Lập dự toán là khâu mở đầu có vai trò quan trọng của chu trình quản lý kinh phí trong các đơn vị sự nghiệp. Nó ảnh hưởng tới quá trình quản lý và sử dụng nguồn kinh phí. Do vậy công tác lập dự toán của Học viện phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Chú trọng làm tốt công tác lập dự toán đối với năm đầu của thời kì ổn định.
Học viện cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao, nhiệm vụ của năm kế hoạch và các định mức, chế độ chi tiêu tài chính hiện hành của Nhà nước; kết quả thu sự nghiệp và chi thường xuyên của năm trước liền kề (có
loại trừ yếu tố đột xuất, không thường xuyên) được cấp có thẩm quyền phê duyệt lập dự toán thu, chi năm kế hoạch.
Dự toán thu là căn cứ để Học viện xác định mức chi trả các khoản thanh toán cho cá nhân, tiền lương tăng thêm…, nó thể hiện mức tự đảm bảo kinh phí hoạt động thường xuyên của đơn vị là bao nhiêu. Hay nói một cách cụ thể hơn là đi so sánh giữa số thu sự nghiệp với tổng nguồn kinh phí để xem xét mức tự chủ của đơn vị ra sao, từ đó đưa ra các giải pháp thích hợp để tăng cường nguồn thu sự nghiệp cho Học viện.
Dự toán chi hoạt động thường xuyên là căn cứ để xác định mức khinh phí ngân sách nhà nước giao đảm bảo hoạt động thường xuyên của đơn vị, việc lập dự toán chi phải căn cứ vào các chế độ tiêu chuẩn, định mức hiện hành và các định mức chi tiêu nội bộ để lập cho từng nội dung chi cụ thể theo mục lục NSNN và riêng cho từng nguồn kinh phí.
Dự toán chi cho các hoạt động không thường xuyên Học viện phải lập dự toán hàng năm theo quy định hiện hành.
Căn cứ vào dự toán thu, chi của Học viện mà cơ quan Nhà nước có thẩm quyền sẽ tiến hành xem xét, thẩm tra, sau đó giao văn bản giao dự toán thu, chi cho Học viện.
+ Làm tốt công tác lập dự toán thu, chi trong những năm tiếp theo của thời kỳ ổn định.
Căn cứ vào dự toán được giao, Học viện lập tiếp dự toán thu, chi theo những nhiệm vụ và tiến độ hoạt động hàng năm gửi cơ quan chức năng quản lý theo đúng định hướng chung của Bộ và Học viện. Sau đó Học viện lập và gửi dự toán chi tiết cho KBNN nơi giao dịch để theo dõi, kiểm soát thu, chi theo dự toán.
+ Học viện có thể thực hiện việc điều chỉnh dự toán trong những trường hợp cần thiết.