Hoạt động đầu vào 4.1.1.1.
Hoạt động đầu tiờn của cụng ty là tiến hành hỏi giỏ của mặt hàng từ cỏc phớa nhà cung ứng. Sau đú phớa nhà cung ứng sẽ tiến hành chào hàng hay phỏt giỏ nếu chất lƣợng tốt cũng nhƣ giỏ cả tƣơng đối thỡ cụng ty tiến hành đặt hàng sản phẩm từ những nhà cung ứng này. Tới đõy cụng ty sẽ liờn hệ với nhà ủy quyền nhập khẩu. Nhà ủy quyền nhập khẩu sẽ đàm phỏn với phớa nhà cung ứng về điều kiện thƣơng mại, phƣơng thức vận tải và hỡnh thức thanh toỏn. Nếu thỏa thuận giữa hai bờn diễn ra tốt đẹp thỡ hai bờn tiến hành kớ hợp đồng và giao hàng. Hoạt động tiếp nhận và lƣu kho của cụng ty diễn ra song song với quỏ trỡnh nhập khẩu sản phẩm. Bởi vỡ sản phẩm gạch Mosaic chủ yếu của cụng ty là nhập khẩu từ cỏc cụng ty nƣớc ngoài nhƣ Cụng ty LIXIL của Nhật Bản, Cụng ty Foshan Atpalas Ceramics, Cụng ty Foshan Yueshan Enterprise của Trung Quốc, Cụng ty Foshan Shafei Crystal Glass Mosaic của Hàn Quốc... Cụng tỏc vận
Hoạt động cơ bản Hoạt
động bổ trợ
Trang 29
chuyển đến cụng tỏc lƣu kho đƣợc chuẩn bị kỹ lƣỡng. Khi lụ hàng cập cảng Sài Gũn thỡ cụng ty tiến hành liện hệ với bờn ủy thỏc nhập khẩu để cú thể bốc dỡ hàng húa và vận chuyển lƣu trữ kho. Thụng thƣờng phƣơng thức vận chuyển chủ yếu sản phẩm bằng tàu chợ đối với nhà cung ứng ở Hàn Quốc và Nhật Bản cũn vận chuyển bằng xe chuyờn dụng từ nhà cung ứng tại Trung Quốc. Sản phẩm sẽ đƣa về bói chứa và lƣu vào kho chứa, cụng ty cú kho chứa sản phẩm riờng ở gần cỏc văn phũng trƣng bày để thuận tiện cho việc cung cấp sản phẩm khi khỏch hàng muốn đặt hàng. cụng ty luụn chỳ trọng tới cụng tỏc kiểm tra chất lƣợng, số lƣợng, mẫu mó.của lụ hàng.
Do Cụng ty Song Ngọc Lan khụng sản xuất sản phẩm trực tiếp nờn hoạt động cung ứng nội bộ tƣơng đơn giản so với cỏc cụng ty đối thủ sản xuất tại chỗ. Cụng ty đối thủ sản xuất tại chỗ phải đặt hàng mua nguyờn liệu từ nơi khỏc đến nờn cụng tỏc vận chuyển đến cỏc nhà mỏy và cụng tỏc lƣu kho đƣợc chuẩn bị kỹ lƣỡng. Than đƣợc tập kết về bói chứa và lƣu vào kho chứa. Khõu hậu cần quan trọng nhất của nhà mỏy là việc vận chuyển thủy tinh tại nơi mua về xƣởng sản xuất. Thủy tinh một phần đƣợc khai thỏc trực tiếp gần nhà mỏy cũn một phần đƣợc vận chuyển từ nơi khỏc đến nờn cụng tỏc tập kết nguyờn vật liệu cho nhà mỏy để sử dụng đƣợc thực hiện liờn tục phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất liờn tục của nhà mỏy. Cú thể thấy đƣợc lợi thế của cỏc cụng ty sản xuất tại chỗ là cú thể điều chỉnh đƣợc giỏ cả và số lƣợng cũn Cụng ty Song Ngọc Lan thỡ thụ động hơn trong việc giỏ cả cũng nhƣ số lƣợng.
Hoạt động sản xuất kinh doanh 4.1.1.2.
