Tổ chức bộ máy kế toán là một nội dung rất quan trọng vì nó liên quan
đến nhiều yếu tố như việc tổ chức nhân sự, thông tin cung cấp cho các nhà quản lý cũng như mối quan hệ của bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng trong và ngoài đơn vị. Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán tại doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị.
Theo kết quả khảo sát thực tế tại công ty cổ phần ô tô Hòa Bình, công ty cổ phần cơ khí ô tô 3/2, công ty cơ khí Ngô Gia Tự, công ty cổ phần ô tô 1.5… và tổng hợp phiếu điều tra nhận thấy bộ phận KTQT trong các DN được tổ
mô hình này mỗi nhân viên kế toán đồng thời thực hiện công việc KTTC và KTQT, không tổ chức bộ phận KTQT riêng. Các nhân viên kế toán vừa thực hiện công việc KTTC vừa thực hiện nhiệm vụ phân loại tổng hợp thông tin kế
toán theo yêu cầu của nhà quản trị. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tập trung thông tin kế toán, phục vụ cho các quyết định quản lý, thể hiện sự
phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán. Bộ máy kế toán của các doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chếđộ kế toán hiện hành và quy chế của doanh nghiệp, ghi chép đầy đủ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và việc lưu trữ hồ sơ. Bộ máy kế toán
được tổ chức vẫn tập trung vào việc cung cấp thông tin cho KTTC, chưa có nhân viên chuyên về KTQT ở các phần hành, chưa có sự chủ động thực hiện công tác KTQT như lập định mức chi phí, dự toán chi phí sản xuất kinh doanh, xây dựng hệ thống báo cáo kế toán nội bộ …là những khâu quan trọng và cần nhiều thời gian cũng như kinh nghiệm thực hiện. Các thông tin mà các nhân viên kế toán tổng hợp từ kết quả của KTTC chưa đủ để giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
Như vậy, các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty công nghiệp ô tô Việt Nam hiện nay chưa có bộ phận KTQT đúng với chức năng của nó. Mức độ
thông tin KTQT cung cấp cho nhà quản trị để ra quyết định chưa thực sự phản ánh được tầm quan trọng của KTQT trong việc ra quyết định.
2.3.2. Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin KTQT trong doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam
2.3.2.1. Tổ chức xây dựng hệ thống định mức chi phí và hệ thống dự toán ngân sách ngân sách
Để có cơ sở cho việc lập dự toán và làm tiêu chuẩn đểđánh giá và kiểm tra kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh thì việc tiến hành xây dựng định mức là rất cần thiết đối với các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam. Định mức chi phí là định mức kinh tế kỹ thuật về mức hao phí để sản xuất và lắp ráp được một chếc ô tô hoặc một chi tiết sản phẩm.
Định mức chi phí được xây dựng trên cơ sở các quy chuẩn đã được xây dựng. Nghiên cứu việc tổ chức xây dựng định mức và sử dụng dự toán ở các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam, thông qua các
câu hỏi khảo sát, tác giả nhận được là 100% các doanh nghiệp đều xây dựng và sử dụng định mức NVL, định mức chi phí nhân công. Kết quả khảo sát trực tiếp tại các doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp ô tô (công ty cổ phần ô tô 3/2, công ty cổ phần ô tô Hòa Bình, công ty cơ khí Ngô Gia Tự…) cho thấy công tác lập định mức hiện nay được thực hiện bởi phòng kỹ thuật do các kỹ
