Để phòng ngừa rủi ro có thể phát sinh trong khâu đàm phán, soạn thảo và ký kết hợp đồng, công ty có thể sử dụng giải pháp né tránh các nguyên nhân gây ra rủi ro bằng cách chi tiết hóa tất cả các nội dung trong thư hỏi hàng và hợp đồng nhập khẩu. - Đối với thư hỏi hàng: Công ty cần phải nêu cụ thể, rõ ràng các nội dung trong thư hỏi
hàng như sau:
Tên hàng hóa mà công ty dự định mua Số lượng hàng hóa công ty muốn mua
Các điều kiện giao hàng mà công ty muốn nhà xuất khẩu báo giá Thời gian giao hàng, loại phương tiện vận chuyển, cảng dỡ hàng Phương thức thanh toán mà công ty muốn dùng
Việc công ty nêu cụ thể các điều kiện của mình khi hỏi hàng sẽ giúp cho các đối tác của công ty có căn cứ để tính toán và báo giá chính xác cho công ty. Việc này không chỉ giúp cho công ty giảm thiểu được thời gian giao dịch đàm phán mà còn giúp cho công ty phòng ngừa các chi phí ngoài ý muốn có thể phát sinh về sau.
- Đối với hợp đồng nhập khẩu: Để đảm bảo và tạo thuận lợi cho việc tổ chức và thực hiện hợp đồng ngoại thương, giảm thiểu các rủi ro không cần thiết, công ty cần soạn thảo cụ thể hơn nội dung các điều khoản chưa hoàn chỉnh trong hợp đồng, chẳng hạn như sau:
Đối với thời gian giao hàng: Công ty cần xác định thời gian giao hàng cụ thể hơn, chẳng hạn như: vào một ngày cụ thể, chọn một ngày làm ngày cuối cùng để nhà xuất khẩu giao hàng, trong một khoảng thời gian cố định nào đó. Có như vậy công ty mới có có thể xác định được thời gian đối tác cần giao hàng và tiến hành việc đôn đốc nhắc nhở để đối tác hoàn thành tốt trách nhiệm của mình.
Đối với chứng từ nhận hàng: Công ty cần ghi rõ ràng cụ thể loại và số lượng các loại chứng từ, số lượng bản gốc và bản copy, do cơ quan nào cấp và các ghi chú cần phải ghi trên chứng từ. Có như vậy, người bán mới có thể chuẩn bị đầy đủ và chính xác các chứng từ mà công ty cần, tránh tình trạng công ty nhận chứng từ bị sai, bị thiếu.
Đối với điều kiện bảo hiểm: Công ty cần bổ sung thêm điều kiện bảo hiểm vào hợp đồng nhập khẩu khi mua theo điều kiện CIF và quy định cụ thể các nội dung như: tên công ty bảo hiểm, loại điều kiện bảo hiểm, nơi khiếu nại và bồi thường.
5.3.2 Giải pháp cho khâu xin giấy phép nhập khẩu
Để đảm bảo cho việc xin giấy phép được thuận lợi và tránh được các rủi ro không cần thiết, ngoài việc tăng cường theo dõi các thông tin của nhà nước như đã nói ở trên, công ty còn cần phải thực hiện thêm các công việc sau đây:
Luôn kiểm tra khả năng cung cấp chứng từ của đối tác để tránh tình trạng đối tác không thể cung cấp các chứng từ cần thiết
Thường xuyên nhắc nhở, đôn thúc đối tác gửi chứng từ cho mình sớm để tránh việc xin giấy phép bị trễ
Công ty cần kiểm tra các thông tin trên trước khi ký hợp đồng nhập khẩu với đối tác. Việc kiểm tra này có thể thực hiện trong quá trình hỏi hàng hoặc thông qua việc theo dõi cập nhật các thông tin về chính sách của nước xuất khẩu. Còn việc nhắc nhở đối tác gửi chứng từ, công ty cần căn cứ trên thời gian giao và nhận hàng để xác định thời gian nhắc nhở.
5.3.3 Giải pháp phòng ngừa rủi ro cho khâu vận chuyển
Tùy vào khả năng đàm phán của công ty và tập quán kinh doanh của đối tác, công ty có thể sử dụng một trong hai biện pháp sau đây để tránh các rủi ro trong khâu vận chuyển:
Giành quyền thuê phương tiện vận chuyển: Trong điều kiện cho phép, khi giao dịch đàm phán công ty nên giành quyền thuê phương tiện vận tải để có thể chủ động hơn trong việc tổ chức và thực hiện hợp đồng. Để dành quyền thuê phương tiện vận tải, công ty có thể yêu cầu người bán báo giá theo các điều kiện mua hàng như: EXW, FCA, FAS, và FOB trong quá trình hỏi hàng.
