Hiện nay, công ty Thương mại đầu tư phát triển tin học Hằng Nga đang sử dụng một số chứng từ kế toán ban đầu sau:
- Đơn đặt hàng, hợp đồng
- Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho - Thẻ kho
- Biên bản kiểm kê hàng hóa tồn kho - Hoá đơn giá trị gia tăng
- Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có, bảng kê nộp Séc,.. - Sổ chi tiết bán hàng
- Các chứng từ khác có liên quan
Tất cả các nghiệp vụ phát sinh, kế toán đều phải lập đầy đủ các chứng từ liên quan (theo mẫu quy định) và đặt giấy than để viết 1 lần cho các liên. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho hàng hóa để bán, kế toán cũng phải làm đầy đủ thủ tục chứng từ quy định.
Ví dụ 1: Ngày 02/12, khi công ty nhận được giấy báo Có của ngân hàng quân đội về việc công ty Việt Nhật ứng trước tiền hàng
Biểu số 2.1. Giấy báo Có của ngân hàng
SV: Nguyễn Thị Nguyệt_CĐKT18-K12 Chuyên đề tốt nghiệp
Ngân hàng TMCP Quân Đội Số: 00248125
Chi nhánh Bắc Ninh Ngày: 02/12/2011
GIẤY BÁO CÓ CỦA NGÂN HÀNG
Số TK: 060110036606
Tên KH: Công ty Thương mại đầu tư phát triển tin học Hằng Nga
Địa chỉ: Số 293 Trần Hưng Đạo - Phường Đại Phúc – TP. Bắc Ninh - Tỉnh Bắc Ninh
Kính gửi: Ngân hàng chúng tôi xin trân trọng thông báo tài khoản của quý khách được ghi Có với nội dung như sau:
Ngày hiệu lực Số tiền Loại tiền Diễn giải
02/12/2011 20.000.000 VNĐ Họ và tên người nộp tiền: Trần Đình Tiệp Đơn vị: Công ty TNHH Đầu tư Việt Nhật Địa chỉ: Bắc Ninh
Về khoản: Ứng trước tiền hàng Tổng cộng số tiền: 20.000.000
Bằng chữ: Hai mươi triệu đồng chẵn./ Kèm theo:
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ...
Hà Nội, ngày 02 tháng12 năm 2011
Ví dụ 2:Ngày 03/12/ 2011, xuất kho và vận chuyển 2 Máy tính xách tay Sony Vaio VPC - EH24FX/B cho anh Tiệp (công ty Việt Nhật, Bắc Ninh), giá bán chưa thuế là 18.000.000/ Chiếc, thuế GTGT 10%. Trong ngày, công ty Việt Nhật thông báo đã nhận đủ hàng và chấp nhận nợ phần còn lại sau khi trừ đi số tiền đã ứng trước 20 triệu bằng chuyển khoản vào ngân hàng quân đội ngày 02/12/ 2011. Chi phí vận chuyển đã trả bằng tiền mặt.
Biểu số 2.2. Phiếu xuất kho
Đơn vi:………… Bộ phận:……….
Mẫu số: 02 – VT (QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 03 tháng 12 Năm 2011 Số...N03/12...
Nợ...157... Có....156...
Họ và tên người nhận: ………Anh Tiệp - Công ty Việt Nhật, Bắc Ninh... Theo...số...ngày...tháng...năm...của... Xuất tại kho (ngăn lô) :..Ct Hằng Nga...
Địa điểm: 239 Trần Hưng Đạo, Phường Đại Phúc,TP Bắc Ninh...Đvt:1000Đ
STT
Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm,
hàng hóa
Mã số Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ Thực xuất
01 Máy tính xách tay Sony Vaio VPC - EH24FX/B
Chiếc 2 2 13.823.530 27.647.060
Cộng 27.647.060
- Tổng số tiền ( viết băng chữ ):..Hai mươi bảy triệu sáu trăm bốn mươi bảy nghìn không trăm sáu mươi đồng chẵn./... - Số chứng từ gốc kèm theo:...1... Ngày.03...tháng..12..Năm 2011.... Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Biểu số 2.3. Hóa đơn GTGT
HÓA ĐƠN GTGT (Liên 1) Hóa đơn GTGT (Liên 1: Lưu) Ngày 03 tháng 12 Năm 2011 MS: 01 GTKT – 3LL Ký hiệu: BN/ 11P Số: 0002589
Đơn vị bán hàng: Công ty Thương mại đầu tư phát triển tin học Hằng Nga. Địa chỉ: Số 293 Trần Hưng Đạo, Phường Đại Phúc, TP Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh. Điện thoại: 02413579266
Mã số thuế: 2300289040
Số tài khoản: 060110036606 Ngân hàng TMCP Quân đội – chi nhánh Bắc Ninh Họ tên người mua hàng: Nguyễn Đình Tiệp
Đơn vị: Công ty TNHH Đầu tư Việt Nhật Địa chỉ: Bắc Ninh
Mã số thuế: 0102166702 Số TK:
Hình thức thanh toán: CK
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1x2
01 Máy tính xách tay Sony Vaio VPC - EH24FX/B
Cái 2 18.000.000 36.000.000
Cộng tiền hàng: 36.000.000
Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 3.600.000
Tổng thành tiền 39.600.000
Viết bằng chữ: Ba mươi chín triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn./
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng
(Nguồn: Phòng kế toán)
Biểu số 2.4. Phiếu chi
Đơn vị: Công ty Thương mại đầu tư phát triển tin học Hằng Nga
Địa chỉ: Số 293 Trần Hưng Đạo,phường Đại Phúc,TP Bắc Ninh Mẫu 02 – TT
(QĐ số 48/2006/QĐ – BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Quyển số: Số: 19/11 PHIẾU CHI Ngày 03 tháng 12 Năm 2011 Nợ TK: 6421, 133 Có TK: 131 Họ và tên người nhận tiền: Bùi Đức Anh
Địa chỉ: Lái xe công ty Phú Thịnh
Lý do chi: Chi tiền vận chuyển hàng cho A.Tiệp, công ty Việt Nhật Số tiền: 220.000đ
(Viết bằng chữ:Hai trăm hai mươi nghìn đồng chẵn./) Kèm theo:...1...chứng từ gốc.
Ngày 03 tháng 12 Năm 2011
Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Người lập phiếu (Ký, họ tên)
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Người nhận tiền (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): Số tiền quy đổi:
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Sơ đồ 2.4. Tổ chức chứng từ xuất kho hàng hóa
SV: Nguyễn Thị Nguyệt_CĐKT18-K12 Chuyên đề tốt nghiệp
Thủ trưởng, kế toán trưởng Phòng kinh doanh Thủ kho toánKế hàng tồn kho
Sơ đồ 2.5. Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng