4.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán tại công ty
Với mỗi doanh nghiệp, bộ máy kế toán luôn giữ một vị trí vô cùng quan trọng, đảm bảo trong sự phát triển cũng như những quyết định của các nhà quản lý. Bởi đây là bộ máy cung cấp những thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, trong hoạt động của doanh nghiệp, bộ máy kế toán là bộ phận cần được lưu tâm hàng đầu.
4.1.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán
a) Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị.
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh có quy mô vừa và nhỏ, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán. Là trung tâm lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán. Bên cạnh đó, phòng kế toán thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị, đáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh ở doanh nghiệp.
Để thực hiện được công việc thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán của toàn doanh nghiệp. Công ty không nhập kho vật tư mua vào mà xuất dùng thẳng, nên không có tổ chức kế toán vật tư riêng mà chỉ có kế toán công nợ thực hiện theo dõi tình hình mua vật tư thông qua số công nợ. Bên cạnh đó, các nghiệp vụ thu chi của doanh nghiệp chủ yếu là bằng tiền gửi ngân hàng nên thủ quỹ kiêm luôn phần hành kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Do đặc thù kinh doanh là xây dựng, nên ngoài số nhân viên có đóng BHXH thì đội ngũ lao động thời vụ và thuê ngoài bình quân khoảng 300 người. Vì vậy, phần hành kế toán tiền lương được lập riêng và không kiêm
31
nhiệm vai trò khác, để công tác tiền lương được tính toán chính xác và kịp thời.
Bộ máy kế toán của công ty gồm 4 nhân viên: 1 kế toán trưởng và 2 kế toán viên và 1 thủ quỹ.
Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính của công ty
Ghi chú: Quan hệ phối hợp Quan hệ quản lý
Hình 4.1 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
Bên cạnh đó, công ty chưa tổ chức được bộ phận thực hiện công tác tài chính riêng nên cơ cấu nằm trong bộ máy kế toán thực hiện chức năng tài chính của doanh nghiệp.
b) Chức năng, nhiệm vụ chung của bộ máy kế toán
* Chức năng:
- Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính – kế toán theo đúng qui định của Nhà nước.
- Giữ bí mật về số liệu kế toán – tài chính và bí mật kinh doanh của công ty.
- Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của công ty dưới mọi hình thái, cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
- Thu thập và xử lý thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong công ty.
- Quản lý công tác tổ chức bộ máy tài chính kế toán trong toàn hệ thống và theo từng giai đoạn phát triển của công ty.
- Thực hiện một số chức năng khác khi được Ban lãnh đạo giao.
* Nhiệm vụ: Kế toán truởng Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán tiền luơng
32 - Công tác tài chính:
+ Quản lý hoạt động tài chính trong toàn Công ty.
+ Lập kế hoạch tài chính theo tháng, quý, năm đồng thời định kỳ báo cáo hoặc báo cáo theo yêu cầu của Ban lãnh đạo về tình hình tài chính của công ty. + Đánh giá hoạt động tài chính của Công ty, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính.
+ Lập và đánh giá báo cáo tài chính theo quy định của Pháp luật và Điều lệ của Công ty.
- Công tác kế toán:
+ Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, phù hợp với quy định của Nhà nước và Quy chế quản lý tài chính của Công ty.
+ Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi trình Ban lãnh đạo duyệt.
+ Phân tích các thông tin kế toán theo yêu cầu của Lãnh đạo Công ty. + Theo dõi, lập kế hoạch và thu hồi công nợ của khách hàng đầy đủ, nhanh chóng bảo đảm hiệu quả sử dụng nguồn vốn của Công ty.
+ Lập và nộp báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan thẩm quyền theo đúng chế độ quy định của Nhà nước.
Nhận xét:
Bộ máy kế toán ngoài công tác chuyên môn là kế toán còn kiêm nhiệm thêm công tác quản trị tài chính.
a) Ưu điểm
- Bộ máy kế toán đơn giản, linh hoạt. - Quá trình thu thập thông tin dễ dàng. - Tiếc kiệm chi phí nhân sự.
b) Nhược điểm
Trên thực tế, các công việc nếu bị kiệm nhiệm quá nhiều sẽ không đảm bảo chuyên môn nghề nghiệp. Công tác tài chính tuy có liên quan mật thiết đến công tác kế toán, nhưng nếu có sự kiêm nhiệm hai công tác này trên cùng một bộ phận kế toán sẽ không tránh khỏi những hạn chế.
