Cũng như phần lớn các doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam, Công ty Thú Y Tân Tiến thường sử dụng điều kiện CIF hoặc CFR để nhập khẩu hàng hóa của mình. Do sử dụng các điều kiện này để nhập khẩu nên quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty thường được tổ chức như sau:
Hỏi hàng Kiểm tra Proforma Invoice Xác nhận Proforma Invoice Soạn thảo hợp đồng Ký kết hợp đồng Xin giấy phép nhập khẩu Mua bảo hiểm (nếu có) Làm thủ tục hải quan Nhận hàng Nhận chứng từ và thanh toán tiền hàng Tổ chức thực hiện hợp đồng Nghiên cứu thị trường Lập phương án nhập khẩu
Sơ đồ 4: Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Công ty Thú Y Tân Tiến
Nghiên cứu thị trường:
Trước khi tiến hành nhập khẩu một sản phẩm dùng trong thú y nào đó, công ty sẽ tiến hành nghiên cứu và thu thập thông tin về thị trường để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch nhập khẩu. Công việc này thường được các nhân viên trong Bộ phận bán hàng kết hợp cùng với Bộ phận ngoại thương của công ty cùng nhau thực hiện.
Các nhân viên trong Bộ phận bán hàng sẽ chịu trách nhiệm tiến hành thu thập các thông tin như: xu hướng thị trường đang diễn ra, tình hình các loại dịch bệnh và vùng dịch bệnh, các phản hồi trước đó của khách hàng đối với hàng hóa đã bán ra, các sản phẩm đã có trên thị trường, giá cả các loại sản phẩm đó, thị hiếu về bao bì mẫu mã, yêu cầu về chất lượng,… thông qua các đại lý bán hàng của công ty và các phương tiện thông tin đại chúng. Sau đó, Bộ phận bán hàng sẽ lập một bản báo cáo đánh giá tình hình nhu cầu trong nước và đưa ra đề xuất về loại hàng cần nhập, số lượng, giá bán dự kiến của các loại mặt hàng cần nhập khẩu phục vụ cho nhu cầu bán hàng.
Các nhân viên trong Bộ phận ngoại thương sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra lại các thông tin về quy định nhập khẩu đối với các loại hàng hóa mà bộ phận bán hàng đã đề xuất mua, tìm kiếm các thông tin về đối tác cung ứng, kiểm tra thuế suất nhập khẩu, … Hiện nay, do công ty chủ yếu nhập khẩu các mặt hàng kinh doanh hiện có nên các đối tác mà công ty lựa chọn thường là các đối tác cũ có uy tín và quan hệ làm ăn lâu năm. Thông tin về các đối tác này được lưu sẵn trong hồ sơ của công ty nên việc thu thập thông tin không gây quá nhiều khó cho các nhận viên trong Bộ phận ngoại thương.
Lập phương án nhập khẩu:
Sau khi thu thập được các thông tin về thị trường, Bộ phận ngoại thương sẽ tiến hành tính toán lời lỗ của thương vụ thông qua các thông số sau:
Dự kiến chi phí cho một thương vụ nhập khẩu với các chi phí gồm: chi phí mua hàng, thuế nhập khẩu, chi phí nhận hàng (chi phí bốc xếp, vận chuyển nội địa, kho bãi), phí ngân hàng,…
Doanh thu nhập khẩu = Số lượng hàng nhập khẩu x Giá bán dự kiến Hiệu quả dự kiến của thương vụ dựa trên công thức:
Với Kn là hiệu suất nhập khẩu
Nếu Kn > 1 thì nên nhập, ngược lại thì không nên nhập
Trên cơ sở các thông số này, Bộ phận ngoại thương sẽ đưa ra các phương án nhập hàng tối ưu và trình lên cho Phó Giám đốc kinh doanh xem xét.
Đàm phán, soạn thảo và ký kết hợp đồng:
- Công tác đàm phán: Sau khi Phó Giám đốc kinh doanh chấp thuận các phương án
kinh doanh mà Bộ phận ngoại thương đã trình duyệt, các nhân viên trong Bộ phận ngoại thương sẽ tiến hành đàm phán với các đối tác. Quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng tại công ty thường được thực hiện bằng 2 phương thức chính là thư điện tử và fax. Đây là các phương thức có quy trình thực hiện khá đơn giản, ít tốn kém giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí.
