3.2.1.1 Xem xét chấp nhận khách hàng và đánh giá rủi ro hợp đồng
Để tránh rủi ro cĩ thể gặp phải trong vấn đề pháp lý, doanh nghiệp kiểm tốn luơn cĩ những cần nhắc nhất định trong việc tiếp tục duy trì những khách hàng đang cĩ hay tiếp nhận khách hàng mới về tính độc lập, năng lực phục vụ khách hàng.
a) Đối với khách hàng mới
Khi nhận được yêu cầu từ khách hàng, cĩ thể bằng văn bản, điện thoại hay trực tiếp yêu cầu, cơng ty sẽ phân cơng người tiếp xúc với khách hàng để tìm hiểu lý do mời kiểm tốn.
Người trực tiếp thảo luận với khách hàng cĩ thể do tổng giám đốc, phĩ tổng giám đốc hay nhĩm trưởng phân cơng hoặc do khách hàng yêu cầu đích danh KTV tùy theo quy mơ của đơn vị khách hàng.
Đại diện cơng ty đươc phân cơng đi khảo sát theo yêu cầu và thực tế hoạt động của khách hàng, người đi khảo sát phải thực hiện các nội dung sau:
- Khảo sát trực tiếp đơn vị: quan sát tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng, văn phịng, kho hàng, cửa hàng…
Trong quá trình khảo sát, KTV cĩ thể trao đổi với cán bộ chủ chốt của cơng ty về tình hình hiện tại của đơn vị, cơ cấu tổ chức, phỏng vấn các nhân viên của cơng ty về chu trình kinh doanh chủ yếu của cơng ty…
27
+ Đặc điểm khách hàng: KTV cần tìm hiểu rõ loại hình cơng ty, thời điểm thành lập, vốn pháp định, vốn điều lệ, hội đồng quản trị, ban giám đốc, xem xét giấy phép thành lập, các văn bản luật, kế tốn trưởng, số lượng chi nhánh, bộ máy kế tốn của khách hàng…
+ Hình thức sở hữu vốn: KTV cần biết rõ nguồn vốn của khách hàng là do Nhà nước, cá nhân, tổ chức nước ngồi hay các đơn vị liên doanh đầu tư, các mục tiêu quản lý và kế hoạch chiến lược của đơn vị được kiểm tốn.
+ Lĩnh vực hoạt động của khách hàng: KTV cần cĩ hiểu biết chung về mơi trường và lĩnh vực hoạt động của khách hàng như tình hình thị trường và cạnh tranh, đặc điểm ngành nghề kinh doanh, sản phẩm của khách hàng.
+ Thời hạn được phép hoạt động, phạm vi hoạt động. + Báo cáo kiểm tốn năm trước (nếu cĩ)
+ Bên cạnh đĩ, KTV cần thu thập thêm các thơng tin quan trọng khác như: cơng ty cĩ đang bị kiện tụng, lâm vào tình trạng phá sản hoặc cĩ đang tranh chấp nội bộ hay khơng…
Tất cả các thơng tin đã thu thập được ghi chép vào mẫu báo cảo khảo sát khách hàng của cơng ty AASCs. Kết quả này được trình bày đầy đủ, rõ ràng, ý kiến đánh giá về mức độ phức tạp của thực tế tình hình chung của doanh nghiệp. Khi nhận thấy cơng việc kiểm tốn cĩ thể gặp nhiều rủi ro, KTV cĩ thể đề xuất từ chối hợp đồng kiểm tốn với khách hàng, nhưng phải nêu rõ lý do trong báo cáo khảo sát. Sau đĩ báo cáo khảo sát được trình lên ban giám đốc để phê duyệt ý kiến
b) Đối với khách hàng cũ
Cơng ty cĩ chủ trương liên lạc với khách hàng cũ để tiếp tục ký hợp đồng kiểm tốn cho năm tiếp theo. Ở giai đoạn này, KTV sẽ thu thập thơng tin nhằm đánh giá lại khả năng cung cấp dịch vụ cho khách hàng cũ. Những thay đổi quan trọng như: Giấy phép kinh doanh, ban giám đốc, hội đồng quản trị, kế tốn trưởng, các sự kiện pháp lý cĩ liên quan… là điều mà KTV cần chú trọng xem xét.