sư kinh tếđảm nhận sau đó được chuyển cho phòng kế toán làm cơ sở thanh toán. Các định mức kinh tế kỹ thuật dựa trên các tiêu chuẩn đã được các đơn vị quy định cho từng loại sản phẩm. Tác giả nhận thấy định mức chi phí NVL
được thể hiện trong bảng định mức nguyên liệu để sản xuất từng loại ô tô. Tuy nhiên định mức CPNVL trực tiếp mới chỉ được xây dựng là định mức về
mặt lượng NVL cần thiết để sản xuất một sản phẩm ô tô cụ thể. Đây là cơ sở để xác định khối lượng NVL xuất kho cho việc sản xuất 1 loại sản phẩm nhất
định bằng cách lấy định mức về lượng NVL nhân với số sản phẩm ô tô cần sản xuất. (Phụ lục 2.7)
Đối với định mức CPNC trực tiếp cũng được xây dựng bởi phòng kỹ
thuật sau đó được ghi nhận vào các phiếu sản xuất chuyển xuống cho các phân xưởng, thống kê phân xưởng căn cứ vào giờ công trên Phiếu sản xuất để
tính lương cho công nhân trực tiếp sản xuất. (Phụ lục 2.8: Phiếu sản xuất)
Định mức CPSXC cũng được các doanh nghiệp xây dựng định mức nhưng chưa nhiều. Qua khảo sát các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam, việc xây dựng định mức CPNC trực tiếp và CPSXC
được thực hiện ở các đơn vị như công ty cổ phần cơ khí Ngô Gia Tự, công ty cổ phần cơ khí thống nhất Thừa Thiên Huế, công ty cơ khí 19.8, công ty ô tô Trường Sơn Nghệ An, Nhà máy ô tô Đông Vàng, công ty cổ phần cơ khí ô tô 3.2. (Phụ lục2.9).
Khảo sát mục đích sử dụng định mức tại các doanh nghiệp tác giả nhận
được 100% câu trả lời là để kiểm soát chi phí. Các doanh nghiệp sử dụng định mức như một tiêu chuẩn để doanh nghiệp kích thích người lao động tiết kiệm chi phí bằng cách so sánh hao phí định mức với thực tế. Qua khảo sát tác giả
nhận thấy dựa trên cơ sở định mức các doanh nghiệp như công ty cổ phần cơ
khí ô tô 3.2, công ty cơ khí Ngô Gia Tự… xây dựng được trách nhiệm cho bộ
Bảng 2.1: Giấy đề nghị thanh toán
CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ Ô TÔ 3/2 Số …./KHSX
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Tháng 1 năm 2014
Kính gửi: ÔNG TỔNG GIÁM ĐỐC
ÔNG KẾ TOÁN TRƯỞNG
Tôi tên là: Nguyễn Thị Phương – thống kê phân xưởng
Đơn vị: Phân xưởng ô tô số 2 – Hưng Yên
Xin đề nghị thanh toán những phiếu sản xuất sau đây: 1124 hoàn thiện xe K47 số 175
STT PSX Số PN Số Nội dung điện Số SL công Giờ Đơn giá Thành tiền
1 1124 1304 Bọc vỏ 169 01 xe 20 12.772 255.440 163 14.983 2.442.229 100 17.637 1.763.700 Sàn TH, gióng lắp đầu đuôi vít, KLM 01 xe 32 14.983 479.456 Máy gầm 23 01 xe 10 12.772 127.720 18 14.983 269.694 13 17.637 229.281 Sơn, theo QĐ số 81/QĐ phun xốp nhãn HS2, dán giấy báo mặt trong sườn xe để phụ xốp 1,5h/xe 228 01 xe 20 13.712 274.240 159,5 16.144 2.574.968 100 19.075 1.907.500 Điện 15 01 xe 6 12.772 76.632 40 14.983 599.320 30 17.637 529.110 Khóa kính, táp lô 43 01 xe 81 14.983 1.213.623 Sàn gỗ 12 01 xe 14 14.983 209.762 Nội thất 69 01 xe 32 12.772 408.704 91 14.983 1.363.453 78 17.637 1.375.686 Tổng 559 16.100.518
Trên cơ sở khối lượng công việc hoàn thành của từng công đoạn, các phân xưởng sản xuất sẽ làm giấy đề nghị thanh toán cho từng công đoạn. Mỗi công đoạn đã được quy định rõ định mức CPNVL trực tiếp, CPNC trực tiếp, giờ
công và chi phí liên quan điện nước…Kế toán căn cứ vào định mức để thanh toán, phần vượt quá định mức thì từng công đoạn phải bù bằng tiền lương.