33
- Về cơ bản, để thực hiện công tác quản trị tài chính cần có những kiến thức sau:
+ Ít nhất phải nắm được đầy đủ hoạt động của Bộ máy Kế toán, sau đó là phân nhiệm việc theo dõi thông tin cho Bộ máy Tài chính. Những thông tin mà Bộ máy Tài chính có được là từ "Hệ thống thông tin Kế toán", sau đó chuyển các thông tin Kế toán thành "Hệ thống thông tin Tài chính". Hệ thống "Thông tin Tài chính" sẽ là cơ sở để ra quyết định cuối cùng cho hoạt động của công ty.
+ Ngoài ra, còn phải nắm vững khoa học Phân tích và khoa học Quản trị. Tức là phải tiếp cận đến các môn học như đánh giá, định lượng, thống kê, … Từ những kiến thức đó, kết hợp với các tác nghiệp kinh tế nhằm đưa ra những kết quả cuối cùng là Báo cáo tình hình tài chính, hoạch định chiến lược tài chính và điều hành thực hiện chiến lược tài chính ngắn hạn cũng như lâu dài.
- Trong công tác kế toán, Kế toán trưởng quản lý tác nghiệp trong khi công tác tài chính là quản lý nguồn lực tài chính. Nhiệm vụ của Kế toán trưởng được quy định rõ trong Luật Kế toán: điều hành Bộ máy Kế toán, thực hiện các quy trình tác nghiệp kế toán nhằm đảm bảo việc bảo vệ tài sản của doanh nghiệp đồng thời tuân thủ các quy định của Pháp luật liên quan đến công tác kế toán và thống kê.
- Trong khi đó, để thực hiện công tác tài chính có hiệu quả cần thoát khỏi việc điều hành tác nghiệp để tiến tới một mức độ cao hơn, đó là vận dụng các công cụ tài chính nhằm thực hiện tối đa hóa hiệu quả sử dụng vốn trong doanh nghiệp: KTT quản lý Bộ máy kế toán hướng đến việc tiết kiệm tối đa chi phí thông qua quy trình, kiểm soát chặt chẽ chi phí, tránh thất thoát. Còn tiết kiệm chi phí thông qua xác định chi phí đó có hiệu quả hay không thì liên quan đến CTQTTC; Hay một số loại chi phí cần cắt giảm hoặc cần nâng lên. Vì theo CTTC, những khoản chi phí nào tăng 2 lần mà làm doanh thu tăng 3 lần thì không nên tiết kiệm làm gì. Nhưng để có thể quyết định điều đó, người thực hiện CTQTTC cần có công cụ để phân tích và tính toán. Những công cụ đó là gì ? đó là các Chỉ số Tài chính là do Kế toán cung cấp, các phương pháp phân tích như định lượng, toán tài chính, ma trận tối ưu chi phí, ma trận tối ưu doanh thu, xác suất các sự kiện chi phí hay doanh thu, chiến lược tài chính, kiểm soát tài chính, phân tích và hợp nhất báo cáo tài chính.
4.1.1.2 Người làm kế toán
34
Người đứng đầu bộ máy kế toán, điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về tất cả các hoạt động của phòng KT-TC. Phân công, theo dõi và trực tiếp chỉ đạo công việc cho nhân viên phòng kế toán tài chính phải nắm được toàn bộ tình hình tài chính của công ty. Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát và giám sát toàn bộ công việc của phòng, kịp thời giải quyết các vấn đề khó khăn còn tồn đọng, đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ của mỗi các nhân có liên quan. Nhận xét đánh giá kết quả thực hiện công việc và năng lực của từng người để khen thưởng hoặc kỷ luật kịp thời. Là người tổ chức công tác kế toán và phương pháp hạch toán phù hợp với hình thức kinh doanh của doanh nghiệp và đúng với pháp luật. Định kỳ hàng tháng, hàng quý báo cáo cấp trên về tình hình SXKD tại đơn vị. Chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính và tham mưu cho Giám đốc các vấn đề liên quan đến tài chính của doanh nghiệp.
Về mặt chuyên môn: - Công tác tài chính:
+ Kế toán trưởng trực tiếp tổ chức và giám sát quá trình lập ngân quỹ vốn, vốn của các dự án đầu tư được chi cho các kế hoạch phát triển SXKD… Quan hệ với các ngân hàng, các tổ chức tín dụng… bảo đảm công ty thực hiện được nghĩa vụ đối với các chủ đầu tư.
