Như đã phân tích ở trên, ta có thể thấy các rủi ro phát sinh mà công ty Thú Y Tân Tiến gặp phải trong quy trình nhập khẩu hàng hóa là do các nguyên nhân chủ yếu sau đây:
Phong tục tập quán kinh doanh của doanh nghiệp
Kinh nghiệm và năng lực làm việc của đội ngũ nhân viên trong công ty Năng lực và uy tín của đối tác mà doanh nghiệp lựa chọn hợp tác
CHƯƠNG 5:
GIẢI PHÁP PHÒNG NGỪA RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY
Phòng ngừa rủi ro từ thị trường nhập khẩu với mục tiêu chính là hạn chế sự bất ổn về nguồn hàng cung ứng do sự thay đổi về chính trị, kinh tế hay điều kiện tự nhiên của các nước gây ra, đảm bảo sự ổn định của nguồn hàng nhập về giúp cho việc kinh doanh nội địa của công ty diễn ra thuận lợi. Để phòng ngừa rủi ro do các nguyên nhân từ các thị trường nhập khẩu gây ra, doanh nghiệp có thể sử dụng các giải pháp sau đây:
- Đa dạng hóa nguồn hàng cung ứng: Để tránh tình trạng kinh tế chính trị hoặc khả
năng cung ứng của một hoặc một vài thị trường chủ lực gây tác động xấu đến tình hình nhập khẩu của công ty, công ty cần tăng số lượng nguồn nhập hàng của mình từ các thị trường còn lại để phân tán rủi ro. Công ty có thể sử dụng các biện pháp sau đây để tìm kiếm các đối tác phù hợp cung cấp các mặt hàng nhập khẩu của công ty từ các thị trường còn lại:
Tìm kiếm thông tin các nhà cung cấp thông qua mạng internet, website của họ Nhờ sự giúp đỡ của Tham tán thương mại, thương vụ của các nước tại Việt Nam Tham gia các hội nghị, triển lãm liên quan đến các sản phẩm thú y
Nhờ sự giúp đỡ của các đối tác và bạn hàng lâu năm
Sau khi công ty đã thu thập đủ thông tin và số liệu cần thiết về các đối tác, công ty cần xem xét, lựa chọn và đưa ra danh sách các đối tác thích hợp theo thứ tự ưu tiên giữa các thị trường. Khi lựa chọn các đối tác mới, công ty cần lưu ý đến các thông tin như: Sự gần gũi về văn hóa - địa lý, điều kiện xã hội - chính trị - luật pháp, khả năng cung ứng các nguồn hàng,… để đưa ra lựa chọn tối ưu nhất. Các đối tác trong danh sách này có thể được dùng để phục vụ ngay cho nhu cầu nhập hàng của công ty hoặc có thể dùng để làm đối tác nhập hàng dự phòng cho công ty khi có biến cố xảy ra.
- Tránh né thị trường nhập khẩu bất ổn: Ngoài việc mở rộng nguồn hàng của mình
tại tất cả các thị trường, công ty còn cần hạn chế nhập khẩu từ các đối tác tại các thị trường có bất ổn về kinh tế chính trị hoặc thiên tai để hạn chế rủi ro. Việc hạn chế nhập khẩu này có thể được thực hiện như sau:
Nếu nguồn hàng nhập khẩu tại các thị trường này là không thể thay thế được thì việc hạn chế nhập khẩu sẽ được thực hiện trong thời gian phát sinh biến động về
kinh tế chính trị tại các thị trường đó. Để đảm bảo và bù đắp cho lượng hàng có thể bị thiếu hụt trong giai đoạn này, công ty cần lập một kế hoạch dự trữ hàng hóa thích hợp vào các thời điểm ổn định.
Nếu đây là nguồn hàng có thể thay thế được bằng các nguồn hàng khác từ các thị trường khác, công ty có thể mở rộng nhập khẩu từ nhiều đối tác từ các thị trường khác và hạn chế nhập khẩu từ các nước này để tránh rủi ro. Việc lựa chọn đối tác công ty có thể thực hiện theo biện pháp đa dạng hóa nguồn hàng ở trên.
