*Thực trạng tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán quản trị các yếu tố sản xuất
@Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT hàng tồn kho
Hàng tồn kho của các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam gồm nhiều loại khác nhau. Thực tế công tác quản lý và hạch toán vật tư trong các doanh nghiệp đã có nhiều cố gắng đáp ứng yêu cầu của nhà quản trị. Để tìm hiểu thực trạng phân loại hàng tồn kho tác giả sử dụng câu hỏi khảo sát liên quan đến việc phân loại và mã hóa hàng tồn kho, kết quả
khảo sát được thể hiện:
-Phân loại hàng tồn kho
Các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam thực hiện phân loại hàng tồn kho theo từng nội dung, công dụng, tính chất của hàng tồn kho, cụ thể:
- Phân loại theo yêu cầu quản lý;
- Phân loại theo nguồn gốc của hàng tồn kho;
- Phân loại theo vai trò hàng tồn kho trong sản xuất (nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu…)
+Vật liệu chính: Sắt, thép, nhôm, sơn, ghế, kính, các loại đèn như đèn chiếu sáng, pha, cốt, các loại doăng kính, đệm, trần…
+Nguyên vật liệu phù: Gỗ, đinh, ốc, vít, xăng, dầu
+Công cụ dụng cụ: máy dập, máy cắt, máy sấy, máy tiện, máy khoan, máy hàn CO2, máy hàn điện, máy nén khí...
-Tính giá và xây dựng danh điểm hàng tồn kho
Hàng tồn kho hiện có ở các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty công nghiệp ô tô được phản ánh theo giá gốc (giá mua + thuế nhập khẩu + chi phí phát sinh trong quá trình thu mua).
Hàng tồn kho của các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam rất đa dạng về chủng loại, quy cách, kích cỡ…nên các doanh nghiệp lập danh điểm cho mỗi loại vật tư, hàng hóa một ký hiệu riêng bằng hệ
thống các chữ số kết hợp với các chữ cái để thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Thực tế tại các doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp ô tô công tác mã hóa danh điểm hàng tồn kho do phòng kỹ thuật thực hiện trên cơ sở yêu cầu của thông tin KTQT hàng tồn kho, đặc điểm cụ thể của hàng tồn kho, trình độ nhân viên được giao nhiệm vụ mã hóa.
Để đánh giá tình hình quản lý hàng tồn kho tác giả sử dụng câu hỏi: “Doanh nghiệp chi tiết hàng tồn kho theo yếu tố nào?” và “Việc mã hóa hàng tồn kho do bộ phận nào lập?” Kết quả khảo sát tại các đơn vị cho thấy có doanh nghiệp đã tiến hành xây dựng danh điểm cho hàng tồn kho theo từng yếu tố chi phí như Nhà máy ô tô Đồng Vàng Bắc Giang, công ty cổ phần cơ
khí thống nhất, công ty cổ phần cơ khí ô tô Nghệ An; theo dõi theo từng loại sản phẩm, vật tư như công ty cổ phần ô tô 1.5, công ty cơ khí ô tô và thiết bị Đà Nẵng; công ty cơ khí ô tô Hòa Bình.
Tại công ty cổ phần cơ khí ô tô 3.2 các loại vật tư được ký hiệu theo từng công đoạn như PB: Công đoạn bọc vỏ, PBL: Bu lông do doanh nghiệp sản xuất, PG: chi tiết ghế, PM: máy gầm
Sau đó từng loại vật tư trong các công đoạn được đánh số thứ tự từ 001, 002…. (Phụ lục 2.13)
Để đánh giá mức tồn kho hợp lý của nguyên vật liệu, thành phẩm tác giả sử dụng câu hỏi “Doanh nghiệp có xây dựng mức tồn kho cho nguyên vật liệu, thành phẩm không?” 100% câu trả lời của các doanh nghiệp khảo sát là không vì theo kế toán viên dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng và định mức nguyên vật liệu đã được xây dựng doanh nghiệp tiến hành mua nguyên vật liệu và xác định lượng sản phẩm cần sản xuất.
