Khi bắt đầu đàm phán, đầu tiên bạn cần phải xác định những điều mà bạn
cần – không phải thứ mà bạn muốn mà là cái cần được đáp ứng. Sai lầm đầu tiên trong đàm phán là đánh đồng điều cần và điều muốn. Ví dụ, bạn muốn một cái xe hơi mới – một chiếc Honda Accord. Có rất nhiều những tay cò buôn bán kiểu xe này. Không có một nguồn độc quyền duy nhất, vì vậy bạn cứ hãy tự tin là bạn không cần phải làm cuộc giao dịch ngay đầu tiên. Tuy nhiên, hãy nghĩ đến những lựa chọn khác mà bạn có được nếu bạn cân nhắc và suy nghĩ thật kỹ cái mà bạn cần. Nếu cái mà bạn cần lúc này là một phương tiện giao thông đáng tin cậy, có thể nghĩ đến việc sửa sang lại chiếc xe cũ của bạn? Hoặc là chọn một kiểu xe khác hay một
Xác định các nguồn lực thay thế cho nguồn cung là bước đầu tiên trong việc phát hiện ra quyền lực của bạn. Thậm chí cho dù bạn có mê mệt kiểu dáng, màu sắc, thiết kế của chiếc xe, vẫn luôn có những chiếc xe khác cho bạn lựa chọn. Thậm chí bạn còn có thể xem xét đến một chiếc xe đã qua sử dụng. Bạn có thực sự “cần” một chiếc xe mới? Việc mua một chiếc xe mới có thể giải quyết những vấn đề gì ? Có điều gì đáng tin? Tình trạng hiện tại của bạn? Hãy chờ một chút và tập trung vào thứ mà bạn thực sự “cần” .Nhu cầu ẩn dấu có thể đơn giản là bạn đang cần một phương tiện đáng tin cậy . Khi rút ra điều cốt lõi này, chúng ta có thể mở rộng danh sách đến những lựa chọn thay thế khác : ví dụ như sử dụng phương tiện công cộng, đạp xe đạp, ván trượt, sử dụng xe nhóm thay phiên , lái xe moto. Vậy bước nào tiếp theo để bạn có thể làm cho tình trạng của mình rõ hơn với một lựa chọn hợp lý.
Trong tình huống tương tự, người bán xe cũng có những thay thế cho mình- đó là những khác hàng khác cũng muốn mua cùng một chiếc xe giống như bạn. Hãy cùng xem tình huống của Toyota Prius.Khi Toyota giới thiệu chiếc xe lai Prius vào năm 2001, nó đại diện cho chiếc xe duy nhất thuộc kiểu của nó ở mức giá như vậy. Những người muốn mua Prius (bằng bất cứ giá nào) phải nằm trong danh sánh chờ. Toyota là nguồn cung cấp duy nhất – quyền lực cao. Nó thể hiện “lấy nó hay bỏ nó” với quyền lực nằm trong tay người bán, khiến người bạn có thể dễ dàng tăng giá bán bất cứ lúc nào. Giờ đây, trong tình huống tương tự, bạn đang ở một vị thế tốt hơn nhiều để đàm phán. Nhưng, vẫn còn đó danh sách chờ.
Nhân viên bán hàng bị ám ảnh với sự cạnh tranh và họ nhìn thấy các đối thủ cạnh tranh vờn vập xung quanh mỗi người mua. Họ đã bỏ qua sự thật là người mua thực chất có khả năng rất hạn chế trong việc tiếp cận những nguồn cung cấp khác. Những hạn chế đó là :
+ Nguồn cung cấp ở nơi quá xa
+ Nguồn lực thất bại trong việc thể hiện mình và làm cho người mua gặp rắc rối
+ Sự yêu thích trong sản xuất và kỹ sư
+ Có một số nguồn lực cung cấp một dòng dịch vụ hoàn chỉnh trong khi những người khác thì không.
Mực độ độc đáo của một nhu cầu có thể dần tới sự giảm sút quyền lực bới vì nó làm giới hạn nguồn lực. Hãy nghĩ tới một cái giá cực kì cao cho việc cấy ghép nội tạng người. Ngược lại, nếu một người có một giải pháp độc đáo, vị thế quyền lực của họ đương nhiên sẽ gia tăng. Ví dụ như người giữ bằng sáng chế của vac-xin Anthrax.
Trong hầu hết những tình huống bán lẻ ở Mỹ, nhà cung cấp chấp nhận vị thế “lấy nó hay bỏ nó”. Giá được niêm yết rõ ràng trên bảng giá.Tại sao? Bởi những nhà bán lẻ có sự thay thế. Không có khách hàng này thì sẽ có những khách hàng khác mua sản phẩm và dịch vụ của họ. Như Herb Cohen nói: “Tất cả mọi thứ đều có thể đàm phán được”.Tuy nhiên, những chi phí khác thường quan trọng hơn. Hãy tưởng tượng cuộc đàm phán với nhà cung cấp mới với tờ Wall Street Journal :
Bạn : Tôi sẽ trả cho bạn 50 cents
Nhà cung cấp : Không đời nào, giá của chúng tôi là 75 cents Bạn : Được thôi, 60 cents thì thế nào
Nhà cung cấp : Dẹp anh đi !
Trong lúc ấy bạn đã trải qua hơn một phút cho một giao dịch trong khi lẽ ra chỉ diễn ra trong 10 giây. Nếu bạn kiếm được 100,000 $ một năm, cuộc hội thoại đã làm tiêu tốn của bạn khoảng 80 cents và bạn vẫn phải mua giấy với 75 cents. Điều này có đáng không?
Lấy một ví dụ của cuộc đàm phán nội bộ:
Một nhà quản lý phân phối muốn cải thiện máy đọc mã vạch trong nhà kho để nâng cao việc quản lý phân phối một cách hiệu quả hơn. Trong quá trình tiếp cận quản lý sản xuất, cô ấy gặp phải sự kháng cự bởi vì thiết bị mới đòi hỏi một sự thay đổi đồng bộ phức tạp, bao gồm nhãn và số kiểm kho mới. Đây là một ví dụ về giải pháp của một người lại trở thành rắc rối cho người khác. Có những biện pháp thay thế nào cho nhà quản lý phân phối không? Đầu tiên cô ấy cần phải xác định nhu cầu
“Liệu có cách nào khác để tôi có thể lấy lấy thông tin này? Có lẽ tôi có thể sử dụng fax hoặc phone đẻ lấy thông tin, nhưng điều đó sẽ tốn thời gian và và không hiệu quả và do vậy nó không phải là một sự thay thế thích hợp. Có lẽ tôi có thể tìm những nguồn khác của dịch vụ lập trình giống như những phòng ban, nhà bán hàng khác hay thậm chí một chương trình trọn gói.”
Tấm hình chuỗi liên tiếp với một đầu là sự thay thế thích hợp nhất và một đầu là sự thay thế ít thích hợp nhất theo như hình thể hiện trong hình 5.1. Liệt kê mỗi sự lựa chọn trên chuỗi liên tiếp.
Những sự lựa chọn hiện tại có thể cần nhiều nguồn lực trên phần của mình để bảo đảm một sự xuất ra thành công; bạn cần cân nhắc để điều chỉnh kỳ vọng của bạn. Nhà quản lý từ ví dụ trước có thể sẽ phải tìm một công ty bên ngoài để làm chương trình máy tính, nhưng cần phải tốn một khoảng thời gian là 6 tháng để họ thích nghi với hệ thống hiện tại trước khi họ có thể làm một cuộc cải tổ hệ thống cần thiết. Hoặc là phải tìm nguồn lực nội bộ trong một số công ty có chính sách cấm dùng nguồn lực bên ngoài.
Người bán hàng, đặc biệt là đối với những người quản lý theo từng khách hàng riêng biệt, với rất ít nguồn lực thay thế sẵn có, họ thật sự phải dựa vào việc vận dụng một cách sáng tạo các giá trị trao đổi. Trong bất kỳ trường hợp nào, một khi bạn đã sử dụng tận lực nguồn thay thế thích hợp để thoản mãi cái cần của bạn, bước kế tiếp bao gồm việc đánh giá các điều khoản trao đổi thay thế.