II. Thực trạng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp
1.4.5.Sổ sách kế toán:
1. Hạch toán chi phí sản xuất tại công ty Tây Hồ
1.4.5.Sổ sách kế toán:
Ví dụ: Công trình Nhà ở học viên N5 – HVKTQS do Đội 2 thực hiện trong tháng 6/2006. Sổ cái TK 623 ở Đội 2 được trích như sau:
Biểu số 2.12
Công ty Tây Hồ Đội 2
Sổ cái tài khoản
TK 623 – chi phí sử dụng máy thi công Từ 01/6/2006 đến 30/6/2006 ĐVT: đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 2/6 PKT 084 Vũ Ngọc Sơn
Thanh toán tiền mua
dầu nhớt 111 2.150.000
12/6 PKT 084 Vũ Ngọc Sơn
Thanh toán tiền mua
dầu Diezen 141 1.230.000
…… …… …………. ……….. ……… ……..
30/6 PKT085 Nguyễn Văn Nam
thanh toán tiền lương
CNSDMTC 334 4.754.000 30/6 PKT Phân bổ chi phí KH 214 4.132.500 …… …… …………. ……….. ……… …….. 30/6 PKT K/c chi phí MTC 623-- >1543 ( Nhà N5) 1543 10.340.245 30/6 PKT K/c chi phí MTC 623-- >1543 (Trung tâm TTLC) 1543 6.457.430 Tổng phát sinh Nợ: 16.797.675 Tổng phát sinh Có: 16.797.675 Ngày 30 tháng 6 năm 2006
Nhân viên kế toán dưới đội sẽ lập bảng kê chứng từ chi phí máy thi công để gửi lên phòng kế toán của công ty như sau:
Biểu số 2.13
Công ty Tây Hồ Đội 2
Bảng kê chứng từ chi phí máy thi công
Tên công trình: Nhà ở học viên N5 – HVKTQS Tháng 6 năm 2006
ĐVT: đồng
STT Chứng từ
Nội dung Số tiền thanh toán
Số Ngày tiền hàng Tiền thuế Tổng
1 2/6 Thanh toán tiền mua dầu nhớt 2.150.000 107.500 2.257.500 2
12/6
Thanh toán tiền mua dầu
Diezen 1.230.000 61.500 1.291.500
….. …… ……….. …….. ………. ……..
…… 30/6
thanh toán tiền lương
CNSDMTC 4.754.000 4.754.000
……. 30/6 Phân bổ chi phí KH 4.132.500 4.132.500
….. …… ……….. ……..
Cộng 10.340.245 231.728 10.571.973 Số tiền thanh toán bằng chữ: mười triệu năm trăm bảy mươi mốt nghìn chín trăm bảy mươi ba đồng.
Chứng từ kèm theo:………
Ngày 30 tháng 6 năm 2006
Ngƣời lập Đội trƣởng
Sau khi dưới đội, xí nghiệp nộp Bảng kê chứng từ chi phí máy thi công cùng các chứng từ kèm theo lên công ty thì công ty sẽ duyệt chứng từ và ghi sổ chi phí sử dụng máy thi công phát sinh.
