4.1.2.1 Tổ chức và áp dụng chứng từ kế toán
Công ty áp dụng chế độ chứng từ theo quyết định số 48/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của BTC và các văn bản đã sửa đổi bổ sung.
Hệ thống chứng từ sử dụng theo biểu mẫu bắt buộc và hướng dẫn đã ban hành
- Bảng chấm công 01a-LĐTL
- Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL
- Phiếu thu 01-TT
- Phiếu chi 02-TT
- Hóa đơn giá trị gia tăng 01GTKT-3LL
…
Minh họa chứng từ thực tế tại công ty:
+ Căn cứ vào bảng chấm công tháng 01/2014 từ các bộ phận trong công ty gửi đến, đơn giá hợp đồng lao động và những quy định về lương của công ty, kế toán tiền lương tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương tháng 01/ 2014 theo mẫu 02-LĐTL của BTC: Bảng thanh toán tiền lương tháng 01/2014: Phụ lục 1
+ Khi thanh toán bằng tiền mặt cho hàng hóa, dịch vụ mà công ty đã mua, kế toán thanh toán căn cứ vào hóa đơn của Nhà cung cấp hoặc phiếu công nợ lập phiếu chi theo mẫu 02-TT của BTC: Phụ lục 1
+ Khi công trình xây dựng hoàn thành bàn giao, kế toán thanh toán căn cứ vào hợp đồng đã ký, cùng các chứng từ liên quan, kiểm tra công nợ, lập Hóa đơn GTGT: Hóa đơn GTGT: Phụ lục 1
39
a) Ưu điểm
- Hệ thống chứng từ tại công ty áp dụng đúng theo quy định của Bộ Tài Chính.
- Khi có nghiệp vụ KT-TC phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, chứng từ được lập kịp thời, rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu theo biểu mẫu ban hành.
- Các chứng từ được lập luôn căn cứ vào chứng từ gốc kèm theo.
- Trên mỗi chứng từ đều có đầy đủ các chỉ tiêu, các chức danh theo quy định.
+ Hóa đơn GTGT: công ty không tự in nhưng tự đặt in hóa đơn có đầy đủ các thông tin bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký, thuế suất, số tiền bằng số, bằng chữ, …
+ Phiếu thu, phiếu chi thể hiện rõ ràng số tiền bằng số, bằng chữ.
+ Các chứng từ tiền lương: bảng chấm công rõ ràng, có ghi chú cụ thể, có phê duyệt của trưởng các bộ phận được chấm công; Bảng tính lương chi tiết từng khoản mục mức lương tối thiểu, lương theo hợp đồng, các loại bảo hiểm, phụ cấp, ngày công…
+ Các chứng từ đều được lập đủ số liên và nội dung thông tin kế toán thống nhất trên tất cả các liên.
b) Nhược điểm
- Hàng tháng, công ty phát sinh rất nhiều phiếu chi nhưng trên các phiếu đều không thể hiện số phiếu chi. Thông tin trên chứng từ là căn cứ để ghi sổ kế toán, nên việc thiếu số thứ tự phiếu chi đã không đảm bảo thông tin kế toán, gây khó khăn trong việc đối chiếu, lên các sổ, rà soát thực tế phát sinh tại công ty.
- Một số chứng từ không có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan, ảnh hưởng đến tính trung thực của nghiệp vụ phát sinh được phản ánh trên chứng từ kế toán. Đồng thời, ảnh hưởng đến tính trung thực và chính xác của thông tin kế toán.
- Đặc biệt, các phiếu chi liên quan đến tiền cơm tiếp khách, tiền xăng đi công tác, tiền cước điện thoại là những nghiệp vụ KT-TC được phản ánh không đúng với nguyên tắc kế toán. Các khoản này thuộc chi phí quan lý doanh nghiệp nên hạch toán vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh. Nó không phải là chi phí đầu vào trực tiếp của sản phẩm ( nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất
40
chung) nên không được hạch toán vào tài khoản 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Các phiếu chi cho các nghiệp vụ này của doanh nghiệp chỉ mang tính hợp pháp về mặc hình thức chứng từ nhưng không hợp lý về nội dung kê khai.
4.1.2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ
Trình tự luân chuyển chứng từ là con đường đi của chứng từ kế toán cho từng nghiệp vụ cụ thể từ khâu lập đến ghi sổ và lưu trữ chứng từ.
Chứng từ kế toán từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng kế toán.
Vì vậy, phụ trách bộ máy kế toán – Kế toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp cho từng loại nghiệp vụ KT-TC phát sinh, để đảm bảo các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ KT-TC phản ánh trong chứng từ và thực hiện ghi chép hạch toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, phục vụ cho việc lãnh đạo và quản lý các hoạt động SXKD ở doanh nghiệp.
