Tài liệu kế toán được bảo quản và lưu trữ ngay tại phòng Kế toán – Tài chính.
a) Các chứng từ được phân chia theo từng nhóm, từng đơn vị lưu trữ
- Nhóm chứng từ quản lý: gồm có các văn bản quy định quản lý và điều hành hoạt động, các chứng từ kế toán không dùng để hạch toán, lên sổ và lập báo cáo tài chính.
- Nhóm chứng từ kế toán hạch toán: dùng để lên sổ và lập báo cáo tài chính.
- Nhóm sổ kế toán các loại: sổ Cái, sổ chi tiết các loại, bảng kê, … - Nhóm báo cáo: gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
- Nhóm tài liệu khác: hợp đồng kinh tế, tài liệu kế toán của đối tác…
b) Thực tế lưu trữ tại công ty
- Đối với các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào, đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan Thuế. Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh. Chứng từ được kẹp riêng theo từng tháng và có một tập bìa riêng.
+ Hóa đơn bán ra: phải kèm theo phiếu thu, hợp đồng kinh tế. + Hóa đơn mua vào: kèm phiếu chi, hợp đồng kinh tế.
69
+ Nếu bán chịu thì căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký trước đó.
- Đối với báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế: Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó.
+ Một số báo cáo định kỳ: Tờ khai thuế GTGT hàng tháng, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo thuế Thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý, thuế môn bài, thuế tiêu thụ đặc biệt,…
+ Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân, hoàn thuế kèm theo của từng năm.
- In và lưu trữ sổ sách: Sổ Nhật ký chung, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng, Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp, Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng cuối năm, Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng. Sổ cái các tài khoản: 131, 331, 111, 112,…, Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định, Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ, Sổ khấu hao tài sản cố định, Sổ khấu hao công cụ dụng cụ, toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).
- Các hợp đồng kinh tế:
+ Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra: Tập hợp và
phân loại theo từng dự án, loại công trình, nội dung công việc có dán tên ở gáy bìa cứng.
+ Các hợp đồng có từ hai bản gốc trở lên thì phòng KT-TC sẽ giữ và lưu một bản, còn lại sẽ lưu tại các phòng ban theo yêu cầu công việc. Nếu chỉ có một bản gốc thì lưu tại phòng KT-TC, các phòng khác nếu có yêu cầu sẽ lưu bản photo từ bản gốc.
+ Các bộ phận khác không được mượn hợp đồng của phòng KT-TC mang ra ngoài. Trường hợp đặc biệt phải có ký duyệt xác nhận của cấp trên mới được mang ra ngoài.
+ Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng,
biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.
+ Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động,
bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ.
+ Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.
+ Hợp đồng sẽ được lưu đồng bộ gồm: Tờ trình, kế hoạch (nếu riêng một hợp đồng thì dùng bản gốc, nếu cho nhiều hợp đồng thì dùng bản photo); Các bộ hồ sơ liên quan đến việc ký hợp đồng như: hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu,
70
bảng báo giá; Hợp đồng gốc; Các phụ lục ký thêm; Phiếu chi, phiếu thu, ủy nhiệm bản photo từng lần thanh toán; Biên bản giao nhận, nghiệm thu, thanh lý; Hóa đơn đỏ; Bảng tính lãi vay ngân hàng; Các biên bảng, hồ sơ khác có liên quan.
- Hồ sơ pháp lý lưu cùng nhau:
+ Đầy đủ cả bản gốc và photo công chứng (xác thực).
+ Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế.
Từ khi thành lập đến nay, công ty chưa thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.
Nhận xét:
- Tổ chức bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán tuân thủ đúng quy định. - Có sự phân chia cụ thể theo từng đối tượng tài liệu kế toán.
- Tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ đều được kiểm tra, có hệ thống, sắp xếp thành từng bộ hộ sơ, theo thứ tự thời gian phát sinh.
- Tuy công ty chưa tổ chức được kho lưu trữ, nhưng tài liệu vẫn được bảo quản gọn gàng, dễ tìm thấy và lưu trữ đúng thời gian quy định .
71
CHƯƠNG 5
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ XÂY DỰNG CÔNG
TRÌNH 747