Nguồn: Phũng kinh doanh của Cụng ty trỏch nhiệm hữu hạn Song Ngọc Lan
Hỡnh 4.2: Sơ đồ hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty trỏch nhiệm hữu hạn Song Ngọc Lan
(1) Khi sản phẩm đƣợc mang về kho thỡ bộ phận kỹ thuật sẽ kiểm tra chất lƣợng sản phẩm về mẫu mó cũng nhƣ là màu sắc và độ nguyờn vẹn của sản phẩm. Tiếp sau đú là chuyển dữ liệu cho phũng bỏn hàng.
(2) Phũng bỏn hàng sẽ nhận dữ liệu, ghi lại mó mẫu chuyển sản phẩm qua văn phũng trƣng bày. Tại đõy, phũng trƣng bày tiến hành sắp xếp và trƣng bày sản phẩm kệ hoặc khuụn mẫu để khỏch hàng cú thể xem sản phẩm mới.
(6) (3) (2) (4) (5) (1) Giao hàng Khỏch hàng Bộ phận kho Văn phũng trƣng bày Phũng bỏn hàng
Trang 30
(3) Khi khỏch hàng cú ý định mua hàng thỡ khỏch hàng cú thể liờn hệ trực tiếp tại phũng trƣng bày sản phẩm. Tại đõy phũng trƣng bày sẽ ghi đầy đủ thụng tin của khỏch hàng nhƣ họ tờn, mặt hàng, số lƣợng, giỏ cả, nơi giao hàng… Những thụng tin đú sẽ đƣợc tổng hợp và gửi lại cho phũng bỏn hàng.
(4) Phũng bỏn hàng sẽ tiến hành rà soỏt mẫu mó và số lƣợng mà khỏch hàng yờu cầu hay khụng. Nếu số lƣợng hoặc mẫu mó khụng đỏp ứng đƣợc nhu cầu của khỏch hàng thỡ phớa phũng bỏn hàng sẽ bỏo lại cho phũng trƣng bày. Tại đõy phũng trƣng bày sẽ giỳp khỏch hàng chọn cỏc sản phẩm thay thế khỏc cú chất lƣợng tƣơng tự. Nếu ta cú đầy đủ mặt hàng cũng nhƣ số lƣợng yờu cầu mà khỏch hàng yờu cầu thỡ phớa phũng bỏn hàng sẽ xỏc nhận cho phũng trƣng bày và khỏch hàng tiến hành thanh toỏn tại phũng trƣng bày.
(5) Khi khỏch hàng làm thủ tục thanh toỏn xong thỡ phũng bỏn hàng sẽ chuyển đơn hàng trực tiếp đến bộ phận kho để tiến hàng bốc dỡ hàng lờn xe. Ngoài ra, bộ phận kiểm tra và điều phối trong kho cũng sẽ tiến hành gửi lại thụng tin hàng tồn kho cho phũng bỏn hàng.
(6) Bộ phận giao hàng sẽ tiếp nhận lụ hàng từ bộ phận kho và tiến hành giao đến nơi mà khỏch hàng yờu cầu.
Với mục tiờu cung cấp sản phẩm cho khỏch hàng đỳng số lƣợng với tiờu chuẩn chất lƣợng và thời gian phự hợp, đỏp ứng nhu cầu khỏch hàng mong đợi là phƣơng chõm mục đớch chớnh của cụng ty nờn cụng ty luụn đặt quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của mỡnh hoạt động chặt chẽ và tỉ mỉ. Điều này giỳp cụng ty cú đƣợc sự hiệu quả hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hoạt động vận chuyển đầu ra 4.1.1.3.
Về cụng tỏc quản lý, dự trữ sản phẩm của cụng ty và phõn phối của cụng ty: Sản phẩm sau khi đƣợc đƣa vào bói chứa thỡ sản phẩm sẽ đƣợc phõn chia theo từng nhúm và mó riờng trờn từng sản phẩm. Để cho cụng ty tiện quản lớ xuất kho và nhập kho và cuối thỏng. Ngoài ra cũn tạo thuận lợi cho việc lấy hàng. cụng ty cần đầu tƣ nõng cao chất lƣợng của cụng tỏc vận chuyển và lƣu kho thành phẩm khi nhập về. Đảm bảo chất lƣợng sản phẩm đƣợc tốt nhất và nguyờn vẹn.
Nguồn: Phũng bỏn hàng Cụng ty Song Ngọc Lan
Hỡnh 4.3: Kờnh phõn phối Cụng ty trỏch nhiệm hữu hạn Song Ngọc Lan
Phõn phối giỏn tiếp
Cụng ty Đại lý, Cỏc nhà Khỏch hàng thầu xõy dựng
Trang 31
Về phớa kờnh phõn phối, theo hỡnh 4.3 ta thấy cụng ty lựa chọn cả hai hỡnh thức phõn phối trực tiếp và phõn phối giỏn tiếp. Cụng ty cú cỏc phũng trƣng bày sản phẩm cũng nhƣ cỏc văn phũng tƣ vấn và đại diện trong Thành phố. Khỏch hàng cú thể trực tiếp đến đú để đƣợc xem, đƣợc hƣớng dẫn và cụng dụng của sản phẩm. Nếu khỏch hàng cú nhu cầu mua hàng và làm thủ tục thanh toỏn trực tiếp tại cỏc văn phũng trƣng bày hay văn phũng tƣ vấn xong thỡ phớa cụng ty sẽ xuất hàng trực tiếp lại nơi mà khỏch hàng yờu cầu. Ngoài ra, khi khỏch hàng đặt mua với số lƣợng thỡ cụng ty sẽ chiết khấu cho khỏch hàng từ 2- 5%.
Cũn về phớa cỏc đại lý và cỏc nhà thầu xõy dựng thỡ cụng ty luụn quan tõm đến đại lý và luụn nờu cao tinh thần hợp tỏc trờn cở sở vỡ lợi ớch của cả hai bờn cũng nhƣ luụn cú những điều chỉnh hợp lý nõng cao hiệu quả kinh doanh. Sau khi hai bờn ký kết hợp đồng, cỏc đại lý sẽ đƣợc đƣợc hƣởng cỏc chớnh sỏch ƣu đói. Cựng cỏc chớnh sỏch hỗ trợ cụng bằng và hợp lý trờn toàn bộ kờnh phõn phối cũng nhƣ là cỏc đại lý và cỏc nhà thầu xõy dựng. Cam kết bảo vệ tối đa cho nhà phõn phối hay đại lý trƣớc những biến động của thị trƣờng và cạnh tranh. Mặc khỏc, Cỏc đại lý và cỏc nhà thầu xõy dựng sẽ đƣợc hƣởng khoản chiết khấu theo bảng giỏ ỏp dụng dành cho nhà phõn phối tại thời điểm nhập hàng. Bảng giỏ cú thể thay đổi nhƣng sẽ cú thụng bỏo trƣớc ớt nhất 10 ngày. Đƣợc hƣởng thờm sản phẩm nếu số tiền nhập hàng trong thỏng vƣợt định mức. Về khoản hỡnh thức thanh toỏn thỡ phớa đại lý, cỏc nhà thầu xõy dựng phải thanh toỏn tiền hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho Cụng ty. Thanh toỏn trƣớc 70% khi đặt hàng và thanh toỏn nốt 30% cũn lại khi nhận đủ hàng chậm nhất là 3 ngày sau khi nhận hàng. Ngoài ra phớa đại lý cũn đƣợc hỗ trợ về PR – Marketing, hỗ trợ về thụng tin sản phẩm, hỗ trợ về hàng húa. Về PR – Marketing thỡ phớa đại lý sẽ đƣợc update thụng tin về giỏ cả, thụng tin hàng hoỏ, sản phẩm, chớnh sỏch của Cụng ty, cỏc chƣơng trỡnh marketing, cỏc tài liệu thỳc đẩy bỏn hàng.. Về phớa thụng tin sản phẩm thỡ cỏc đại lý sẽ đƣợc hỗ trợ giải đỏp những phản hồi của khỏch hàng về sản phẩm qua điện thoại, đƣợc tham gia khoỏ đào tạo định kỳ về sản phẩm, cụng nghệ và kiến thức bỏn hàng do cụng ty tổ chức. Sẽ đƣợc hỗ trợ đào tạo riờng nếu cú yờu cầu. Cũn về hỗ trợ về hàng húa thỡ bờn đại lý cú thể đổi hàng trong vũng 7 ngày kể từ ngày xuất húa đơn, nếu sản phẩm đƣợc xỏc định thuộc lỗi của nhà sản xuất. Việc trả hàng thỡ ỏp dụng trong trƣờng hợp hàng húa, giỏ cả khụng đỳng với thỏa thuận mua hàng, cỏc đại lý cú quyền trả lại hàng cho cụng ty. Việc trả hàng đƣợc thực hiện trong vũng 7 ngày kể từ ngày xuất húa đơn và ký biờn bản bàn giao hàng húa. Tuy nhiờn, Phớa cụng ty cũng yờu cầu phải trƣng bày sản phẩm của cụng ty tại phũng trƣng bày của mỡnh. Yờu cầu cỏc đại lý và cỏc nhà thầu xõy dựng phải bỏn đỳng và đảm bảo mức giỏ bỏn lẻ niờm yết theo quy định của Cụng ty. Khụng bỏn phỏ giỏ.
So với cỏc đối thủ cạnh tranh khỏc thỡ kờnh phõn phối của cụng ty tƣơng đối đa dạng hơn. Cỏch thức phõn phối trực tiếp của cỏc đối thủ cạnh tranh cú thể
Trang 32
tiết kiệm đƣợc chi phớ trong khõu tiờu thụ, tuy nhiờn khả năng linh hoạt trong cụng tỏc tiờu thụ khụng đƣợc chủ động nhƣ Cụng ty Song Ngọc Lan.
Hoạt động marketing và bỏn 4.1.1.4.
Cụng ty luụn tỡm kiếm sản phẩm thỏa món nhu cầu mà khỏch hàng mong đợi làm tiờu chớ hàng đầu, do đú trong những năm gần đõy cụng ty xỏc định nhập khẩu thờm những sản phẩm đỏp ứng cho nhu cầu xõy dựng đa dạng về chủng loại, phong phỳ về hỡnh thức đỏp ứng cho nhu cầu đa dạng hiện nay để xõy dựng cỏc cụng trỡnh cú tớnh thẩm mĩ cao. Hiện nay cụng ty cú trờn 20 loại gạch xõy cỏc loại. Núi chung chủng loại mà cụng ty sản xuất khỏ phong phỳ và đa dạng mang tớnh cạnh tranh cao.
Hiện nay cụng ty chƣa tận dụng triệt để cạnh tranh cho cỏc sản phẩm bằng cụng cụ giỏ. Giỏ sản phẩm do cụng ty hiện nay cú giỏ bỏn cao hơn so với cỏc đối thủ khỏc. Điều này cũng dễ hiểu vỡ sản phẩm của cụng ty là nhập khẩu giỏ so với tsản xuất ra một viờn gạch cú chất lƣợng cao bằng lũ nung thỡ đắt hơn nhiều. Điều này dẫn đến việc cạnh tranh về giỏ cả đối với loại gạch là rất khú. Cụng ty luụn bỏn cỏc sản phẩm của mỡnh với giỏ cao hơn hẳn cỏc sản phẩm gạch thụng thƣờng hiện nay nhƣ minh chứng cho chất lƣợng sản phẩm của mỡnh.
Cụng tỏc phõn phối của cụng ty cũng khỏ đơn giản, số lần và thời điểm phõn phối sản phẩm của cụng ty đƣợc quyết định bằng việc tỡm kiếm khỏch hàng, ký kết hợp đồng. Cụng ty cú bộ phận xỳc tiến bỏn và tỡm kiếm khỏch hàng, một phần hợp đồng của cụng ty do cú sự gắn kết chặt chẽ của tổng cụng ty nhà thầu, cỏc cụng ty xõy dựng thuộc bộ xõy dựng do cú mối quan hệ mang lại.
Cú thể núi cụng ty chƣa chỳ trọng lắm trong cỏc khõu xỳc tiến bỏn. Hầu hếtt hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty dựa trờn uy tớn từ cụng ty, cụng ty cũng khụng chỳ trọng đến cỏc hoạt động quảng cỏo khuếch trƣơng sản phẩm, chi phớ dành cho quảng cỏo cũn ớt, ngoài ra phƣơng tiện truyền thụng cũn hạn chế, cụng ty chƣa cú trang web riờng để phục vụ cho kế hoạch quảng cỏo của mỡnh.
So sỏnh mẫu mó chủng loại sản phẩm với đối thủ thỡ về lĩnh vực sản phẩm gạch thủy tinh Mosaic cụng ty cú sự đa dạng hơn, cụng ty cú hơn 20 loại gạch cỏc loại nhƣng cỏc cụng ty đối thủ chỉ sản xuất cỏc loại gạch thụng dụng nhƣ gạch thủy tinh búng, gạch thủy tinh mờ.., điều này giỳp cụng ty cú thể tận dụng chiến lƣợc đa dạng húa sản phẩm.
