường
+ Đội xe cơ giới
1.4.2. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở công ty
Xuất phát từ đặc điểm của nghành sản xuất xây lắp, quá trình xây dựng thường được chia làm nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia làm nhiều phần việc khác nhau. Do đó qui trình công nghệ sản xuất của công ty như sau:
Do đặc thù ngành xây lắp nên sản phẩm của công ty Tây Hồ - Bộ quốc phòng là sản phẩm đơn chiếc, chu kỳ sản xuất lâu dài tập trung, cần nhiều nguyên liệu, sản phẩm chỉ bán cho một khách hàng.
2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty Tây Hồ 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
2.1.1. Phƣơng thức tổ chức bộ máy kế toán
Công ty Tây Hồ - Bộ quốc phòng là một doanh nghiệp có quy mô vừa, các đơn vị trực thuộc như các xí nghiệp, các đội hoạt động tập trung trên một địa bàn. Tuy nhiên, công ty có một chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh nên công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán.
Đối với những đơn vị trực thuộc kinh doanh quy mô nhỏ, gần trung tâm điều hành; mặt bằng kinh doanh tập trung, chưa có đủ điều kiện nhận vốn, kinh doanh và tự chủ trong quản lý, thì đơn vị đó không được phân cấp quản lý, do vậy không cần tổ chức sổ sách và bộ máy kế toán; toàn bộ khối lượng kế toán thực hiện tại trung tâm kế toán đặt tại đơn vị cấp trên.
Đối với những đơn vị có đủ điều kiện về tổ chức, quản lý và kinh doanh một cách tự chủ, hơn nữa kinh doanh ở quy mô lớn, trên diện không Nhận thầu Mua vật tư, tổ chức nhân công Lập kế hoạch thi công Tổ chức thi công Nghiệm thu bàn giao công trình
gian rộng, phân tán mặt bằng, thì cần được giao vốn, nhiệm vụ kinh doanh cũng như quyền quản lý điều hành. Khi đó, cần thiết phải tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị trực thuộc. Toàn bộ khối lượng kế toán được thực hiện ở dưới đơn vị trực thuộc, quan hệ giữa các đơn vị hạch toán phân tán là quan hệ kinh tế nội bộ. Cấp trên chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp theo báo cáo của những đơn vị đó.
Mô hình kế toán kiểu hỗn hợp mô tả theo sơ đồ sau:
2.1.2. Lao động kế toán và phân công lao động trong bộ máy kế toán
Phòng Tài chính- kế toán công ty Tây Hồ - Bộ Quốc phòng có 11 người, trong đó mỗi người đều được phân công cụ thể công việc và được tổ chức theo sơ đồ sau:
Kế toán đơn vị cấp trên Kế toán trưởng Kế toán các hoạt động tại cấp trên Kế toán các đơn vị trực thuộc hạch toán tập trung Bộ phận tổng hợp báo cáo từ đơn vị trực thuộc Bộ phận kiểm tra kế toán
Đơn vị kinh tế trực thuộc
Nhân viên hạch toán ban đầu tại
cơ sở trực thuộc Đơn vị kế toán phân tán tại đơn vị trực thuộc
Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng TCKT Bộ phận Tài chính Bộ phận Kiểm tra kế toán Bộ phận Kế toán tổng hợp BP Hạch toán TSCĐ, VL, CCDC Bộ phận kế toán tiền lương Bộ phận KT chi phí, giá thành Bộ phận Kế toán thanh toán Bộ phận Quỹ Trưởng ban TCKT chi nhánh Kế toán, thủ quỹ các xí nghiệp Kế toán các đội xây dựng Kế toán, thủ quỹ các xí nghiệp Bộ phận kế toán VL, CCDC, TSCĐ Bộ phận kế toán tiền lương Bộ phận kế toán chi phí giá thành Bộ phận kế toán thanh toán Bộ phận kế toán KD bất động sản Bộ phận Kế toán – KD XNK Bộ phận kế toán KD xuất nhập khẩu Bộ phận kế toán KD bất động sản
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán
Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính - Kế toán: là người phụ trách chung, điều hoà, cấp phát vốn cho sản xuất kinh doanh của công ty, phụ trách kế hoạch tài chính chung của công ty, phụ trách chế độ quản lý tài chính, chế độ về nghiệp vụ kế toán đồng thời tham gia xây dựng chế độ chính sách và xử lý số liệu kế toán chung của công ty do kế toán tổng hợp báo cáo.