Việc lập dự toán sản xuất kinh doanh có ý nghĩa rất quan trọng trong hệ
thống KTQT doanh nghiệp, nó là một khâu trong quá trình hoạch định, kiểm tra, kiểm soát và ra quyết định của nhà quản lý. Tuy nhiên qua khảo sát thực
tế tại các đơn vị và gửi phiếu điều tra tới các doanh nghiệp thì tác giả nhận thấy công tác lập dự toán tại các doanh nghiệp này chưa được chú trọng, các doanh nghiệp có thực hiện lập dự toán nhưng chưa đầy đủ để phục vụ mục
đích của KTQT như dự toán mua vật tư (Phụ lục 2.10), dự toán chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công được xây dựng trên cơ sở các định mức đã
được xây dựng trong khi đó dự toán chi phí khác như dự toán chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp không được thực hiện.
Kết quả khảo sát cho thấy tại các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty công nghiệp ô tô Việt Nam có 12/12 doanh nghiệp lập dự toán doanh thu (chiếm 100%), 8/12 doanh nghiệp lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (chiếm 66,67%), chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung có 2/12 doanh nghiệp lập (chiếm 16,67%) còn dự toán giá vốn hàng bán không có doanh nghiệp nào lập.
Cụ thể tại các doanh nghiệp được phỏng vấn sâu như công ty cổ phần cơ khí ô tô 3.2 kế hoạch bán hàng được thống nhất từđầu năm giữa Ban Giám
đốc, phòng kế toán, phòng kinh doanh. Trong năm nếu có sự biến động khi tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp sẽ có các biện pháp điều chỉnh để không ảnh hưởng đến dự toán doanh thu. Vì trong từng quý nếu sản lượng bán hàng thay
đổi sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch chi phí, kế hoạch sản xuất, kế hoạch lợi nhuận… của năm.
Về kỳ lập dự toán thì có 66,67% doanh nghiệp thực hiện lập dự toán theo năm, 33,33% doanh nghiệp lập dự toán theo 6 tháng, không có doanh nghiệp lập dự toán theo tháng.
Ngoài ra trong số các doanh nghiệp được khảo sát, có các doanh nghiệp như Nhà máy ô tô Đồng Vàng, Công ty cổ phần Cơ giới thống nhất, công ty cổ phần công nghiệp ô tô Trường Sơn, Công ty cổ phần cơ khí ô tô 3.2 đã thực hiện lập dự toán liên quan đến doanh thu các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể Báo cáo ước tính doanh thu 6 tháng đầu năm 2014-Nhà máy ô tô Đồng Vàng (Phụ lục 11). Báo cáo này do Phòng kế hoạch soạn thảo sau đó chuyển cho phòng kế toán và vật tư điền những thông tin liên quan về
sản lượng sản phẩm, doanh thu tiêu thụ sản phẩm và các chỉ tiêu tài chính sau
Như vậy, các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam đã quan tâm đến việc lập dự toán nhưng chỉ có dự toán mua vật tư, dự
toán bán hàng và dự toán doanh thu là được quan tâm còn các loại dự toán khác tỷ lệ lập thấp phản ánh nhiều doanh nghiệp chưa thực sự quan tâm đến việc lập dự toán làm cơ sở cho việc kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện chi phí, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
2.3.2.2. Tổ chức thu nhận thông tin ban đầu
Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế
toán. Thông tin của KTQT là các thông tin được hình thành từ các nghiệp vụ
kinh tế đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của
đơn vị hoặc các thông tin mang tính tương lai, thông tin mang tính định tính hoặc định lượng…Chất lượng của thông tin đầu ra phụ thuộc rất nhiều vào thông tin gốc ban đầu. Nếu việc tổ chức thu nhận thông tin ban đầu được thực hiện tốt thì việc hệ thống hóa, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin cho nhà quản trị sẽđạt hiệu quả cao. Ảnh hưởng trực tiếp để chất lượng thông tin ban
đầu với KTQT đó là hệ thống chứng từ, hệ thống định mức và dự toán.