-Hệ thống tài khoản và sổ kế toán sử dụng:
Qua khảo sát ở các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam cho thấy các doanh nghiệp đang áp dụng tài khoản kế toán sử dụng trong KTTC. Các công ty đã sử dụng các tài khoản cấp 1 và cấp 2 trong từng loại tài khoản để áp dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh
doanh của mình. Các công ty sử dụng tài khoản cấp 1 của loại 1 nhóm 5 – hệ
thống tài khoản kế toán doanh nghiệp để phản ánh vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm….Cụ thể TK 152-Nguyên liệu, 153-công cụ dụng cụ, 155-Thành phẩm. Các tài khoản cũng đã được mở chi tiết theo yêu cầu quản trị phục vụ cho nhu cầu cung cấp thông tin của nhà quản lý. Việc lựa chọn số
hiệu các tài khoản kế toán quản trị căn cứ vào các chỉ tiêu quản lý như địa
điểm sản xuất, phân xưởng sản xuất, nhóm sản phẩm, nhóm khách hàng… -Kế toán chi tiết hàng tồn kho: trên cơ sở phiếu khảo sát cho thấy 100% các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam đều sử dụng phương pháp ghi thẻ song song.
Cụ thể hàng ngày kế toán hàng tồn kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất tiến hành nhập vào chương trình kế toán vật tư trên máy vi tính. Phần mềm máy tính tựđộng xử lý, tính toán và đưa ra các sổ liên quan như Sổ chi tiết tài khoản 152, 153…Đến cuối tháng hoặc định kỳ thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho với sổ kế toán chi tiết của các loại hàng tồn kho nhằm quản lý chặt chẽ về mặt hiện vật và giá trị (Phụ lục 2.14).
@Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT TSCĐ:
TSCĐ trong các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam bao gồm nhiều loại với yêu cầu quản lý, hạch toán cũng khác nhau.
Để có thể sử dụng và khai thác hiệu quả công suất của TSCĐ thì các nhà kế
toán quản trị TSCĐ phải tư vấn được cho các nhà quản trị trong việc sử dụng,
điều chuyển, thanh lý, nhượng bán một cách chính xác.
-Phân loại TSCĐ
Tại các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam
đã thực hiện phân loại TSCĐ theo đặc trưng kỹ thuật gồm: - Nhà cửa, vật kiến trúc: nhà xưởng, nhà làm việc…
- Máy móc thiết bị: Quạt hút gió phân xưởng Sơn, Hạng mục máng tràn phân xưởng Sơn, máy uốn kim loại, máy tán đinh, máy kẹp đầu ống, máy tám rive…
- Phương tiện vận tải, truyền dẫn: xe nâng 1.5 tấn, ô tô vận chuyển… - Thiết bị, dụng cụ quản lý: hệ thống camera, phần mềm quản lý, Máy
-Tính giá và mã hóa TSCĐ
TSCĐ được tính theo 3 chỉ tiêu là Nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị
còn lại. Việc tính giá được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc như hàng tồn kho
-Tài khoản và hệ thống sổ kế toán
Các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam sử dụng
đầy đủ và linh hoạt hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho phần hành TSCĐ. Kế toán sử dụng TK 211-Tài sản cốđịnh để phản ánh và thực hiện hạch toán chi tiết theo từng nhóm tài khoản phù hợp với đặc điểm kỹ thuật từng loại tài sản cố định. Cách ghi chép thể hiện mối quan hệ giữa các tài khoản đã góp phần xử lý và cung cấp thông tin về tình hình hiện có và biến động của toàn bộ TSCĐ cũng như của từng loại TSCĐ trên các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị
hao mòn và giá trị còn lại, từ đó làm cơ sở để có các quyết định quản lý liên quan đến TSCĐ.
Để phục vụ cho yêu cầu quản trị TSCĐ trong các doanh nghiệp, TSCĐ được mở thẻ, ghi sổ theo từng đối tượng ghi TSCĐ.