Bộ phận tài chính: có nhiệm vụ quản lý vốn, tài sản của công ty đồng thời theo dõi, đảm bảo chế độ chính sách và toàn bộ phần bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Bộ phận kiểm tra kế toán: có nhiệm vụ đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán với nhau, giữa số liệu kế toán của công ty với số liệu kế toán của các đơn vị kế toán có liên quan, giữa số liệu kế toán với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, với chế độ kế toán hiện hành nhằm cung cấp cho các đối tượng sử dụng khác nhau những thông tin kế toán – tài chính của công ty một cách trung thực, minh bạch, công khai, đảm bảo cho công tác kế toán thực hiện tốt các yêu cầu, nhiệm vụ và chức năng của mình trong công tác quản lý nói chung.
Bộ phận kế toán tổng hợp: thực hiện công việc kiểm tra, xử lý chứng từ kế toán, lập các bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, Báo cáo kết lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính, …
Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên và các khoản trích theo lương gồm: BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản trừ vào lương như: các khoản tiền phạt, tiền vay ứng lương, tạm ứng thừa chưa hoàn trả và các khoản BHXH, BHYT trả cho CNV theo chế độ ốm đau, thai sản.
Bộ phận kế toán TSCĐ, CCDC: có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ, tình hình nhập, xuất, sử dụng công cụ dụng cụ và phân bổ giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng, phân bổ khấu hao TSCĐ cho các công trình, hạng mục công trình, cho các xí nghiệp và các đội xây dựng đồng thời
theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình theo từng xí nghiệp, đội xây dựng.
Bộ phận kế toán thanh toán: (Kế toán tiền mặt – tiền gửi ngân hàng – công nợ): thực hiện công việc phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan tới tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ đồng thời lập bảng kê tổng hợp rồi sau đó đối chiếu số liệu với kế toán tổng hợp, xử lý số liệu, thanh toán công nợ với khách hàng.
Bộ phận kế toán tập hợp chi phí giá thành sản phẩm: có nhiệm vụ thu nhận các chứng từ từ các xí nghiệp, đội chuyển lên, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp, xác định giá trị dở dang cuối kỳ, đầu kỳ cho từng công trình , hạng mục công trình theo từng xí nghiệp, đội thi công.
Bộ phận quỹ: Thực hiện công việc thu chi theo lệnh, mở sổ quỹ tiền mặt theo dõi tình hình thu, chi , tồn quỹ.
Trưởng ban KTTC chi nhánh: là người chịu trách nhiệm quản lý tài chính, tổ chức công tác kế toán, kiểm tra đối soát các báo cáo tài chính tại chi nhánh công ty ở miền Nam.
Kế toán các xí nghiệp, đội xây dựng: thực hiện công việc tập hợp chi phí trực tiếp phát sinh theo từng công trình, hạng mục công trình và các chi phí phát sinh tại bộ máy quản lý của xí nghiệp, sau đó hàng tháng chuyển toàn bộ chứng từ gốc lên phòng kế toán công ty kèm theo bảng tổng hợp thanh toán chứng từ của từng công trình, hạng mục công trình.
2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tài chính - Kế toán
Phòng tài chính - kế toán là phòng vừa có chức năng quản lý tài chính, vừa có chức năng đảm bảo. Chính vì vậy hoạt động của phòng tài chính kế toán phải đạt được mục đích thúc đẩy mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng tài chính - kế toán được đặt dưới sự điều hành trực tiếp của giám đốc công ty, trong đó kế toán trưởng kiêm trưởng phòng TC – KT là người giúp việc cho giám đốc, trực tiếp điều hành công việc kế toán, thống kê
hạch toán hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo pháp lệnh Nhà nước.
Cụ thể:
Tham mưu cho giám đốc về công tác đảm bảo và quản lý tài chính của toàn công ty.
Thực hiện tốt các chế độ về tiền lương, tiền thưởng và các chỉ tiêu về phúc lợi cũng như các chi phí khác cho mọi thành viên trong công ty.
Mở đầy đủ sổ sách kế toán và ghi chép hạch toán đúng, đủ theo chế độ hiện hành.
Quản lý chặt chẽ tiền mặt, tiền ở tài khoản ngân hàng, đôn đốc thanh toán.
Giúp giám đốc kiểm tra việc chấp hành chế độ tài chính với các đơn vị cơ sở trong công ty đồng thời kiến nghị về các biện pháp quản lý nhằm đưa công tác quản lý tài chính ngày càng đi vào nề nếp.
Thực hiện chế độ báo cáo tài chính ngày, tháng, năm và tổng quyết toán với đơn vị cấp trên và cơ quan Nhà nước theo chế độ.
2.2. Vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại công ty Tây Hồ
Hiện nay, công ty Tây Hồ đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/QĐ-BTC ngày 20/3/2006.
