doanh tại công ty Thương mại đầu tư phát triển tin học Hằng Nga.
2.2.1.Các phương thức bán hàng áp dụng tại công ty
Hiện nay, công ty Thương mại đầu tư phát triển tin học Hằng Nga đang áp dụng cả hai phương thức bán hàng: bán buôn và bán lẻ
- Bán buôn qua kho:
+ Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp:
Bên mua hàng căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, ủy nhiệm người của đơn vị mình đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp. Phòng kế toán lập hóa đơn GTGT thành 3 liên:
Liên 1: lưu
Liên 2: giao khách hàng Liên 3: lưu nội bộ
Đồng thời, kế toán tiêu thụ lập phiếu xuất kho theo số lượng xuất theo yêu cầu. Sau đó chuyển hóa đơn GTGT (liên 3) và phiếu xuất kho tới phòng kho. Thủ kho kiểm tra, xác minh về tính trung thực của chứng từ rồi thực hiện xuất kho và giao hàng cho bên mua, đồng thời ghi vào phiếu xuất kho theo số lượng thực tế xuất. Sau khi bên mua kiểm kê và kí nhận đủ hàng vào sổ kí nhận, nếu chưa thanh toán bên mua sẽ thực hiện thanh toán hoặc ký giấy chấp nhận nợ thì số hàng giao cho khách hàng được xác định là tiêu thụ.
+ Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Công ty phải vận chuyển hàng hóa trên phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài đến cho bên mua tại địa điểm đã được quy định trong hợp đồng. Phòng kế toán của công ty lập phiếu xuất kho thành 3 liên đưa xuống cho thủ kho kiểm tra, xuất kho và ký nhận. Liên 2 của phiếu xuất kho cùng hóa đơn GTGT sẽ gửi cho bên mua khi hàng hóa đó xác định là tiêu thụ. Hàng hóa gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ đến khi bên mua xác nhận hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hóa mới thực sự được chuyển quyền sở hữu.
- Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán theo hình thức gửi bán: Doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoả thuận. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới được xác định là tiêu thụ. Đồng thời, phòng kế toán gửi hóa đơn GTGT cho khách hàng.
- Bán lẻ thu tiền tập trung:
Sau khi khách hàng lựa chọn xong hàng hóa cần mua, nhân viên thu ngân lập phiếu thu. Phiếu thu gồm 3 liên: Liên 1 lưu tại quyển, liên 2 gửi cho khách
hàng, liên 3 được chuyển lên cho kế toán. Kế toán viết hóa đơn GTGT gồm 3 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 gửi cho khách hàng, liên 3 được chuyển xuống phòng kho cùng phiếu xuất kho. Thủ kho kiểm tra rồi thực hiện xuất kho.
Nhân viên bán hàng và nhân viên thu ngân thực hiện chức năng độc lập với nhau. Cuối ca bán hàng, nhân viên bán hàng kiểm kê hàng hóa tại quầy và lập báo cáo doanh thu nộp trong ca. Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ thu tiền, kiểm tiền, và nộp tiền cho thủ quỹ. Kế toán tiêu thụ nhận chứng từ tại quầy làm căn cứ để cập nhật các nghiệp vụ bán hàng trong ngày. Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào các sổ trên excel như: sổ chi tiết, bảng tổng hợp, sổ nhật ký chung và sổ cái của các tài khoản.