Hiểu biết về HTKSNB của khách hàng là một việc hết sức quan trọng và giúp cho KTV có được những quyết định thích hợp trong việc lên chương trình kiểm toán cũng như thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 500, Bằng chứng kiểm toán: “Bằng chứng kiểm toán thường thu được từ nhiều nguồn, nhiều dạng khác nhau”. Do đó, trong quá trình
tìm hiểu về HTKSNB của khách hàng, KTV có thể áp dụng ba hình thức là bảng câu hỏi, bảng tường thuật và lưu đồ.
Khi kiểm toán Nợ phải thu khách hàng, Công ty ACPA đã sử dụng bảng tường thuật tương đối hiệu quả để tìm hiểu và đánh giá về HTKSNB của khách hàng. Tuy nhiên có những cách thức khác để tìm hiểu và đánh giá về HTKSNB của khách hàng nhanh chóng và thuận tiện hơn. Đó là việc sử dụng “Bảng câu hỏi” (Questionaire). Bảng câu hỏi này có thể được thiết kế như sau:
Bảng 3.2: Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục Nợ phải thu khách hàng Câu hỏi Trả lời Ghi Không áp dụng Có K h ôn g Yếu kém Quan trọng Thứ yếu
1. Các khoản bán chịu có được xét duyệt trước khi gửi hàng hay không?
2. Các hóa đơn bán hàng có được đánh số liên tục trước khi gửi hàng hay không?
3. Có quy định bắt buộc kiểm tra để bảo đảm rằng mọi hàng hoá gửi đi đều đã được lập hóa đơn hay không?
4. Có bảng giá được duyệt để làm cơ sở tính tiền trên hoá đơn hay không?
5. Hoá đơn có được kiểm tra độc lập trước khi gửi đi hay
Câu hỏi Trả lời Ghi Không áp dụng Có K h ôn g Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 6. Hàng tháng có gửi bản sao kê công nợ cho khách hàng hay không?
7. Việc nhận hàng bị trả lại có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền hay không?
8. Đơn vị có thực hiện phân cách trách nhiệm và đối chiếu giữa kế toán theo dõi công nợ và kế toán tổng hợp hay không và việc đối chiếu được thực hiện khi nào?
9. Việc xoá sổ các khoản nợ không thu hồi được có sự phê chuẩn bởi cấp có thẩm quyền hay không?
10. v.v…
Ngoài ra, Công ty có thể sử dụng lưu đồ trong một số trường hợp khách hàng đã chuẩn bị sẵn tài liệu này. Trường hợp này chỉ áp dụng khi công ty khách hàng có quy mô lớn và đã thiết kế một HTKSNB khá khoa học, lưu đồ này được thiết kế để tóm tắt những thủ tục kiểm soát của khách hàng. KTV có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình của khách hàng thông qua lưu đồ này, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức.