4.1.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng
Doanh thu chính của Xí nghiệp từ việc bán các mặt hàng lúa, gạo, tấm, cám các loại và cấp dịch vụ sấy, xay xát lúa gạo cho khách hàng nội địa. Ngoài ra, Xí nghiệp có nhiệm vụ cung cấp lương thực cho Công ty TNHH MTV xuất nhập khẩu Kiên Giang xuất khẩu sang nước ngoài. Xí nghiệp không trực tiếp xuất khẩu mà chỉ là tổ chức trung gian thu mua và cung cấp lương thực cho Công ty khi có nhu cầu xuất khẩu sang nước ngoài.
Phương thức thanh toán được Xí nghiệp áp là thanh toán qua ngân hàng. Đối với hợp đồng bán hàng nội bô sau khi ký hợp đồng khách hàng ứng trước cho Xí nghiệp 80 - 90% giá trị hợp đồng qua ngân hàng. Sau khi nhận đủ số lượng hàng hóa đúng yêu cầu khách hàng thanh toán hết phần còn lại bằng tiền gửi ngân hàng.
Đối bán hàng nội bộ Công ty sẽ ứng trước tiền hàng cho Xí nghiệp theo từng đợt qua tài khoản ngân hàng hoặc bằng tiền mặt.
a. Tài khoản sử dụng:
- Xí nghiệp sử dụng tài khoản 511– doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ nội địa để ghi nhận doanh thu bán thành phẩm và cung cấp dịch vụ nội địa phát sinh. Ngoài ra, Xí nghiệp sử dụng thêm 2 tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết gồm: tài khoản 5112 – doanh thu bán thành phẩm, tài khoản 5113 doanh thu cung cấp dịch vụ.
- Tài khoản 512 – doanh thu bán hàng nội bộ.
b. Chứng từ và sổ sách
- Các chứng từ liên quan đến ghi nhận doanh thu tại Xí nghiệp bao gồm: + Hóa đơn giá trị gia tăng.
+ Phiếu thu, phiếu chi để ghi nhận các khoản thu chi bằng tiền. + Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng.
+ Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. + Biên bản giao nhận hàng hóa.
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển (Đối với hàng hóa bán nội bộ). + Các chứng từ khác liên quan nếu có.
- Số sách kế toán tại Xí nghiệp gồm có: + Sổ nhật ký chung.
31
+ Sổ cái tài khoản 511. + Sổ cái tài khoản 512. + Sổ nhật ký bán hàng.
+ Sổ chi tiết tài khoản 1310E0TC – Phải thu của khách hàng hàng trong nước cá nhân.
+ Sổ chi tiết tài khoản 1310E0TD – Phải thu của khách hàng hàng trong nước đơn vi.
+ Sổ chi tiết tài khoản 3361E000 – Các khoản thanh toán với Công ty. + Sổ chi tiết tài khoản 3363E000 – Các khoản thanh toán thuế đầu ra. + Sổ chi tiết tài khoản 5112E100 – NHLT doanh thu bán thành phẩm. + Sổ chi tiết tài khoản 5113E100 – NHLT doanh thu gia công lúa. + Sổ chi tiết tài khoản 51132E200 – NHLT doanh thu sấy lúa.
+ Sổ chi tiết tài khoản 5121E113 – NHLT doanh thu lương thực nội bộ. Sau đây là quy trình luân chuyển chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế được Xí nghiệp áp dụng.
c. Luân chuyển chứng từ
* Doanh thu bán thành phẩm và cung cấp dịch vụ nội địa
- Lưu đồ luân chuyển chứng từ: Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nội địa tại Xí nghiệp được thực hiện theo quy trình cụ thể được trình bài trong lưu đồ luân chuyển chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng nội địa (phụ lục 2.1).
- Diễn giải lưu đồ
Sau khi xuất hàng bán nội địa căn cứ vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa kế toán thanh toán sẽ lập hóa đơn GTGT (3 liên) trình giám đốc ký và đóng dấu xác nhận. Liên 2 hóa đơn GTGT giao cho khách hàng (phương tiện vận chuyển làm chứng từ đi đường kèm theo phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa), liên 1 và liên 3 lưu lại theo thứ tự.
Liên 1 hóa đơn GTGT dùng làm chứng từ gốc kế toán thanh toán hạch toán và nhập liệu vào phần mềm ghi nhận doanh thu, giảm nợ phải trả khách hàng (số tiền khách hàng trả tiền trước), theo dõi nợ phải thu còn lại và ghi nhận nhật ký bán hàng, sổ cái và sổ nhật ký chung.