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa: Để tránh rủi ro mất mát và hư hỏng hàng hóa khi nhập
khẩu hàng hóa, Công ty cần mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình để được bồi thường khi xảy ra tổn thất. Công ty có thể bảo hiểm cho hàng hóa nhập khẩu bằng các biện pháp như sau:
Công ty tự mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập khẩu bằng chi phí của mình Công ty yêu cầu người bán mua bảo hiểm hàng hóa cho mình thụ hưởng Đàm phán nhập hàng theo điều kiện CIF hoặc CIP
Nếu công ty tự mua bảo hiểm, công ty cần căn cứ vào các thông tin như: đặc tính hàng hóa, cách đóng gói, phương tiện chuyên chở, những bất trắc có thể xảy ra,… để lựa chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp để mua.
Nếu công ty yêu cầu người bán mua bảo hiểm hay người bán có nghĩa vụ mua bảo hiểm theo điều kiện CIF và CIP, công ty cần quy định rõ ràng cụ thể các yêu cầu của mình trên hợp đồng ngoại thương, đảm bảo người bán mua đúng và chính xác điều kiện bảo hiểm mà công ty yêu cầu.
3.2 PHÒNG NGỪA RỦI RO TỪ MẶT HÀNG NHẬP KHẨU
Mục tiêu chính của việc phòng ngừa rủi ro từ mặt hàng nhập khẩu là ngăn ngừa nguy cơ phát sinh tình trạng công ty không thể nhập được hàng do sự thay đổi quy định về nhập khẩu của nhà nước. Để phòng ngừa việc phát sinh rủi ro do sự thay đổi quy định nhập khẩu sản phẩm thú y của nhà nước, công ty cần thường xuyên theo dõi và cập nhật các thông tin có liên quan từ các cơ quan có liên quan như: Cục thú Y, Cục Hải quan,…Thông thường, trước khi thay đổi các quy định nào, nhà nước thường
đưa ra các dự thảo và ban bố thời gian thực hiện. Nếu doanh nghiệp tổ chức tốt công tác theo dõi và cập nhật các thông tin này, doanh nghiệp sẽ có thể lập các kế hoạch ứng phó kịp thời với sự thay đổi đó. Việc tổ chứ cập nhật và theo dõi các thông tin có thể được thực hiện thông qua các phương tiện như:
Theo dõi tin tức và thông tin từ các trang website của các cơ quan có liên quan Cập nhật thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, tivi,.. Tìm hiểu thông tin qua các mối quan hệ của công ty
Trong trường hợp nhà nước có thay đổi về các quy định chất lượng, chứng từ dùng trong nhập khẩu, công ty cần liên hệ với các đối tác của mình để kiểm tra xem hàng hóa mình nhập từ đối tác có phù hợp với quy định không, đối tác có thể cung cấp các giấy tờ theo quy định để công ty có thể nhập hàng không để làm căn cứ cho việc lập tổ chức và thực hiện nhập khẩu.
3.3 GIẢI PHÁP LIÊN QUAN ĐẾN KỸ THUẬT NGHIỆP VỤ NGOẠI THƯƠNG
Các giải pháp liên quan đến kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương được đưa ra dưới đây có mục tiêu chính là giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu, hạn chế việc phát sinh thêm chi phí và thời gian nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu của công ty.
5.3.1 Giải pháp phòng ngừa rủi ro cho khâu đàm phán, soạn thảo và ký kết hợp đồng
Để phòng ngừa rủi ro có thể phát sinh trong khâu đàm phán, soạn thảo và ký kết hợp đồng, công ty có thể sử dụng giải pháp né tránh các nguyên nhân gây ra rủi ro bằng cách chi tiết hóa tất cả các nội dung trong thư hỏi hàng và hợp đồng nhập khẩu. - Đối với thư hỏi hàng: Công ty cần phải nêu cụ thể, rõ ràng các nội dung trong thư hỏi
hàng như sau:
Tên hàng hóa mà công ty dự định mua Số lượng hàng hóa công ty muốn mua
Các điều kiện giao hàng mà công ty muốn nhà xuất khẩu báo giá Thời gian giao hàng, loại phương tiện vận chuyển, cảng dỡ hàng Phương thức thanh toán mà công ty muốn dùng
Việc công ty nêu cụ thể các điều kiện của mình khi hỏi hàng sẽ giúp cho các đối tác của công ty có căn cứ để tính toán và báo giá chính xác cho công ty. Việc này không chỉ giúp cho công ty giảm thiểu được thời gian giao dịch đàm phán mà còn giúp cho công ty phòng ngừa các chi phí ngoài ý muốn có thể phát sinh về sau.
