4.1.3.1 Phân tích cơ cấu mặt hàng nhập khẩu
Bảng 5: Tình hình nhập khẩu theo cơ cấu mặt hàng của Công ty
ĐVT: 1000USD Mặt hàng 2011 2012 2013 So sánh Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) 2012/2011 2013/2012 TĐ % TĐ % Tân dược 20.282,24 89,95 21.320,53 87,13 21.593,40 86,78 1.038,29 105,12 272,87 101,28 Nguyên phụ liệu dược phẩm 2.254,13 10,00 3.135,54 12,81 3.260,43 13,10 881,40 139,10 124,89 103,98 Dụng cụ dùng trong thú y 11,76 0,05 13,48 0,06 27,98 0,11 1,72 114,59 14,50 207,61 Tổng 22.548,13 100,00 24.469,54 100,00 24.881,80 100,00 1.921,41 108,52 412,26 101,68
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu) Chú thích: “TĐ = Tuyệt đối”
Từ bảng số liệu trên ta thấy, kim ngạch nhập khẩu các mặt hàng của công ty trong các năm vừa qua đều có tỷ trọng và tốc độ tăng trưởng tăng.
Nếu xét về tỷ trọng thì tân dược là loại sản phẩm nhập khẩu chủ lực của công ty với tỷ trọng kim ngạch nhập chiếm hơn 86% tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty qua các năm. Nguyên nhân chủ yếu công ty lựa chọn loại hàng này làm sản phẩm chủ lực trong nhập khẩu là do nhu cầu của sản phẩm này rất cao. Đặc tính của Tân dược là có hiệu lực trị bệnh rất nhanh và mạnh, dễ dàng sử dụng nên rất được thị trường trong nước ưu chuộng. Hiện nay, Tân dược mà công ty nhập khẩu chủ yếu là các loại thuốc kháng sinh, vaccine, thuốc trộn,….được phép sử dụng trong hoạt động chăn nuôi và phòng ngừa dịch bệnh cho súc vật, gia cầm và thủy sản tại Việt Nam.
Nếu xét về tốc độ tăng trưởng, ta thấy kim ngạch nhập khẩu của tân dược, nguyên phụ liệu dược phẩm và dụng cụ dùng trong thú y tăng khá mạnh vào năm 2012 với mức tăng tương ứng là 5,12%, 39,10% và 14,59%. Tuy nhiên vào năm 2013, kim ngạch nhập khẩu của tân dược và nguyên phụ liệu dược phẩm chỉ tăng nhẹ với mức tăng tương ứng là 1,28% và 3,98%, còn kim ngạch nhập khẩu của mặt hàng dụng cụ dùng trong thú y thì tăng rất mạnh với mức tăng là 107,61%. Nguyên nhân khiến dụng cụ dùng trong thú y tăng mạnh như vậy là do tình hình dịch bệnh bùng phát trong giai đoạn này khiến cho nhu cầu tiêu dùng các dụng cụ thú y như kim tiêm, bơm kim loại, pank kẹp…tăng cao, trong khi lượng hàng tồn trữ của công ty trong năm 2012 không còn nhiều nên công ty đã đẩy mạnh nhập khẩu các mặt hàng này.
4.1.3.2 Rủi ro liên quan đến hàng nhập khẩu
Rủi ro lớn nhất đối với công ty trong việc nhập khẩu các sản phẩm trên là sự thay đổi về các quy định nhập khẩu các sản phẩm thú y tại Việt Nam dẫn đến việc công ty không thể nhập được hàng hoặc nhập hàng được nhưng chi phí quá cao. Do các mặt hàng tân dược và các nguyên phụ liệu dược phẩm đều là các sản phẩm có nguồn gốc chủ yếu từ hóa chất nên đối với việc nhập khẩu các mặt hàng này nhà nước có các quy định rất chặt chẽ trong việc quản lý về chất lượng. Bên cạnh đó, trong từng giai đoạn khác nhau, nhà nước có thể cho phép, hạn chế hay cấm nhập khẩu các sản phẩm thú y khác nhau, yêu cầu các loại chứng từ nhập hàng khác nhau cho từng loại sản phẩm. Nếu không theo dõi và nắm bắt kịp thời sự thay đổi các quy định của nhà nước đối với hoạt động nhập khẩu sản phẩm thú y, lô hàng doanh nghiệp nhập về có thể sẽ
không thông quan được hoặc việc thông quan hàng hóa sẽ tốn nhiều chi phí và thời gian khiến cho việc nhập hàng không đạt hiệu quả như mong đợi.