Sau khi nhận được GBC về tiền khách hàng thanh toán kế toán thanh toán nhập liệu vào phần mềm ghi giảm nợ phải thu khách hàng. Lúc này hệ thống phần mềm tự động cập nhật trên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
- Ưu điểm
32
+ Phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận liên quan. Tách biệt chức năng bộ phận giao hàng và bộ phận lâp hóa đơn tránh trường hợp gian lận, không lập hóa đơn cho hàng hóa đã giao khách hàng.
+ Sử dụng phần mềm kế toán tin học hóa công tác kế toán đầy đủ thủ tục kiểm soát nhập liệu đề phòng được rủi ro ghi nhận thông tin trên hóa đơn sai, hoặc ghi trùng hay soát hóa đơn.
+ Tất cả các khoản tiền thu được từ doanh thu bán hàng đều thông qua Ngân hàng hạn chế giao dịch tiền mặt tránh được tình trạng tham ô, hành vi gian lận lapping gây thất thoát tiền của Xí nghiệp.
+ Đa số các hợp đồng bán nội địa Xí nghiệp đều ứng trước 80 – 90% tiền hàng đảm bả, chắc chắn nguồn tín dụng.
- Nhược điểm:
+ Thiếu chứng từ lệnh bán hàng đã được xét duyệt để làm chứng từ đối chiếu với phiếu xuất kho, phiếu giao hàng trước khi lập hóa đơn. Có thể xãy ra rủi ro lập hóa đơn cho nghiệp vụ bán hàng không hợp lệ.
+ Chính sách tính dụng quá chặt chẽ có thể làm giảm doanh số, lợi nhuận, không thể cạnh tranh và thu hút khách hàng.
* Doanh thu nội bộ
- Lưu đồ luân chuyển chứng từ: Ngoài doanh thu chính là cung cấp lương
thực nội địa, dịch vụ sấy và xây xát lúa gạo. Xí nghiệp còn có khoản doanh thu nội bộ do cung cấp nguồn lương thực cho Công ty TNHH MTV xuất nhập khẩu Kiên Giang xuất khẩu sang nước ngoài khi Công ty có nhu cầu rút hàng. Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng nội bộ tại Xí nghiệp không giống với quy trình bán hàng nội địa. Sau đây là quy trình hạch toán đối với nghiệp vụ bán hàng nội bộ lưu đồ luân chuyển chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng nội bộ (Phụ lục 2.2).
- Diễn giải lưu đồ
Đối với nghiệp vụ bán hàng nội bộ căn cứ vào phiếu xuất kho, biên bản giao nhận và lệnh điều động của Công ty kế toán kho lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nộ bộ 3 liên, sau đó thủ kho ký xác nhận ghi thẻ kho và xuất hàng. Liên 2 giao cho người vận chuyển, 2 liên còn lại lưu theo thứ tự.
Căn cứ liên 1 phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kê toán kho nhập liệu vào phần mềm ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
- Ưu điểm:
+ Các nghiệp vụ trước khi thực hiện điều được đối chiếu trên các chứng từ gốc rõ ràng và hợp lý.
+ Tách biệt chức năng bộ phận giao hàng và bộ phận lập chứng từ tránh trường hợp gian lận hay biển thủ tài sản Xí nghiệp.
+ Phân chia trách nhiệm rõ ràng, giảm thiểu các thủ tục xét duyệt nên quy trình thực hiện đơn giản và nhanh chóng.
33
+ Đơn vị sử dụng phần mềm kế toán Simsoft được thiết lập đầy đủ các thủ tục kiểm soát nhập liệu, kiểm tra được tính hợp lý và đầy đủ của dữ liệu ngăn ngừa rủi ro ghi nhận sai thông tin hoặc ghi trùng nghiệp vụ... Đối với dữ liệu trên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp được cập nhật và đối chiếu tự động đảm bảo thống nhất và chính xác.
- Nhược điểm
Các nghiệp vụ xuất kho giao hàng cho Công ty chưa có chứng từ thể hiện nghiệp vụ đã qua xét duyệt của Thủ trưởng đơn vị.
Sau đây là một số nghiệp vụ thực tế phát sinh tại Xí nghiệp chế biến lương thực xuất khẩu Vĩnh Thắng.
c. Các nghiệp vụ phát sinh
Hạch toán các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong quý 1 năm 2014 của Xí nghiệp như sau:
1. Ngày 15/01/2014 xuất bán 1.000.250 kg gạo thành phẩm 15% tấm, đơn giá chưa thuế VAT 8.090 VNĐ/kg, thuế VAT 5% theo hợp đồng số 230/HĐM/2013ngày 18/11/2013. Khách hàng đã trả tiền trước 80% bằng tiền gửi ngân hàng. Chứng từ đi kèm gồm có hợp đồng số: 230/HĐM/2013 ngày 18/11/2013, biên bản giao nhận hàng hóa, giấy báo có ngân hàng về số tiền hàng khách hàng trả trước.
