- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
a. Quy trình bán hàng
Hằng ngày căn cứ yêu cầu mặt hàng của khách hàng bằng fax, giấy giới thiệu phù hợp với kế hoạch bán hàng và đảm bảo các điều khoản trong hợp đồng đã quy định như hình thức thanh toán, thời gian thanh toán, địa điểm giao hàng, vận chuyển hàng…, phòng Kế hoạch - Kinh doanh chuyển các chứng từ cần thiết về phòng kế toán (một bộ hồ sơ gồm hợp đồng, phiếu nhập, xuất kho, biên bản giao nhận…). Nếu đủ điều kiện về thanh toán tiền hàng, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT thành 3 liên:
- Liên 1 (màu tím) : dùng để lưu sổ gốc - Liên 2 (màu đỏ): giao cho khách hàng
- Liên 3 (màu xanh): giao cho kế toán tiêu thụ hàng hoá dùng làm căn cứ để xác định doanh thu bán hàng.
Khi viết hoá đơn kế toán phải ghi đầy đủ các nội dung trong hoá đơn như: - Ngày, tháng, năm lập hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty; - Tên, địa chỉ của khách hàng;
- Hình thức thanh toán, mã số thuế của khách hàng;
- Tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; - Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế và tổng số tiền thanh toán;
- Chữ ký, họ và tên của người mua, kế toán trưởng, phó giám đốc Kế hoạch - Kinh doanh ký theo uỷ quyền của giám đốc hoặc trực tiếp giám đốc sẽ ký (với những hợp đồng có giá trị lớn hoặc khách hàng quan trọng..).
+ Cán bộ phụ trách cùng viết giấy đề nghị vận chuyển gửi cho đơn vị vận chuyển do Công ty thuê, yêu cầu vận chuyển cho từng khác hàng và chuyển hoá đơn bán hàng cho thủ kho.
+ Thủ kho căn cứ vào số lượng ghi trên hoá đơn tiến hành xuất hàng, lưu biên lai giao nhận hàng hoá.
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào số tiền khách hàng trả kế toán ghi nhận phiếu thu. Phiếu thu lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu thu.