Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế
toán. Thông tin của KTQT là các thông tin được hình thành từ các nghiệp vụ
kinh tế đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của
đơn vị hoặc các thông tin mang tính tương lai, thông tin mang tính định tính hoặc định lượng…Chất lượng của thông tin đầu ra phụ thuộc rất nhiều vào thông tin gốc ban đầu. Nếu việc tổ chức thu nhận thông tin ban đầu được thực hiện tốt thì việc hệ thống hóa, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin cho nhà quản trị sẽđạt hiệu quả cao. Ảnh hưởng trực tiếp để chất lượng thông tin ban
đầu với KTQT đó là hệ thống chứng từ, hệ thống định mức và dự toán.
*Hệ thống chứng từ: Qua khảo sát các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty công nghiệp ô tô Việt Nam cho thấy các doanh nghiệp đã vận dụng chế độ chứng từ kế toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành bao gồm các chứng từ bắt buộc theo chếđộ kế toán doanh nghiệp và hệ thống chứng từ kế toán theo quy định riêng của từng doanh nghiệp nhằm phục vụ cho công tác KTTC và công tác KTQT.
Quá trình tổ chức thu nhận thông tin ban đầu được thực hiện như sau:
Kế toán các phần hành Kế toán chi phí và GT Kế toán tổng hợp Kế toán hàng tồn kho
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng kê mua hàng, Bảng kiểm nghiệm vật tư, Biên bản kiểm kê sản phẩm, Phiếu yêu cầu cấp vật tư,…
-Phiếu sản xuất -Sổ chi tiết CP -Bảng kê tập hợp CP -Bảng tính GT -Báo cáo GT - Báo cáo TP và sản phẩm dở dang -Tổng hợp và phân tích GT -BCTC Kế toán TSCĐ
Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản nghiệm thu TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ…
Kế toán tiền
Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng
lương thanh toán tiền thưởng, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH…
Kế toán khác
Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Bảng kê chi tiền, Bảng kê quỹ tiền mặt, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi…
Phân xưởng
Bảng kê khối lượng hoàn thành, Bảng kê khối lượng dở dang….
Bảng 2.2: Quy trình tổ chức thu nhận thông tin ban đầu tại các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam
Ngoài ra các DN thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam còn thiết kế các chứng từ kế toán nội bộ nhằm thu thập và cung cấp thông tin liên quan
đến KTQT phục vụ cho công tác tổng hợp thông tin kế toán như Phiếu sản xuất, báo cáo sử dụng vật tư, báo cáo sử dụng vật liệu cho phân xưởng sản xuất (Phụ lục 2.12)… Nội dung, kết cấu và quy định về lập, luân chuyển các chứng từ nội bộ đa dạng, linh hoạt và phong phú theo yêu cầu quản lý của chính doanh nghiệp và các nhà quản trị. Tuy nhiên kết quả khảo sát cho thấy không có doanh nghiệp nào hoàn toàn tự thiết kế mẫu chứng từ phù hợp công tác KTQT. Việc xây dựng hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp căn cứ chủ
yếu vào hệ thống chứng từ mẫu do chế độ kế toán và các văn bản pháp luật khác ban hành. Do đó thông tin trên các chứng từ ban đầu thu thập chủ yếu phục vụ KTTC, chưa đủ thông tin ban đầu để thiết lập các báo cáo phục vụ
yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Thông tin tương lai được thu thập dựa trên các phương pháp dự báo, lập dự toán, lập kế hoạch và phân tích thông tin...Thông tin tương lai thể hiện thông qua các thông tin về dự toán sản xuất, định mức xây dựng các loại chi phí, kế hoạch số lượng sản phẩm sản xuất… Qua khảo sát tại các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam hiện nay việc xây dựng định mức và dự toán ngân sách vẫn chưa được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Hệ thống định mức vẫn chủ yếu xây dựng là định mức về mặt số lượng, chủng loại và quy cách mà chưa gắn với chi phí nên khó khăn trong việc lập dự toán chi phí.
Ngoài ra trình độ nhân viên kế toán của các doanh nghiệp chưa được
đào tạo bài bản về KTQT nên chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc thu thập thông tin liên quan đến KTQT. Chính vì vậy thông tin thu thập còn hạn chế, rời rạc và mang tính tự phát là chính.