-Kế toán chi tiết TSCĐ
Kế toán chi tiết TSCĐ nhằm thực hiện phản ánh và kiểm tra tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ của toàn doanh nghiệp và của từng nơi bảo quản, sử dụng theo từng đối tượng ghi TSCĐ. Doanh nghiệp mở và ghi đầy đủ số
liệu về TSCĐ trên thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ và sổ theo dõi TSCĐ tại đơn vị sử
dụng đã góp phần cung cấp thông tin về toàn bộ quá trình quản lý và sử dụng của từng TSCĐ, tăng cường thực hiện trách nhiệm vật chất đối với các cá nhân, bộ phận liên quan trong việc quản lý sử dụng TSCĐ của các công ty thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam. Các công ty thực hiện đầy đủ
hệ thống báo cáo về TSCĐ. Các báo cáo về TSCĐ, báo cáo kết quả kiểm kê TSCĐ là căn cứ quan trọng trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ kế toán.
Thực trạng kế toán chi tiết TSCĐ tại các công ty hiện nay đã phản ánh và kiểm tra được tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ của toàn doanh nghiệp và từng nơi sử dụng TSCĐ cụ thể. Ngoài việc phản ánh nguồn gốc, thời gian hình thành TSCĐ, công suất thiết kế, số hiệu TSCĐ, kế toán chi tiết TSCĐđã
phản ánh được nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, chất lượng và hiện trạng của từng TSCĐ tại nơi sử dụng.
Tại bộ phận kế toán của các doanh nghiệp, nhân viên kế toán TSCĐ sử
dụng thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ toàn doanh nghiệp để theo dõi tình hình tăng, giảm, hao mòn và chất lượng hiện trạng của TSCĐ.
Việc tính khấu hao TSCĐ hiện nay được 100% các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô thực hiện theo phương pháp đường thẳng
(Phụ lục 2.15). Căn cứđể ghi vào thẻ TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ là các chứng từ
liên quan đến việc mua bán tăng giảm TSCĐ, khấu hao TSCĐ và các chứng từ gốc có liên quan theo quy định (Phụ lục 2.16).
@Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT tiền lương
Lao động trong các doanh nghiệp được phân loại theo các tiêu thức phù hợp: -Phân loại lao động căn cứ tính chất công việc (lao động gián tiếp và trực tiếp) -Phân loại theo trình độ và giới tính (Bảng 2.3)
Bảng 2.3
Phân loại lao động tại công ty TNHH MTV Ngô Gia Tự (2014)
TT Loại lao động Số lượng
I Phân loại theo trình độ 201
1 Cán bộ có trình độ trên đại học và đại học 68 2 Lao động có trình độ cao đẳng 21 3 Lao động có trình độ trung cấp 75 4 Lao động phổ thông 37
II Phân loại theo hợp đồng lao động 201
1 Lao động trong biên chế nhà nước 05 2 Lao động hợp đồng không xác định thời hạn 36 3 Lao động hợp đồng từ 01 đến 03 năm 160
III Phân loại theo giới tính 201
1 Lao động nữ 25
Bảng 2.4
Tình hình lao động của công ty cổ phần cơ khí ô tô 3/2
Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014
So sánh 2013/2014 SL % SL %] SL % Tổng số lao động 232 100 285 100 53 1. Theo giới tính Nam 140 165 15 Nữ 92 120 28
2. Theo trình độ văn hoá 285
Đại học và trên đại học 21 28 7 Cao đẳng và trung cấp 211 257 46
3.Phân loại theo tay nghề 285
+ Số công nhân có tay nghề giỏi 3 + Số công nhân là thợ chính cấp 1 11 + Số công nhân là thợ chính cấp 2 130 +Số công nhân có tay nghề khác 69 + Số công nhân có tay nghề trung bình 45 + Số công nhân làm công việc phục vụ khác
Phân loại lao động theo mức độ tham gia sản xuất
+Số lao động thường xuyên 224 +Số lao động không thường xuyên 61
Việc phân loại lao động trong các doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin về cơ cấu lao động theo thành phần, theo trình độ nghề
nghiệp, về bộ trí lao động để từ đó thực hiện quy hoạch lao động, lập kế
hoạch lao động. Từ đó giúp cho việc lập dự toán chi phí nhân công, lập kế
hoạch quỹ lương và thuận lợi cho việc kiểm tra tình hình thực hiện các kế
hoạch và các dự toán liên quan đến chi phí nhân công.