*Hệ thống chứng từ: Qua khảo sát các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty công nghiệp ô tô Việt Nam cho thấy các doanh nghiệp đã vận dụng chế độ chứng từ kế toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành bao gồm các chứng từ bắt buộc theo chếđộ kế toán doanh nghiệp và hệ thống chứng từ kế toán theo quy định riêng của từng doanh nghiệp nhằm phục vụ cho công tác KTTC và công tác KTQT.
Quá trình tổ chức thu nhận thông tin ban đầu được thực hiện như sau:
Kế toán các phần hành Kế toán chi phí và GT Kế toán tổng hợp Kế toán hàng tồn kho
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng kê mua hàng, Bảng kiểm nghiệm vật tư, Biên bản kiểm kê sản phẩm, Phiếu yêu cầu cấp vật tư,…
-Phiếu sản xuất -Sổ chi tiết CP -Bảng kê tập hợp CP -Bảng tính GT -Báo cáo GT - Báo cáo TP và sản phẩm dở dang -Tổng hợp và phân tích GT -BCTC Kế toán TSCĐ
Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản nghiệm thu TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ…
Kế toán tiền
Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng
lương thanh toán tiền thưởng, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH…
Kế toán khác
Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Bảng kê chi tiền, Bảng kê quỹ tiền mặt, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi…
Phân xưởng
Bảng kê khối lượng hoàn thành, Bảng kê khối lượng dở dang….
Bảng 2.2: Quy trình tổ chức thu nhận thông tin ban đầu tại các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam
Ngoài ra các DN thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam còn thiết kế các chứng từ kế toán nội bộ nhằm thu thập và cung cấp thông tin liên quan
đến KTQT phục vụ cho công tác tổng hợp thông tin kế toán như Phiếu sản xuất, báo cáo sử dụng vật tư, báo cáo sử dụng vật liệu cho phân xưởng sản xuất (Phụ lục 2.12)… Nội dung, kết cấu và quy định về lập, luân chuyển các chứng từ nội bộ đa dạng, linh hoạt và phong phú theo yêu cầu quản lý của chính doanh nghiệp và các nhà quản trị. Tuy nhiên kết quả khảo sát cho thấy không có doanh nghiệp nào hoàn toàn tự thiết kế mẫu chứng từ phù hợp công tác KTQT. Việc xây dựng hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp căn cứ chủ
yếu vào hệ thống chứng từ mẫu do chế độ kế toán và các văn bản pháp luật khác ban hành. Do đó thông tin trên các chứng từ ban đầu thu thập chủ yếu phục vụ KTTC, chưa đủ thông tin ban đầu để thiết lập các báo cáo phục vụ
yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Thông tin tương lai được thu thập dựa trên các phương pháp dự báo, lập dự toán, lập kế hoạch và phân tích thông tin...Thông tin tương lai thể hiện thông qua các thông tin về dự toán sản xuất, định mức xây dựng các loại chi phí, kế hoạch số lượng sản phẩm sản xuất… Qua khảo sát tại các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam hiện nay việc xây dựng định mức và dự toán ngân sách vẫn chưa được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Hệ thống định mức vẫn chủ yếu xây dựng là định mức về mặt số lượng, chủng loại và quy cách mà chưa gắn với chi phí nên khó khăn trong việc lập dự toán chi phí.
Ngoài ra trình độ nhân viên kế toán của các doanh nghiệp chưa được
đào tạo bài bản về KTQT nên chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc thu thập thông tin liên quan đến KTQT. Chính vì vậy thông tin thu thập còn hạn chế, rời rạc và mang tính tự phát là chính.
2.3.2.3 Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán quản trị
*Thực trạng tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán quản trị các yếu tố sản xuất
@Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT hàng tồn kho
Hàng tồn kho của các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam gồm nhiều loại khác nhau. Thực tế công tác quản lý và hạch toán vật tư trong các doanh nghiệp đã có nhiều cố gắng đáp ứng yêu cầu của nhà quản trị. Để tìm hiểu thực trạng phân loại hàng tồn kho tác giả sử dụng câu