Biểu số 2.14
Công ty Tây Hồ Phòng TC-KT
Sổ cái tài khoản
TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công Từ 01/7 đến 31/7/2006
ĐVT: đồng
Chứng từ Khách
hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có ….. ……. …….. ………. …….. ……. ……. LG 006-SC mái hiên, nhà TT 7/7 PKT50 XN797 XN 797 th/toán CPSDMTC 1361.04 7231600 31/7 PKT K/c chi phí MTC 623-- >TK154 154 7231600 D2.035 - Nhà N5- HVKTQS 7/7 PKT52 Đội 2
Đội 2 th/toán chi phí
SDMTC 1361.08 10340245 31/7 PKT K/c chi phí SDMTC 623-- >TK154 154 10340245 …. ….. ….. ……….. ………. ……. …….. Tổng phát sinh nợ: 271839700 Tổng phát sinh có: 271839700 Ngày 31 tháng 7 năm 2006
Ngƣời lập Kế toán trƣởng Giám đốc công ty
1.5. Hạch toán chi phí sản xuất chung 1.5.1. Nội dung chi phí sản xuất chung 1.5.1. Nội dung chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là các chi phí sản xuất của đội, công trường xây dựng bao gồm: Lương của nhân viên quản lý đội xây dựng, các khoản trích theo lương theo tỷ lệ quy định ( 19%) của nhân viên quản lý đội, chi phí khấu
hao TSCĐ dùng chung cho hoạt động của đội, chi phí vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ và các chi phí khác phát sinh trong kỳ liện quan đến hoạt động của đội…
Đó là những chi phí phục vụ chung cho hoạt động xây lắp. Trên thực tế như công ty Tây Hồ thì chi phí sản xuất chung này có thể đươc chia thành 2 nhóm chính là : Chi phí sản xuất chung phát sinh tại công trường và chi phí sản xuất chung phát sinh tại đội, xí nghiệp.
1.5.2.Tài khoản sử dụng
TK 627 “ Chi phí sản xuất chung”: Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí sản xuất của đội, công trường xây dựng.
Do trên thực tế công ty Tây Hồ phân chia chi phí sản xuất chung thành 2 nhóm chính là chi phí sản xuất chung phát sinh tại công trường và chi phí sản xuất chung phát sinh tại đội, xí nghiệp nên các đội, xí nghiệp theo dõi riêng chi phí đội, xí nghiệp bên cạnh việc theo dõi chi phí sản xuất chung của mỗi công trình để thuận lợi cho việc tập hợp chi phí sản xuất chung của mỗi công trình và phân bổ chi phí đội, xí nghiệp cho các công trình được chính xác. Vì vậy, ở các đội và các xí nghiệp mở chi tiết tài khoản cấp 2 để theo dõi từng yếu tố chi phí trong chi phí sản xuất chung như sau:
TK 6271”Chi phí nhân viên phân xưởng” TK 6272 “Chi phí vật liệu”
TK 6273 “ Chi phí dụng cụ sản xuất” TK 6274 “Chi phí khấu hao TSCĐ” TK 6277 “ Chi phí dịch vụ mua ngoài” TK 6278 “ Chi phí khác bằng tiền”
1.5.3. Phương pháp hạch toán
Thực tế ở công ty Tây Hồ nói chung và dưới Đội, xí nghiệp nói riêng thì các yếu tố của chi phí sản xuất chung cụ thể như sau:
Đối với chi phí nhân viên quản lý: gồm lương chính, lương phụ, phụ cấp và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý đội, công trình như:
đội trưởng, trưởng ban chỉ huy công trình, thủ kho, nhân viên kế toán , bảo vệ..., lương chính, lương phụ, phụ cấp và các khoản trích KPCĐ, BHXH, BHYT của số lao động hợp đồng dài hạn trực tiếp xây lắp và điều khiển máy thi công.
Lao động được chia thành lao động hợp đồng ngắn hạn và lao động hợp đồng dài hạn. Trong đó toàn bộ lao động hợp đồng ngắn hạn phục vụ công tác quản lý và lao động hợp đồng dài hạn được hạch toán vào TK 627.
Để hạch toán vào chi phí nhân viên quản lý của số lao động hợp đồng ngắn hạn phục vụ công tác quản lý thì kế toán sẽ căn cứ vào bảng chấm công và mức lương ngày công trong hợp đồng lao động đã ký kết để tính ra tiền lương.