Quy định cụ thể các nội dung về việc thuê vận tải khi nhập hàng theo CIF và CFR: Khi đàm phán và soạn thảo hợp đồng, công ty cần phải nêu rõ yêu cầu của mình về loại phương tiện tải, tên hãng vận chuyển, cảng dỡ hàng mong muốn trong thư hỏi hàng và trong hợp đồng. Có như vậy, công ty mới có thể chủ động hơn trong việc thuê phương tiện vận tải, tránh các rủi ro không cần thiết có thể xảy ra.
5.3.4 Giải pháp phòng ngừa rủi ro cho khâu mua bảo hiểm
Để tránh các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình mua bảo hiểm cho hàng hóa, công ty cần đảm bảo việc mua bảo hiểm được diễn ra đúng thời gian và hàng hóa được bảo hiểm tại công ty bảo hiểm có uy tín. Để có thể làm được điều này, công ty cần làm các công việc như sau:
Quy định cụ thể rõ ràng các yêu cầu của mình trong việc mua bảo hiểm cho người bán biết thông qua việc soạn thảo chi tiết điều khoản bảo hiểm trong hợp đồng ngoại thường với các nội dung như đã trình bày ở trên.
Thường xuyên yêu cầu người bán cập nhật thông tin về việc giao hàng để nắm rõ lịch giao hàng của người bán hoặc giành quyền thuê vận tải để có thể nắm rõ lịch trình vận chuyển. Từ đó, làm căn cứ để xác định thời gian mua bảo hiểm cho hàng hóa.
Yêu cầu người bán cung cấp đầy đủ các chứng từ bảo hiểm để xác nhận việc hàng hóa đã được mua bảo hiểm đúng yêu cầu của công ty. Khi nhận được các chứng từ này, Công ty cần kiểm tra kỹ về yêu cầu của công ty bảo hiểm trong trường hợp có tổn thất xảy ra, để có thể thực hiện đúng các yêu cầu này, tránh người bảo hiểm từ chối bồi thường do công ty làm sai quy trình được yêu cầu.
5.3.5 Giải pháp phòng ngừa rủi ro cho khâu nhận chứng từ và thanh toán
Đối với việc nhận chứng từ: Ngoài việc phải soạn thảo cụ thể rõ ràng điều khoản chứng từ trong hợp đồng như đã nói ở trên, công ty còn cần phải thường xuyên làm công tác nhắc nhở với đối tác, tránh tình trạng đối tác quên hoặc gửi chứng từ trễ cho công ty. Bên cạnh đó, khi nhận được chứng từ gốc, công ty cần đối chiếu lại các nội dung đã chỉnh sửa giữa chứng từ gốc so với bản copy đã nhận được trước đó. Trong trường hợp chứng từ gốc bị sai nội dung, công ty cần báo ngay cho đối tác chỉnh sửa rồi gửi lại cho công ty bằng các phương thức chuyển phát nhanh.
Đối với việc thanh toán: Khi công ty có nhu cầu nhập hàng hóa và phân tích thấy tỷ giá tại thời điểm thanh toán có thể biến động mạnh, để hạn chế rủi ro do tỷ giá gây ra, công ty cần sử dụng các dịch vụ ngoại hối của ngân hàng như: hợp đồng mua bán ngoại tệ kỳ hạn, hợp đồng hoán đổi và hợp đồng quyền chọn. Đây là các dịch vụ của ngân hàng mà cho phép công ty có thể mua bán ngoại tệ với một tỷ giá được ấn định trước nhưng thực hiện vào thời điểm trong tương lai. Như vậy, khi sử dụng các dịch vụ này công ty sẽ có thể tính toán và cố định chi phí phải bỏ ra để thực hiện việc thanh toán, tránh được rủi ro gia tăng chi phí khiến cho việc thanh toán tiền hàng nhập khẩu gặp khó khăn.
5.3.6 Giải pháp phòng ngừa rủi ro cho khâu làm thủ tục hải quan
Để có thể chuẩn bị tốt tất cả các chứng từ phục vụ cho việc khai báo hải quan, công ty cần làm các công việc như sau:
Nâng cao tinh thần trách nhiệm của các nhân viên nhập khẩu trong công ty bằng các biện pháp như: đưa ra chế độ khen thưởng, khích lệ đối với các cá nhân có hiệu suất công việc cao trong năm, xử phạt nếu nhân viên nhập khẩu không hoàn thành tốt công tác do thái độ làm việc không nghiên túc và không cẩn trọng..Để từ đó, các nhân viên có động lực làm việc cẩn thận hơn, nghiêm túc hơn.
