3.1.1.Phƣơng hƣớng phát triển chung
Để hoạt động tốt hơn trong giai đoạn sắp tới, công ty đã đƣa ra những phƣơng hƣớng hoạt động từ nay đến năm 2015 nhƣ sau:
Về sản xuất chế biến: công ty tiếp tục duy trì và thực hiện các biện pháp quản lý tăng năng suất, giảm định mức trong quá trình chế biến, thực hành tiết kiệm tối đa các khoản nhƣ: vật tƣ, bao bì, hóa chất, điện, nƣớc, nguyên liệu để giảm giá thành sản phẩm. Đẩy mạnh sản xuất hàng giá trị gia tăng, tăng tỷ trọng hàng giá trị gia tăng trong cơ cấu xuất khẩu, chọn lọc những mặt hàng chiến lƣợc có giá trị cao nhƣ chả cá, đẩy mạnh sản xuất dƣới nhiều dạng: chả cá viên, chả cá giả càng cua,….
Về tiêu thụ sản phẩm: công ty sẽ tiếp tục tạo mối quan hệ tốt với các doanh nghiệp trong và ngoài tỉnh để quan hệ mua bán đạt đƣợc kế hoạch đề ra (đến năm 2015 sản lƣợng tiêu thụ là 50.000 tấn). Duy trì khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới, hạn chế hàng tồn kho.
Về tổ chức bộ máy công ty: sắp xếp gọn lại bộ máy đáp ứng đúng nhu cầu sản xuất, phân công trách nhiệm công việc rõ ràng, từ BGĐ đến các phòng ban, xí nghiệp, tổ.
Về đầu tư xây dựng cơ bản: tiếp tục duy trì và ổn định sản xuất, cải tạo, nâng cấp nhà xƣởng đang xuống cấp và đầu tƣ mới nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất trong thời gian tới.
Về hoạt động HTQLCL: Tiếp tục duy trì và hoàn thiện việc triển khai HTQLCL theo ISO 9001: 2008 tại Xí nghiệp Chế biến Cảng cá và từng bƣớc xây dựng HTQLCL theo ISO 9001: 2008 tại các xí nghiệp còn lại.
Để thực hiện đúng theo phƣơng hƣớng phát triển chung, công ty đã đề ra phƣơng hƣớng phát triển HTQLCL theo ISO 9001: 2008 tại Công ty từ nay đến năm 2015 nhƣ sau:
Duy trì và hoàn thiện HTQLCL theo ISO 9001: 20008 tại xí nghiệp Cảng cá.
Tăng cƣờng nghiên cứu và thiết kế sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu ngƣời tiêu dùng, đa dạng hoá hơn nữa các sản phẩm. Cải tiến CLSP hiện tại để theo kịp thị hiếu và sở thích của ngƣời tiêu dùng.
Tiếp tục sửa đổi và cải tiến các quy trình, thủ tục, hƣớng dẫn…cho phù hợp với hệ thống quản trị định hƣớng chất lƣợng.
Giảm tỷ lệ sản phẩm không phù hợp và khiếu nại khách hàng, đặc biệt là khiếu nại về CLSP bằng 0, phấn đấu giảm tỷ lệ lô hàng nhiễm kháng sinh và tạp chất ở mức bằng 0.
Đảm bảo đạt các MTCL đã đề ra và thỏa mãn tốt nhất các nhu cầu của khách hàng. Thực hiện tốt công cụ QLCL 5S và kết hợp thêm một số công cụ khác để nâng cao hiệu quả hoạt động theo đúng tinh thần cải tiến liên tục của ISO 9001:2008.
3.2. Các giải pháp hoàn thiện HTQLCL theo ISO 9001: 2008 tại Công ty Cases Cases
Từ việc phân tích nguyên nhân và kết quả khảo sát các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động HTQLCL theo ISO 9001: 2008 tại công ty Cases cho thấy phần lớn các nhƣợc điểm của HTQLCL theo ISO 9001 tại công ty xuất phát từ nguyên nhân hạn chế về nguồn lực mà cụ thể hơn là nguồn nhân lực. Để hoàn thiện HTQLCL theo ISO 9001: 2008 theo định hƣớng phát triển của Công ty trƣớc hết cần thực hiện các giải pháp sau:
3.2.1.Giải pháp về quản lý nguồn lực
a) Đảm bảo về số lƣợng và chất lƣợng nguồn nhân lực
Để hoạt động HTQLCL theo ISO 9001 có hiệu quả, yếu tố mang tính quyết định chính là con ngƣời. Khi xem xét hoạt động chất lƣợng theo hệ thống, trách nhiệm đảm bảo chất lƣợng không chỉ của riêng phòng QM hoặc ban ISO, lãnh đạo các cấp
mà còn là trách nhiệm của toàn thể CBCNV, điều này đòi hỏi sự đồng lòng từ trên xuống dƣới. Chính vì thế, việc nhận thức về mục đích, lợi ích và các yêu cầu của ISO 9001 cần đƣợc hoàn thiện và quán triệt ở tất cả các cấp, có hiểu đƣợc hệ thống ISO 9001 thì việc thực hiện mới có ý nghĩa và hiệu quả.