4.1.4 Các nguyên nhân tác động
Tùy vào tập quán kinh doanh và loại hàng hóa mà mỗi doanh nghiệp sẽ gặp phải các rủi ro khác nhau phát sinh bởi các nguyên nhân khác nhau. Như đã phân tích ở trên, ta có thể thấy các rủi ro phát sinh mà công ty Thú Y Tân Tiến gặp phải là do các nguyên nhân chủ yếu sau đây:
Thị trường nhập khẩu hàng hóa của công ty tương đối rộng lớn nên làm gia tăng rủi ro gây ra bởi môi trường kinh tế - chính trị tại các thị trường đó
Sự khác biệt về môi trường tự nhiên giữa các nước trên thế giới ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển và bảo quản hàng hóa
Đặc điểm và tính chất của hàng hóa mà công ty nhập khẩu
2.3 QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY
4.2.1 Nội dung quy trình nhập khẩu hàng hóa
Cũng như phần lớn các doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam, Công ty Thú Y Tân Tiến thường sử dụng điều kiện CIF hoặc CFR để nhập khẩu hàng hóa của mình. Do sử dụng các điều kiện này để nhập khẩu nên quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty thường được tổ chức như sau:
Hỏi hàng Kiểm tra Proforma Invoice Xác nhận Proforma Invoice Soạn thảo hợp đồng Ký kết hợp đồng Xin giấy phép nhập khẩu Mua bảo hiểm (nếu có) Làm thủ tục hải quan Nhận hàng Nhận chứng từ và thanh toán tiền hàng Tổ chức thực hiện hợp đồng Nghiên cứu thị trường Lập phương án nhập khẩu
Sơ đồ 4: Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Công ty Thú Y Tân Tiến
Nghiên cứu thị trường:
Trước khi tiến hành nhập khẩu một sản phẩm dùng trong thú y nào đó, công ty sẽ tiến hành nghiên cứu và thu thập thông tin về thị trường để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch nhập khẩu. Công việc này thường được các nhân viên trong Bộ phận bán hàng kết hợp cùng với Bộ phận ngoại thương của công ty cùng nhau thực hiện.
Các nhân viên trong Bộ phận bán hàng sẽ chịu trách nhiệm tiến hành thu thập các thông tin như: xu hướng thị trường đang diễn ra, tình hình các loại dịch bệnh và vùng dịch bệnh, các phản hồi trước đó của khách hàng đối với hàng hóa đã bán ra, các sản phẩm đã có trên thị trường, giá cả các loại sản phẩm đó, thị hiếu về bao bì mẫu mã, yêu cầu về chất lượng,… thông qua các đại lý bán hàng của công ty và các phương tiện thông tin đại chúng. Sau đó, Bộ phận bán hàng sẽ lập một bản báo cáo đánh giá tình hình nhu cầu trong nước và đưa ra đề xuất về loại hàng cần nhập, số lượng, giá bán dự kiến của các loại mặt hàng cần nhập khẩu phục vụ cho nhu cầu bán hàng.
Các nhân viên trong Bộ phận ngoại thương sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra lại các thông tin về quy định nhập khẩu đối với các loại hàng hóa mà bộ phận bán hàng đã đề xuất mua, tìm kiếm các thông tin về đối tác cung ứng, kiểm tra thuế suất nhập khẩu, … Hiện nay, do công ty chủ yếu nhập khẩu các mặt hàng kinh doanh hiện có nên các đối tác mà công ty lựa chọn thường là các đối tác cũ có uy tín và quan hệ làm ăn lâu năm. Thông tin về các đối tác này được lưu sẵn trong hồ sơ của công ty nên việc thu thập thông tin không gây quá nhiều khó cho các nhận viên trong Bộ phận ngoại thương.
Lập phương án nhập khẩu:
Sau khi thu thập được các thông tin về thị trường, Bộ phận ngoại thương sẽ tiến hành tính toán lời lỗ của thương vụ thông qua các thông số sau:
Dự kiến chi phí cho một thương vụ nhập khẩu với các chi phí gồm: chi phí mua hàng, thuế nhập khẩu, chi phí nhận hàng (chi phí bốc xếp, vận chuyển nội địa, kho bãi), phí ngân hàng,…
Doanh thu nhập khẩu = Số lượng hàng nhập khẩu x Giá bán dự kiến Hiệu quả dự kiến của thương vụ dựa trên công thức:
Với Kn là hiệu suất nhập khẩu
Nếu Kn > 1 thì nên nhập, ngược lại thì không nên nhập
Trên cơ sở các thông số này, Bộ phận ngoại thương sẽ đưa ra các phương án nhập hàng tối ưu và trình lên cho Phó Giám đốc kinh doanh xem xét. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đàm phán, soạn thảo và ký kết hợp đồng:
- Công tác đàm phán: Sau khi Phó Giám đốc kinh doanh chấp thuận các phương án
kinh doanh mà Bộ phận ngoại thương đã trình duyệt, các nhân viên trong Bộ phận ngoại thương sẽ tiến hành đàm phán với các đối tác. Quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng tại công ty thường được thực hiện bằng 2 phương thức chính là thư điện tử và fax. Đây là các phương thức có quy trình thực hiện khá đơn giản, ít tốn kém giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí.
