Hệ thống văn bản, tài liệu tại công ty khá đầy đủ tuy nhiên trong quá trình hoạt động cần có sự xem xét và cải tiến mỗi năm nhằm đáp ứng các yêu cầu mới của khách hàng, các bên có liên quan và sự phát triển công nghệ.
Để đảm bảo tài liệu, quy trình đƣợc cập nhật liên tục công ty nên cử một cán bộ chuyên trách công việc kiểm soát hệ thống hồ sơ, tài liệu. Cán bộ này sẽ chịu trách nhiệm cập nhật các tài liệu mới và thông báo cho các bộ phận có liên quan nắm rõ đồng thời thu hồi toàn bộ tài liệu cũ và tiêu hủy, tránh tình trạng sử dụng lại tài liệu lỗi thời hiện nay ở một số bộ phận. Việc kiểm soát tài liệu, hồ sơ cần đƣợc đƣa vào quy định chấm điểm thi đua hàng tháng.
Hệ thống hồ sơ, tài liệu đƣợc xem nhƣ nguồn thông tin quý giá, do đó việc bảo vệ nguồn thông tin này là cần thiết nhằm tránh mất mát và bị rò rĩ. Công ty cần thực hiện chế độ phân cấp đối với các tài liệu, hồ sơ thành 4 cấp, từ tình trạng thông tin phổ biến đến thông tin nội bộ, thông tin riêng và thông tin tuyệt mật và quy định cấp nào đƣợc tiếp xúc với loại tài liệu, hồ sơ nào. Việc phân cấp có thể dựa trên các tiêu chí nhƣ sau:
Bảng 3.1: Phân cấp bảo mật hồ sơ, tài liệu Thông tin
phổ biến Thông tin nội bộ Thông tin riêng
Thông tin tuyệt mật
Mức độ bảo vệ
Chỉ đƣợc phép truy xuất từ nhân viên công ty Mức độ cao Mức cao nhất Giới hạn truy cập Phổ biến rộng rãi Chỉ nhân viên công ty và đối tác Chỉ một nhóm ngƣời có giới hạn Chỉ vài cá nhân đƣợc chỉ định đích danh Mức độ tác hại gây ra Ảnh hƣởng đến quy trình kinh doanh Ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh của công ty
Gây thiệt hại kinh tế và/hoặc tổn hại hình ảnh công ty
Đối với các biểu mẫu nên có kế hoạch rà soát sau mỗi 6 tháng nhằm bổ sung một số chi tiết cần thiết và loại bỏ các chi tiết không cần thiết. Biểu mẫu nào không đƣợc sử dụng trong 1 năm sẽ xem xét loại bỏ để tránh rƣờm rà hệ thống.
Một số quy trình cần xem xét và cải tiến là các quy trình liên quan đến phòng QM, xƣởng sản xuất và phòng KD. Đối với các quy trình liên quan đến phòng KD, cần xem xét bổ sung thêm quy trình giành đơn hàng, quy trình theo dõi thực hiện hợp đồng. Đối với các quy trình liên quan đến phòng QM cần xem xét bổ sung quy trình thử nghiệm thành thạo cho các nhân viên phòng kiểm nghiệm hàng năm nhằm đánh giá năng lực kiểm nghiệm. Đối với các quy trình liên quan đến xƣởng sản xuất cần
nghiên cứu tích hợp hệ thống HACCP và hoạt động ISO 9001 nhằm giảm lƣợng hồ sơ ghi chép và lƣu trữ.
Bên cạnh việc cải tiến hệ thống văn bản, các quy trình cần nghiên cứu xem xét lại phân công trách nhiệm và quyền hạn cụ thể của từng phòng ban và từng vị trí, tránh tình trạng chồng chéo trách nhiệm hoặc không biết trách nhiệm thuộc về bộ phận nào. Đặc biệt là việc phân cấp trách nhiệm giữa cán bộ phòng QM và cán bộ kỹ thuật ở các xí nghiệp. Nếu không tiến hành phân cấp tốt sẽ xảy ra tình trạng một số các thông số kỹ thuật sẽ bị chồng chéo khi kiểm soát, một số thông số khác không có ngƣời kiểm soát.
3.2.3.Giải pháp về tạo sản phẩm
a) Cải tiến hoạt động marketing, nghiên cứu và phát triển sản phẩm
Việc tìm kiếm và thu hút khách hàng hiện chỉ do phòng KD thực hiện mà không có bộ phận chuyên trách. Trong khi đó, đặc thù khách hàng của công ty là các công ty nƣớc ngoài khó có điều kiện tiếp cận tận nơi nhƣ các khách hàng trong nƣớc. Để quảng bá hình ảnh công ty đến các thị trƣờng nhập khẩu và các đối tác, công ty cần thành lập phòng marketing với nhiệm vụ xây dựng chiến lƣợc quảng bá hình ảnh trong và ngoài nƣớc, ngoài việc in các tờ bƣớm, catalog công ty nên đầu tƣ cho việc thiết kế và cập nhật website thƣờng xuyên, tham gia và tổ chức các hoạt động tại các hội chợ triển lãm của ngành thủy sản.