Số lao động hợp đồng dài hạn trực tiếp sản xuất và phục vụ công tác quản lý thì tiền lương gồm 2 phần:
+ Lương kỳ 1 = Hệ số lương x Lương tối thiểu x 30% (phụ cấp quốc phòng)
+ Lương kỳ 2 = Hệ số kinh doanh x định mức
Hệ số kinh doanh thì tuỳ theo mức độ làm việc của lao động hợp đồng dài hạn để xác định, còn định mức theo quy định của công ty là 200.000 đồng. Như vậy tiền lương của nhân viên quản lý dưới công trình và tiền lương nhân viên quản lý ở xí nghiệp được hạch toán như sau:
Nợ TK 6271(chi tiết cho từng công trình) Có TK 334
Nợ TK 6271( Chi tiết chi phí đội, xí nghiệp) Có TK 334
Các khoản trích theo lương được nhân viên kế toán tại công ty tính định kỳ theo từng quý sau đó gửi báo nợ cho từng Đội và xí nghiệp. Nhân viên kế toán dưới Đội và xí nghiệp lúc này mới phân bổ cho các công trình, hạng mục công trình và bộ phận hành chính. Công ty Tây Hồ trích BHYT, BHXH theo lương quân đội do trực thuộc bộ quốc phòng, KPCĐ thì tính theo
lương thực tế và mức trích các khoản này thì theo như quy định của Nhà nước. Trong đó, tiêu thức để phân bổ tiền BHXH, BHYT, KPCĐ cho từng công trình, hạng mục công trình là căn cứ vào doanh thu ghi nhận trong quý của từng công trình, hạng mục công trình.
Bảng phân bổ tiền BHXH, BHYT, KPCĐ Quý II cho các công trình năm 2006 như sau:
Biểu số 2.15
Công ty Tây Hồ Đội 2
Bảng phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ quý II
ĐVT: đồng
STT Nội dung Tổng tiền
Phân bổ cho các công trình
Nhà N5-HVKTQS Trung tâm TTLC Bộ phận hành chính BHXH 4.680.550 ... ... ... BHYT 637.450 ... ... ... KPCĐ 400.681 ... ... ... Cộng 5.718.681 1.950.730 1.654.500 2.113.451 Số tiền bằng chữ: ... Ngày 30 tháng 6 năm 2006 Phòng TC Ngƣời lập Thủ trƣởng Đội
Trên công ty khi tính các khoản trích theo lương theo từng quý tính vào chi phí sản xuất và gửi báo nợ cho từng đội, xí nghiệp thì sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 1361 (chi tiết đội, xí nghiệp) Có TK 338 (2, 3, 4)
Khi đó kế toán tại đội sẽ định khoản như sau: Nợ TK 6271( Chi tiết cho từng công trình )
Có TK 338 (2,3,4)
Nợ TK 6271 ( Chi tiết chi phí xí nghiệp) Có TK 338 (2,3,4)
Hạch toán chi phí nhân viên quản lý thì như trên còn các yếu tố chi phí khác thuộc chi phí sản xuất chung như chi phí vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác được tính toán và tập hợp tương tự như các yếu tố của chi phí sử dụng máy thi công nhưng khác ở chỗ là các chi phí này lại được tách riêng thành chi phí phát sinh trực tiếp cho các công trình và chi phí phát sinh ở đội, xí nghiệp.
Ta có sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất chung dưới đội và xí nghiệp như sau:
Sơ đồ 2.6 TK 334, 338 TK 152, 153 TK 214 TK 111, 112, 331 TK 627 TK 154 (1544)
Lương phải trả và các khoản trích theo lương của NVQL đội, xí nghiệp,
của công nhân xây lắp và sử dụng MTC(lao động HĐ dài hạn)
Nhiên liệu, dụng cụ dùng cho đội, xí nghiệp
Khấu hao TSCĐ
CP thuê ngoài, mua NVL không qua kho dùng cho SXC
TK 133 VAT đầu
vào
Ví dụ: Công trình Nhà ở học viên N5 – HVKTQS do đội 2 thi công trong tháng 6/2006 có một số khoản phát sinh như sau:
+ Phân bổ các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý dưới đội, công trường và lao động hợp đồng dài hạn trực tiếp xây lắp, điều khiển máy thi công tính vào chi phí sản xuất chung quý 2/2006 trong đó:
- Bộ phận hành chính: 2.113.451 đồng. - Công trình : 1.950.730 đồng.
+ Thanh toán lương lao động hợp đồng ngắn hạn: 5.385.750 đồng. + Thanh toán tiền điện : 2.150.000 đồng( chưa thuế GTGT 10%)
+ Chi phí khấu hao TSCĐ phân bổ 6 tháng đầu năm cho công trình: 37.060.742 đồng.
+ Chi phí khấu hao TSCĐ phân bổ 6 tháng đầu năm cho Đội 2 là: 19.251.630 đồng.
+...
Kế toán tại Đội 2 sẽ định khoản như sau:
Nợ TK 6271 ( công trình nhà N5 – HVKTQS):1.950.730 Có TK 338 : 1.950.730 Nợ TK 6271 ( chi phí đội, xí nghiệp) :2.113.451
Có TK 338 : 2.113.451 Nợ TK 6271( công trình nhà N5- HVKTQS) : 5.385.750 Có TK 334: 5.385.750 Nợ TK 6277( Công trình nhà N5- HVKTQS): 2.150.000 Nợ TK 133 : 215.000 Có TK 111 : 2.365.000 Nợ TK 6274( Công trình nhà N5 – HVKTQS): 37.060.742 Có TK 214: 37.060.742
Nợ TK 6274( chi phí đội, xí nghiệp): 19.251.630 Có TK 214 : 19.251.630
Trên công ty, sang đầu tháng sau sau khi nhận được chứng từ dưới đội gửi lên thì sẽ hạch toán vào TK 627 như sau:
Nợ TK 627
Có TK 1361(Chi tiết đội, xí nghiệp)
1.5.4. Chứng từ sử dụng
Trong thực tế để có căn cứ hạch toán chi phí sản xuất chung thì hiện nay công ty Tây Hồ sử dụng các chứng từ sau:
+ Bảng chấm công
+ Bảng thanh toán lương nhân viên quản lý tổ, đội xây dựng. + Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
+ Bảng kê chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác. + Hoá đơn GTGT.
+ Bảng phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ
1.5.5. Sổ sách kế toán
Dưới Đội, xí nghiệp và trên công ty Tây Hồ đều mở sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 627.
Biểu số 2.16
Công ty Tây Hồ Đội 2
Sổ chi tiết tài khoản
TK 627 – Chi phí sản xuất chung Từ 01/6 đến 30/6/2006
ĐVT: đồng
Chứng từ
Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
Chi phí chung đội, xí nghiệp
02/6 PKT 067 Trần Mạnh hùng Thtoán tìên mua xăng 111 225.000 ... ... ... ... ... ...
30/6 PKT
Phân bổ KHTSCĐ 6 tháng đầu
năm 214 19.251.630
30/6 PKT Phân bổ các khoản trích theolương 338 2.113.451 ... ... ... ... ... ... 30/6 PKT K/c chi phí SXC 6271-->1544 1544 10.764.830 30/6 PKT K/c chi phí SXC 6273-->1544 1544 5.150.215 30/6 PKT K/c chi phí SXC 6274--> 1544 1544 19.251.630 30/6 PKT K/c chi phí SXC 6277--> 1544 1544 12.123.400 Cộng 47.290.075 47.290.075 LG002- Trung tâm TTLC .... ... ... ... ... ... ... Cộng 55.342.640 55.342.640 D2.035 - Nhà N5- HVKTQS 30/6 PKT 082 lương LĐ HĐ NH 334 5.385.750
30/6 PKT 082 thtoán tiền điện 111 2.150.000
... ... ... ... ... ... 30/6 PKT Phân bổ KHTSCĐ 6 tháng đầu năm 214 37.060.742 ... ... ... ... ... ... 30/6 PKT K/c chi phí SXC 6271-->1544 1544 7.243.800 30/6 PKT K/c chi phí SXC 6273-->1544 1544 13.105.000 30/6 PKT K/c chi phí SXC 6274--> 1544 1544 37.060.742 30/6 PKT K/c chi phí SXC 6277--> 1544 1544 8.587.650 Cộng 65.997.192 65. 997.192 Tổng cộng 168.629.907168.629.907 Ngày 30 tháng 6 năm 2006
