Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 530, Lấy mẫu kiểm toán và các thủ
tục lựa chọn khác: “khi thiết kế các thủ tục kiểm toán, KTV phải xác định được các
phương pháp phù hợp để lựa chọn phần tử thử nghiệm nhằm thu thập bằng chứng kiểm toán thỏa mãn mục tiêu kiểm toán”. Phương pháp chọn mẫu thích hợp sẽ giúp KTV chọn ra những mẫu đại diện và mang đặc trưng của tổng thể, đồng thời giúp KTV thu thập bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy.
Tại Công ty kiểm toán Thăng Long, khi tiến hành lựa chọn các khách hàng để gửi thư xác nhận, các mẫu được lựa chọn chủ yếu theo số lớn và theo phán đoán của kiểm toán viên. Điều này là phù hợp nếu đơn vị được kiểm toán có ít khách hàng. Tuy nhiên, Công ty nên sử dụng thêm phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên vì có nhiều trường hợp quy mô tổng thể lớn, không thể kiểm tra chi tiết hết được. Với quy mô của Công ty hiện nay, Công ty chưa thể áp dụng phần mềm kiểm toán do chi phí xây dựng phần mềm kiểm toán hiện nay còn khá cao. Do đó, Công ty nên áp dụng phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên dựa vào Bảng số ngẫu nhiên hoặc chọn mẫu theo hệ thống (khoảng cách). Bảng số ngẫu nhiên bao gồm các số độc lập được sắp xếp thuận lợi để lựa chọn ngẫu nhiên và đã được thiết kế sẵn bởi Hiệp hội Thương mại Liên quốc gia Hoa Kỳ. Trong khi đó, chọn mẫu hệ thống là cách chọn để sao cho chọn được các phần tử trong tổng thể có khoảng cách đều nhau. Hai phương pháp này không đòi hỏi phải có phần mềm kiểm toán lại có thể thực hiện tương đối đơn giản bởi các kiểm toán viên. Các kỹ thuật này có thể giúp Công ty chọn được những mẫu đại diện mang tính khách quan cần kiểm tra để từ mẫu có thể đưa ra nhận xét về tổng thể. Tuy nhiên, các phương pháp này chỉ nên áp dụng với các tổng thể có các phần tử khá tương đồng với nhau, không có những phần tử
đặc biệt hoặc có sự dao động lớn giữa giá trị cá biệt với giá trị trung bình của tổng thể.
Để nâng cao hiệu quả của việc lấy mẫu, KTV nên kết hợp cả chọn mẫu ngẫu nhiên và chọn mẫu theo phán đoán nhà nghề. Kỹ thuật này được gọi là kỹ thuật phân tầng trong chọn mẫu kiểm toán. Phân tầng là kỹ thuật phân chia một tổng thể thành nhiều nhóm nhỏ hơn mà các đơn vị của cùng một nhóm có những đặc tính khá tương đồng với nhau (thường là theo quy mô lượng tiền). Kỹ thuật này thường được áp dụng trong các tổng thể có độ phân tán cao, nghĩa là có sự chênh lệch lớn giữa giá trị của các phần tử cá biệt với giá trị trung bình của tổng thể. Việc phân tầng sẽ làm giảm sự khác biệt trong cùng một tầng và giúp kiểm toán viên có thể tập trung vào những phần chứa đựng nhiều sai phạm. Đối với mỗi tầng, tùy vào mức độ trọng yếu, KTV có thể áp dụng các phương pháp chọn mẫu khác nhau. Thông thường, tầng chứa các khoản phải thu có giá trị lớn hoặc bất thường sẽ được kiểm tra 100%, các tầng còn lại sẽ được kiểm tra chọn mẫu ngẫu nhiên. Ví dụ về việc phân tầng đối với tổng thể có thể thực hiện theo bảng sau:
Bảng 3.1: Bảng minh họa kỹ thuật phân tầng trong tổng thể khi gửi thư xác nhận Tần g Qu y mô
Cấu tạo của tầng Phương
pháp kiểm tra
Loại yêu cầu xác nhận
1 10 Các khoản phải thu có giá trị > 10.000 USD
Xác nhận 100%
Yêu cầu gửi thư trả lời trong mọi trường hợp 2 60 Các khoản phải thu có
giá trị từ 5.000 USD đến 10.000 USD Dựa trên bảng số ngẫu nhiên
Yêu cầu gửi thư trả lời trong mọi trường hợp
3 35 Các khoản phải thu có giá trị < 5.000 USD
Chọn hệ thống
Chỉ yêu cầu trả lời nếu không đồng ý với thông
tin đề nghị xác nhận 4 5 Các khoản có số dư Có Xác nhận
100%
Yêu cầu gửi thư trả lời trong mọi trường hợp
Cần lưu ý rằng, kết quả mẫu của tầng nào thì chỉ được sử dụng để dự đoán sai sót của tầng đó. Ngoài ra, để kết luận về toàn bộ tổng thể, KTV cần xem xét rủi ro và mức trọng yếu liên quan đến các tầng khác trong tổng thể.