- So sánh: Tỷ trọng, liên hoàn và tìm xu hướng phát triển
3.1.2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban trong Công ty
Tổ chức bộ máy Công ty được xây dựng theo mô hình chức năng kết ^ ơ p p hân bố địãly^Các phòng ban được phân chia và hoạt động theo quy chế và phương thức Công ty quy định. Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc Công ty có nhiệm vụ quản lý, điều hành các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh toàn Công ty, đồng thời trực tiếp phụ trách công tác thi đua, tổ chức, thanh tra, đào tạo, kế toán - tài chính. Phó tổng giám đốc sản xuất - phụ trách công tác sản xuất, kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, có trách nhiệm chỉ đạo các đơn vị: Phòng nghiên cứu công nghệ, phòng kiểm tra chất lượng, phòng đảm bảo chất lượng và xí nghiệp GMP. Phó tổng giám đốc kinh doanh - phụ trách khâu kế hoạch toàn Công ty (Bao gồm kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty và các đơn vị trực thuộc), chỉ đạo phòng kế hoạch nghiệp vụ, phòng thị trường, phòng xuất nhập khẩu và các Chi nhánh Dược.
Đối với Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu vói tổng giám đốc để sắp xếp nhân sự sao cho bộ máy đạt hiệu quả cao, đồng thời xây dựng kế hoạch tiền lương, đảm bảo hoàn thành tốt công việc tại văn phòng Công ty: Văn thư, hội nghị, giao dịch đối ngoại...
Đối vói Phòng k ế hoạch nghiệp vụ, trên cơ sở kế hoạch, nghị quyết đại hội cổ đông hàng năm, sẽ tham mưu cho tổng giám đốc xây dựng các kế hoạch cấp phòng ban: Kế hoạch mua vào, bán ra, kế hoạch sản xuất, kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch tài chính đảm bảo có tính khoa học, có tính khả thi và đạt hiệu quả cao nhất. Thường xuyên kiểm tra đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tại các đơn vị trực thuộc. Phát hiện và phân tích nguyên nhân của các đơn vị không hoàn thành kế hoạch để báo cáo Hội đồng quản trị
20
và Ban giám đốc để có biện pháp giải quyết kịp thời, đồng thời hướng dẫn về nghiệp vụ kinh doanh, thị trường, hoạt động marketing cho các đơn vị mình.
Đối với Phòng k ế toán - tài chính: Tham mưu giúp việc cho tổng giám đốc trong công tác quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn toàn Doanh nghiệp; Phân tích hoạt động kinh tế của DN, trên cơ sở đó giúp cho lãnh đạo Công ty quản lý nguồn tài chính được chặt chẽ, hiệu quả, đúng pháp luật, thực hành tiết kiệm, ngăn chặn được các sơ hở trong quản lý, chống thất thoát tài sản doanh nghiệp; Trên cơ sở nghị quyết đại hội cổ đông, tình hình thực hiện kế hoạch năm trước và xu hướng phát triển của DN để lập kế hoạch tài chính hàng năm; Đôn đốc thu hồi công nợ, không để tình trạng dây dưa kéo dài.
Đối với Phòng đảm bảo chất lượng: Chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý trong việc đảm bảo chất lượng thuốc, Y cụ, Dược liệu, bao bì trong hệ thống sản xuất kinh doanh của Công ty; Trực tiếp giám sát, kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các qui trình kỹ thuật trong sản xuất. Theo dõi chất lượng hàng hóa trong kinh doanh.
Đối với Phồng nghiên cứu công nghệ: Tổ chức công tác kỹ thuật công nghệ, nghiên cứu phát triển sản phẩm phục vụ sản xuất tại Công ty bao gồm: Các mặt hàng đang sản xuất, mặt hàng sản xuất nhượng quyền và nghiên cứu mặt hàng mói. Xác lập hồ sơ đăng ký sản xuất mặt hàng mới trình cấp có thẩm quyền xét duyệt. Trực tiếp hướng dẫn tổ chức thực hiện việc áp dụng qui trình sản xuất, xây dựng hồ sơ lô các mặt hàng sản xuất; Nghiên cứu cải tiến thiết kế bao bì đóng gói. Tổ chức xây dựng và bổ sung các định mức kinh tế kỹ thuật. Tiếp thu công nghệ tiên tiến và áp dụng chuyển giao công nghệ vào sản xuất.
thành phẩm, thành phẩm trước khi xuất xưởng.
Với Phòng thị trường: Mở rộng tiêu thụ sản phẩm và triệt để khai thác
thị trường trong và ngoài Tỉnh; Nắm bắt nhu cầu thị trường và khả năng tiêu thụ của từng loại sản phẩm để tham mưu với lãnh đạo Công ty xây dựng chiến lược sản phẩm.
Với Phòng xuất nhập khẩu: Lập phương án xuất - nhập hàng hóa căn
cứ vào nhu cầu thị trường và điều kiện cụ thể của DN; Thực hiện việc xuất - nhập hàng hóa, thành phẩm, nguyên phụ liệu theo yêu cầu của Công ty.
Với X í nghiệp GMP: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức lao động
để quản lý điều hành sản xuất, phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật, thực hành tiết kiệm, tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm; Phối hợp với các phòng chức năng để đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật; Tiếp thu việc chuyển giao công nghệ, tham gia đào tạo và đào tạo lại để nâng cao tay nghề Công nhân; Đối vói các nguyên phụ liệu và sản phẩm tồn đọng, chậm luân chuyển, sắp hết hạn hoặc có hiện tượng biến chất thì phải có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo Công ty để có biện pháp giải quyết.
Vói Các đơn vị trực thuộc: Trưởng các đơn vị trực thuộc là người được
chủ tịch hội đồng quản trị/ Tổng giám đốc uỷ quyền quản lý điều hành trực tiếp các công việc tại đơn vị mình, phải chủ động sắp xếp lao động cho phù hợp, lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính sao cho có hiệu quả.