Hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu là sự thỏa thuận của bên mua và bên bán ở hai nước khác nhau, trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hóa và cung cấp các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và bên mua phải thanh toán tiền hàng.
Đối với các đối tác nhập khẩu thân thiết đã tiến hành xuất khẩu nhiều lô hàng phôi thép cho bên nhập khẩu là công ty Vĩnh Phúc thì hai bên sẽ xác định một dạng hợp đồng mẫu với các điều khoản được thỏa thuận dựa trên sự đàm phán
của cả hai bên. Khi tiến hành nhập khẩu từ các đối tác thân thiết này công ty Vĩnh Phúc và bên đối tác chỉ phải thỏa thuận lại các điều khoản chủ yếu như loại hàng hóa nhập khẩu, giá hàng hóa nhập khẩu, thời gian, địa điểm giao nhận hàng hóa,…
Hợp đồng của công ty thường làm theo một dạng cố định trong một thời gian dài nên có thể sau một thời gian nó trở nên không phù hợp, hay không có lợi cho công ty.
Hoạt động nghiên cứu thị trường được tiến hành mặc dù không thường xuyên lắm nhưng giúp công ty tìm ra được thị trường trọng điểm và các khách hàng tiềm năng hiện tại của công ty.
Từ đó công ty xác định được Nhật Bản là thị trường nhập khẩu chính của công ty do hoạt động nhập khẩu từ thị trường này công ty tận dụng được rất nhiều lợi thế về thuế, về vận chuyển, hơn nữa người Nhật Bản rất đề cao chữ “Tín” trong kinh doanh nên các giao dịch với các đối tác Nhật Bản luôn đảm bảo một mức độ an toàn cao.
Cấu trúc một bản hợp đồng nhập khẩu phôi thép (Sales contract) của công ty Vĩnh phúc thông thường bao gồm 7 điều khoản (Article) cơ bản:
- Article 1: Commodity/ description (mô tả hàng hóa).
Commodity: prime steel billet (phôi thép)
Specs (thông số kĩ thuật): kích cỡ, chiều dài,nguồn gốc (size, length, county of origin)
Chemicsl composition (thành phần hóa học): C, Si,Mn, Cu, P, S, V. Shape (hình dạng): độ cong vênh (rhomboidity), độ xoắn (twist). Surface (bề mặt): không có vết nứt và lỗ pin ( no crack and pin hole) Quantity (số lượng, trọng lượng): ……MT +/- …….%
Packing (đóng gói)
Marking (đánh dấu): heat number Invoicing (hóa đơn)
Origin (nguồn gốc)
Unit price (đơn vị thanh toán)
Total amount (tổng lượng nhận tại cảng đến) - Article 2: Shipping term (điều khoản về tàu)
Loading port (cảng bốc hàng) Destination (cảng dỡ hàng)
Packing and marking (đóng gói và đánh dấu)
Transshipment (giao hàng nhiều lần) : not allowed hoặc allowed Partial shipment (giao hàng từng phần): not allowed hoặc allowed Shipment time (hạn giao hàng)
Vessel (đặc điểm của tàu, tuổi tàu)
Phương thức thanh toán ( theo LC) và các chứng từ giao hàng cần thiết cho phương thức thanh toán theo LC (hóa đơn mua hàng, giấy chứng nhận xuất xứ, chứng từ gửi hàng,…)
- Article 4: Penanty (điều khoản về phạt và bồi thường thiệt hại)
- Article 5: Inspection /weight determination (kiểm tra và xác nhận về trọng
lượng hàng hóa)
- Article 6: Force majeure (trường hợp bất khả kháng): các trường hợp bất khả
kháng được chấp nhận.
- Article 7: Arbitration (điều khoản về trọng tài): trọng tài được sử dụng khi có
tranh chấp xảy ra.
Theo đó tùy theo kết quả đàm phán với đối tác mà công ty có thể bổ sung các điều khoản thỏa mãn yêu cầu của cả hai bên. Quan trọng nhất là điều khoản về hàng hóa và điều khoản thanh toán.
Ngoài ra trong hợp đồng (sales contract) còn ghi rõ về thông tin của hai bên tham gia hợp đồng là công ty TNHH đầu tư thương mại Vĩnh Phúc và đối tác nước ngoài của công ty. Các thông tin bao gồm:
- Tên đầy đủ
- Địa chỉ trụ sở giao dịch chính (Add.) - Số điện thoại (tel)
- Fax
Và xác nhận đối tượng trên được coi là người mua hay người bán trong hợp đồng (hereinafter referred to as the Buyer / Seller)
Và kết thúc bản hợp đồng là chữ kí xác nhận và đóng dấu của hai bên tham gia hợp đồng. (accepted by seller và accepted by buyer).
Tuy vậy về điều khoản trọng lượng (quantity) trong hợp đồng thường sẽ thay đổi do khi giao hàng trọng lượng thực tế của hàng hóa nhập khẩu nhận tại cảng thường có mức sai số nào đó so với trọng lượng trong hợp đồng và sự thay đổi này sẽ được công ty Vĩnh Phúc và đối tác xác nhận lại trong các chứng từ giao dịch sau đó như vận đơn (Bill of lading) biên bản giao nhận hàng, hóa đơn thương mại (invoice), chứng từ về bảo hiểm hàng hóa, danh mục hàng hóa (packing list),…
Công ty thường nhập khẩu phôi thép theo điều kiện CFR (cost and freight) theo incoterm 2000.