9. Cấu trúc luận văn
2.2.5 Các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện
2.2.4.1. Sản phẩm thông tin - thƣ viện
Sản phẩm thông tin- thƣ viện là đầu ra của mỗi quá trình thông tin của cơ quan TT-TV. NDT sẽ đánh giá hoạt động của các cơ quan này thông qua hệ thống sản phẩm mà họ đƣợc thụ hƣởng. Đồng thời, nếu xem NDT là yếu tố căn bản tạo nên thị trƣờng thông tin, thì việc khảo sát, nghiên cứu kết quả hoạt động của các cơ quan TT-TV sẽ có một ý nghĩa rất đáng đƣợc quan tâm.
Sản phẩm thông tin – thƣ viện đầu tiên mà mỗi cơ quan thông tin – thƣ viện phải thực hiện là xây dựng đƣợc một hệ thống tra cứu tìm tin hiệu quả.
Các sản phẩm thông tin truyền thống
Thƣ mục là một sản phẩm TT-TV truyền thống mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thƣ mục đƣợc sắp xếp theo một trật tự, xác định, phản ánh các tài liệu có chung một hay một số dấu hiệu về nội dung hay hình thức.
Đây là công cụ quan trọng giúp Thƣ viện giới thiệu nguồn tài nguyên thông tin của mình. Một số các sản phẩm thƣ mục của Thƣ viện bao gồm:
* Thư mục chuyên đề
Là ấn phẩm cung cấp thông tin thƣ mục về tất cả các loại hình tài liệu hiện có tại Thƣ viện theo từng chủ đề y dƣợc học, đƣợc xuất bản một năm 2 lần nhằm giới thiệu nguồn lực thông tin của Trung tâm tới đông đảo NDT trong ngành. VD: Thƣ mục chuyên đề bào chế, Thƣ mục chuyên đề Tổ chức quản lý dƣợc, Thƣ mục chuyên đề Dƣợc lâm sàng...vv
* Thư mục giới thiệu tài liệu mới
Thƣ mục đƣợc tổ chức biên soạn nhằm giới thiệu toàn bộ tài liệu mới ngay sau mỗi đợt bổ sung về Thƣ viện, giúp NDT có thể tìm kiếm, sử dụng tài liệu đó một cách nhanh chóng và thuận tiện, hiệu quả nhất.. Công việc biên soạn thƣ mục do cán bộ biên mục đảm nhiệm.
Tài liệu mới về đƣợc mô tả các yếu tố theo AACR2 và đƣợc sắp xếp theo vần chữ cái ABC theo tên tác giả hoặc tên sách. Các yếu tố đƣợc mô tả trong thƣ mục bao gồm: tên tài liệu, tên tác giả, năm xuất bản, nơi xuất bản, nhà xuất bản, lần xuất bản. số trang, ký hiệu xếp kho.
Hệ thống mục lục phiếu:
- Hệ thống mục lục phiếu của Thƣ viện đƣợc xây dựng từ khi Thƣ viện mới thành lập đến nay và đƣợc sắp xếp theo khung phân loại BBK gồm mục lục chữ cái và mục lục phân loại. Tài liệu sau khi đƣợc biên mục chi tiết vào cơ sở dữ liệu thƣ mục trong phần mềm quản lý thƣ viện Libol6.0, sau đó đƣợc cán bộ Thƣ viện in phiếu mục lục trực tiếp từ phần mềm ra và sắp xếp vào tủ mục lục tra cứu.
* Hình 2.2.4-1 Hệ thống mục lục phiếu của Thư viện ĐH Dược HN Các sản phẩm thông tin điện tử
Mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC
Hiện nay Trung tâm đang sử dụng phần mềm quản lý thƣ viện điện tử Libol6.0 đƣợc xây dựng từ năm 2000, phục vụ nhu cầu tra cứu tin của NDT qua Mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC (Online Puplic Access Catalogs)
Hình 2.2.4 -2 Giao diện OPAC trong phần mềm Libol6.0
OPAC là mục lục đƣợc máy tính hóa và ngƣời sử dụng trực tiếp tra tìm tài liệu qua mạng qua mạng internet. Nhƣ vậy, OPAC chính là cổng giao tiếp giữa NDT và các CSDL của Thƣ viện.
OPAC đƣợc đông đảo NDT sử dụng và đánh giá cao vì những ƣu điểm sau: hỗ trợ NDT tìm kiếm thông tin về tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, đạt hiệu quả cao. Tạo ra khả năng đa truy cập: nhiều ngƣời có thể truy cập vào các CSDL do
Thƣ viện xây dựng vào cùng một thời điểm và cùng lúc có thể sử dụng một biểu ghi. Cơ sở dữ liệu - Bộ CSDL thư mục hiện có gồm: CSDL mục lục tạp chí: CSDL Sách tiếng Việt: CSDL Sách nƣớc ngoài: CSDL Sách tra cứu:
CSDL Luận án/chuyên khoa II:
- Các CSDL toàn văn, gồm:
CSDL toàn văn bài trích tạp chí: 13.214 bài của 21 tạp chí CSDL toàn văn luận án/chuyên khoa II:
CSDL toàn văn Khóa luận CSDL toàn văn Luận văn
CSDL sách điện tử
Trang tra cứu Tài liệu y dược học toàn văn trực tuyếnhttp://www.hup.edu.vn mục CSDL số
Hình 2.2.4- 3 Giao diện trang tra cứu toàn văn
Đây là một sản phẩm có ứng dụng CNTT cao vào công tác phục vụ NDT trong trƣờng. NDT có thể tra cứu và đọc toàn văn tài liệu tại cổng thông tin này. NDT
đƣợc cấp 01 tài khoản và mật khẩu để truy cập vào trang web thông qua dải IP của Trƣờng và Thƣ viện. Đối với một số tài liệu mang tính chất bản quyền nhƣ sách điện tử mua từ các nhà xuất bản. NDT chỉ đƣợc phép đọc toàn văn tại phòng máy tính tra cứu của Thƣ viện.
Cổng thông tin y dược học (http://www.hup.edu.vn) (trang web)
Hình 2.2.4 -4 Giao diện trang web Thư viện
Đƣợc triển khai từ năm 2013, đến nay trang web của Thƣ viện http://www.hup.edu.vn là một trong những địa chỉ đƣợc bình chọn là ƣa thích nhất đối với ngƣời học tại trƣờng. Tại đây ngƣời học đƣợc biết tất cả các thông tin hoạt động, các sản phẩm và dịch vụ của Thƣ viện. Bên cạnh đó, Thƣ viện còn liệt kê các thƣ mục giới thiệu sách chuyên đề, các tài liệu đƣợc quan tâm nhiều nhất. Đặc biệt hơn nữa, thông qua giao diện này, ngƣời học có thể truy cập gián tiếp đến các nguồn thông tin khác thông qua chức năng liên kết thƣ viện của trang web.
Tác giả đã thống kê mức độ sử dụng các sản phẩm TT-TV trên bằng bảng 2.2.4-5 nhƣ sau:
Bảng 2.2.4-5 Mức độ sử dụng sản phẩm TT-TV
Kết quả khảo sát cho thấy, Trang web thƣ viện và mục lục truy cập trực tuyến OPAC, CSDL thƣ mục, CSDL số đƣợc các nhóm NDT lựa chọn sử dụng nhiều nhất. Riêng CSDL số chỉ giới hạn quyền đăng nhập cho sinh viên, học viên, cán bộ giảng viên của Trƣờng nên đối tƣợng NDT khác không có quyền sử dụng. Đây là biện pháp bảo đảm chính sách bản quyền đối với tài liệu của Thƣ viện
2.2.4.2 Dịch vụ thông tin – thư viện
Hiện nay Thƣ viện đã triển khai đƣợc một số các dịch vụ khá phổ biến tại các cơ quan TT-TV nhƣ:
Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ
Phục vụ đọc tại chỗ là dịch vụ mang tính truyền thống của các cơ quan thông tin – thƣ viện, đây là dịch vụ cung cấp tài liệu gốc nhằm giúp NDT thỏa mãn nhu cầu thông tin của mình. Khi sử dụng dịch vụ này, NDT phải thông qua CBTV để có thể đƣợc đáp ứng nhu cầu tra cứu tài liệu.
Sản phẩm Cán bộ, giảng viên Sinh viên chính quy NCS, CH, CK1,CK2 Khác SL % SL % SL % SL % Thƣ mục dạng in (TM chuyên đề, giới thiệu tài liệu mới)
15 50% 66 28% 35 50% 1 20% Mục lục phiếu 0 0 118 50.2% 0 0 0 0 Mục lục truy cập trực tuyến OPac 30 100% 235 100% 63 90% 1 20% CSDL thƣ mục 30 100% 235 100% 63 90% 1 20% CSDL số 24 80% 202 86% 42 60% 0 0
Ƣu điểm của phƣơng thức phục vụ này là: Đảm bảo trật tự tài liệu trong kho, tiết kiệm diện tích kho. Tuy nhiên phƣơng thức phục vụ này khiến NDT mất nhiều thời gian tìm kiếm và tài liệu không đƣợc sử dụng hiệu quả do NDT chƣa khai thác hết nguồn tài liệu có trong kho đóng.
Dịch vụ sao chụp/in ấn tài liệu
Dịch vụ sao chụp là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc cho NDT trong trƣờng hợp họ muốn có tài liệu để nghiên cứu và sử dụng lâu dài, hoặc những tài liệu đó không đƣợc mƣợn về nhà. Đây là dịch vụ cho phép NDT có đƣợc bản sao của các loại tài liệu nhƣ báo, tạp chí, tài liệu tham khảo... bằng máy photocopy hoặc máy scan.
