2.2.1.1. Bộ máy tổ chức QLCL của Công ty
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng, ý nghĩa chiến lƣợc của việc áp dụng HTQLCL theo ISO 9001 nên Công ty đã tập trung hàng đầu vào yếu tố con ngƣời để triển khai áp dụng hệ thống có hiệu quả. Ban ISO đã đƣợc thành lập với ý nghĩa đó. Ban ISO gồm 17 thành viên, trƣởng ban là Tổng giám đốc công ty và các thành viên còn lại là đại diện cho các phòng ban của công ty và xí nghiệp Cảng cá.
Trưởng ban ISO có trách nhiệm và quyền hạn:
- Quản lý ban ISO và tổ chức công việc, phê duyệt sổ tay chất lƣợng, công bố CSCL, MTCL của công ty
- Cam kết cung cấp nguồn lực cần thiết để duy trì hệ thống ISO, đảm bảo giáo dục và đào tạo các thành viên liên quan.
- Đảm bảo thiết lập HTQLCL theo ISO 9001: 2008, thực hiện, duy trì và cập nhật
- Phê duyệt cơ cấu tổ chức và trách nhiệm về hệ thống ISO. - Chỉ huy và quyết định chính trong ứng phó tình trạng khẩn cấp
- Chủ trì các cuộc họp xem xét của lãnh đạo về hệ thống ISO, báo cáo lãnh đạo về tính hiệu quả và phù hợp của HTQLCL theo ISO 9001: 2008
Các thành viên còn lại đồng thời cũng là lãnh đạo các phòng ban: ngoài trách
nhiệm và quyền hạn liên quan đến chuyên môn của phòng ban còn phải chịu trách nhiệm và quyền hạn chỉ đạo, triển khai, áp dụng và duy trì thực hiện xây dựng HTQLCL ISO 9001:2008 ở các phòng ban và các tổ có liên quan. Nhiệm vụ và quyền hạn các thành viên trong ban:
- Tuân thủ các nội dung theo yêu cầu hệ thống ISO đối với chức năng nhiệm vụ của bộ phận mình. Quy định trách nhiệm cá nhân hoặc nhóm cá nhân có liên quan những nội dung đó. Chịu trách nhiệm trƣớc lãnh đạo công ty về hệ thống ISO.
- Lập và thực hiện MTCL tại bộ phận, phê duyệt thủ tục, quy trình, hƣớng dẫn công việc, quy định, quy chế... liên quan đến các bộ phận thuộc hệ thống ISO theo phân cấp.
- Đào tạo, phổ biến cho nhân viên hiểu và tuân thủ các tài liệu có liên quan. - Thực hiện cải tiến liên tục, hành động khắc phục, phòng ngừa. Tham gia ứng
phó tình trạng khẩn cấp và xử lý sản phẩm không phù hợp khi có liên quan. - Huấn luyện, đào tạo kiến thức cơ bản về ISO cho cán bộ nhân viên công ty.
Hình 2.2 : Sơ đồ bộ máy tổ chức QLCL tại công ty [7]
2.2.1.2. Phạm vi áp dụng HTQLCL theo ISO 9001: 2008
Công ty có 3 xí nghiệp trực thuộc và các phòng ban tại Cà Mau, tuy nhiên chỉ có Xí nghiệp Cảng Cá tại Cà Mau, phòng kinh doanh và phòng tổ chức hành chính đƣợc chứng nhận HTQLCL theo ISO 9001:2008 và áp dụng cho mặt hàng chế biến tôm,
Tổng Giám đốc - Trƣởng ban ISO
Trƣởng , phó phòng kinh doanh - Thành viên ISO
BGĐ xí nghiệp cảng cá Cà Mau – Thành viênISO
Trƣởng, phó phòng tổ chức- Thành viên ISO Thành viên ISO Thƣ ký ISO Trƣởng, phó phòng QM - Thành viên ISO KCS tiếp nhận NL KCS phân cỡ KCS sơ chế Trƣởng, phó phòng kỹ thuật – Thành viên ISO KCS cấp đông KCS bốc xếp
cá, mực tƣơi, hấp đông lạnh. Các đơn vị còn lại đang trong quá trình xây dựng HTQLCL theo ISO 9001:2008.
2.2.1.3. Các quá trình và mối tƣơng tác giữa chúng
Dựa trên các nguyên tắc chính khi xây dựng HTQLCL theo ISO 9001, công ty đã nhìn nhận và phân tích các hoạt động chính trong hệ thống theo các quá trình chính và xem xét mối tƣơng quan giữa các quá trình, trên cơ sở đó đảm bảo việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn cho các phòng, xí nghiệp hợp lý và hiệu quả hơn.