Do các đối tác được lựa chọn thường là các đối tác cũ của công ty nên công ty thường gửi thư hỏi hàng với các nội dung như: Tên hàng hóa, quy cách đóng gói của hàng hóa, số lượng hàng đặt mua, phương thức vận chuyển và thời gian giao hàng yêu cầu để yêu cầu người bán báo giá lại cho mình.
Sau khi người bán nhận được thư hỏi hàng của công ty, họ sẽ gửi lại cho công ty Proforma Invoice (Hóa đơn tạm tính) với các nội dung như thư hỏi hàng kèm thêm một số nội dung khác như: Số hóa đơn, ngày thành lập, tên và địa chỉ của hai bên, giá bán, phương thức thanh toán và điều kiện giao hàng. Nhân viên nhập khẩu của công ty sẽ kiểm tra lại giá cả, phương thức thanh toán và điều kiện giao hàng của Proforma Invoice xem có tương đồng với các giao dịch trước đó mà công ty đã thực hiện với đối tác hay không. Nếu không tương đồng, công ty sẽ tiến hành đàm phán lại. Còn nếu tương đồng thì sẽ trình Proforma Invoice lên cho Phó Giám đốc kinh doanh ký xác nhận giao dịch rồi fax qua cho đối tác.
- Công tác soạn thảo hợp đồng: Sau khi đã xác nhận giao dịch với đối tác, trên cơ sở
Proforma Invoice nhân viên nhập khẩu của công ty sẽ chịu trách nhiệm soạn thảo hợp Kn = Tổng doanh thu hàng nhập khẩu (VND)
đồng ngoại thương hoàn chỉnh để 2 bên cùng ký kết. Sau đây là một số điều khoản trong hợp đồng số 03/18-04-14 ODY, được ký kết ngày 18/04/2014 giữa công ty với đối tác là công ty MEZCLAS BIOMIX S.A., một trong những công ty đối tác lớn mà công ty thường xuyên nhập hàng. Nội dung của các điều khoản trong hợp đồng này cũng là các nội dung thường được soạn thảo trong hợp đồng nhập khẩu của công ty:
Commodity and Price:
Veterinary products Specification Unit Price (USD) CIF Sea HCMC Quantity (Kg) Amount Total (USD) VITUPROP
(Mold Ban Powder) Bag 25 Kgs 1.005/Kg 20,000 20.100.00
Total CIF HCMC 20,100.00
Quality Product: The Seller assures that above mentioned products procure quality in conformity with standards and have a shelf life more than 12 month since the date of shipment. The Seller provides for each batch the certificate of analysis and the certificate of origin.
Origin: Colombia.
Delivery terms: CIF HCMC by seafreight, acc to incoterms 2000.
Delivery time: As soon as possible (to arrive any port of HCMC-Vietnam in the end of June or in early July, 2014).
Payment: by T/T 120 days, 100% invoice value in USD currency through ANZ
Bank (Vietnam) Limited-Ho Chi Minh City Branch of HoChiMinh City (from B/L date).
Documents: Invoice, Packing list, B/L, Certificate of Analysis, Certificate of Origin issued by Colombia.
* Shipment from any port in Colombia to any port of HoChiMinh City/Vietnam Packing and Shipping mark: Goods will be packed in strong export worthy carton
boxes, boxes marked with the name and address of the importing company. Inspection: In case of claim of quality, quantity, it will be based on survey report
of Vinacontrol.
Arbitration: Any dispute controversy of claim arising out of or relating to this contract on the breach therefore which cannot amicably settled by the two parties
shall be finally settled by arbitration of the International chamber of commerce in Vietnam. Arbitration fees and other related charges shall be born by the losing party unless otherwise agreed.
Applicable laws - Definition: This contract shall be governed by and done according to the rule and practice of ICC, publication 500 referred.
