Bộ máy kế toán của công ty gồm 6 người làm việc theo nguyên tắc tập trung và có các phần hành kế toán sau:
- Kế toán TSCĐ
- Kế toán NVL và CCDC
- Kế toán lương và các khoản trích theo lương
- Kế toán tiêu thụ hàng hóa
- Kế toán vốn bằng tiền
- Kế toán các khoản thanh toán
- Kế toán xác định kết quả
- Lập báo cáo kế toán cuối kỳ
Xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp là loại hình nhỏ và vừa nên bộ phận kế toán được tổ chức gọn nhẹ dưới sự chỉ đạo của giám đốc và phó giám đốc. Bộ phận này gồm kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, kế toán công nợ và thanh toán, kế toán tiêu thụ, kế toán HTK, TSCĐ, kế toán vốn bằng tiền, tiền lương và thủ quỹ. Cụ thể nhiệm vụ của từng kế toán viên là:
- Kế toán trưởng: Là người trực tiếp tham mưu, giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm với giám đốc công ty về quyết định của mình. Là người kiểm tra tình hình hạch toán kế toán trong công ty, cung cấp thông tin tài chính một cách chính xác, kịp thời, toàn diện để ban giám đốc dựa vào đó để ra quyết định kinh doanh. Kế toán trưởng có quyền dự các cuộc họp của công ty bàn và quyết định các vấn đề thu chi, kế hoạch kinh doanh, quản lý tài chính, đầu tư, mở rộng kinh doanh, nâng cao đời sống vật chất của nhân viên trong công ty. Ngoài trách nhiệm chung, kế toán trưởng còn là người đối chiếu số liệu, sổ sách, cuối năm căn cứ vào kết quả quá trình kinh doanh của công ty trên sổ sách để lập các báo cáo tài chính phục vụ cho giám đốc và những người có liên quan. Kế toán trưởng có trách nhiệm chỉ đạo các nhân viên của phòng kế toán, nhân viên thực hiện các nhiệm vụ do trưởng phòng kế toán giao cho và chịu trách nhiệm về phần việc của mình trước phòng kế toán.
- Kế toán công nợ và thanh toán: Có nhiệm vụ lập chứng từ, thủ tục và ghi sổ kế toán chi tiết công nợ, thanh toán.Theo dõi công nợ, quản lý, xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi toàn công ty.
- Kế toán hàng tồn kho, TSCĐ:
+Theo dõi tình hình nhập –xuất – tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty.
+Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập- xuất – tồn kho sản phẩm, vật tư, hàng hoá vào cuối tháng.
+ Theo dõi tình hình tăng, giảm, tồn kho các loại vật tư
+Tiếp nhận, kiểm tra, tổng hợp các báo cáo kiểm kê định kỳ TSCĐ, công cụ, dụng cụ và các báo cáo các biến động TSCĐ hàng tháng.
+Tính, trích khấu hao TSCĐ và phân bổ gía trị công cụ, dụng cụ định kỳ hàng tháng.
+Quản lý về mặt giá trị, theo dõi biến động tăng, giảm, hạch toán khấu hao, phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ tại các bộ phận, phòng ban trực thuộc công ty và chi nhánh.
-Kế toán vốn bằng tiền:
+ Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu, chi và tình hình tăng giảm, thừa thiếu của từng loại vốn bằng tiền.
+ Kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện chế độ sử dụng và quản lí vốn bằng tiền, kỉ luật thanh toán, kỉ luật tín dụng. Phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh.
+ Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ. Kiểm tra thường xuyên, đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt để đảm bảo tính cân đối thống nhất.
+Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, tính lương và trích các khoản theo lương , phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng lao động.
+ Hướng hẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các phân xưởng, các bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động , tiền lương, mở sổ cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp.
+ Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động.
+ Lập báo cáo về lao động, tiền lương phục vụ cho công tác quản lý.
-Kế toán bán hàng:
+Ghi chép phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp cả về giá trị và số lương hàng bán trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng.
+Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch vụ.
+Theo dõi tổng hợp và chi tiết bán hàng ra.
+Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra.
+Kết nối thông tin giữa kế toán bán hàng với kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp và kế toán hàng tồn kho.
+Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá tính toán của hàng bán ra bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm hàng, từng hoá đơn khách hàng, từng đơn vị trực thuộc( theo các của hàng, quầy hàng…).
+Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ đồng thời phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định hiệu quả bán hàng.
+Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ…
+Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng, thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ), cho phép bán hàng cho hàng tiêu thụ làm căn cứ để xác đinh kết quả kinh doanh.
+Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo và điều hành kinh doanh của doanh nghiệp.
+Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng
-Thủ quỹ:
-Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu , chi trong ngày.
-Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt..
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Thương mại đầu tư phát triển tin học Hằng Nga.
(Nguồn: Phòng kế toán)