28
3.2.1.2 Thỏa thuận sơ bộ với khách hàng
a) Đối với khách hàng mới
Sau khi xem xét báo cáo khảo sát để quyết định giá phí, thư báo giá được soạn thảo và gửi tới khách hàng.
b) Đối với khách hàng cũ
Bắt đầu từ quý III hàng năm trở đi, các nhĩm trưởng kiểm tốn cĩ nhiệm vụ thường xuyên liên lạc và đề nghị khách hàng tiếp tục ký hợp đồng kiểm tốn cho năm sau. Trường hợp đơn vị khách hàng cĩ những biến động so với năm trước, nhĩm trưởng cĩ trách nhiệm trao đổi và lập báo cáo khảo sát trình ban giám đốc để quyết định lại mức phí.
3.2.1.3 Lập hợp đồng kiểm tốn và lựa chọn nhĩm kiểm tốn
a) Soạn thảo và ký kết hợp đồng kiểm tốn
Sau khi nhận được hồi báo của khách hàng về việc chấp nhận mức phí, hợp đồng kiểm tốn sẽ được soạn thảo và trình cho ban giám đốc xét duyệt
Hợp đồng kiểm tốn phải tuân thủ theo chuẩn mực số 210 “ Hợp đồng kiểm tốn”. Thơng thường hợp đồng sẽ được lập thành bốn bản nếu là tiếng Việt, nếu cĩ tiếng Anh hay ngơn ngữ khác thì sẽ lập thêm hai bản bộ nước ngồi để gửi tới khách hàng.
b) Tổ chức cơng tác thực hiện cuộc kiểm tốn
Đối với khách hàng mới: Việc phân cơng kiểm tốn sẽ được cân nhắc về năng lực chuyên mơn và tính độc lập.
Đối với khách hàng cũ: Những KTV đã tiến hành kiểm tốn năm trước sẽ được ưu tiên kiểm tốn năm tiếp theo vì KTV này đã cĩ kinh nghiệm tiếp xúc với khách hàng. Bên cạnh đĩ, cơng ty cũng bổ nhiệm thêm KTV mới để khi KTV cũ hết hạn tham gia kiểm tốn (3 năm luân chuyển một lần) thì sẽ cĩ KTV tiếp nhận lại cơng việc với điều kiện cơng ty mời kiểm tốn những năm sau đĩ.
Những cuộc kiểm tốn lớn, lực lượng tham gia cĩ nhiều người liên quan đến nhiều phịng thì tổng giám đốc sẽ chỉ đạo phân cơng KTV
3.2.1.4 Lập kế hoạch kiểm tốn
Kế hoạch kiểm tốn được lập dựa trên những hiểu biết về đặc điểm kinh doanh của khách hàng và những kinh nghiệm của KTV. Nhĩm trưởng kiểm tốn cĩ trách nhiệm lập bản kế hoạch này và trình lên cấp trên để được xem xét, phê duyệt
29
Đối với khách hàng lớn về quy mơ và địa bàn hoạt động thì KTV phải lập đầy đủ các kế hoạch: Kế hoạch chiến lược, kế hoạch chi tiết, và chương trình kiểm tốn, xác định mức trọng yếu và đánh giá rủi ro kiểm tốn.
Kế hoạch của cuộc kiểm tốn được thơng báo đến khách hàng bằng hình thức fax, email, chuyển phát nhanh…
3.2.2 Thực hiện kiểm tốn
Theo lịch đã hẹn với khách hàng, nhĩm kiểm tốn sẽ xuống trụ sở cơng ty khách hàng để tiến hành kiểm tốn. Đại diện cơng ty – nhĩm trưởng sẽ cĩ buổi họp đầu tiên với ban giám đốc của khách hàng để thống nhất về phương pháp làm việc, các yêu cầu và các vấn đề cân cĩ sự hỗ trợ từ phía khách hàng.
Việc thực hiện kiểm tốn căn cứ vào kế hoạch cuộc kiểm tốn và chương trình kiểm tốn cho các khoản mục đã được phê duyệt. Nhĩm trưởng sẽ phân cơng và theo dõi thực hiện cơng việc của từng thành viên tham gia. Mỗi thành viên cĩ trách nhiệm hồn thành từng phần việc được phân cơng và phải ghi chép đầy đủ các cơng việc đã làm trên giấy làm việc theo quy định của cơng ty AASCs.
Trong quá trình làm việc, nhĩm kiểm tốn phải thường xuyên thu thập các thơng tin, tài liệu cĩ liên quan đến cuộc kiểm tốn để đảm bảo bằng chứng kiểm tốn làm cơ sở cho những ý kiến của KTV, đồng thời cịn đảm bảo cho việc lập hồ sơ kiểm tốn. Những vấn đề phát sinh cần phải được giải quyết trực tiếp từ phía khách hàng trước khi hồn thành kiểm tốn tại cơng ty khách hàng.