Sau khi tập hợp toàn bộ số liệu vào sổ sách kế toán thì kế toán ở đội và xí nghiệp phải lập bảng kê chứng từ chi phí chung cho công trình Nhà ở học viên N5- HVKTQS. Đối với các khoản chi phí chung ở xí nghiệp thì lập riêng bảng tổng hợp thanh toán chi phí quản lý xí nghiệp. Nhân viên kế toán đội, xí nghiệp sẽ gửi bộ chứng từ lên công ty. Khi công ty duyệt bảng tổng hợp thanh toán chi phí xí nghiệp thì nhân viên kế toán dưới đội mới tiến hành phân bổ chi phí xí nghiệp cho từng công trình theo công thức sau:
Cci =
Cc
x Ctti
Ctti
Trong đó:
Cci : chi phí xí nghiệp phân bổ cho công trình i Cc: Tổng chi phí xí nghiệp cần phân bổ
Ctti: Tổng chi phí trực tiếp phát sinh tại công trình i
Ví dụ: Trong tháng 6/2006 thì Đội 2 thi công 2 công trình cùng lúc với các chi phí trực tiếp như sau:
CT CPNVLTT CPNCTT CPMTC CPSXC Tổng
Nhà N5 - HVKTQS 332.650.800 31.060.000 10.340.245 65.997.192 440.048.237 Trung tâm TTLC 254.773.928 28.450.000 6.457.430 55.342.640 345.023.998 Tổng 587.424.728 59.510.000 16.797.675 121.339.832 785.072.235
Như vậy, tổng chi phí đội, xí nghiệp chung được phân bổ cho công trình Nhà N5 – HVKTQS là : 26.507.006 được tính bằng: 006 . 507 . 26 237 . 048 . 440 235 . 072 . 785 075 . 290 . 47 x
Do đó Tổng chi phí sản xuất chung của công trình N5- HVKTQS trong tháng 6/2006 sẽ bằng tổng chi phí sản xuất chung phát sinh trực tiếp tại công
trường trong tháng và chi phí đội, xí nghiệp phát sinh trong tháng phân bổ cho công trình này và = 65.997.192 + 26.507.006 = 92.504.198
Sau đó, kế toán dưới đơn vị lại gửi số liệu phân bổ lên công ty để công ty nhập dữ liệu vào sổ chi tiết theo tổng chi phí sản xuất chung.
Ví dụ: Trích sổ cái TK 627 trên công ty Tây Hồ tháng 7/2006
Biểu số 2.17
Công ty Tây Hồ Phòng TC – KT
Sổ cái tài khoản
TK 627 – Chi phí sản xuất chung Từ 01/7 đến 31/7/2006
ĐVT: đồng
Chứng từ Khách
hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có .. ... ... ... ... ... ... LG 006-SC mái hiên, nhà TT 07/7 PKT50 XN 797 XN 797 th/toán CP SXC 1361.04 4.708.540 31/7 PKT K/c chi phí SXC 627-->TK154 154 4.708.540 D2.035 - Nhà N5- HVKTQS
07/7 PKT52 Đội 2 Đội 2 th/toán chi phí SXC 1361.08 92.504.198
31/7 PKT K/c chi phí SXC 627-->TK154 154 92.504.198 ... ... ... ... ... ... ...
Tổng phát sinh Nợ: 3.745.627.500 Tổng phát sinh Có: 3.745.627.500
Ngày 31 tháng 7 năm 2006
1.6. Hạch toán thiệt hại trong sản xuất xây lắp
Như đã đề cập ở trên, công ty Tây Hồ - Bộ quốc phòng thực hiện khoán công trình cho từng đội, xí nghiệp trực thuộc công ty thi công. Căn cứ vào giá trị khối lượng hoàn thành theo dự toán trong hồ sơ dự thầu của công ty Tây Hồ, công ty sẽ khoán tỷ lệ phần trăm chi phí được chi cho đội, xí nghiệp thi công.