a) Trình tự luân chuyển chứng từ - Bảng lương nhân viên văn phòng - Giấy đề nghị thanh toán.
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán lẻ hoặc biên nhận:
Khi có phát sinh chi phí căn cứ vào hóa đơn, biên nhận do người bán lập, chuyển cho kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, sau đó chuyển cho thủ quỹ chi tiền rồi đưa kế toán tổng hợp ghi vào nhật ký sổ cái và lưu trữ chứng từ.
- Phiếu chi: khi có phát sinh các tài khoản chi phí thì kế toán căn cứ
vào các chứng từ có liên quan, lập phiếu chi ra 3 liên, ghi đầy đủ nội dung và ký tên.
Liên 1: Lưu cùi phiếu
Liên 2: Lưu chuyển phòng kế toán và được theo dõi tiền quỹ
Liên 3: Được lập khi người nhận tiền có yêu cầu
Sau đó chuyển cho kế toán và thủ trưởng đơn vị duyệt, rồi chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục chi tiền. Khi hoàn thành thủ quỹ chuyển phiếu chi cho kế toán ghi vào sổ theo dõi tiền mặt và phiếu chi được ghi vào báo cáo chi phí
kinh doanh. Phiếu chi được chuyển đến kế toán tổng hợp để ghi vào Nhật ký sổ cái, tài khoản có liên quan, lưu trữ chứng từ.
Do tất cả các chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh mua bán doanh nghiệp đều hạch toán vào tài khoản 642 (chi phí quản lý kinh doanh
b) Kế toán chi tiết
Đơn vi: Doanh nghiệp tư nhân Hiệp Hoà
Địa chỉ: Tổ 7, Ấp Mỹ Lợi, Huyện Trà Ôn, VL Mẫu số: S20 - DNN (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT Tài khoản: 642
Tên tài khoản: Chi phí quản lý kinh doanh.
ĐVT: đồng Chứng từ Số phát sinh Số dư Ngày tháng ghi sổ hiSệốu tháng Ngày Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 Số tồn đầu kì 30/03 PC068 30/03 Trả tiền điện thoại 111 13.000.000 13.000.000 31/03 TH 010 31/03 Khấu hao TSCĐ tháng 3 214 87.900.000 87.900.000 31/05 TH022 31/05 Lương phải trả tháng 5 334 105.800.000 105.800.000 20/12 PC088 20/12 Mua văn phòng phẩm 111 10.010.000 10.010.000 …. ….. …. ….. …. …. …. … …. . Tổng số phát sinh 1.587.000.000 1.587.000.000
Người lập Phụ trách kế toán Chủ doanh nghiệp
c) Kế toán tổng hợp
- Sổ cái tài khoản 642 (phụ lục 11, trang 65)
d) Nhận xét
- Chứng từ: Đầy đủ các chứng từ như hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán lẻ
hoặc biên nhận, phiếu chi, bảng lương nhân viên văn phòng, giấy đề nghị
thanh toán và một số chứng từ khác, nội dung trên chứng từ mà doanh nghiệp lập đầy đủ các thông tin theo quy định trên mẫu cần có của chứng từ.
- Sổ sách: Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ thông tin kinh tế phát sinh lên sổ cái và sổ chi tiết.
- Phản ánh nghiệp vụ: kịp thời, đúng nguyên tắc, nguyên lý
4.1.7 Kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp Nguyên tắc hạch toán