- Đối với hợp đồng nhập khẩu: Để đảm bảo và tạo thuận lợi cho việc tổ chức và thực hiện hợp đồng ngoại thương, giảm thiểu các rủi ro không cần thiết, công ty cần soạn thảo cụ thể hơn nội dung các điều khoản chưa hoàn chỉnh trong hợp đồng, chẳng hạn như sau:
Đối với thời gian giao hàng: Công ty cần xác định thời gian giao hàng cụ thể hơn, chẳng hạn như: vào một ngày cụ thể, chọn một ngày làm ngày cuối cùng để nhà xuất khẩu giao hàng, trong một khoảng thời gian cố định nào đó. Có như vậy công ty mới có có thể xác định được thời gian đối tác cần giao hàng và tiến hành việc đôn đốc nhắc nhở để đối tác hoàn thành tốt trách nhiệm của mình.
Đối với chứng từ nhận hàng: Công ty cần ghi rõ ràng cụ thể loại và số lượng các loại chứng từ, số lượng bản gốc và bản copy, do cơ quan nào cấp và các ghi chú cần phải ghi trên chứng từ. Có như vậy, người bán mới có thể chuẩn bị đầy đủ và chính xác các chứng từ mà công ty cần, tránh tình trạng công ty nhận chứng từ bị sai, bị thiếu.
Đối với điều kiện bảo hiểm: Công ty cần bổ sung thêm điều kiện bảo hiểm vào hợp đồng nhập khẩu khi mua theo điều kiện CIF và quy định cụ thể các nội dung như: tên công ty bảo hiểm, loại điều kiện bảo hiểm, nơi khiếu nại và bồi thường.
5.3.2 Giải pháp cho khâu xin giấy phép nhập khẩu
Để đảm bảo cho việc xin giấy phép được thuận lợi và tránh được các rủi ro không cần thiết, ngoài việc tăng cường theo dõi các thông tin của nhà nước như đã nói ở trên, công ty còn cần phải thực hiện thêm các công việc sau đây:
Luôn kiểm tra khả năng cung cấp chứng từ của đối tác để tránh tình trạng đối tác không thể cung cấp các chứng từ cần thiết
Thường xuyên nhắc nhở, đôn thúc đối tác gửi chứng từ cho mình sớm để tránh việc xin giấy phép bị trễ
Công ty cần kiểm tra các thông tin trên trước khi ký hợp đồng nhập khẩu với đối tác. Việc kiểm tra này có thể thực hiện trong quá trình hỏi hàng hoặc thông qua việc theo dõi cập nhật các thông tin về chính sách của nước xuất khẩu. Còn việc nhắc nhở đối tác gửi chứng từ, công ty cần căn cứ trên thời gian giao và nhận hàng để xác định thời gian nhắc nhở.
5.3.3 Giải pháp phòng ngừa rủi ro cho khâu vận chuyển
Tùy vào khả năng đàm phán của công ty và tập quán kinh doanh của đối tác, công ty có thể sử dụng một trong hai biện pháp sau đây để tránh các rủi ro trong khâu vận chuyển:
Giành quyền thuê phương tiện vận chuyển: Trong điều kiện cho phép, khi giao dịch đàm phán công ty nên giành quyền thuê phương tiện vận tải để có thể chủ động hơn trong việc tổ chức và thực hiện hợp đồng. Để dành quyền thuê phương tiện vận tải, công ty có thể yêu cầu người bán báo giá theo các điều kiện mua hàng như: EXW, FCA, FAS, và FOB trong quá trình hỏi hàng.
Quy định cụ thể các nội dung về việc thuê vận tải khi nhập hàng theo CIF và CFR: Khi đàm phán và soạn thảo hợp đồng, công ty cần phải nêu rõ yêu cầu của mình về loại phương tiện tải, tên hãng vận chuyển, cảng dỡ hàng mong muốn trong thư hỏi hàng và trong hợp đồng. Có như vậy, công ty mới có thể chủ động hơn trong việc thuê phương tiện vận tải, tránh các rủi ro không cần thiết có thể xảy ra.