2. Ngày 19/01/2014 xuất bán nội bộ 248.000 kg gạo thành phẩm 100% tấm cho Công ty XNK Kiên Giang đơn giá không có thuế 7.100 đồng/kg. Chứng từ đi kèm gồm thông báo rút số 17 (15/1/2014), TBN: 830/2013 và biên bản giao nhận hàng hóa.
3. Ngày 26/3/2014 xuất bán tấm ¾ cho Công ty Thanh Khôi 20.000 Kg, đơn giá 6.400 VNĐ/kg, tổng thanh toán 128.000.000 VNĐ.
d. Thực hiện kế toán chi tiết
- Đối với từng nghiệp vụ bán hàng phát sinh Xí nghiệp đều mở sổ chi tiết bán hàng theo mặt hàng và sổ chi tiết các tài khoản liên quan để ghi nhận doanh thu và theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ. Đồng thời làm căn cứ đối chiếu với các sổ tổng hợp vào cuối kỳ kế toán.
- Do Xí nghiệp không có chức năng nộp các khoản thuế mà phải thông qua Công ty nộp hộ nên các khoản thuế GTGT đầu ra phát sinh tại Xí nghiệp được theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 3363 – các khoản thanh toán thuế đầu ra với Công ty chứ không mở sổ chi tiết 3331 – thuế GTGT đầu ra như quy đinh.
Sau đây là mô tả chi tiết quy trình ghi sổ chi tiết các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ.
34
Bảng 4.1: Tổng hợp các nghiệp vụ bán hàng phát sinh quý 1 năm 2014
Đơn vị tính VNĐ
Nguồn: Số liệu kế toán Xí nghiệp chế biến lương thực xuất khẩu Vĩnh Thắng quý 1 năm 2014
Chứng từ gốc PXK-X1 số E01/0003 (Phụ lục 1.1) và biên bản giao nhận
(phụ lục 1.2) là căn cứ để kế toán thanh toán lập hóa đơn GTGT ký hiệu
AA/11P, Số: 0008367 ngày 15/01/2014 (Phụ lục 1.3). Sau đó, căn cứ vào chứng từ gốc hóa đơn số 0008367 kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán Simsoft bằng cách vào Menu\Nhập chứng từ\Hóa đơn bán hàng hoặc trên thanh công cụ chọn biểu tượng ghi nhận thông tin hóa đơn, hạch toán và lưu lại với tên gọi HĐX-B1 số E01/0003 trong tập tin chứng từ gốc (phu lục 1.4).
Lúc này, căn cứ vào mẫu tin HĐX-B1 số E01/0003 hệ thống phần mềm kế toán Simsoft sẽ tự động ghi nhận doanh thu vào sổ chi tiết mặt hàng gạo thành phẩm 15% tấm (phụ lục 3.1) và theo dõi phải thu khách hàng trên sổ chi tiết tài khoản 1310E0TC (phụ lục 3.5), sổ chi tiết tài khoản 5112E100 (phụ lục 3.10). Đơn vị thực hiện theo thông tư 219/2013/TT-BTC về việc hướng dẫn thi hành luật thuế GTGT và nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của chính phủ quy định về thi hành điều luật thuế GTGT áp dụng từ ngày 01/01/2014 tất cả các sản phẩm mới qua sơ chế thông thường là sản phẩm mới được làm sạch, phơi, sấy khô, bóc vỏ, xay bỏ vỏ, xát bỏ vỏ, tách hạt,.. thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT. Riêng đối với nghiệp vụ xuất bán gạo TP 15% tấm ngày 15/1/2014 được xuất theo hợp đồng số 230/HĐM/2013 ngày 18/11/2013 còn trong thời gian áp dụng mức thuế GTGT 5% nên đồng thời ghi sổ chi tiết tài khoản 3363 để theo dõi các khoản thuế GTGT đầu ra nhờ Công ty xuất nhập khẩu Kiên Giang nộp hộ (phụ lục 3.8).
Các nghiệp vụ còn lại được hạch toán tương tự như trên.
Số liệu sau khi được ghi vào các sổ chi tiết đồng thời được cập nhật, ghi nhận vào sổ kế toán tổng hợp theo một trình tự cài đặt sẵn. Dưới đây là quy trình thực hiện kế toán tổng hợp đối với các nghiệp vụ phát sinh doanh thu tại Xí nghiệp.