Để nâng cao nhận thức về HTQLCL theo hƣớng toàn diện, đầy đủ hơn công ty cần trang bị kiến thức và cập nhật liên tục cho các cán bộ nhân viên trong công ty. Việc đào tạo có thể thực hiện dƣới nhiều hình thức nhƣ: đào tạo tập trung, bán tập trung, đào tạo tại các cơ sở chuyên nghiệp hoặc tự đào tạo. Cụ thể hơn có thể tiến hành công tác đào tạo và cập nhật kiến thức ISO 9001 nhƣ sau:
Đối với cấp quản lý:
- Đào tạo về chất lƣợng và công tác ĐGNB, cử cán bộ tham gia các khóa học bên ngoài về các công cụ cải tiến HTQLCL.
- Công ty cần có những đợt tập huấn cho cán bộ từ cấp trung đến cấp cơ sở, sau đó các cấp này tuyên truyền lại cho từng công nhân và có đánh giá kiến thức mà nhân viên nắm đƣợc qua bài thu hoạch nhận thức chung về ISO 9001 (phụ lục 4). Thực hiện khen thƣởng những cá nhân có thành tích xuất sắc trong thực thi công tác chất lƣợng, cũng nhƣ kiểm điểm, phê bình cá nhân, bộ phận, vi phạm nguyên tắc QLCL.
- Thƣờng xuyên tiến hành điều tra, sắp xếp lại đội ngũ cán bộ quản lý sao cho phù hợp với trình độ và năng lực sở trƣờng. Bổ sung những nhân viên đủ tiêu chuẩn, có triển vọng phát triển, đồng thời sẽ thay thế những ngƣời thiếu tích cực trong lao động.
- Đối với lãnh đạo cấp cao, cần đƣa quy định về đào tạo nhận thức ISO 9001 là một trong các MTCL cấp bộ phận.
Đối với công nhân:
- Việc đào tạo và tuyển dụng phải căn cứ trên yêu cầu thực tế và kế hoạch phát triển của công ty, có kế hoạch đào tạo hàng năm và dài hạn.
- Thông tin kịp thời để nhân viên nhận thức đầy đủ về vai trò của họ và mối liên quan đến các hoạt động khác trong công ty.
- Thiết lập hệ thống tuyên truyền bằng băng rôn, áp phích vì hình ảnh là phƣơng pháp hiệu quả nhất giúp công nhân viên dễ hiểu, dễ thấy, dễ lấy, dễ làm.
- Việc đào tạo HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cần phải đƣợc đƣa vào chƣơng trình đào tạo tuyển dụng lao động.
- Tổ chức đào tạo định kì và kiểm tra đánh giá nhận thức về CLSP hàng ngày, đảm bảo đánh giá đúng thực lực và đủ đáp ứng yêu cầu thực tế sản xuất.
Ngoài nâng cao nhận thức về hoạt động chất lƣợng, công ty cần chú ý nâng cao tay nghề, trình độ chuyên môn kỹ thuật cho nhân viên và trình độ quản lý cho các cấp lãnh đạo vì có nắm vững kỹ thuật thì mới có thể hiểu tận tƣờng các quy trình và đề xuất các phƣơng pháp cải tiến thích hợp. Lợi thế của công ty là nguồn lao động trẻ, nhiệt huyết do đó công tác đào tạo thực hiện đầy đủ sẽ tạo nguồn lực vững bền cho sự phát triển của công ty.
Bên cạnh việc đảm bảo về chất lƣợng nguồn nhân lực, công ty phải đảm bảo đủ số lƣợng CBCNV cho các công việc thƣờng trực, tránh hiện tƣợng giao việc không đúng ngƣời, đúng việc do hạn chế về nguồn lực. Công ty nên có các chính sách giữ chân nhân tài, khuyến khích sự gắn bó của CBCNV nhƣ chia cổ phần, chính sách khen thƣởng cho các cán bộ làm việc lâu năm.