Bên cạnh việc nâng cao hình ảnh công ty, cần chú trọng hơn nữa khâu thiết kế và phát triển sản phẩm. Hiện tại công việc này giao cho phòng QM và xƣởng sản xuất chịu trách nhiệm, tuy nhiên hoạt động thiết kế chỉ mới dừng lại ở công đoạn nghiên cứu theo yêu cầu khách hàng, cải tiến một số thông số kỹ thuật mà không có sự cải tiến về hình dạng, cấu trúc sản phẩm, do đó mặc dù thành lập hơn 17 năm nhƣng số sản phẩm mới của công ty chỉ dừng lại ở vài mặt hàng nhƣ chả cá. Việc thành lập phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm sẽ giảm tải gánh nặng cho phòng QM đồng thời chuyên môn hóa công việc phát triển sản phẩm mới, tìm kiếm mặt hàng chiến lƣợc cho công ty trong giai đoạn khó khăn về nguyên liệu và tiêu thụ.
b) Cải tiến công tác thu mua và đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào
Mặc dù công ty đã xây dựng đƣợc quy trình kiểm soát chặt chẽ nguồn nguyên vật liệu đầu vào và tạo dựng đƣợc mối liên hệ chặt chẽ với các nhà cung ứng nhƣng vấn đề thu mua nguyên vật liệu đầu vào nhất là nguyên liệu thủy sản vẫn là khó khăn của công ty hiện nay. Vào các mùa cao điểm vẫn xảy ra tình trạng thiếu nguyên liệu, công ty phải thu mua với giá cao để cạnh tranh với các công ty ở địa phƣơng đồng thời chất lƣợng nguyên liệu không đảm bảo. Vì vậy, công ty cần có các biện pháp đề phòng nhƣ:
- Công ty nên chủ động tìm những nguồn mua nguyên liệu ổn định và tìm hiểu kĩ lƣỡng các thông tin về đại lý thu mua, vùng nuôi, nguồn gốc con giống và mua với số lƣợng lớn để giảm thiểu chi phí vận chuyển và thu mua với giá tốt nhất. - Kiểm tra chặt chẽ chất lƣợng nguyên vật liệu cả về số lƣợng, chất lƣợng và
chủng loại. Đây là một công tác cần đặc biệt coi trọng vì nó ảnh hƣởng trực tiếp đến CLSP của công ty.
- Công ty nên xây dựng riêng vùng nguyên liệu sạch để có thể chủ động trong tình trạng thiếu nguyên liệu gay gắt. Thực hiện tích cực phƣơng châm gắn nhà máy với vùng nguyên liệu. Đồng thời công ty nên đầu tƣ hợp tác với ngƣời nuôi và khai thác, bao tiêu sản phẩm sau thu hoạch nhằm đạt lợi ích 2 phía: công ty bảo đảm về số lƣợng và chất lƣợng nguyên liệu, ngƣời nuôi và khai thác đảm bảo có lãi, hạn chế tính tự phát trong nuôi trồng.
3.2.4.Tăng cƣờng công tác cải tiến
Công tác cải tiến đƣợc xem nhƣ hoạt động quan trọng và ý nghĩa nhất của HTQLCL theo ISO 9001, có cải tiến thì hoạt động hệ thống mới đi lên và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Nâng cao công tác cải tiến bao gồm các công tác sau :
ĐGNB tốt sẽ giúp cho công ty có cái nhìn trung thực, chính xác để từ đó đƣa ra những giải pháp khắc phục kịp thời các sai sót trong quá trình sản xuất cũng nhƣ hoàn thiện, nâng cao chất lƣợng quản lý của mình.
Để cải tiến công tác ĐGNB trƣớc hết cần nâng cao năng lực đánh giá viên. Đánh giá viên không chỉ nắm vững các yêu cầu của ISO 9001 mà còn nắm chuyên môn bộ phận mình đánh giá hoặc ít nhất trong đoàn đánh giá có ngƣời am hiểu kỹ thuật bộ phận đánh giá mới đảm bảo công tác đánh giá xác thực và hiệu quả.