Ngày Mặt hàng Số lượng Đơn giá Doanh thu VAT (336)
15/1/2014 Gạo TP 15% tấm 1.000.250 8.090 8.092.022.500 404.601.125 19/1/2014 Gạo TP 100% tấm 2.480.000 7.100 1.760.800.000 0 26/3/2014 Tấm 3/4 20.000 6.400 128.000.000 0 ... ... ... ... ... ... Tổng 4.762.984 41.888.152.382 562.934.355
35
e. Thực hiện kế toán tổng hợp
Theo quy trình kế toán được thiết kế sẳn trên phần mềm kế toán Simsoft việc thực hiện kế toán tổng hợp tại đơn vị rất đơn giản và nhanh chóng.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán nhập liệu vào phần mềm tạo các mẫu tin chứng từ gốc trong tập tin chứng từ gốc làm căn cứ ghi nhận thông tin vào các sổ kế toán tổng hợp (sổ cái tài khoản 511, 512, sổ nhật ký chung), sổ kế toán đặc biệt (nhật ký bán hàng)... cụ thể như sau:
Căn cứ vào GTGT ký hiệu AA/11P số 0008367 kế toán thanh toán nhập liệu vào phần mềm kế toán tạo mẫu tin HĐX-B1 số E01/0003 trong tập tin chứng từ gốc phần mềm kế toán Simsoft tự động ghi sổ nhật ký chung (phụ lục 4.1), sổ nhật ký bán hàng (phụ lục 4.2), sau đó các số liệu trên sổ nhật ký chung được ghi vào sổ cái các tài khoản: Sổ cái tài khoản 131 – Phải thu khách hàng (phụ lục 5.3), sổ cái tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng (phụ lục 5.6), sổ cái tài khoản 336 – Phải trả nội bộ (Phụ lục 5.5)
Các nghiệp vụ còn lại được hạch toán tương tự như trên.
4.1.1.2 Kế toán doanh thu tài chính
Doanh thu tài chính của Xí nghiệp bao gồm:
- Tiền lãi thu từ tiền gửi ngân hàng Ngoại Thương, ngân hàng Đầu tư và
phát triển, ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn.
a. Chứng từ và sổ sách
Sổ kế toán sử dụng để ghi nhận doanh tài chính tài Xí nghiệp gồm: - Sổ nhật ký chung
- Sổ cái 515 – doanh thu tài chính. - Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng:
+ Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn. + Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển.
+ Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng Ngoại Thương.
Sau đây là quy trình luân chuyển chứng từ các nghiệp vụ phát sinh tại Xí nghiệp.
b. Luân chuyển chứng từ
Doanh thu tài chính của Xí nghiệp chủ yếu thu được từ lãi tiền gửi của Xí nghiệp tại các ngân hàng. Cuối tháng, ngân hàng sẽ gửi SMS thông báo cho Xí nghiệp về số tiền lãi phát sinh trong tháng gộp vốn. Căn cứ vào thông tin SMS thông báo kế toán thanh toán nhập liệu vào phần mềm kế toán ghi nhận thông tin tạo mẫu tin chứng từ gốc GBC. Sau khi dữ liệu được ghi nhận và lưu lại trong tập tin chứng từ gốc phần mềm kế toán tự động cập nhật ghi sổ tổng hợp và các sổ chi tiết liên quan. Đối với nghiệp vụ hạch toán lãi tiền gửi ngân hàng ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính phát sinh tại Xí nghiệp không sử
36
dụng bất cứ chứng từ gốc nào để luân chuyển và làm căn cứ ghi sổ ngoài chứng từ Giấy báo có được đơn vị lập với hình thức chứng từ điện tử (phụ lục 1.8).
* Nhận xét
- Ưu điểm: Nhờ sự hổ trợ của phần mềm kế toán Simsoft nên công tác kế
toán ghi nhận doanh thu tài chính tại Xí nghiệp được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng. Số liệu trên các sổ tổng hợp và chi tiết được tự động cập nhật thống nhất và chính xác. Có thủ tục kiểm soát nhập liệu giúp hạn chế việc bỏ soát hoặc nhập trùng chứng từ.
- Nhược điểm: Đối với hoạt động ghi nhận doanh thu tài chính tại Xí
nghiệp không nhận GBC của ngân hàng để làm chứng từ gốc mà chỉ dựa trên SMS thông báo nhập liệu và ghi sổ, thiếu chứng từ gốc thực tế làm căn cứ ghi sổ theo quy định.
Sau đây là một số nghiệp vụ phát sinh tại Xí nghiệp trong quý 1/2014.
c. Các nghiệp vụ phát sinh
Bảng 4.2 Tổng hợp doanh thu tài chính quý 1 năm 2014
ĐVT: đồng
Stt Khoản mục Số tiền
1 Lãi tiền gửi ngân hàng ngoại thương 20.195 2 Lãi tiền gửi ngân hàng đầu tư & phát triển 52.299 3 Lãi tiền gửi ngân hàng NN & PTNT 5.562.200