b) Cải thiện cơ sở vật chất và nâng cao trình độ kỹ thuật
Hệ thống trang thiết bị tại công ty đã từng bƣớc đƣợc đầu tƣ và đổi mới sau quá trình cổ phần hóa đến nay. Đối với các thiết bị lạc hậu hoạt động đƣợc hơn 5 năm cần có công tác đánh giá hoạt động của thiết bị để tính toán chi phí và hiệu quả, từ đó đề xuất kế hoạch duy trì hoặc thay thế sau một khoảng thời gian cụ thể. Đối với các thiết bị mới cần đảm bảo kiến thức cho nhân viên vận hành để tận dụng công suất hoạt động của thiết bị. Quy trình hƣớng dẫn vận hành nên có đầy đủ và sẵn sàng tại mỗi vị trí đặt thiết bị. Công tác bảo trì, bảo dƣỡng thiết bị nên đƣợc thực hiện nghiêm chỉnh và có kế hoạch cụ thể, nên tránh vào thời gian sản xuất cao điểm. Ngoài ra, công tác kiểm soát hoạt động các thiết bị cần đƣợc lƣu ý nhƣ: máy dò kim loại cần đƣợc kiểm tra định kỳ hệ thống còi bằng mẫu đối chứng, nhiệt kế kiểm soát, cân phải đƣợc hiệu chuẩn bởi cơ quan chức năng theo quy định,…
Hệ thống nhà xƣởng cần đƣợc nâng cấp để đảm bảo điều kiện sản xuất. Hiện nay công ty cũng đã có kế hoạch xây thêm 1 xƣởng sản xuất mới bên cạnh xƣởng cũ để mở rộng hoạt động sản xuất.
Việc nâng cao trang thiết bị sản xuất giúp hoạt động sản xuất đạt hiệu quả thì việc nâng cao trình độ công nghệ thông tin lại giúp hoạt động thu thập và xử lý thông tin nhanh chóng, kịp thời. Công ty cần mở rộng kết nối internet đến hầu hết các máy tính trong công ty, không chỉ trong các phòng ban tại văn phòng tổng công ty mà đến các bộ phận xƣởng sản xuất tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban nhanh chóng qua hệ thống mail nội bộ. Cao hơn nữa là việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong công tác lƣu trữ hồ sơ, tài liệu, xây dựng hệ thống ISO – Online. ISO – Online đảm bảo cho hệ thống thông tin nội bộ đƣợc thông suốt, cập nhật nhanh chóng tin tức cũng nhƣ ứng phó kịp thời với những biến động. Ngoài ra, công ty có thể tiến hành các hoạt động đào tạo online cho các phòng, xƣởng hoặc thực hiện các bài kiểm tra online về năng lực chuyên môn, nhận thức HTQLCL theo ISO 9001 hàng quý. Công cụ này sẽ giúp công ty giảm thiểu chi phí và thời gian tìm kiếm, sử dụng và lƣu trữ tài liệu, đào tạo và kiểm tra. Tuy nhiên, để áp dụng thành công loại công cụ này, công ty cần đào tạo, hƣớng dẫn cho toàn thể CBCNV các yêu cầu sử dụng để từ đó họ có thể áp dụng cụ thể cho từng bộ phận.
3.2.2.Đảm bảo hiệu lực các quy trình và hệ thống văn bản
Hệ thống văn bản, tài liệu tại công ty khá đầy đủ tuy nhiên trong quá trình hoạt động cần có sự xem xét và cải tiến mỗi năm nhằm đáp ứng các yêu cầu mới của khách hàng, các bên có liên quan và sự phát triển công nghệ.
Để đảm bảo tài liệu, quy trình đƣợc cập nhật liên tục công ty nên cử một cán bộ chuyên trách công việc kiểm soát hệ thống hồ sơ, tài liệu. Cán bộ này sẽ chịu trách nhiệm cập nhật các tài liệu mới và thông báo cho các bộ phận có liên quan nắm rõ đồng thời thu hồi toàn bộ tài liệu cũ và tiêu hủy, tránh tình trạng sử dụng lại tài liệu lỗi thời hiện nay ở một số bộ phận. Việc kiểm soát tài liệu, hồ sơ cần đƣợc đƣa vào quy định chấm điểm thi đua hàng tháng.
Hệ thống hồ sơ, tài liệu đƣợc xem nhƣ nguồn thông tin quý giá, do đó việc bảo vệ nguồn thông tin này là cần thiết nhằm tránh mất mát và bị rò rĩ. Công ty cần thực hiện chế độ phân cấp đối với các tài liệu, hồ sơ thành 4 cấp, từ tình trạng thông tin phổ biến đến thông tin nội bộ, thông tin riêng và thông tin tuyệt mật và quy định cấp nào đƣợc tiếp xúc với loại tài liệu, hồ sơ nào. Việc phân cấp có thể dựa trên các tiêu chí nhƣ sau:
Bảng 3.1: Phân cấp bảo mật hồ sơ, tài liệu Thông tin
phổ biến Thông tin nội bộ Thông tin riêng
Thông tin tuyệt mật
Mức độ bảo vệ
Chỉ đƣợc phép truy xuất từ nhân viên công ty Mức độ cao Mức cao nhất Giới hạn truy cập Phổ biến rộng rãi Chỉ nhân viên công ty và đối tác Chỉ một nhóm ngƣời có giới hạn Chỉ vài cá nhân đƣợc chỉ định đích danh Mức độ tác hại gây ra Ảnh hƣởng đến quy trình kinh doanh Ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh của công ty
Gây thiệt hại kinh tế và/hoặc tổn hại hình ảnh công ty
Đối với các biểu mẫu nên có kế hoạch rà soát sau mỗi 6 tháng nhằm bổ sung một số chi tiết cần thiết và loại bỏ các chi tiết không cần thiết. Biểu mẫu nào không đƣợc sử dụng trong 1 năm sẽ xem xét loại bỏ để tránh rƣờm rà hệ thống.
