Tại Công ty TNHH XYZ thủ tục kiểm soát được xây dựng trên 3 nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn.
Những thủ tục kiểm soát liên quan đến việc ghi nhận doanh thu được áp dụng tạiCông ty TNHH XYZ:
Công ty có chính sách bán chịu cho khách hàng, thời gian nợ cho phép từ 30 đến 45 ngày đối với những khách hàng truyền thống đã làm ăn lâu năm. Tất cả các hợp đồng mua bán đều có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền.
Cụ thể, Trưởng phòng kinh doanh là người có quyền phê chuẩn hợp đồng mua bán chịu cho những khách hàng truyền thống và có đơn giá nhỏ hơn 200.000.000 đồng, với những khách hàng mới hay đơn hàng có giá trị lớn hơn, cần phải có sự xem xét, đánh giá và phê duyệt của giám đốc hoặc phó giám đốc (nếu được ủy quyền). Thông tin về giá cả sản phầm được cập nhật thường xuyên và được công bố trên những báo giá, chính giám đốc là người ký chấp nhận bảng báo giá này sau khi kế toán trưởng tập hợp tất cả các chi phí và đề xuất giá cả mua bán phù hợp. Tất cả những nghiệp vụ xuất kho đều phải có phiếu xuất kho. Kế toán là người lập hóa đơn và ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế, hoàn toàn không có quyền quyết định các hoạt động kinh doanh của công ty. Người thu và giữ tiền là nhân viên thu ngân.
Đối với hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán do không đúng chủng loại và phẩm chất, công ty yêu cầu tất cả các trường hợp đều phải có sự phê duyệt của người có trách nhiệm, cụ thể là trưởng phòng kinh doanh hay giám đốc (hoặc phó giám đốc), và phải có biên bản xác nhận hàng bán bị trả lại hay chứng từ điều chỉnh giá cho lô hàng đã bán; Quy trình kiểm tra và nhập hàng được tuân thủ nghiêm ngặt giống như nhập kho hàng mua vào và có nơi cất riêng những hàng này nhằm phân biệt hàng mới nguyên và hàng bị lỗi; kế toán tổ chức theo dõi riêng hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán căn cứ vào hợp đồng mua bán, biên bản trả lại hàng, hóa đơn điều chỉnh giá bán, phiếu nhập kho, đồng thời ghi giảm khoản nợ phải thu khách hàng. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp kết quả, kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu để xác định doanh thu thuần trong kỳ.
Comment [T2]: Dùng tab canh phải để canh phải số liệu
Trường hợp khách hàng đặt hàng qua điện thoại, email hoặc fax nhân viên phòng kinh doanh sẽ kiểm tra lượng hàng tồn kho và điền vào đơn đặt hàng của công ty về đơn giá và số lượng mà công ty có thể đáp ứng được. Số lượng cung cấp với số lượng mà khách hàng yêu cầu có thể khác nhau do lượng hàng trong kho không đủ để cung ứng.Chỉ có nhân viên phòng kinh doanh mới có thể sửa lỗi thông tin trên đơn đặt hàng.
Sau khi chấp nhận đơn đặt hàng thì phiếu giao hàng được nhân viên phòng kinh doanh lập và phê chuẩn. Thông thường 1 phiếu giao hàng được lập thành 4 liên dùng để lưu, giao khách hàng, giao nhân viên thống kê hàng tồn kho và giao cho tài xế vận chuyển hàng.
Tại kho, thủ kho viết số lượng thực tế ngay lên phiếu giao hàng rồi ký lên phiếu. Người giám sát chịu trách nhiệm đếm số lượng hàng xếp lên xe và ký tên ghi rõ số lượng và giờ xếp hàng lên phiếu.
Tại cổng, phiếu ra vào có nội dung ngày, tên khách hàng, biển số xe, bảo vệ ký tên trên phiếu này, bảo vệ giữ mẫu phiếu này.
Phiếu giao hàng được chuyển đến phòng Kế toán để phát hành hóa đơn và ghi nhận nghiệp vụ bán hàng.
Một ngày sau khi giao hàng (hoặc ngày phát hành hóa đơn), kế toán viên kiểm tra hóa đơn và phiếu giao hàng về sự chính xác của dữ liệu.
Kế toán hạch toán như sau:
Ghi nợ tài khoản Nợ phải thu Ghi có tài khoản Doanh thu
Đồng thời,
Ghi nợ tài khoản Giá vốn Ghi có tài khoản Thành phẩm
Còn đối với hàng xuất khẩu, khi tiếp nhận đơn đặt hàng, nhân viên phòng bán hàng sẽ thảo luận với khách hàng về chủng loại, giá cả, điều kiện thanh toán và ngày giờ giao hàng.Nếu thỏa thuận thành công và công ty đủ hàng cung cấp cho khách hàng thì hợp đồng xuất khẩu được lập và ký bởi Phó giám đốc. Nhân viên phòng bán hàng sẽ thiết lập đơn đặt hàng, chuẩn bị chứng từ xuất khẩu, bao gồm hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan, phiếu đóng gói, tờ khai chất lượng sản phẩm, tờ khai xuất xứ và vận đơn.Hóa đơn thương mại được ký bởi Giám đốc hoặc Phó giám đốc (nếu được ủy quyền).
Khi nhận tờ khai hải quan và hóa đơn thương mại, kế toán lập hóa đơn xuất khẩu. Để xác minh sự hữu hiệu của những thủ tục kiểm soát trên, trong giai đoạn tìm hiểu khách hàng. Công ty kiểm toán có cử kiểm toán viên thực đi thực tế tại văn phòng công ty, kho bãi, và trực tiếp phỏng vấn những nhân viên làm việc ở đây như nhân viên kho, kế toán viên.Ngoài ra, kiểm toán viên còn chọn mẫu một số nghiệp vụ, kiểm tra chứng từ và sự phê duyệt. Kết quả cho thấy Công Ty TNHH XYZ đã tuân thủ đúng những thủ tục kiểm soát trên.
Doanh thu tài chính của Công ty chủ yếu là những khoản thu từ tiền lãi gửi ngân hàng và lãi thanh toán chậm, lãi do chênh lệch tỷ giá, số tiền phát sinh khá thấp nên kiểm toán viên đánh giá khả năng xảy ra sai phạm ở khoản mục này là thấp.
Tổng hợp kết quả tìm hiểu sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như những thủ tục kiểm soát của khách hàng có liên quan đến ghi nhận doanh thu, kiểm toán viên cho rằng rủi ro kiểm soát đối với khoản mục doanh thu ở mức chấp nhận được.