4.2.2.1. Xây dựng kế hoạch tài chính gắn với chiến lƣợc kinh doanh
Trước thực trạng còn tồn tại của Công ty cổ phần tập đoàn FLC, việc xác định lập một kế hoạch tài chính hợp lý là một bộ phận quan trọng của kế hoạch kinh doanh. Kế hoạch tài chính hợp lý phù hợp với thực tiễn giúp Công ty nhìn nhận một cách có hệ thống về các dự kiến nhu cầu về đầu tư tài sản, tổ chức nguồn vốn để thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt được những kết quả, mục tiêu nhất định trong tương lai. Việc lập kế hoạch tài chính giúp ban lãnh đạo Công ty xác định rõ mục tiêu tài chính cần đạt tới trong một khoảng thời gian nhất định. Từ đó cân nhắc xem xét tính khả thi, hiệu quả của các quyết định đầu tư, tài trợ. Kế hoạch tài chính là căn cứ quan trọng để vay vốn hay thu hút các nhà đầu tư khác bỏ vốn đầu tư vào doanh nghiệp. Chính vì vậy nội dung kế hoạch tài chính của công ty cần phải chi tiết các khoản:
Kế hoạch doanh thu, chi phí, lợi nhuận Kế hoạch nhu cầu vốn và nguồn vốn Kế hoạch vay vốn và trả nợ
Kế hoạch lưu chuyển tiền tệ Bảng cân đối kế toán dự kiến
Như vậy để có một kế hoạch tài chính mang tính thực tiễn và được chuẩn bị kỹ lưỡng là một yếu tố hết sức quan trọng cho sự thành công trong kinh doanh. Nó giúp doanh nghiệp có thể nhìn nhận cụ thể hơn những thuận lợi và khó khăn trước mắt cũng như lâu dài để có những biện pháp điều chỉnh phù hợp khai thác những tiềm năng, hạn chế rủi ro gặp phải. Tất nhiên để
trước mắt cũng như lâu dài phải phù hợp với xu thế phát triển trong nước cũng như ngoài nước. Với mục tiêu trở thành tập đoàn kinh tế đa ngành, đa lĩnh vực, có thương hiệu mạnh tại Việt Nam và từng bước vươn ra thị trường quốc tế thì đòi hỏi Công ty phải có một kế hoạch tài chính rất cụ thể để phát huy tối đa hiệu quả sử dụng một đồng tài sản, vốn chủ sở hữu hay vốn vay, đảm bảo tiến độ thi công tại các công trình trọng điểm. Khi đã có kế hoạch tài chính hợp lý thì việc thực hiện phải được tuân thủ nghiêm ngặt theo kế hoạch và thường xuyên tiến hành kiểm tra, kiểm soát để phát hiện những vấn đề chưa hợp lý để có điều chỉnh hiệu quả.
4.2.2.2. Kiểm soát và sử dụng chi phí hiệu quả
Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả hoạt động nói chung và kiểm soát chi phí nói riêng, các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất hiệu quả với năm yếu tố cơ bản là: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giám sát.
Thứ nhất, xây dựng môi trƣờng kiểm soát chi phí
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ .
Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp nói chung phụ thuộc rất nhiều vào môi trường kiểm soát.Nếu như nhà quản lý cấp cao trong Công ty coi trọng công tác kiểm soát và có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp thì hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ hoạt động một cách hiệu quả.
Thứ hai, xây dựng các chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát các loại chi phí sản xuất trong doanh nghiệp. Cụ thể:
Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phải xây dựng định mức hao hụt nguyên vật liệu chung cho các công trình để quản lý và cũng bởi đặc thù các sản phẩm được thiết kế khác nhau, nên mức độ tiêu hao nguyên vật liệu của các công trình khác nhau nên cần phải xây dựng cả định mức riêng cho từng công trình. Hơn nữa, định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần xây dựng cả định mức theo thiết kế và định mức thực tế. Ngoài việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, ban giám đốc cần xây dựng những quy định cụ thể về việc kiểm tra kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp như quy định về việc báo cáo chéo giữa bộ phận quản lý sản xuất về khối lượng sản phẩm kết cấu thép hàng tuần chung và từng công trình nói riêng, báo cáo về tiêu hao nguyên vật liệu từng công trình và chi phí sản phẩm dở dang của kế toán, ...