+ Nghiên cứu, xây dựng hệ thống thu thập thông tin, hệ thống các báo cáo tài chính, xác định phương pháp, chỉ tiêu phân tích… để công tác phân tích và đánh giá hoạt động tài chính được thực hiện tốt.
+ Theo dõi, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, phân tích một cách chi tiết từng khoản mục chi phí. Từ đó, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và tiết giảm chi phí cho hoạt động SXKD.
- Công tác kế toán:
+ Tổ chức kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của công ty theo yêu cầu của từng giai đoạn và phải phù hợp với chủ trương và chiến lược phát triển chung của công ty.
+ Tổ chức cải tiến và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán, bộ máy kế toán thống kê theo mẫu biểu thống nhất, bảo đảm việc ghi chép, tính toán số liệu chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh.
+ Tổ chức chỉ đạo việc kiểm kê, đánh giá chính xác tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền mặt, thành phẩm, hàng hóa. Từ kết quả kiểm kê, đánh giá tình hình sử dụng và quản lý vốn cũng như phát hiện kịp thời các trường hợp làm
35
sai nguyên tắc quản lý tài chính kế toán hoặc làm mất mát, gây hư hỏng, thiệt hại, đề ra các biện pháp xử lý và quản lý phù hợp.
Ngoài ra, kế toán trưởng còn đảm nhiệm phần hành kế toán TSCĐ, là theo dõi từng nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ. Lập bảng tổng hợp, phiếu định khoản, lập bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định. Cụ thể:
- Nhận và cập nhật chứng từ về TSCĐ, kiểm tra xác nhận TSCĐ khi nhập.
- Lập biên bản bàn giao và bàn giao tài sản cho đơn vị (bộ phận) công ty. - Lập và giao biên bản bàn giao trách nhiệm sử dụng tài sản.
- Cập nhật tăng giảm TSCĐ, lập danh sách tăng giảm TSCĐ từng tháng, năm.
- Xác định thời gian khấu hao TSCĐ (theo khung qui định nhà nước), tính khấu hao TSCĐ, chuyển số liệu khấu hao tháng cho từng bộ phận để hạch toán.
- Lập biên bản thanh lý hoặc cung cấp số liệu và tài liệu liên quan về TSCĐ khi có yêu cầu.
b) Kế toán thanh toán (kiêm kế toán công nợ)
Hàng ngày lập chứng từ thu chi cho các khoản thanh toán, phản ánh vào các sổ có liên quan. Theo dõi, kiểm tra các khoản nợ phải thu, phải trả, đảm bảo chính xác thực thu – thực chi. Cuối ngày đối chiếu thực tế phát sinh với thủ quỹ có biên bảng kiểm kê. Định kỳ lập báo cáo về các khoản công nợ hoặc khi có yêu cầu của cấp trên.
Công việc cụ thể:
- Công việc của kế toán thanh toán:
+ Lập chứng từ thu- chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ.
+ Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty hàng ngày và cuối tháng.Theo dõi các khoản tạm ứng.
+ Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chúng từ.
36
+ Kiểm tra, tổng hợp quyết toán toàn công ty về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản tạm ứng, lương, các khoản trích bảo hiểm, chênh lệch tỷ giá (nếu có phát sinh).
+ Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công.
+ Thực hiện lưu trữ chứng từ, sổ sách, các công văn, qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
- Công việc của kế toán toán công nợ:
+ Nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp. Xác nhận hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán.
+ Kiểm tra công nợ theo từng đề nghị và dựa trên hợp đồng nguyên tắc bán hàng đã ký, kiểm tra giá trị hàng, hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán mà công ty đã ký kết trước đó. Sau đó, kiểm tra chi tiết công nợ theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn và báo cáo cho các bộ phận có liên quan.
+ Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, khi khách hàng trả tiền các khoản nợ theo hợp đồng, theo hoá đơn bán hàng. Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ.
+ Định kỳ làm xác nhận công nợ, lập báo cáo công nợ, lập thông báo thanh toán công nợ. Lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, thông tin chung về công nợ. Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng, từng nhà cung cấp.
c) Kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương là việc hạch toán tiền lương dựa vào các chứng từ thực tế phát sinh: Bảng chấm công, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán… để lập bảng tính, thanh toán lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động.
- Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
- Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
- Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về
37
phí công đoàn (KPCĐ). Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền luơng, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
- Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.