a) Trình tự luân chuyển chứng từ
- Hóa đơn GTGT: do bên bán lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu cùi phiếu
+ Liên 2: Giao khách hàng
+ Liên 3: Theo dõi, kiểm tra thanh toán nội bộ
Hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế căn cứ vào hóa đơn do nhân viên bán hàng lập, chuyển cho kế toán thanh toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua. Sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp ghi vào Nhật ký sổ cái, bảng kê, sổ cái tài khoản có liên quan và lưu trữ chứng từ.
- Phiếu thu: khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào các chứng từ có liên quan kế toán thanh toán lập phiếu thu thành 3 liên và ghi đầy đủ nội dung, ký tên.
Liên 1: Lưu cùi phiếu
Liên 2: Giao cho người nộp tiền
Liên 3: Lưu chuyển phòng kế toán và được theo dõi tiền quỹở
doanh nghiệp.
Sau đó, hóa đơn chuyển cho kế toán trưởng duyệt, phân loại và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục thu tiền. Khi đã nhận đủ số tiền thủ qũy ghi số tiền thực nhập vào phiếu thu và ký tên. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, sau đó chuyển phiếu thu và chứng từ gốc cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp căn cứ vào phiếu thu ghi vào Nhật ký sổ cái và các tài khoản có liên quan.
- Giấy báo có: do ngân hàng lập, căn cứ vào giấy báọ, kế toán ghi vào sổ
theo dõi tiền gửi ngân hàng và chuyển cho kế toán tổng hợp ghi Nhật ký sổ cái và các tài khoản có liên quan.
b) Kế toán chi tiết
Đơn vi: Doanh nghiệp tư nhân Hiệp Hoà
Địa chỉ: Tổ 7, Ấp Mỹ Lợi, Huyện Trà Ôn, VL Mẫu số: S20 - DNN (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT Tài khoản: 511
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
ĐVT: đồng Chứng từ Số phát sinh Số dư Ngày tháng ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 Số tồn đầu kì 25/01 047453 25/01 Xuất bán phân lạnh cho khách hàng 112 57.750.000 57.750.000 25/01 047453 25/01 Xuất bán phân NPK cho khách hàng 112 92.820.000 92.820.000 03/03 061687 03/03 Xuất bán phân URÊ 131 22.629.600 22.629.600 29/05 052875 29/05 Xuất bán phân DAP 131 85.000.000 85.000.000 29/07 055782 29/07 Xuất bán phân NPK 111 10.599.750 10.599.750 …. ….. …. ….. …. …. …. … ….. Tổng số phát sinh 55.872.000.000 55.872.000.000
Người lập Phụ trách kế toán Chủ doanh nghiệp
c) Kế toán tổng hợp
- Sổ cái tài khoản 511 (phụ lục 7, trang 61)
d) Nhận xét
- Chứng từ: Phiếu thu, phiếu xuất kho, HĐGTGT, giấy báo có (phụ lục 1, trang 55)
Nội dung trên chứng từ mà doanh nghiệp thể hiện tương đối đầy đủ thông tin, rõ ràng, kịp thời theo nội dung quy định trên mẫu, chứng từ mang tính phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để làm căn cứ ghi sổ.
- Sổ sách: Doanh nghiệp đã thể hiện đầy đủ các nội dung, rõ ràng,thông tin trên sổ cái và sổ kế toán chi tiết.
Sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản nguồn vốn, kết quả hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp doanh nghiệp, sổ cái phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
• Ngày tháng ghi sổ
• Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ
• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, phát sinh
• Số tiền nghiệp vụ phát sinh ghi vào Nợ hoặc Có của tài khoản Sổ kế toán chi tiết cung cấp thông tin chi tiết cho từng đối tượng kế
toán cụ thể trong đơn vị kế toán và sổ kế toán chi tiết minh hoạ cho sổ kế toán tổng hợp.
- Phản ánh nghiệp vụ: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ
kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ, Doanh nghiệp phản ánh kịp thời,
đúng nguyên tắc, nguyên lý cho từng nghiệp vụ phát sinh.