Đối với chi phí nhân công trực tiếp: Để kiểm soát tốt chi phí nhân công trực tiếp Công ty cổ phần tập đoàn FLC nên xây dựng chính sách chi trả lương công nhân trực tiếp sản xuất tại xưởng theo khối lượng công việc hoàn thành cũng như chi trả lương dựa vào năng suất lao động. Đối với chi phí nhân công lắp dựng tại công trường doanh nghiệp nên tiến hành kết hợp hai hình thức là khoán gọn thuê các đội xây dựng ngoài và kết hợp với các đội xây dựng bên trong Công ty. Các doanh nghiệp cần xây dựng quy chế, chính sách khoán rõ ràng, và phù hợp với từng giai đoạn và mức độ phức tạp của từng công trình. Hơn nữa, Công ty cổ phần tập đoàn FLC nên áp dụng các biện pháp và chính sách tăng năng suất lao động. Khi xây dựng và quản lý chi phí nhân công phải quán triệt nguyên tắc: tốc độ tăng năng suất lao động phải vượt quá tốc độ tăng tiền lương bình quân. Kết quả do áp dụng chính sách tăng năng suất lao động đưa lại. một phần để tăng tiền lương, một phần khác để tăng thêm lợi nhuận của doanh nghiệp. Có như vậy, vừa đảm bảo sản xuất
Đối với chi phí sản xuất chung: Doanh nghiệp nên lập dự toán chi phí sản xuất chung để có thể tính toán chi tiết chi phí sản xuất chung cho từng công trình, nhằm huy động và sử dụng các nguồn lực theo kế hoạch chi phí đã định sẵn. Đối với các doanh nghiệp sản xuất nhà thép tiền chế nên lập dự toán chi phí sản xuất chung linh hoạt cho những mức độ hoạt động khác nhau của từng công trình. Trên cơ sở dự toán linh hoạt này, doanh nghiệp lập báo cáo thực hiện chi phí sản xuất chung và phân tích sự biến động chi phí từng kỳ để có sự kiểm soát chi phí tốt hơn.
Thứ ba, xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý:
Cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần tạo ra môi trường kiểm soát chi phí tốt. Một cấu trúc hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra kiểm soát lẫn nhau trong các lĩnh vực.
Thứ tƣ, xây dựng chính sách nhân sự phù hợp:
Sự phát triển của mỗi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và đây là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát chi phí. Các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục.
Thứ năm, sự tham gia của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát: Hội đồng quản trị nên tham gia vào quá trình xây dựng chính sách, chế độ nhằm kiểm soát và phòng ngừa các gian lận. Để giám sát sự chấp hành, và kiểm tra giám sát và phát hành gian lận thì Ban kiểm soát của công ty có vai trò quan
trọng. Tuy nhiên trong tổ chức, để Ban kiểm soát hoạt động hiệu quả thì các thành viên trong Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải độc lập với tổ chức.
Thứ sáu, đánh giá rủi ro trong kiểm soát chi phí sản xuất
Rủi ro là khả năng mà doanh nghiệp không đạt được mục tiêu đề ra do các yếu tố cản trở quá trình thực hiện mục tiêu.
Rủi ro trong kiểm soát chi phí trong Công ty cổ phần tập đoàn FLC phát sinh rất nhiều, nó có thể phát sinh từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức. Nó cũng có thể xuất phát từ nguyên nhân chủ quan hoặc nguyên nhân khách quan. Tuy nhiên, cần phải hiểu rằng trong thực tế có những rủi ro không thể loại trừ được và Công ty cổ phần tập đoàn FLC chỉ có thể đưa ra các biện pháp phù hợp để giảm thiểu sự tác động của nó. Để thực hiện được điều này, các nhà quản lý Công ty cổ phần tập đoàn FLC nên:
Thiết lập mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể trong kiểm soát chi phí sản xuất. Ví dụ, mục tiêu chung trong kiểm soát chi phí sản xuất: Hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh. Mục tiêu cụ thể cho từng loại chi phí như đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu cả về mặt giá phí và lượng tiêu hao...
Nhận diện và phân loại rủi ro trong kiểm soát chi phí sản xuất, ví dụ như rủi ro trong kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp như rủi ro sự biến động về giá: Rủi ro về tỷ giá, rủi ro về chính sách thuế (đây là những rủi ro do nguyên nhân khách quan - không thể loại trừ được), rủi ro do doanh nghiệp chưa tổ chức tốt khâu thu mua dẫn đến các chi phí trung gian cao (đây là rủi ro do nguyên nhân chủ quan)... và rủi ro biến động về lượng: Rủi ro do tình trạng máy móc thiết bị, rủi ro do nguyên liệu nhập không đảm bảo chất lượng làm cho mức tiêu hao tăng, rủi ro do việc quản lý nguyên vật liệu tại các khâu sản xuất không tốt...
Tính toán, cân nhắc các mức độ rủi ro và mức độ chịu đựng tổn thất nếu rủi ro xảy ra
Áp dụng các chính sách, công cụ, các thủ tục phòng chống thích hợp đối với từng loại rủi ro
Theo dõi đánh giá và điều chỉnh phương pháp phòng chống nếu cần thiết.
Thứ bẩy, xây dựng các hoạt động kiểm soát chi phí
Hoạt động kiểm soát chi phí là các chính sách và thủ tục do nhà quản lý xây dựng để quản lý được các rủi ro có thể xảy ra, nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu đúng với nội dung và tiến độ đặt ra. Các hoạt động kiểm soát bao gồm:
Phân công trách nhiệm đầy đủ: với một hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí hiệu quả thì thông thường một cá nhân không kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, mà những nhiệm vụ này cùng nằm trong quy trình của một hoạt động cụ thể.