Các quá trình chính của công ty Cases:
- Quá trình bán hàng - Quá trình mua hàng
- Quá trình theo dõi, đo lƣờng CLSP - Quá trình bảo toàn sản phẩm
- Quá trình điều tra thỏa mãn, giải quyết khiếu nại khách hàng - Quá trình khắc phục, phòng ngừa
- Quá trình nghiên cứu, cải tiến sản phẩm
Diễn giải các quá trình
a) Quá trình bán hàng: đƣợc thực hiện bởi phòng kinh doanh (phòng KD), phòng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
quản lý chất lƣợng (phòng QM), xƣởng sản xuất, Ban giám đốc (BGĐ). Đầu vào là yêu cầu khách hàng, đầu ra là sản phẩm thỏa mãn nhu cầu khách hàng.
Quá trình bán hàng gồm các công đoạn:
- Tiếp nhận và xem xét yêu cầu của khách hàng.
- Soạn thảo hợp đồng và trình cho ngƣời có thẩm quyền ký.
- Thực hiện hợp đồng: phòng KD kiểm tra các việc cần thiết để tiến hành quá trình mua nguyên vật liệu đồng thời thông báo cho phòng QM lệnh sản xuất. - Hàng hoá đã sản xuất đủ theo hợp đồng, đơn hàng thì nhân viên phụ trách tiến
hành xuất hàng, chi tiết hàng xuất đƣợc thể hiện trong Lệnh xuất kho và chuyển cho các bộ phận xuất hàng có liên quan.
b) Quá trình mua hàng: đƣợc thực hiện bởi phòng KD, kho nguyên vật liệu,
phòng QM. Đầu vào là yêu cầu đặt hàng từ phòng KD, đầu ra là các sản phẩm, dịch vụ đƣợc cung cấp bởi nhà cung ứng thỏa mãn yêu cầu đặt hàng.
Quá trình mua hàng gồm các công đoạn sau:
- Chuẩn bị và tiến hành mua hàng: dự trù nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung ứng, soạn đơn đặt hàng và trình đơn đặt hàng cho Trƣởng phòng KD hoặc BGĐ ký duyệt và gởi đơn đặt hàng cho nhà cung ứng.
- Thông báo nhận hàng: thông báo cho bộ phận kho vật tƣ và BGĐ xí nghiệp, phòng QM về thông tin nhận hàng.
- Kiểm tra hàng trƣớc khi nhận: nhân viên phòng QM và thủ kho kiểm tra CLSP và đối chứng lại với những yêu cầu trong đơn đặt hàng và phiếu giao hàng. - Nhập kho, bảo quản, phân phối: căn cứ vào phiếu nhập vật tƣ , thủ kho báo cho
bốc xếp tiến hành nhập kho vật tƣ dựa vào sơ đồ kho vật tƣ .
c) Theo dõi, đo lường CLSP: đƣợc thực hiện bởi phòng QM, kiểm tra chất lƣợng
sản phẩm (KCS), BGĐ xí nghiệp. Đầu vào là yêu cầu về CLSP, đầu ra là kết quả CLSP và biện pháp xử lý.
Quá trình theo dõi, đo lƣờng CLSP gồm các quá trình sau: - Kiểm tra đầu vào đối với nguyên liệu, hóa chất, bao bì.
- Kiểm tra trong quá trình bảo quản các loại hóa chất, vật tƣ bao bì đóng gói. - Kiểm tra trong quá trình sản xuất: kiểm tra nguồn nƣớc sử dụng và nƣớc dùng
việc sản xuất nƣớc đá cây, đá vảy, kiểm tra bán thành phẩm các yêu cầu kỹ thuật, các chỉ tiêu kháng sinh và vi sinh.
- Kiểm tra thành phẩm sau cùng các chỉ tiêu: yêu cầu kỹ thuật, cảm quan, kháng sinh, vi sinh.
- Kiểm tra môi trƣờng xung quanh - Hiệu chuẩn thiết bị
d) Quá trình đảm bảo chất lượng trong thời gian lưu kho và vận chuyển: đƣợc
thực hiện bởi kho, phòng QM. Đầu vào là thành phẩm sau khi chế biến, đầu ra là sự đảm bảo chất lƣợng thành phẩm khi đến tay khách hàng.