Một số quy trình cần xem xét và cải tiến là các quy trình liên quan đến phòng QM, xƣởng sản xuất và phòng KD. Đối với các quy trình liên quan đến phòng KD, cần xem xét bổ sung thêm quy trình giành đơn hàng, quy trình theo dõi thực hiện hợp đồng. Đối với các quy trình liên quan đến phòng QM cần xem xét bổ sung quy trình thử nghiệm thành thạo cho các nhân viên phòng kiểm nghiệm hàng năm nhằm đánh giá năng lực kiểm nghiệm. Đối với các quy trình liên quan đến xƣởng sản xuất cần
nghiên cứu tích hợp hệ thống HACCP và hoạt động ISO 9001 nhằm giảm lƣợng hồ sơ ghi chép và lƣu trữ.
Bên cạnh việc cải tiến hệ thống văn bản, các quy trình cần nghiên cứu xem xét lại phân công trách nhiệm và quyền hạn cụ thể của từng phòng ban và từng vị trí, tránh tình trạng chồng chéo trách nhiệm hoặc không biết trách nhiệm thuộc về bộ phận nào. Đặc biệt là việc phân cấp trách nhiệm giữa cán bộ phòng QM và cán bộ kỹ thuật ở các xí nghiệp. Nếu không tiến hành phân cấp tốt sẽ xảy ra tình trạng một số các thông số kỹ thuật sẽ bị chồng chéo khi kiểm soát, một số thông số khác không có ngƣời kiểm soát.
3.2.3.Giải pháp về tạo sản phẩm
a) Cải tiến hoạt động marketing, nghiên cứu và phát triển sản phẩm
Việc tìm kiếm và thu hút khách hàng hiện chỉ do phòng KD thực hiện mà không có bộ phận chuyên trách. Trong khi đó, đặc thù khách hàng của công ty là các công ty nƣớc ngoài khó có điều kiện tiếp cận tận nơi nhƣ các khách hàng trong nƣớc. Để quảng bá hình ảnh công ty đến các thị trƣờng nhập khẩu và các đối tác, công ty cần thành lập phòng marketing với nhiệm vụ xây dựng chiến lƣợc quảng bá hình ảnh trong và ngoài nƣớc, ngoài việc in các tờ bƣớm, catalog công ty nên đầu tƣ cho việc thiết kế và cập nhật website thƣờng xuyên, tham gia và tổ chức các hoạt động tại các hội chợ triển lãm của ngành thủy sản.
Bên cạnh việc nâng cao hình ảnh công ty, cần chú trọng hơn nữa khâu thiết kế và phát triển sản phẩm. Hiện tại công việc này giao cho phòng QM và xƣởng sản xuất chịu trách nhiệm, tuy nhiên hoạt động thiết kế chỉ mới dừng lại ở công đoạn nghiên cứu theo yêu cầu khách hàng, cải tiến một số thông số kỹ thuật mà không có sự cải tiến về hình dạng, cấu trúc sản phẩm, do đó mặc dù thành lập hơn 17 năm nhƣng số sản phẩm mới của công ty chỉ dừng lại ở vài mặt hàng nhƣ chả cá. Việc thành lập phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm sẽ giảm tải gánh nặng cho phòng QM đồng thời chuyên môn hóa công việc phát triển sản phẩm mới, tìm kiếm mặt hàng chiến lƣợc cho công ty trong giai đoạn khó khăn về nguyên liệu và tiêu thụ.
b) Cải tiến công tác thu mua và đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào
Mặc dù công ty đã xây dựng đƣợc quy trình kiểm soát chặt chẽ nguồn nguyên vật liệu đầu vào và tạo dựng đƣợc mối liên hệ chặt chẽ với các nhà cung ứng nhƣng vấn đề thu mua nguyên vật liệu đầu vào nhất là nguyên liệu thủy sản vẫn là khó khăn của công ty hiện nay. Vào các mùa cao điểm vẫn xảy ra tình trạng thiếu nguyên liệu, công ty phải thu mua với giá cao để cạnh tranh với các công ty ở địa phƣơng đồng thời chất lƣợng nguyên liệu không đảm bảo. Vì vậy, công ty cần có các biện pháp