L ỜI MỞ ĐẦU
1.2.2.6Quản lý hoạt động cung ứng, mua bỏn hàng
Để phục vụ cho hoạt động đầu tư xõy dựng cụng ty cần phải thực hiện mua sắm đối với cỏc loại hàng húa sau:
- Thiết bị thi cụng: là cỏc loại thiết bị phục vụ cho quỏ trỡnh thi cụng xõy lắp.
- Hàng húa dịch vụ: là cỏc loại vật tư vật liệu, thiết bị được sử dụng trực tiếp, tạo nờn sản phẩm xõy lắp theo những tiờu chuẩn nhất định.
- Dịch vụ: bao gồm cung cấp nguồn nhõn lực, gia cụng bỏn thỏnh phẩm xõy dựng hoặc trực tiếp thi cụng một phần cụng việc của cụng trỡnh (thầu phụ)
Mua sắm thiết bị thi cụng: tuõn thủ theo quy định riờng của cụng ty.
Mua sắm hàng húa dịch vụ: căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của cụng ty và yờu cầu thực tế của cỏc cụng trỡnh để mua hàng, dịch vụ phục vụ thi cụng
Quy trỡnh kiểm soỏt mua hàng, đỏnh giỏ nhà cung ứng:
- Bước 1: Tỡm kiếm nhà cung ứng: cỏn bộ phụ trỏch mua hàng húa, dịch vụ tỡm kiếm nhà cung ứng thụng qua cỏc kờnh thụng tin, đảm bảo nhà cung ứng cú đủ năng lực cung cấp hàng húa dịch vụ phự hợp với cỏc yờu cầu quy định.
- Bước 2: Đỏnh giỏ lựa chọn nhà cung ứng. Đỏnh giỏ nhà cung ứng dựa trờn cỏc chỉ tiờu sau:
Sự phự hợp về chất lượng (năng lực sản xuất):
+ Tất cả cỏc nhà cung ứng phải cú chứng chỉ hành nghề (hoặc đăng ký kinh doanh) phự hợp với yờu cầu cần cung cấp, cú đăng ký thuế với Nhà nước.
+ Nhà cung ứng vật tư hàng húa phải đảm bảo hàng húa phự hợp với vật tư yờu cầu trong thiết kế.
+ Nhà cung ứng thiết bị phải đảm bảo thiết bị phự hợp với nhu cầu cụng trường.
Những nhà cung ứng mang tớnh chất độc quyền (hoặc được chủ đầu tư chỉ định) thỡ khụng cần qua bước này.
Sự phự hợp về giỏ cả: mọi hàng húa, sản phẩm dịch vụ đều được xem xột giỏ cả trước khi lựa chọn nhà cung ứng
Lựa chọn nhà cung ứng: Trưởng đơn vị chỉ lựa chọn nhà cung ứng hàng húa dịch vụ cú đủ năng lực; sự phự hợp về giỏ cả thỡ tựy thuộc vào yờu cầu cụ thể mà cõn nhắc lựa chọn.
Để đảm bảo phự hợp điều kiện từng cụng trỡnh cú thể chọn một hoặc nhiều nhà cung ứng cựng thực hiện một nội dung cụng việc
- Bước 1: Lập danh sỏch nhà cung ứng: Thụng qua kết quả đỏnh giỏ lựa chọn, bộ phận cung ứng của cụng ty lập danh sỏch nhà cung ứng được chọn và cỏc tài liệu hồ sơ liờn quan.
- Bước 2: Xem xột danh sỏch cỏc nhà cung ứng là cỏc tài liệu hồ sơ liờn quan.
- Bước 3: Dự thảo hợp đồng: phũng Kế hoạch kĩ thuật dự thảo hợp đồng cung ứng theo hồ sơ nhà cung ứng được duyệt.
- Bước 4: Xem xột hợp đồng: trưởng phũng Kế hoạch kĩ thuật xem xột dự thảo hợp đồng, nếu phự hợp, trỡnh giỏm đốc hoặc Phú giỏm đốc, trưởng đơn vị ký kết.
-Bước 5: Ký kết hợp đồng: Giỏm đốc hoặc Phú giỏm đốc, trưởng đơn vị ký kết hợp đồng.
-Bước 6: Thực hiện mua hàng: trong quỏ trỡnh thực hiện mua hàng húa, dịch vụ, đơn vị mua hàng cú trỏch nhiệm kiểm soỏt và theo dừi quỏ trỡnh mua hàng (theo phiếu theo dừi).
-Bước 7: Đỏnh giỏ lại nhà cung ứng: kết thỳc hợp đồng, cỏc đơn vị nộp phiếu theo dừi nhà cung ứng cho phũng Kế hoạch kĩ thuật. Phũng Kế hoạch kĩ
thuật tập hợp cỏc nhà cung ứng được lựa chọn để thực hiện hợp đồng tiếp theo hoặc bổ sung nhà cung ứng mới.
Việc đỏnh giỏ nhà cung ứng trong suốt thời gian qua được cụng ty thực hiện một cỏch nghiờm tỳc, đạt được kết quả tốt. Cỏc sản phẩm mua đạt chất lượng tốt, giỏ cả hợp lý, cỏc nhà cung ứng đều là cỏc cung ứng cú uy tớn, chất lượng.