Bộ phận tổ chức cán bộ dùng “Sổ danh sách lao động của doanh nghiệp” và “Sổ danh sách lao động của từng bộ phận trong doanh nghiệp” để
theo dõi tình hình hiện có và sự biến dộng về lượng lao động theo từng loại lao động trong doanh nghiệp. Sổ này được phòng tổ chức cán bộ lập giao cho phòng kế toán. Khi có sự biến động về số lượng lao động, căn cứ vào các chứng từ tiếp nhận lao động, giấy thuyên chuyển công tác, quyết định nghỉ
hưu, quyết định cho thôi việc…Phòng Tổ chức cán bộ ghi vào sổ và theo dõi. Số liệu trên sổ danh sách lao động được sử dụng để lập báo cáo lao động định
kỳ và phân tích số lượng, cơ cấu lao động phục vụ cho quản lý lao động ở các doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam sử
dụng các bảng chấm công, các chứng từ như Phiếu báo làm thêm giờ, phiếu nghỉ hưởng BHXH…để theo dõi thời gian làm việc của người lao động. Dựa trên cơ sở các Phiếu sản xuất thống kê tại các phân xưởng sẽ tính lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sau đó chuyển lên phòng kế toán công ty. Phòng kế toán tập hợp cùng với lương của bộ phận quản lý để thực hiện phân bổ chi phí nhân công phù hợp với yêu cầu phân loại chi phí sản xuất kinh doanh, hạch toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm.
*Thực trạng tổ chức phân loại chi phí và giá thành
Việc phân loại chi phí và giá thành giúp cho doanh nghiệp có thể phân tích cũng như quản lý chi phí, giá thành một cách hiệu quả. Để khảo sát tình hình phân loại chi phí và giá thành trong các doanh nghiệp tác giả sử dụng câu hỏi “Chi phí sản xuất của doanh nghiệp được phân loại theo tiêu thức nào?” và “Giá thành sản phẩm phân loại theo tiêu thức nào?”. Kết quả khảo sát được thể hiện ở
phụ lục 2.3B với số liệu 12/12 doanh nghiệp (chiếm 100%) phân loại chi phí theo mục đích và công dụng cũng đồng thời phân loại chi phí theo yếu tố, 4/12 doanh nghiệp (chiếm 33,33%) có theo dõi chi phí thành biến phí và định phí, còn không có doanh nghiệp nào phân loại theo các cách phân loại khác trong KTQT.
Khảo sát cụ thể tại các doanh nghiệp cho thấy:
-Chi phí sản xuất:
+Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm: Linh kiện ô tô nhập khẩu, thuế
nhập khẩu, chi phí vận chuyển hàng linh kiện, chi phí sơn, vật liệu gá lắp, nguyên vật liệu tự sản xuất, NVL phụ như mỡ, que hàn, bu lông, ốc vít, … +Chi phí nhân công trực tiếp: Tiền lương, các khoản phụ cấp, tiền ăn ca, tiền làm thêm giờ, các khoản trích theo lương…
+Chi phí sản xuất chung bao gồm: Chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu, chi phí khấu hao, chi phí công tác phí, chi phí bảo dưỡng sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền….
-Chi phí bán hàng:
nghiệp ô tô Việt Nam được phân chia theo yếu tố chi phí theo quy định, gồm: +Tiền môi giới bán hàng, tiếp thị bán hàng
+Chi phí vận chuyển xe đi bán
+Tiền lương và tiền ăn ca phòng kinh doanh +Các khoản trích theo lương
+Chi phí điện, nước phân bổ…(Phụ lục 2.17) -Chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân chia theo yếu tố chi phí theo quy định như phí chuyển tiền, chi phí xăng dầu đi công tác, chi phí khấu hao TSCĐ, tiền lương và các khoản trích theo lương bộ phận quản lý…
Việc phân loại chi phí theo tiêu thức này chủ yếu thực hiện chức năng cung cấp thông tin quá khứ. Nó là cơ sở để tập hợp chi phí và tính giá thành theo phương pháp truyền thống trong KTTC.
Theo nội dung kinh tế chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp ô tô bao gồm các yếu tố:
-Chi phí nguyên vật liệu như bán thành phẩm nhập khẩu, sơn, thép… -Chi phí nhân công như tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội, bảo