Ngoài ra, đảm bảo đủ nguồn nhân lực các đánh giá viên, tránh trƣờng hợp đánh giá viên là ngƣời của bộ phận đƣợc đánh giá, nhằm đảm bảo tính công bằng trong công tác đánh giá. Bên cạnh đó, công tác đánh giá phải đảm bảo thời gian đánh giá, không đƣợc kéo dài làm ảnh hƣởng đến hoạt động của bộ phận nhƣng cũng không quá ngắn để đánh giá cho có hình thức. Để cho hoạt động ĐGNB đạt lợi ích mong muốn, nên tổ chức đánh giá chéo và bốc thăm ngẫu nhiên đơn vị đánh giá. Ngƣời đánh giá nên soạn thảo sẵn bảng câu hỏi và phải đƣợc phê duyệt bởi ngƣời có thẩm quyền.
b) Tăng cường áp dụng các công cụ cải tiến HTQLCL
Áp dụng các công cụ thống kê vào kiểm soát CLSP giúp cho công ty nhanh chóng xác định đƣợc những vấn đề về chất lƣợng, từ đó tìm ra nguyên nhân chủ yếu để có các biện pháp phòng ngừa và loại bỏ chúng. Nhờ vào các công cụ thống kê mà các dữ liệu đƣợc sắp xếp lại, tìm ra đƣợc dạng phân bố để có biện pháp cụ thể, do đó giảm thiểu đƣợc các nhầm lẫn.
Hiện nay công ty chỉ mới sử dụng 2 trong 7 công cụ thống kê là xây dựng sơ đồ lƣu trình diễn giải các quy trình trong sản xuất và phiếu kiểm tra chất lƣợng ghi nhận các kết quả kiểm soát chất lƣợng. Việc ghi chép này chỉ mang tính chất thống kê, không có cơ sở để phân tích các nhân tố tác động chính.
Nhằm xác định đƣợc các nguyên nhân tác động lên quá trình, những nguyên nhân chính cần phải giải quyết ngay, quá trình sản xuất có đạt yêu cầu hay không, công ty cần áp dụng thêm một số công cụ cơ bản nhƣ biểu đồ nhân quả, biểu đồ Pareto.
Biểu đồ nhân quả giúp công ty phân tích nguyên nhân sâu xa dẫn đến sự không phù hợp để từ đó có giải pháp phòng ngừa triệt để. Biểu đồ Pareto sẽ giúp công ty thống kê các sai lỗi sản phẩm không phù hợp chiếm tỷ lệ cao nhất để có giải pháp khắc phục và phòng ngừa hiệu quả nhất.
Tuy nhiên để áp dụng các công cụ thống kê này công ty cần phải tiến hành đào tạo và đào tạo lại từ đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật cho đến ngƣời lao động trực tiếp sản xuất để họ có khả năng đọc, xây dựng các biểu đồ thống kê. Riêng đối với đội ngũ cán bộ kỹ thuật thì phải đào tạo thêm về phƣơng pháp phân tích và các yêu cầu trong sử dụng các công cụ thống kê có liên quan.
c) Kết hợp ISO 9001 và Kaizen
Kaizen là phƣơng pháp cải tiến liên tục nhằm đem lại thành công lớn từ những cải tiến nhỏ. Việc kết hợp ISO 9001 và Kaizen sẽ giúp công ty phát triển bền vững hơn và tăng cƣờng khả năng cạnh tranh trên thị trƣờng.
Trọng tậm của phƣơng pháp này là xác định và loại trừ lãng phí, đòi hỏi phải cải tiến liên tục “Không một ngày nào là không có một cải tiến nào đó đƣợc thực hiện trong công ty”. Ở đây, phƣơng pháp Kaizen rất chú trọng vào quá trình mà phƣơng pháp ISO cũng thực hiện dựa trên mô hình tiếp cận theo quá trình là cơ sở cho việc QLCL và cải tiến quá trình. Có thể nói, đây chính là điểm tƣơng đồng quan trọng tạo cơ sở cho sự gắn kết giữa Kaizen vào hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001- 2000. Đối với Kaizen, có một số tiền đề đƣợc sử dụng mà rất có tác dụng để xử lý các vấn đề chất lƣợng nhƣ:
- Chất lƣợng kém: đừng chấp nhận, đừng làm, đừng gửi
- Hãy làm việc với dữ liệu, chất lƣợng bắt đầu từ việc định lƣợng các vấn đề và các biến động.
- Hãy hỏi 5 lần đề xác định rõ nguyên nhân cội rễ của mọi vấn đề
- Hãy đến phân xƣởng: là nơi thực hiện các hành động.