Nâng cao khả năng sử dụng phần mềm hải quan điện tử của nhân viên nhập khẩu bằng cách cho nhân viên nhập khẩu đi học các khóa học về nghiệp vụ khai báo hải quan với chi phí công ty chịu. Như vậy, nhân viên của công ty sẽ có nhiều kiến thức hơn, giúp cho việc khai báo tờ khai nhanh và ít sai xót hơn.
5.3.7 Giải pháp phòng ngừa rủi ro cho khâu nhận hàng
Để phòng tránh các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình nhận hàng, ngoài việc nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên nhập khẩu của công ty, công ty còn cần phải thực hiện các công việc sau đây:
Quy định rõ về việc đóng gói để tạo thuận lợi cho nhân viên nhập khẩu của công ty trong việc kiểm đếm hàng hóa.
Lựa chọn các hãng phương tiện vận tải nội địa có uy tín để chở hàng cho công ty, tránh tình trạng hàng bị mất hay hư hại do lỗi của người vận chuyển.
Lựa chọn các đối tác có uy tín để mua hàng, tránh tình trạng hàng bị giao thiếu, kém chất lượng hay giao nhầm.
3.4 GIẢI PHÁP LIÊN QUAN ĐẾN NHÂN LỰC
Mục tiêu chính của giải pháp liên quan đến nhân lực là nhằm giúp công ty phát triển một đội ngũ nhân viên ổn định, chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm. Có thể nói bất cứ một hoạt động kinh doanh nào của doanh nghiệp cũng không thể tách rời ra khỏi yếu tố con người. Yếu tố con người có vai trò quyết định to lớn đến sự thành công hay thất bại của công ty trong việc tổ chức và thực hiện hoạt động nhập khẩu hàng hóa. Vì vậy, công ty cần phải thực hiện các công việc sau đây để phát triển đội ngũ nhân viên của mình:
Tiến hành nâng cao năng lực và kinh nghiệm làm việc của các nhân viên nhập khẩu của công ty bằng cách như: hàng năm tiến hành mời các chuyên gia đến
công ty giảng dạy để nâng cao hơn nữa nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên hoặc bỏ chi phí cho nhân viên đi học các khóa học có liên quan.
Thường xuyên thu thập các thông tin về nhân viên để có thể hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của họ đối với môi trường làm việc tại công ty. Từ đó, cải thiện môi trường làm việc cho phù hợp, tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên có thể phát huy tốt hơn nữa tin thần làm việc. Bên cạnh đó, đưa ra các chính sách khen thưởng, xử phạt và thăng tiến dựa trên hiệu quả công việc của nhân viên, tạo cho nhân viên có một động lực tích cực để thực hiện và hoàn thành tốt công việc của mình.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
---o0o---
1. GS TS Võ Thanh Thu - Thạc sĩ Ngô Hải Xuân, 2010. Kinh tế và Phân tích hoạt động kinh doanh thương mại. Tp. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Tổng Hợp.
2. GS.TS Đoàn Thị Hồng vân – Ths. Kim Ngọc Đạt, 2011.Quản trị Xuất nhập khẩu. Tp. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Tổng Hợp.
3. ThS. Ngô Thanh Huyền - ThS. Nguyễn Thị Hồng Thu - Th.s Lê Tấn Bửu - ThS. Bùi Thanh Trang, 2002. Rủi ro trong kinh doanh. Nhà xuất bản Thống Kê.
4. TS. Dương Hữu Hạnh, 2004,.Vận tải – Giao nhận quốc tế và bảo hiểm hằng hải. Nhà xuất bản Thống Kê.
5. Ths. Hoàng Thị Minh Ngọc – PGS.TS. Trầm Thị Xuân Hương – PGS.TS. Nguyễn Thị Minh Kiều – Ths. Võ Thị Tuyết Anh – Ths. Phan Chung Thủy, 2013. Thanh Toán Quốc Tế. Tp. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh
6. Luật thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 của Quốc Hội 7. Nghị định số 12/2006/NĐ-CP ngày 23/01/2006 của Chính Phủ
8. Luật sửa đổi bổ sung một số điều Luật Hải quan số 42/2005/QH11 của Quốc Hội 9. Quyết định số 52/2007/QĐ-BTC ngày 22/06/2007 của Bộ Tài Chính