Do các đối tác được lựa chọn thường là các đối tác cũ của công ty nên công ty thường gửi thư hỏi hàng với các nội dung như: Tên hàng hóa, quy cách đóng gói của hàng hóa, số lượng hàng đặt mua, phương thức vận chuyển và thời gian giao hàng yêu cầu để yêu cầu người bán báo giá lại cho mình.
Sau khi người bán nhận được thư hỏi hàng của công ty, họ sẽ gửi lại cho công ty Proforma Invoice (Hóa đơn tạm tính) với các nội dung như thư hỏi hàng kèm thêm một số nội dung khác như: Số hóa đơn, ngày thành lập, tên và địa chỉ của hai bên, giá bán, phương thức thanh toán và điều kiện giao hàng. Nhân viên nhập khẩu của công ty sẽ kiểm tra lại giá cả, phương thức thanh toán và điều kiện giao hàng của Proforma Invoice xem có tương đồng với các giao dịch trước đó mà công ty đã thực hiện với đối tác hay không. Nếu không tương đồng, công ty sẽ tiến hành đàm phán lại. Còn nếu tương đồng thì sẽ trình Proforma Invoice lên cho Phó Giám đốc kinh doanh ký xác nhận giao dịch rồi fax qua cho đối tác.
- Công tác soạn thảo hợp đồng: Sau khi đã xác nhận giao dịch với đối tác, trên cơ sở
Proforma Invoice nhân viên nhập khẩu của công ty sẽ chịu trách nhiệm soạn thảo hợp Kn = Tổng doanh thu hàng nhập khẩu (VND)
đồng ngoại thương hoàn chỉnh để 2 bên cùng ký kết. Sau đây là một số điều khoản trong hợp đồng số 03/18-04-14 ODY, được ký kết ngày 18/04/2014 giữa công ty với đối tác là công ty MEZCLAS BIOMIX S.A., một trong những công ty đối tác lớn mà công ty thường xuyên nhập hàng. Nội dung của các điều khoản trong hợp đồng này cũng là các nội dung thường được soạn thảo trong hợp đồng nhập khẩu của công ty:
Commodity and Price:
Veterinary products Specification Unit Price (USD) CIF Sea HCMC Quantity (Kg) Amount Total (USD) VITUPROP
(Mold Ban Powder) Bag 25 Kgs 1.005/Kg 20,000 20.100.00
Total CIF HCMC 20,100.00
Quality Product: The Seller assures that above mentioned products procure quality in conformity with standards and have a shelf life more than 12 month since the date of shipment. The Seller provides for each batch the certificate of analysis and the certificate of origin.
Origin: Colombia.
Delivery terms: CIF HCMC by seafreight, acc to incoterms 2000.
Delivery time: As soon as possible (to arrive any port of HCMC-Vietnam in the end of June or in early July, 2014).
Payment: by T/T 120 days, 100% invoice value in USD currency through ANZ
Bank (Vietnam) Limited-Ho Chi Minh City Branch of HoChiMinh City (from B/L date).
Documents: Invoice, Packing list, B/L, Certificate of Analysis, Certificate of Origin issued by Colombia.
* Shipment from any port in Colombia to any port of HoChiMinh City/Vietnam Packing and Shipping mark: Goods will be packed in strong export worthy carton
boxes, boxes marked with the name and address of the importing company. Inspection: In case of claim of quality, quantity, it will be based on survey report
of Vinacontrol.
Arbitration: Any dispute controversy of claim arising out of or relating to this contract on the breach therefore which cannot amicably settled by the two parties
shall be finally settled by arbitration of the International chamber of commerce in Vietnam. Arbitration fees and other related charges shall be born by the losing party unless otherwise agreed.
Applicable laws - Definition: This contract shall be governed by and done according to the rule and practice of ICC, publication 500 referred.
Force Majeure: Seller shall not be liable for all failure and delay in performance of its responsibilities hereunder for any such failure or delay which may be caused by strikes, lookouts or other labor, disturbances, riots, civil commissions, war or consequences of war, declared or undeclared requisition, fires, floods severe weather or any extraordinary occurrence or any other causes beyond the seller's control which include government policy.
Remarks: Any change and or amendment to this contract shall be in writing and subject to approval by both parties.
Validity: This contract comes to effect from the signing date til1 the shipment done. This contract is made in four English copies with the same value.
