Theo pháp luật hiện hành có hai phương pháp để lựa chọn doanh nghiệp để cung ứng dịch vụ và quản lý vận hành cho nhà chung cư: phương pháp lựa chọn doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư qua đấu thầu công khai và phương pháp lựa chọn không qua đấu thầu.
Theo Điều 2 và Điều 7 Quyết định số 65/2005/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân ngày 07/5/2004 về việc lựa chọn doanh nghiệp làm dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư quy định lựa chọn doanh nghiệp thông qua hình thức đấu thầu công khai có hai nguyên tắc cơ bản để xét thầu theo tiêu chí là doanh nghiệp đưa ra các phương án dịch vụ tốt nhất cho dân cư và dân cư đóng góp mức phí dịch vụ thấp nhất.
Sở Tài nguyên Môi trường chủ trì tổ chức đấu thầu lựa chọn doanh nghiệp tổ chức dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư trình Ủy ban nhân dân thành phố quyết định. Hội đồng xét thầu gồm Sở Tài nguyên Môi trường, Sở Tài chính, đại diện Ủy ban nhân dân quận (huyện), phường (xã), thị trấn nơi có nhà chung cư, đại diện cụm dân cư và Ban quản trị nhà chung cư (nếu đã thành lập), trường hợp chưa thành lập Ban quản trị nhà chung cư thì đại diện Ban quản trị nhà chung cư lâm thời là thành viên.
Phương pháp lựa chọn doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ quản lý vận hành chung cư qua đấu thầu có ưu điểm là lựa chọn được doanh nghiệp có phương án dịch vụ tốt với mức giá thấp cho chung cư. Đây là ưu điểm cũng trở thành khuyết điểm của phương pháp này, sau khi trúng thầu doanh nghiệp không đảm bảo được phương án dịch vụ với mức giá đã nêu ra sẽ liên tục lên giá dịch vụ hoặc cung cấp dịch vụ chất lượng kém.
Phương pháp lựa chọn doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ quản lý vận hành chung cư không qua đấu thầu. Trong phương pháp này có hai cách lựa chọn
Thứ nhất, Chủ đầu tư tổ chức dịch vụ quản lý vận hành trong 05 năm đầu tiên kể từ ngày đưa công trình vào vận hành (không phải thông qua đấu thầu), nhưng phải đủ các điều kiện sau: Thành lập doanh nghiệp riêng (hoặc một hình thức tổ chức thích hợp) để thực hiện chuyên trách nhiệm vụ tổ chức dịch vụ quản lý vận hành; phải ký hợp đồng tổ chức dịch vụ quản lý vận hành với Sở Tài nguyên Môi trường với đầy đủ những nội dung về quyền lợi và nghĩa vụ theo quy định; hết thời hạn 05 năm phải tham gia đấu thầu theo quy định.
20 Nghị định số 08/2008/QĐ-BXD ngày 28/5/2008 của Bộ Xây dựng về việc ban hành Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư Điều 3, Khoản 2.
Thứ hai, Chủ đầu tư lựa chọn và ký hợp đồng với doanh nghiệp có chức năng và chuyên môn để quản lý vận hành nhà chung cư (kể cả doanh nghiệp trực thuộc Chủ đầu tư) kể từ khi đưa nhà chung cư vào sử dụng cho đến khi Ban quản trị được thành lập. Đề xuất doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư để Hội nghị nhà chung cư lần thứ nhất thông qua.21Ban quản trị có quyền lựa chọn và ký hợp đồng, thanh lý hợp đồng với doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư từ nhiệm kỳ thứ hai.
Mức kinh phí cho dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư trong phương pháp lựa chọn doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư không qua đấu thầu đã thỏa thuận trong thỏa ước chung với người dân sinh sống trong nhà chung cư. Thỏa ước chung này được bên bán hoặc đơn vị quản lý nhà chung cư và bên mua ký xác nhận, được đính kèm theo và là một phần không thể tách rời của hợp đồng mua bán căn hộ, diện tích thuộc phần sở hữu riêng của nhà chung cư. Chủ đầu tư hoặc đơn vị đang quản lý nhà chung cư có trách nhiệm soạn thảo bản thỏa ước chung để thông qua trong hội nghị nhà chung cư, làm cơ sở cho việc quản lý sử dụng. Trong vòng 10 ngày kể từ khi ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, chủ đầu tư phải gửi bản hợp đồng tới Ủy ban nhân dân cấp quận để theo dõi.
Trong phương pháp lựa chọn không qua đấu thầu thì chủ đầu tư, Ban quản trị và hội nghị nhà chung cư có thể lựa chọn doanh nghiệp có uy tín trên thị trường với giá dịch vụ phù hợp với khả năng chi trả của người dân và đảm bảo cho chung cư hoạt động tốt. Nhưng đối với doanh nghiệp trực thuộc chủ đầu tư sẽ ảnh hưởng bởi quyền lợi của chủ đầu tư mà không đứng về phía người dân chung cư.
Tóm lại, có hai phương pháp lựa chọn doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư là qua đấu thầu và không qua đấu thầu. Mỗi phương pháp có ưu khuyết điểm riêng. Chủ đầu tư và Ban quản trị có thể dùng phương pháp thích hợp để lựa chọn doanh nghiệp cho nhà chung cư.
2.2 Quy định pháp luật về thực hiện công tác quản lý vận hành nhà chung cư