5.2.1.1 Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mơ của đơn vị được kiểm tốn mà HTKSNB được sử dụng khác nhau, nhưng nĩi chung kiểm tốn viên cần phải tìm hiểu 5 thành phần như sau:
1. Mơi trường kiểm sốt: là những yếu tố của cơng ty ảnh hưởng đến hoạt động của HTKSNB. Một mơi trường kiểm sốt tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của HTKSNB.
2. Biện pháp xác định rủi ro: Bất kỳ cơng tỵ nào cũng cĩ thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tổ bên trọng hoặc bên ngồi. Do đĩ, HTKSNB cần cĩ phần xác định rủi ro
3. Các yếu tố bên trong: Đĩ là sự quản lý thiếu minh bạch khơng coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hư hỏng của hệ thống máy tính, trang thiết bị, hạ tầng cơ sở, thiếu kiểm tra đầy đủ do xa cơng ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm...
4. Các yếu tố bên ngồi: Đĩ là những tiến bộ cơng nghệ làm thay đổi quy trình vận hành; thĩi quen của người tiêu dung và các sản phẩm/dịch vụ; xuất hiện yếu tố cạnh tranh khơng mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và thị phần; luật hay chính sách mới...
69
5. Yếu tố giám sát và thẩm định: đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm sốt nội bộ để đảm bảo nĩ được triển khai, điều chỉnh khi mơi trường thay đối, cũng như được cải thiện khi cĩ khiếm khuyết, ví dụ như thường xuyên rà sốt và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của HTKSNB, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên cĩ tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của cơng ty hay khơng...
Để tìm hiểu HTKSNB, KTV cần phải thu thập tài liệu, phỏng vấn những người cĩ liên quan và quan sát việc thực hiện các thủ tục kiếm sốt quan trọng, nhất là những chu trình cĩ nhiều rủi ro hoặc những người liên quan đến chu trình đĩ phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.
Sau đĩ, KTV phải lập hồ sơ kiểm tốn gồm cĩ bảng tường thuật, bảng câu hỏi về kiểm sốt nội bộ hoặc lưu đồ.
1. Bản tường thuật: là sự mơ tả về hệ thống kiểm sốt nội bộ của khách hàng, thường được đùng phối,hợp với các tài liệu khác về kiểm sốt nội bộ.
Với những hệ thống đơn giản, KTV cĩ thể sử dụng duy nhất bảng tường thuật để ghi nhận sự hiểu biết về kiểm sốt nội bộ.
2. Bảng câu hỏi về kiểm sốt nội bộ: là bảng liệt kê gồm nhiều câu hỏi đã được chuẩn bị trước. Câu hỏi thường được liệt kê dưới dạng trả lời: "Cĩ”. “Khơng" hoặc “Khỏng áp đụng” Độ nhấn mạnh mức độ yếu kém, trong bảng câu hỏi cỏ thế đánh giá sự yếu kém cua các thủ tục kiêm sốt đỏ là quan trọng hay thử yếu, cho biết nguồn gốc của thơng tin sử dụng để trả lời các câu hỏi này và những giải thích, nhận xét về sự yếu kém.
Ưu điểm của bảng câu hỏi là đã được KTV chuẩn bị trước và chuẩn bị riêng cho từng phần của mồi chu trình nghiệp vụ nên cĩ thê tiến hành nhanh chĩng và khơng bỏ sĩt những vấn đề quan trọng. Tuy nhiên bảng câu hỏi do được thiết kế chung, nên cỏ thế chưa phù hợp với điêu kiện đặc thù của từng đơn vị. Vì vậy, KTV qua kinh nghiệm cá nhân cĩ thể đặt thêm các câu hỏi riêng phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh tế của từng loại doanh nghiệp.
Bên cạnh đĩ, độ chính xác của câu trả lời phụ thuộc vào sự trung thực, hiếu biết và thiện chí của người được phỏng vấn nên KTV phải tạo được tâm lý tin cậy và thối mái cho người được phỏng vấn.
3. Lưu đồ: Là những hình vẽ biểu thị hệ thống thơng tin kế tốn và các hoạt động kiểm sốt cĩ liên quan bằng nhũng ký hiệu đã được quỵ ước.
Sau đĩ,KTV dùng phép thử walk-through để kiểm tra và điều chỉnh lại các bảng mơ tả cho đúng với hiện trạng.
70
Lưu đồ giúp người đọc cĩ thể nhìn khái quát và súc tích về tồn bộ hệ thống, và cịn là một cơng cụ phân tích vì giúp KTV dễ nhận diện những thiếu sĩt của từng thủ tục. Hạn chế của lưu đồ là việc mơ tả thường mất thời gian.
Qua các vấn đề trên, KTV hình dung về khối lượng và độ phức tạp về cơng việc, đánh giá sơ bộ vê rủi ro kiểm sốt. Từ đĩ, xác định phương hướng và phạm vi kiếm tra, thiết kế các thủ tục kiếm tốn, dự kiến về thời gian và lực lượng nhân sự cần thiết trong kế hoạch và chương trình kiêm tốn..
5.2.1.2 Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm sốt
Sau khi lập hồ sơ kiểm sốt nội bộ, KTV đã cĩ thể xác định được những sai sĩt tiềm tàng ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC. Tiếp theo, để hệ thống hĩa, KTV nên lập một bảng kiểm tra, trong đĩ trình bày các sai sĩt tiềm tàng là những thù tục kiểm sốt chủ yếu cĩ thể ngăn chặn và phát hiện các sai sĩt tiềm tàng cụ thể.