Về chế độ chứng từ, công ty vận dụng theo quyết định 15/QĐ-BTC. Trong thực tế, công ty Tây Hồ ngoài việc sử dụng các mẫu chứng từ hướng dẫn và bắt buộc theo chế độ quy định thì công ty còn sử dụng một số chứng từ do công ty tự lập ra để phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh và nhu cầu thực tế của mình, tuy nhiên các chứng từ đó vẫn có giá trị pháp lý về hoạt động tài chính, kế toán của công ty. Chẳng hạn trong phần hành kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành công ty sử dụng các chứng từ theo chế độ hướng dẫn như: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ; bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ , dụng cụ; bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương; các bảng kê chứng từ mua hàng hoá dịch vụ phục vụ cho hoạt động
sản xuất. Ngoài ra để thuận tiện cho việc theo dõi hoạt động sản xuất và hạch toán kế toán theo yêu cầu thực tế của ngành xây lắp công ty còn sử dụng Phiếu theo dõi ca xe máy thi công; Bảng kê xuất vật tư sử dụng...
Về chế độ tài khoản, công ty cũng sử dụng hầu hết các tài khoản theo quyết định số 15/QĐ-BTC ban hành. Tuy nhiên để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán chi tiết các phần hành kế toán thì công ty còn sử dụng các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3, cấp 4. Chẳng hạn:
Đối với tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” thì công ty chi tiết như sau:
+ Chi tiết đến cấp 2 từ 1121 đến 1123 theo chế độ quy định là tiền VNĐ; tiền ngoại tệ; vàng bạc, kim khí đá quý.
+ Chi tiết đến cấp 3 theo từng ngân hàng giao dịch và loại tiền VNĐ hay ngoại tệ. Ví dụ: TK 11211 “Tiền VNĐ gửi NHTMCP Quân đội”; TK 11221 “Tiền ngoại tệ gửi NHTMCP Quân đội”...
+ Chi tiết đến cấp 4 theo mã ngoại tệ. Ví dụ: TK 112211 “Tiền USD gửi NHTMCP Quân đội”, TK 112212 “ Tiền EUR gửi NHTMCP Quân đội”...
Hoặc đối với TK 136 “ Phải thu nội bộ” thì công ty chi tiết thành:
+ Tài khoản cấp 2 là TK 1361 “Phải thu nội bộ: Vốn kinh doanh tại các đơn vị”
+ Tài khoản cấp 3 là chi tiết theo các đơn vị trực thuộc. Ví dụ: TK 1361.01 “ Phải thu nội bộ: Vốn kinh doanh tại XN 497”...
Bên cạnh đó, công ty cũng sử dụng các tài khoản ngoài bảng như: TK001 “ Tài sản thuê ngoài”; TK 002 “Vật tư hàng hoá giữ hộ, nhận gia công”; TK 003 “Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi”; TK 004 “ Nợ khó đòi đã xử lý”; TK 007 “Ngoại tệ các loại”.
Về chế độ sổ sách: hiện nay công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung do công ty có quy mô vừa và có điều kiện phân công lao động kế toán phần hành để thực hiện ghi sổ kế toán tổng hợp.
Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức nhật ký chung
GHI CHÚ:
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu
Chứng từ kế toán
Sổ Nhật ký
đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
SỔ CÁI Bảng tổng
hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Về chế độ báo cáo tài chính, công ty lập đủ 4 báo cáo tài chính theo quy định, bao gồm:
+ Bảng cân đối kế toán ( Mẫu số B01 – DN): Lập định kỳ quý, năm. + Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02 – DN): Lập định kỳ quý, năm. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 – DN): Lập định kỳ quý, năm. + Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 – DN): Lập định kỳ năm. Công ty có sử dụng máy vi tính và phần mềm kế toán Fast để hỗ trợ cho công tác kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng, thuận lợi, dễ dàng, chính xác, tinh giản bộ máy kế toán làm cho bộ máy kế toán hoạt động có hiệu quả, bớt cồng kềnh.
II. Thực trạng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại công ty Tây Hồ - Bộ quốc phòng phẩm xây lắp tại công ty Tây Hồ - Bộ quốc phòng
1. Hạch toán chi phí sản xuất tại công ty Tây Hồ
Công ty Tây Hồ - Bộ quốc phòng là đơn vị có địa bàn hoạt động rất rộng bao gồm nhiều đội, xí nghiệp thi công, cùng một lúc thi công nhiều công trình trên khắp cả nước. Do giá trị sản phẩm cao, thời gian thi công dài, chi phí phát sinh nhiều, đa dạng... nên để việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được thuận lợi và chính xác công ty áp dụng cơ chế khoán. Theo cơ chế này, công trình do công ty đấu thầu sẽ được khoán cho