Dịch vụ tra cứu tin
Dịch vụ tra cứu tin nhằm mục đích cung cấp cho NDT những nguồn thông tin phù hợp với nhu cầu của họ thông qua hệ thống tra cứu tại Trung tâm nhƣ các bản thƣ mục, giá giới thiệu tài liệu mới, tủ mục lục hay mục lục trực tuyến OPAC hoặc nhiều cách khác. Để thực hiện dịch vụ này CBTV sẽ tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ, xử lí, trình bày và trả lời các kết quả cho NDT. Hiện nay Thƣ viện đã và đang triển khai xây dựng các nguồn tin số hóa nhằm phục vụ tốt hơn nữa nhu cầu học tập và nghiên cứu của NDT trong ngành.
Dịch vụ tra cứu tin ngày càng đƣợc quan tâm và sử dụng nhiều hơn. NDT có thể sử dụng hệ thống máy tính tra cứu của Thƣ viện hoặc CBTV sẽ hƣớng dẫn NDT cách tra cứu trực tuyến, truy cập CSDL điện tử, truy cập nguồn tin số hóa. Qui trình hỗ trợ tra cứu có thể bắt đầu từ khâu tiếp nhận nhu cầu thông tin, tiếp theo là xử lí thông tin đó và tiến hành tìm kiếm và cuối cùng là đóng gói thông tin. Kết quả tìm đƣợc là các chủ đề nội dung mà NDT quan tâm hoặc các bộ sƣu tập đã đƣợc số hóa và tổ chức thành bộ sƣu tập trên CSDL số.
Dịch vụ tƣ vấn thông tin/hỏi đáp và cung cấp thông tin từ xa
Sự phát triển nhanh chóng của CNTT và Internet đã làm gia tăng nhanh chóng nguồn tin, mang đến kho tài nguyên thông tin quý giá cho con ngƣời nhƣng đòi hỏi NDT phải có tri thức, kỹ năng và kinh nghiệm thì mới sử dụng đƣợc hiệu quả. Để giúp NDT khắc phục đƣợc những khó khăn trong quá trình tìm kiếm thông tin, dịch
vụ tƣ vấn thông tin đã đƣợc triển khai tại Thƣ viện. Đây là dịch vụ công cộng, ở đó các cán bộ chuyên trách tại Phòng Đọc sẽ giải đáp thắc mắc về việc tra cứu, tìm tin của NDT thông qua tƣ vấn trực tiếp qua điện thoại hoặc thƣ điện tử (thuvien@.hup.edu.vn). Khi có yêu cầu cung cấp thông tin từ xa, cán bộ thƣ viện sẽ tiếp nhận, tìm kiếm, đóng gói kết quả và gửi đến NDT từ xa. Tùy từng trƣờng hợp cụ thể mà có thể thu phí hoặc miễn phí đối với loại hình dịch vụ này.
Mục đích của dịch vụ tƣ vấn thông tin là nhằm mang đến cho NDT những thông tin cần thiết và hiệu quả nhất có thể tại Thƣ viện hoặc các nguồn thông tin khác. Đồng thời những CBTV này cũng là nhà tiếp thị cho hình ảnh của Thƣ viện, đƣa Thƣ viện đến gần gũi với NDT hơn.
Bảng 2.2.4-6 dƣới đây thể hiện mức độ sử dụng các dịch vụ TT-TV nhƣ sau:
Bảng 2.2.4-6 Mức độ sử dụng các dịch vụ TT-TV
Qua kết quả khảo sát có thể thấy dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ và sao chụp/in ấn tài liệu đƣợc lựa chọn sử dụng nhiều nhất. Ngƣời dùng tin là NCS, CH, CK … thích các dịch vụ nhƣ tra cứu tin, tƣ vấn thông tin, hỏi đáp, cung cấp thông tin từ xa vì họ không có điều kiện học tập tập trung tại trƣờng. Họ thích đƣợc phục vụ từ xa hơn. Sản phẩm Cán bộ, giảng viên Sinh viên chính quy NCS, CH, CK1,CK2 Khác SL % SL % SL % SL % Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ 10 33.3% 223 94.9% 15 21.4% 0 0 Dịch vụ sao chụp/in ấn tài liệu 10 33.3% 223 94.9% 70 100% 5 100%
Dịch vụ tra cứu tin 30 100% 25 10.6% 50 71.4% 3 60% Tƣ vấn thông tin, hỏi
đáp, cung cấp thông tin từ xa
Kết quả này cũng phù hợp với đặc điểm của các Thƣ viện trƣờng đại học vì độc giả thƣờng xuyên của Thƣ viện chủ yếu là sinh viên. Đa số nhóm đối tƣợng này giành ½ thời gian học tập tại Thƣ viện và sử dụng các dịch vụ của Thƣ viện.