Từ nội dung của bản hợp đồng trên, ta có thể thấy công ty đã soạn thảo khá rõ ràng và kỹ càng nội dung của các điều khoản là Commodity and Price (tên hàng và giá cả), Quality Product (chất lượng sản phẩm), Payment (thanh toán), Arbitration (trọng tài) và Force Majeure (bất khả kháng). Tuy nhiên có một số điều khoản được soạn thảo với nội dung chưa đầy đủ, dễ gây ra nhiều rủi ro cho công ty trong quá trình thực hiện hợp đồng như:
Delivery time (thời gian giao hàng): Thời gian giao hàng được quy định trong hợp đồng của công ty còn quá chung chung và không cụ thể. Việc quy định giao hàng “sớm nhất có thể để hàng đến bất cứ cảng nào tại Việt Nam vào cuối tháng 6 hoặc đầu tháng 7 năm 2014” như vậy rất khó cho công ty trong việc theo dõi việc hàng về cũng như nhắc nhở đối tác trong việc thông báo và cập nhật chứng từ cho công ty.
Documents (chứng từ): Số lượng các chừng từ bản gốc cũng như bản sao cần thiết không hề được quy định trong điều khoản. Bên cạnh đó, theo Incoterms
2000 thì khi mua bán theo điều kiện CIF, nhà xuất khẩu có nghĩa vụ phải mua bảo hiểm cho nhà nhập khẩu hưởng nhưng công ty đã không yêu cầu nhà xuất khẩu cung cấp chứng từ bảo hiểm trong bộ chứng từ. Quy định như vậy có thể dẫn đến việc nhà xuất khẩu gửi thiếu số lượng và loại chứng từ cần thiết hay khi hàng hóa bị tổn thất công ty vẫn không được bồi thường do nhà xuất khẩu quên không mua bảo hiểm. Ngoài ra việc quy định “gửi hàng từ bất kỳ cảng nào từ Colombia đến bất cứ cảng nào tại Thành phố Hồ Chí Minh Việt Nam” cũng dễ gây rủi ro cho công ty trong việc khai và nhận hàng nếu nhà xuất khẩu lựa chọn giao hàng đến những cảng mà nhân viên của công ty chưa có nhiều kinh nghiệm khai và nhận hàng tại đó.
Packing and Shipping mark (đóng gói và ký mã hiệu): Với số lượng hàng nhiều và lớn, việc kiểm đếm hàng hóa khi giao và nhận hàng là rất khó khăn và dễ gây ra sai sót. Điều kiện đóng gói mà công ty soạn thảo tuy đã yêu cầu nhà xuất khẩu đóng hàng bằng “những thùng carton chắc chắn dùng cho xuất khẩu” nhưng lại không yêu cầu cụ thể lượng hàng hóa cần đóng vào các thùng như thế nào. Điều này có thể gây khó khăn cho nhân viên của công ty trong việc kiểm đếm nhận hàng.
Bên cạnh đó, điều kiện bảo hiểm cũng không được quy định cụ thể trong hợp đồng. Điều này cũng sẽ gây rủi ro cho công ty trong quá trình vận chuyển vì theo quy định của Incoterms 2000, người bán chỉ có nghĩa vụ mua bảo hiểm với điều kiện tối thiểu C (ICC) với giá trị bảo hiểm là 110% giá CIF. Khi đó, các tổn thất xảy ra ngoài phạm vi bảo hiểm của điều kiện bảo hiểm loại C công ty sẽ không được bồi thường.
- Công tác ký kết hợp đồng: Sau khi hợp đồng được soạn thảo xong, nhân viên nhập
khẩu của công ty sẽ trình lên cho Giám đốc ký tên và đóng dấu. Sau đó, Công ty sẽ fax hợp đồng đã được ký qua cho đối tác Công ty đối tác xem xét lại. Nếu Công ty đối tác đồng ý sẽ đưa cho người đại diện ký rồi fax lại cho công ty. Đến đây công tác ký kết hợp đồng xem như đã hoàn tất.