So sỏnh chất lƣợng sản phẩm gạch thủy tinh Mosaic của cỏc cụng ty đối thủ thỡ đỏnh giỏ chung cỏc cụng ty và Song Ngọc Lan đều đỏp ứng đƣợc mức độ cảm thấy hài lũng của ngƣời tiờu dựng về tiờu chớ chất lƣợng sản phẩm của cỏc cụng ty. Vấn đề đặt ra đối với cụng ty lỳc này là cần thắt chặt giỏm sỏt hơn nữa trong việc nhập hàng đạt chất lƣợng tốt tăng khả năng cạnh tranh của cụng ty.
Trang 33
Chi phớ dành cho khõu bỏn hàng cũng cú sự khỏc biệt đỏng kể đối với cụng ty. Chi phớ bỏn hàng của cỏc cụng ty đối thủ đƣợc chỳ trọng hơn Cụng ty. Điều này cũng dễ hiểu bởi do sự khỏc biệt hỡnh thức phõn phối của cỏc Cụng ty. Trong những năm gần đõy Cụng ty Song Ngọc Lan ngày càng chỳ trọng vào khõu tiờu thụ hơn, cụ thể chi phớ dành cho hoạt động bỏn hàng tăng tƣơng đối lớn so với doanh thu của Cụng ty. Nhƣ vậy ta thấy đƣợc cụng ty đó và đang dần xõy dựng khõu thiết lập hệ thống bỏn hàng, xỳc tiến thƣơng mại với khỏch hàng nhằm xõy dựng lợi thế cạnh tranh cho cụng ty mỡnh.
Hoạt động dịch vụ 4.1.1.5.
Khi mà chất lƣợng hữu hỡnh khụng cú sự khỏc biệt hoỏ giữa cỏc doanh nghiệp đang sản xuất trờn thị trƣờng thỡ chất lƣợng của dịch vụ đi kốm là yếu tố quan trọng nhất khi khỏch hàng đỏnh giỏ chất lƣợng của một sản phẩm. Với đặc thự của sản phẩm là ớt hỏng do nguyờn nhõn kỹ thuật, ngoài chế độ bảo hành 1 năm cho cỏc sản phẩm, cụng ty cũn cú đội ngũ nhõn viờn chăm súc khỏch hàng, bảo hành di động giỳp làm lành những vết mẽ do va chạm hoặc do khỏch hàng vụ ý làm hỏng. Ngoài ra, khỏch hàng cũn đƣợc cỏc nhõn viờn giỳp thi cụng sản phẩm và hƣớng dẫn cỏch bảo quản sản phẩm tốt nhất. Cụng ty cũn tƣ vấn và cung cấp bản vẽ gia cụng cho khỏch hàng khi vị trớ lắp đặt của khỏch hàng khụng thuận lợi nhằm hạn chế tối đa diện tớch hao phớ. Tại cỏc đại lý nơi khỏch hàng mua hàng sẽ trực tiếp thu nhận những ý kiến của khỏch hàng về sản phẩm, về thỏi độ làm việc của nhõn viờn chăm súc khỏch hàng và về chế độ bảo hành, bảo dƣỡng của cụng ty. Đối với khỏch hàng là ngƣời mua cụng nghiệp với số lƣợng lớn, cụng ty sẽ vận chuyển sản phẩm tới tận chõn cụng trỡnh, cú nhõn viờn kỹ thuật giỏm sỏt hoạt động thi cụng tại hiện trƣờng.
Cụng ty Song Ngọc Lan là cụng ty cú dịch vụ khỏch hàng khỏ tốt so với cỏc đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiờn điểm khỏc biệt duy nhất giữa cụng ty đối thủ và Cụng ty Song Ngọc Lan là khỏch hàng mua hàng tại cỏc đại lý hay cỏc cửa hàng bỏn và giới thiệu sản phẩm tại Cụng ty Song Ngọc Lan với số lƣợng nhỏ đều đƣợc hỗ trợ vận chuyển tới tận nhà riờng trong phạm vi nội ụ thành phố. Đú là những dịch vụ phụ trợ mà Cụng ty Song Ngọc Lan đó sử dụng để xỳc tiến bỏn và đem lại khỏ nhiều hiệu quả cho Cụng ty Song Ngọc Lan. Đõy cũng là lý do giỳp cho cụng ty tạo đƣợc ấn tƣợng tốt trong lũng khỏch hàng và tạo dựng giỏ trị thƣơng hiệu cho doanh nghiệp mỡnh.