Force Majeure: Seller shall not be liable for all failure and delay in performance of its responsibilities hereunder for any such failure or delay which may be caused by strikes, lookouts or other labor, disturbances, riots, civil commissions, war or consequences of war, declared or undeclared requisition, fires, floods severe weather or any extraordinary occurrence or any other causes beyond the seller's control which include government policy.
Remarks: Any change and or amendment to this contract shall be in writing and subject to approval by both parties.
Validity: This contract comes to effect from the signing date til1 the shipment done. This contract is made in four English copies with the same value.
Từ nội dung của bản hợp đồng trên, ta có thể thấy công ty đã soạn thảo khá rõ ràng và kỹ càng nội dung của các điều khoản là Commodity and Price (tên hàng và giá cả), Quality Product (chất lượng sản phẩm), Payment (thanh toán), Arbitration (trọng tài) và Force Majeure (bất khả kháng). Tuy nhiên có một số điều khoản được soạn thảo với nội dung chưa đầy đủ, dễ gây ra nhiều rủi ro cho công ty trong quá trình thực hiện hợp đồng như:
Delivery time (thời gian giao hàng): Thời gian giao hàng được quy định trong hợp đồng của công ty còn quá chung chung và không cụ thể. Việc quy định giao hàng “sớm nhất có thể để hàng đến bất cứ cảng nào tại Việt Nam vào cuối tháng 6 hoặc đầu tháng 7 năm 2014” như vậy rất khó cho công ty trong việc theo dõi việc hàng về cũng như nhắc nhở đối tác trong việc thông báo và cập nhật chứng từ cho công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Documents (chứng từ): Số lượng các chừng từ bản gốc cũng như bản sao cần thiết không hề được quy định trong điều khoản. Bên cạnh đó, theo Incoterms
2000 thì khi mua bán theo điều kiện CIF, nhà xuất khẩu có nghĩa vụ phải mua bảo hiểm cho nhà nhập khẩu hưởng nhưng công ty đã không yêu cầu nhà xuất khẩu cung cấp chứng từ bảo hiểm trong bộ chứng từ. Quy định như vậy có thể dẫn đến việc nhà xuất khẩu gửi thiếu số lượng và loại chứng từ cần thiết hay khi hàng hóa bị tổn thất công ty vẫn không được bồi thường do nhà xuất khẩu quên không mua bảo hiểm. Ngoài ra việc quy định “gửi hàng từ bất kỳ cảng nào từ Colombia đến bất cứ cảng nào tại Thành phố Hồ Chí Minh Việt Nam” cũng dễ gây rủi ro cho công ty trong việc khai và nhận hàng nếu nhà xuất khẩu lựa chọn giao hàng đến những cảng mà nhân viên của công ty chưa có nhiều kinh nghiệm khai và nhận hàng tại đó.
Packing and Shipping mark (đóng gói và ký mã hiệu): Với số lượng hàng nhiều và lớn, việc kiểm đếm hàng hóa khi giao và nhận hàng là rất khó khăn và dễ gây ra sai sót. Điều kiện đóng gói mà công ty soạn thảo tuy đã yêu cầu nhà xuất khẩu đóng hàng bằng “những thùng carton chắc chắn dùng cho xuất khẩu” nhưng lại không yêu cầu cụ thể lượng hàng hóa cần đóng vào các thùng như thế nào. Điều này có thể gây khó khăn cho nhân viên của công ty trong việc kiểm đếm nhận hàng.
Bên cạnh đó, điều kiện bảo hiểm cũng không được quy định cụ thể trong hợp đồng. Điều này cũng sẽ gây rủi ro cho công ty trong quá trình vận chuyển vì theo quy định của Incoterms 2000, người bán chỉ có nghĩa vụ mua bảo hiểm với điều kiện tối thiểu C (ICC) với giá trị bảo hiểm là 110% giá CIF. Khi đó, các tổn thất xảy ra ngoài phạm vi bảo hiểm của điều kiện bảo hiểm loại C công ty sẽ không được bồi thường.
- Công tác ký kết hợp đồng: Sau khi hợp đồng được soạn thảo xong, nhân viên nhập
khẩu của công ty sẽ trình lên cho Giám đốc ký tên và đóng dấu. Sau đó, Công ty sẽ fax hợp đồng đã được ký qua cho đối tác Công ty đối tác xem xét lại. Nếu Công ty đối tác đồng ý sẽ đưa cho người đại diện ký rồi fax lại cho công ty. Đến đây công tác ký kết hợp đồng xem như đã hoàn tất.