Sau khi đã xác định được mức độ trọng yếu và rủi ro của từng khoản mục trên báo cáo tài chính, trưởng nhóm kiểm toán sẽ thực hiện phân công các công việc cụ thể cho từng thành viên trong nhóm kiểm toán một cách phù hợp theo khả năng, kinh nghiệm của từng người.
2.3.1.8Tìm hiểu hệ thống kế toán và HTKSNB liên quan đến khoản mục Nợ phải thu khách hàng (BIF)
Trong bước này, các KTV tiến hành tìm hiểu về HTKSNB và các thủ tục kiểm soát có liên quan đến khoản mục Nợ phải thu. Trên cơ sở đó, KTV có những căn cứ để đánh giá rủi ro kiểm soát cũng như thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát.
Công ty A:
Công ty A được đánh giá ban đầu có nhiều rủi ro, do đó công việc tìm hiểu HTKSNB của khách hàng cần được thực hiện kỹ lưỡng và chi tiết. Những thông tin mà KTV thu thập được tại Công ty A như sau:
*Kiểm soát việc ghi nhận các khoản phải thu và những khoản đã thu được.
• Nhà máy và chi nhánh sẽ ghi nhận doanh thu, các khoản phải thu và khoản đã thu được cho mỗi khách hàng hàng ngày.
• Thời hạn thanh toán để được thưởng và hưởng chiết khấu là từ 20 đến 30 ngày.
• Kế toán chi nhánh chuẩn bị báo cáo phân tích tuổi nợ để kiểm soát các khoản phải thu chưa thu hồi được.
• Các xí nghiệp phải có tài sản để đảm bảo cho các khoản nợ. Các ví nghiệp thường đặt cọc các chứng chỉ có giá trị như quyền sử dụng đất, quyền sở hữu xe ôtô, v.v... làm tài sản thế chấp. Đối với đội bán hàng di động, số dư nợ tối đa bằng với khoản thế chấp.
• Tình trạng thu tiền trong năm khá tốt. Phần lớn các đại lý đều được hưởng tiền thưởng cho việc thanh toán đúng hạn.
• Công ty tuyển luật sư riêng ở các chi nhánh để theo dõi khả năng thu hồi các khoản nợ xấu.
*Thu tiền mặt từ bán hàng
• Các chi nhánh thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Công ty duy trì thủ quỹ độc lập ở các chi nhánh ghi nhận và bảo đảm an toàn cho tiền thu được từ bán hàng. Nhân viên bán hàng phải thanh toán cho các chi nhánh theo ngày. Tiền mặt tại quỹ thu được từ bán hàng phải được ghi nhận và giữ một cách độc lập. Thủ quỹ của chi nhánh phải gửi tất cả tiền thu được từ bán hàng và cung cấp dịch vụ vào ngân hàng trong vòng từ 1 đến 2 ngày. Thủ quỹ không được giữ bất cứ một khoản tiền nào thu được từ bán hàng tại quỹ.
• Tiền gửi ngân hàng được ghi nhận trong sổ tiền gửi ngân hàng trên cơ sở giấy báo nợ, sổ phụ ngân hàng hoặc thông tin thu được qua mạng liên kết với ngân hàng.
ngân hàng hàng ngày và fax về kế toán nhà máy để cập nhật báo cáo bán hàng và cung cấp dịch vụ theo ngày và báo cáo các khoản phải thu theo ngày.
• Kế toán nhà máy (chị Linh, chị Thọ) chịu trách nhiệm kiểm tra và tổng hợp báo cáo thu tiền theo ngày từ các chi nhánh và tiền hàng thu được qua ngân hàng để lập báo cáo các khoản phải thu theo ngày.
• Đối chiếu hàng tháng với ngân hàng: Chị Lân, nhân viên trụ sở chính, chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả tiền thu được qua ngân hàng theo ngày và đối chiếu tổng tiền hàng thu được qua ngân hàng (a) với tổng số tiền thu được từ báo cáo của kế toán nhà máy trên báo cáo các khoản phải thu theo ngày vào cuối ngày (b). (a) phải bằng (b) cho tổng số tiền thu được trong cả tháng vì tiền hàng thu được đều được gửi vào ngân hàng ngay.
Kế toán ngân hàng thường báo cáo tiền nhận được từ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tháng trước vào những ngày đầu tháng (từ mùng 5 đến mùng 6 tháng sau trước khi khoá sổ) cho số dư tiền gửi ngân hàng vào thời điểm cuối tháng trước. => Không chính xác về tính đúng kỳ của tiền thu được và số dư các khoản phải thu vào thời điểm cuối tháng.
*Ghi nhận doanh thu, các khoản phải thu và các khoản tiền thu nợ
• Với các xí nghiệp, kế toán nhà máy sẽ lập hoá đơn, cập nhật báo cáo bán hàng theo ngày, báo cáo các khoản phải thu và lập bảng kê doanh thu và các khoản phải thu theo ngày. (a)
• Dựa trên các báo cáo doanh thu theo ngày lập bởi chi nhánh và gửi qua fax, kế toán nhà máy sẽ lập báo cáo doanh thu theo vùng cho từng tháng của toàn bộ công ty.
• Kế toán nhà máy cũng ghi nhận tiền thu được từ từng xí nghiệp vào sổ chi tiết phải thu của từng xí nghiệp và đối chiếu với số dư sổ chi tiết các khoản phải thu với số dư nợ của từng chi nhánh vào thời điểm cuối tháng.
• Dựa vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và số tiền thu được hàng tháng, kế toán nhà máy sẽ lập các Phiếu kế toán và gửi tới Kế toán tổng hợp ở trụ sở chính (Chị Tuyết) để vào sổ cái.
Công ty B:
Tất cả các sản phẩm của Công ty đều được kiểm soát bởi bộ phận kiểm tra chất lượng.
Công ty là doanh nghiệp chế xuất, do đó Công ty được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Đối với các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ, Công ty sử dụng hóa đơn cho mục đích kê khai
Kế toán ghi chép doanh thu dựa trên số tiền trên hóa đơn vào thời điểm cuối tháng.