Việc thực hiện Kaizen không có nghĩa là thay thế hay là loại trừ đổi mới mà là bổ sung cho nhau. Khi Kaizen đã gần cạn, không phát huy đƣợc mạnh mẽ thì cần có
đổi mới và ngay sau khi đổi mới cần thực hiện Kaizen. Kaizen và đổi mới là 2 thành phần không tách rời nhau trong tiến hành tiến triển.
d) Thực hiện chính sách khuyến khích vật chất
Nhằm động viên, thúc đẩy mọi ngƣời cùng góp sức, duy trì và phát triển HTQLCL ISO9001 nói riêng, phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung thì Ban lãnh đạo công ty cần phải khuyến khích sử dụng các đòn bẩy kinh tế. Tâm lý chung của ngƣời lao động là không thích gò bó, rập khuôn theo những quy định làm việc nghiêm ngặt để đảm bảo CLSP. Chính vì vậy để khuyến khích họ thực hiện đúng những gì cần phải làm, bên cạnh việc đƣa ra những lợi ích lâu dài, các công ty cần phải có chính sách đãi ngộ thoả đáng cho các cá nhân, tập thể. Mục đích của biện pháp này là để khuyến khích và thiết lập ý thức tự giác về thực hiện áp dụng, duy trì và mở rộng HTQLCL. Các công ty cần đề ra một loạt các biện pháp thƣởng phạt vật chất. Đây thực sự là một biện pháp có hiệu quả, nó động viên kịp thời các bộ phận, cá nhân làm tốt chất lƣợng theo các yêu cầu của hệ thống, ngăn chặn ngay các hành động cố ý hay sơ ý vi phạm yêu cầu.
3.3. Những kiến nghị
Từng bước xây dựng HTQLCL ISO 9001:2008 đối với các xí nghiệp còn lại trong hệ thống công ty Cases và phấn đấu đến năm 2015 tất cả các xí nghiệp trong hệ thống đạt ISO 9001: 2008.
Với hơn 3 năm xây dựng và duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty và xí nghiệp Cảng cá đã minh chứng vai trò và lợi ích của việc đạt ISO 9001. Bên cạnh đó CBCNV trong công ty cũng đã đúc kết đƣợc một số kinh nghiệm trong quá trình áp dụng hệ thống này, và lấy đó làm mô hình cho các hoạt động kiểm soát chất lƣợng tại 2 xí nghiệp còn lại. Đây là một trong những tiền đề thuận lợi cho việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 trong toàn hệ thống công ty, giúp công ty khẳng định đƣợc uy tín, thƣơng hiệu của mình trên thị trƣờng trong và ngoài nƣớc.
Tiết kiệm chi phí và kiểm soát các chi phí chất lượng nhằm giảm giá thành sản phẩm, nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường
Hoạt động HTQLCL tại công ty chƣa tận dụng hết các công cụ cải tiến nên việc kiểm soát chi phí còn bỏ ngỏ, chỉ mới quan tâm đến các loại chi phí theo quy định trong báo cáo tài chính nhƣ giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp mà chƣa quan tâm phân tích sâu các chi phí chất lƣợng. Thực chất chi phí chất lƣợng bao gồm thất thoát và hƣ hỏng nguyên liệu đƣợc tính gộp vào giá vốn hàng bán, trong cơ cấu chi phí sản phẩm thì giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng cao nhất, đến 90%. Do đó việc giảm thiểu chi phí chất lƣợng sẽ làm giảm đáng kể tổng chi phí sản phẩm, giảm giá thành sản phẩm và nâng cao tính cạnh tranh trên thị trƣờng. Ngoài ra các chi phí xử lý khi lô hàng bị nhiễm kháng sinh, vi sinh hoặc tạp chất và chi phí ẩn khi bị cấm xuất khẩu vào các thị trƣờng khi vi phạm yêu cầu CLSP là những vấn đề đáng lo ngại mà công ty cần quan tâm hơn nữa để có giải pháp thích hợp hạn chế chi phí này.
Xem xét khả năng tích hợp giữa các hệ thống HACCP, ISO 9001:2008 và ISO 22000
Theo xu hƣớng phát triển hiện nay, khi mà các doanh nghiệp cạnh tranh nhau ngày càng gay gắt, áp lực từ các cơ quan chức năng, không chỉ chất lƣợng mà vấn đề ATTP trở thành một trong những yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp thực phẩm để tồn tại và phát triển. Việc áp dụng nhiều tiêu chuẩn cho các HTQL bao gồm hệ thống HACCP, ISO 22000 và ISO 9001 tại Công ty nhằm đảm bảo mục tiêu phát triển bền vững. Tuy nhiên, việc có nhiều hệ thống sẽ gây khó khăn không chỉ cho công ty khi áp dụng mà còn cả các tổ chức chứng nhận, cơ quan công nhận. Nhiều hệ thống QLCL sẽ làm cồng kềnh hệ thống văn bản, hồ sơ đồng thời tốn kém chi