Công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty thường trải qua các công đoạn như sau:
- Xin giấy phép nhập khẩu: Do sản phẩm nhập khẩu của công ty là các sản phẩm
thuốc thú y nằm trong danh mục hàng hóa nhập khẩu thuộc diện quản lý chuyên ngành của Bộ Nông Nghiệp và Phát triển Nông Thôn nên để có thể nhập khẩu các sản phẩm này công việc đầu tiên mà công ty phải tiến hành trước khi nhập khẩu hàng hóa là xin giấy phép nhập khẩu của Cục Thú Y. Công đoạn xin giấy phép là một khâu rất quan trọng trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng tại công ty. Vì nếu khi hàng hóa được giao đến cảng mà công ty không có giấy phép nhập khẩu thì công ty sẽ không thể thông quan nhập hàng. Thông thường, để tiến hành xin giấy phép nhập khẩu, công ty sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ gồm các chứng từ như: Đơn đăng ký nhập khẩu thuốc thú y, Giấy chứng nhận thực hành tốt sản xuất thuốc GMP hoặc ISO của nhà sản xuất, Giấy chứng nhận lưu hành sản phẩm do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp, Phiếu phân tích chất lượng sản phẩm của nhà sản xuất, Tóm tắt đặc tính sản phẩm (đối với thuốc mới). Sau đó gửi bộ hồ sơ xin phép nhập khẩu cho Cục Thú Y ở Hà Nội. Cục Thú Y sẽ thẩm định hồ sơ của công ty và trả lời kết quả cho công ty trong thời gian 7 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký.
- Mua bảo hiểm (nếu có): Do công ty thường sử dụng điều kiện CIF để nhập khẩu nên
công ty rất ít khi thực hiện việc mua bảo hiểm cho hàng hóa. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp nhập hàng bằng điều kiện CFR, nhân viên nhập khẩu của công ty cũng sẽ thực hiện việc mua bảo hiểm cho hàng hóa như sau:
Gửi yêu cầu mua bảo hiểm cho Công ty bảo hiểm: Căn cứ vào thông báo của người bán về lịch trình vận chuyển mà nhân viên nhập khẩu của công ty sẽ tính toán thời gian để mua bảo hiểm cho hàng hóa. Thông thường, một đến hai ngày trước khi tàu chạy, công ty sẽ viết Giấy yêu cầu bảo hiểm theo mẫu của đơn vị bảo hiểm rồi fax Giấy yêu cầu bảo hiểm cùng với Hợp đồng nhập khẩu đã ký kết đến công ty bảo hiểm.
Thanh toán phí bảo hiểm và nhận Giấy chứng nhận bảo hiểm: Công ty bảo hiểm sau khi xem xét yêu cầu mua bảo hiểm của công ty sẽ xác định tỷ lệ phí bảo hiểm và báo lại với công ty. Nếu công ty chấp nhận tỷ lệ phí bảo hiểm thì người bảo
hiểm sẽ thông báo cho Công ty lên làm thủ tục đóng phí. Nhân viên của Công ty, dựa theo thông báo của Công ty bảo hiểm, sẽ lên đóng phí và nhận Giấy chứng nhận bảo hiểm. Trong quá trình nhận Giấy chứng nhận bảo hiểm, nhân viên của công ty cũng sẽ kiểm tra lại nội dung của Giấy chứng nhận bảo hiểm để tránh các có sai xót xảy ra.
Hiện nay, công ty bảo hiểm mà công ty đang giao dịch là Công ty Bảo hiểm Bảo Minh, một trong những công ty có uy tín, tiềm lực tài chính mạnh và kinh nghiệm lâu năm trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm tại Việt Nam. Điều kiện mà công ty lựa chọn thường là điều kiện bảo hiểm loại A (ICC) với số tiền bảo hiểm là 110% giá trị của hợp đồng.
- Nhận chứng từ và thanh toán tiền hàng: Việc thanh toán tiền hàng nhập khẩu của
công ty sử dụng chủ yếu hai phương thức thanh toán là chuyển tiền và nhờ thu kèm chứng từ. Vì vậy, các chứng từ nhập hàng thường được các đối tác gửi cho công ty bằng hai con đường là chuyển phát nhanh (EMS, DHL) và gửi qua ngân hàng. Khi nhận được bộ chứng từ nhập khẩu, nhân viên nhập khẩu của công ty sẽ tiến hành kiểm tra nội dung của các chứng từ, số lượng các loại chứng từ, số lượng bản gốc và copy các loại chứng từ. Thông thường, để đảm bảo sự chính xác về nội dung của các chứng từ, công ty sẽ yêu cầu người bán gửi trước bản nháp các chứng từ qua mail cho công ty kiểm tra rồi mới yêu cầu người bán gửi bộ chứng từ gốc qua cho công ty.
Khi đến thời hạn thanh toán, nhân viên nhập khẩu của công ty sẽ tiến hành các thủ tục thanh toán tiền hàng cho đối tác như sau:
Thanh toán bằng phương thức chuyển tiền: Để có ngoại tệ thanh toán cho các hợp