5.3.4 Giải pháp phòng ngừa rủi ro cho khâu mua bảo hiểm
Để tránh các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình mua bảo hiểm cho hàng hóa, công ty cần đảm bảo việc mua bảo hiểm được diễn ra đúng thời gian và hàng hóa được bảo hiểm tại công ty bảo hiểm có uy tín. Để có thể làm được điều này, công ty cần làm các công việc như sau:
Quy định cụ thể rõ ràng các yêu cầu của mình trong việc mua bảo hiểm cho người bán biết thông qua việc soạn thảo chi tiết điều khoản bảo hiểm trong hợp đồng ngoại thường với các nội dung như đã trình bày ở trên.
Thường xuyên yêu cầu người bán cập nhật thông tin về việc giao hàng để nắm rõ lịch giao hàng của người bán hoặc giành quyền thuê vận tải để có thể nắm rõ lịch trình vận chuyển. Từ đó, làm căn cứ để xác định thời gian mua bảo hiểm cho hàng hóa.
Yêu cầu người bán cung cấp đầy đủ các chứng từ bảo hiểm để xác nhận việc hàng hóa đã được mua bảo hiểm đúng yêu cầu của công ty. Khi nhận được các chứng từ này, Công ty cần kiểm tra kỹ về yêu cầu của công ty bảo hiểm trong trường hợp có tổn thất xảy ra, để có thể thực hiện đúng các yêu cầu này, tránh người bảo hiểm từ chối bồi thường do công ty làm sai quy trình được yêu cầu.
5.3.5 Giải pháp phòng ngừa rủi ro cho khâu nhận chứng từ và thanh toán
Đối với việc nhận chứng từ: Ngoài việc phải soạn thảo cụ thể rõ ràng điều khoản chứng từ trong hợp đồng như đã nói ở trên, công ty còn cần phải thường xuyên làm công tác nhắc nhở với đối tác, tránh tình trạng đối tác quên hoặc gửi chứng từ trễ cho công ty. Bên cạnh đó, khi nhận được chứng từ gốc, công ty cần đối chiếu lại các nội dung đã chỉnh sửa giữa chứng từ gốc so với bản copy đã nhận được trước đó. Trong trường hợp chứng từ gốc bị sai nội dung, công ty cần báo ngay cho đối tác chỉnh sửa rồi gửi lại cho công ty bằng các phương thức chuyển phát nhanh.
Đối với việc thanh toán: Khi công ty có nhu cầu nhập hàng hóa và phân tích thấy tỷ giá tại thời điểm thanh toán có thể biến động mạnh, để hạn chế rủi ro do tỷ giá gây ra, công ty cần sử dụng các dịch vụ ngoại hối của ngân hàng như: hợp đồng mua bán ngoại tệ kỳ hạn, hợp đồng hoán đổi và hợp đồng quyền chọn. Đây là các dịch vụ của ngân hàng mà cho phép công ty có thể mua bán ngoại tệ với một tỷ giá được ấn định trước nhưng thực hiện vào thời điểm trong tương lai. Như vậy, khi sử dụng các dịch vụ này công ty sẽ có thể tính toán và cố định chi phí phải bỏ ra để thực hiện việc thanh toán, tránh được rủi ro gia tăng chi phí khiến cho việc thanh toán tiền hàng nhập khẩu gặp khó khăn.
5.3.6 Giải pháp phòng ngừa rủi ro cho khâu làm thủ tục hải quan
Để có thể chuẩn bị tốt tất cả các chứng từ phục vụ cho việc khai báo hải quan, công ty cần làm các công việc như sau:
Nâng cao tinh thần trách nhiệm của các nhân viên nhập khẩu trong công ty bằng các biện pháp như: đưa ra chế độ khen thưởng, khích lệ đối với các cá nhân có hiệu suất công việc cao trong năm, xử phạt nếu nhân viên nhập khẩu không hoàn thành tốt công tác do thái độ làm việc không nghiên túc và không cẩn trọng..Để từ đó, các nhân viên có động lực làm việc cẩn thận hơn, nghiêm túc hơn.
Nâng cao khả năng sử dụng phần mềm hải quan điện tử của nhân viên nhập khẩu bằng cách cho nhân viên nhập khẩu đi học các khóa học về nghiệp vụ khai báo hải quan với chi phí công ty chịu. Như vậy, nhân viên của công ty sẽ có nhiều