Ủy quyền các nghiệp vụ và hoạt động: Nhà quản lý cần trao quyền cho một hay nhiều người khác thực hiện. Ví dụ như giám sát việc sản xuất có giám đốc sản xuất và bộ phận kỹ thuật xưởng ...
Bảo vệ tài sản: Các thủ tục kiểm soát và các phương pháp hạn chế tiếp cận tài sản bằng các chính sách và thủ tục. Ví dụ như khi xuất kho thép để sản xuất cấu kiện thép phải có định mức vật tư, có phiếu yêu cầu xuất kho vật tư của tổ trưởng có sự thông qua của ban kỹ thuật xưởng, lúc đó thủ kho mới được quyền xuất vật tư cho các công trình.
Kiểm tra độc lập: Là việc kiểm tra được thực hiện bởi một cá nhân đối với một nghiệp vụ không phải do cá nhân đó thực hiện. Ví dụ: Thủ kho xuất kho vật tư dựa vào các hồ sơ yêu cầu, sau đó chuyển chứng từ phiếu xuất kho cho kế toán vật tư, kế toán tiến hành kiểm tra phiếu xuất cùng các phiếu yêu cầu
vật tư và đối chiếu với định mức, kiểm tra sự phù hợp của các loại vật tư xuất kho... Việc kiểm tra của kế toán vật tư chính là kiểm tra độc lập.
Thứ tám, xây dựng hệ thống thông tin và truyền thông
Xây dựng hệ thống thông tin và truyền thông là một yếu tố không thể thiếu được trong mô hình kiểm soát nội bộ về chi phí. Mỗi cấp độ quản lý khác nhau sẽ có nhu cầu thông tin về quản trị chi phí khác nhau. Quy trình của hệ thống thông tin chi phí là thu thập, nhận dạng, xử lý và báo cáo các thông tin về tình hình chi phí sản xuất trong doanh nghiệp cho người xử lý thông tin. Truyền thông sử dụng các hình thức như: Các tài liệu kế toán chi phí (chứng từ, sổ sách...), các báo cáo kế toán chi phí như báo cáo chi tiết về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cho từng công trình ... và các báo cáo quản trị như báo cáo phân tích sự biến động của các loại chi phí... Đối với xây dựng hệ thống thông tin và truyền thông trong kiểm soát nội bộ chi phí chủ yếu là việc xây dựng hệ thống kế toán chi phí. Hệ thống kế toán chi phí tốt không những cung cấp thông tin chi phí cho kế toán tài chính và kế toán quản trị mà còn cung cấp cả những thông tin về doanh thu và sản lượng cả bằng tiền và số lượng.
Thứ chín, giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng thực hiện của hệ thống kiểm soát nội bộ một cách liên tục, giúp cho kiểm soát nội bộ về chi phí luôn duy trì được tính hiệu quả của mình qua các giai đoạn khác nhau. Giám sát bao gồm cả giám sát thường xuyên và giám sát độc lập. Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động do chính các nhà quản lý thực hiện thông qua việc đánh giá định kỳ đối với các quy trình kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp, giám sát liên tục đối với hệ thống kế toán chi phí của doanh nghiệp, phân tích, theo dõi và báo cáo các hiện tượng không bình thường
lập có thể thực hiện thông qua kiểm toán độc lập hoặc ban kiểm toán nội bộ trong công ty.
Tóm lại, trong doanh nghiệp sản xuất nói chung và Công ty cổ phần tập đoàn FLC nói riêng thì xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí đóng một vai trò hết sức quan trọng. Nếu hoạt động kiểm soát nội bộ về chi phí kém hiệu quả có thể dẫn đến sự lãng phí chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cao, khả năng cạnh tranh kém và có thể dẫn đến thua lỗ cũng như ảnh hưởng đến sự tồn tại của doanh nghiệp trong tương lai. Nếu hoạt động kiểm soát nội bộ về chi phí hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hạ thấp được chi phí sản xuất kinh doanh, điều này có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với Công ty cổ phần tập đoàn FLC bởi: Trước hết, nếu hạ thấp được chi phí sản xuất kinh doanh trong điều kiện giá cả ổn định thì tiền lãi càng tăng và nguồn vốn để mở rộng sản xuất càng nhiều. Mặt khác, hạ thấp được chi phí sản xuất còn tạo điều kiện cho doanh nghiệp hạ thấp được giá bán và có lợi thế trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Ngoài ra, hạ thấp chi phí sản xuất còn có thể giảm bớt được số lượng vốn lưu động chiếm dụng và tiết kiệm vốn cố định cho sản xuất.
4.2.2.3. Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý
Trong mô hình quản lý hiện đại hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng, giúp đưa ra những phân tích, nhận định đánh giá kịp thời, hợp lý. Đây là cơ sở để cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo ra các quyết định kinh doanh kịp thời. Để có thể đáp ứng nhu cầu thông tin một cách toàn diện phục vụ cho