Hình 2.3: Sơ đồ hoạt động của HTQLCL tại Công ty [7]
Quá trình đảm bảo chất lƣợng trong thời gian lƣu kho và vận chuyển gồm các công đoạn sau:
- Thủ kho thành phẩm kiểm kê định kỳ sản phẩm khi lƣu kho. - Kiểm tra định kỳ trƣớc khi giao hàng.
- Giao hàng hoặc nhập kho trung chuyển khi nhận đƣợc lệnh xuất kho từ phòng kinh doanh.
e) Quá trình điều tra thỏa mãn và giải quyết khiếu nại khách hàng: đƣợc thực
hiện bởi phòng kinh doanh, BGĐ, các phòng ban khác và xí nghiệp sản xuất. Đầu vào là yêu cầu, khiếu nại khách hàng, đầu ra là sự hài lòng khách hàng và cải tiến phƣơng pháp.
Quá trình điều tra thỏa mãn và giải quyết khiếu nại khách hàng gồm các công đoạn sau:
- Lập và gởi phiếu thu thập thông tin về khách hàng định kỳ ít nhất 1 năm/lần (khoảng tháng 1, 2 của năm sau). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nhận lại phiếu và tổng hợp các thông tin, khiếu nại của khách hàng. - Phân tích kết quả và đề ra phƣơng pháp cải tiến.
f) Quá trình khắc phục, phòng ngừa: đƣợc thực hiện bởi toàn bộ nhân viên trong
Công ty, xí nghiệp. Đầu vào là sự không phù hợp của sản phẩm, đầu ra là giải pháp khắc phục và phòng ngừa sự không phù hợp tái diễn.
Quá trình khắc phục, phòng ngừa gồm các công đoạn sau:
- Phát hiện sự không phù hợp nhƣ: các khuyết tật sản phẩm, thông tin phản hồi, khiếu nại của các bên có liên quan có ảnh hƣởng đến uy tín của Công ty, hoặc hệ thống QLCL
- Tìm nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục phòng ngừa. Dùng biểu đồ xƣơng cá hoặc kỹ thuật hỏi 5 lần tại sao để tìm nguyên nhân.
- Đánh giá mức độ cần thiết phải thực hiện hành động khắc phục/ phòng ngừa và phân công ngƣời thực hiện.
- Thực hiện theo biện pháp đã duyệt, đánh giá mức độ hiệu quả và cập nhật kết quả vào sổ theo dõi.
Việc phát triển sản phẩm thông thƣờng phát sinh từ các nhu cầu sau: do khách hàng yêu cầu hoặc do yêu cầu cải tiến, phát triển của Công ty.
Đầu vào thiết kế và phát triển phải bao gồm: yêu cầu về chức năng và công dụng, yêu cầu chế định và pháp luật, thông tin tham khảo từ các mẫu của khách hàng hoặc các mẫu trƣớc đó, các yêu cầu chủ yếu cho thiết kế và phát triển.
Đầu ra thiết kế và phát triển phải bao gồm: đáp ứng các yêu cầu đầu vào, cung cấp các thông tin thích hợp cho việc mua hàng, sản xuất và cung cấp dịch vụ, bao gồm việc mô tả hoặc viện dẫn các tiêu chuẩn, chuẩn mực hoặc tài liệu của sản phẩm, xác định các đặc tính cốt yếu cho an toàn và sử dụng đúng của sản phẩm.
Quá trình nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới gồm các công đoạn sau:
- Xem xét xác nhận thiết kế nhằm đánh giá khả năng đáp ứng các yêu cầu của các kết qủa thiết kế và phát triển, nhận biết mọi vấn đề trục trặc và đề xuất các hành động cần thiết.
- Xác nhận giá trị sử dụng. - Kiểm soát thay đổi thiết kế.
2.2.1.4. Các qui trình trong công ty
Dựa trên các quá trình đã liệt kê, sự tƣơng tác giữa chúng và các yêu cầu về HTQLCL theo ISO 9001 : 2008, ban ISO đã thiết lập 21 thủ tục nhằm hƣớng dẫn và phân công cụ thể trách nhiệm của các phòng ban khi thực hiện nhằm đảm bảo hoạt động hệ thống đƣợc thống nhất và luôn luôn cải tiến (bảng 2.3).
Đối với mỗi thủ tục, ban ISO và lãnh đạo các phòng ban cũng thiết lập các biểu mẫu, quy trình hƣớng dẫn, các thông số kỹ thuật và các tài liệu đảm bảo chất lƣợng cho các công đoạn theo các yêu cầu của quy trình.