Công ty yêu cầu các TDV phải thực hiện các báo cáo công việc chính sau:
• Nhật ký gặp gỡ: Trình dược viên cần theo dõi sự tiến triển trong thái độ
của bác sỹ kê đơn với sản phẩm của công ty sau mỗi lần tiếp xúc (Xem phụ lục 1.2).
• Báo cáo ngày: Trình dược viên tự tổng hợp công và nộp về cho văn
phòng vào thứ sáu hàng tuần. Nội dung của báo cáo bao gồm: tên, địa chỉ khách hàng, nộị dung giới thiệu, ý kiến của khách hàng, quà tặng hàng mẫu (xem phụ lục 1.1). Qua đó có thể đánh giá hoạt động và việc sử dụng hàng mẫu của TDV.
• Báo cáo tuần: tổng hợp công việc trong tuần. Trình dược viên tự tổng
kết cồng việc của mình qua các chỉ tiêu: số lần gặp gỡ khách hàng, số cuộc thảo luận nhóm đã tổ chức trong tuần...những việc đã làm được, chưa làm được và lý do( xem phụ lục 1.3).
• Báo cáo tháng: Trên cơ sở là tổng hợp của báo cáo tuần. Trong báo cáo
trình dược viên tự tổng kết công việc trong tháng so sánh với kế hoạch đã xây dựng trước đó và đưa ra được lý do chưa hoàn thành, phương án khắc phục những tồn tại đó trong kỳ sau.
• Báo cáo qua mạng: Thực hiện đối với các trình dược viên khi làm việc tại các tỉnh lân cận Hà Nội. Nội dung là tổng hợp các báo cáo bằng văn bản.
Việc thực hiện các báo cáo trên là cơ sở để đánh giá hoàn thành nhiệm vụ, đánh giá năng lực của trình dược viên trong thực hiện công việc và xử lý tình huống cũng như đánh giá thái độ của trình dược viên đối với công việc.
Bên cạnh các báo cáo, công ty cũng yêu cầu trình dược viên phải lên kế hoạch công việc. Nội dung kế hoạch là cơ sở để tiến hành kiểm tra trình dược viên về mặt thời gian và đánh giá khả năng tổ chức công việc và qua đó đánh giá hoàn thành nhiệm vụ. Có các loại kế hoạch:
- Kế hoạch lập cho tháng và cho năm trong đó trình dược viên phải đưa ra những mục tiêu dự kiến hoàn thành trong tháng và dự trù hàng mẫu, quà tặng, kinh p h í...
- Kế hoạch lập cho tuần theo đó trình dược viên phải ghi rõ kế hoạch gặp gỡ khách hàng cụ thể: thời gian, địa điểm, nội dung giới thiệu.