Để đảm bảo việc luân chuyển nhanh chóng và phù hợp, cần xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong doanh nghiệp. Từ đó, giảm bớt những thủ tục, những chứng từ không cần thiết và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí.
a) Chứng từ phát sinh ở kế toán trưởng
* Hóa đơn GTGT:
- Tham gia vào quá trình luân chuyển Hóa đơn GTGT gồm: Giám đốc, Kế toán trưởng và Kế toán thanh toán. Trong đó:
+ Kế toán trưởng phụ trách lập Hóa đơn GTGT, ghi sổ Nhật ký chung, sổ Cái các tài khoản liên quan.
+ Giám đốc chịu trách nhiệm phê duyệt Hóa đơn GTGT.
+ Kế toán thanh toáncó trách nhiệm theo dõi công nợ, ghi sổ chi tiết. - Quá trình luân chuyển Hóa đơn GTGT: Khi công trình hoàn thành bàn giao hoặc khi có đề nghị thanh toán từ khách hàng: căn cứ vào hợp đồng đã ký trước đó, kế toán trưởng tiến hành lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên và trình cho Giám đốc ký duyệt. Khi nhận lại hóa đơn GTGT đã ký từ Giám đốc, liên 2 gửi cho khách hàng, liên 3 chuyển cho bộ phận kế toán thanh toán để ghi sổ Chi tiết và theo dõi công nợ, liên còn lại dùng để ghi sổ Nhật ký chung, sổ Cái và lưu tại bộ phận.
41
Kế toán trưởng Kế toán thanh toán
Bắt đầu Hợp đồng Lập HĐ GTGT Sổ CT KH Giám đốc 3 Hợp đồng 2 1 HĐ GTGT Duyệt HĐ GTGT 3 Hợp đồng 2 1 HĐ GTGT ĐD KH 3 HĐ GTGT ĐD Ghi sổ CT 3 HĐ GTGT ĐD Ghi sổ NKC, sổ Cái Sổ NKC 1 HĐ GTGT ĐD Sổ cái Kết thúc
Nguồn: Tổng hợp từ những quan sát và phỏng vấn tại công ty \Hình 4.2 Lưu đồ luân chuyển hóa đơn GTGT
42
Nhận xét:
- Toàn bộ quá trình được phân công rõ ràng. Các bộ phận thực hiện đúng với trách nhiệm của mình.
+Kế toán trưởng: ngay khi có đề nghị thanh toán hoặc công trình hoàn thành, đã tiến hành lập hóa đơn theo hợp đồng và trình giám đốc ký duyệt. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT đã duyệt, kiểm tra, đối chiếu từng khoản mục trước và sau khi lên sổ Nhật ký chung, sổ Cái.
+ Giám đốc: khi nhận được Hóa đơn GTGT, đã kiểm tra đối chiếu với hợp đồng và ký duyệt. Sau đó chuyển toàn bộ các liên về cho bộ phận kế toán.
+ Kế toán thanh toán: căn cứ vào Hóa đơn GTGT đã ký duyệt ghi nhận công nợ vào các sổ Chi tiết thanh toán liên quan.
- Các liên của Hóa đơn GTGT được luân chuyển đến các bộ phận thích hợp.
b) Chứng từ phát sinh ở kế toán công nợ
* Phát sinh phiếu thu:
- Các bộ phận có liên quan khi phát sinh phiếu thu gồm: Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán, Thủ quỹ. Trong đó:
+ Kế toán trưởng chịu trách nhiệm phê duyệt phiếu thu, ghi sổ Nhật ký chung, sổ Cái.
+ Kế toán thanh toán lập phiếu thu, có trách nhiệm theo dõi công nợ, ghi sổ chi tiết thanh toán.
+ Thủ quỹ chịu trách nhiệm thu tiền, ghi sổ chi tiết quỹ tiền mặt. - Quá trình luân chuyển liên quan đến phiếu thu:
+ Khi nhận được thông báo thanh toán của người nộp tiền kèm theo hóa đơn GTGT, kế toán thanh toán kiểm tra, đối chiếu công nợ và lập phiếu thu gồm 3 liên chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc xét duyệt, thông báo trả tiền lưu tại bộ phận. Sau khi được ký duyệt, phiếu thu được chuyển toàn bộ qua thủ quỹ.
+ Sau khi nhận tiền từ người nộp cùng phiếu thu đã duyệt, thủ quỹ tiến hành kiểm tra, làm thủ tục thu, đóng dấu đã thu, thu tiền và ghi sổ quỹ. Liên 3 của phiếu thu chuyển cho kế toán trưởng ghi sổ Nhật ký chung, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 1 chuyển đến bộ phận kế toán thanh toán làm căn cứ ghi sổ chi tiết và lưu tại bộ phận.
43
Kế toán công nợ Kế toán trưởng Thủ quỹ
Bắt đầu Hóa đơn GTGT Người nộp tiền Kiểm tra công nợ, lập phiếu thu Hóa đơn GTGT 3 2 1 Phiếu thu Tiền
Kiểm tra, thu tiền, ghi sổ Chi tiết Sổ Chi tiết Tiền Kết thúc Ghi sổ nhật ký chung Sổ Chi tiết Người nộp tiền Người nộp tiền 3 2 1 Phiếu thu Xét duyệt 3 2 1 Phiếu thu đã duyệt Ghi sổ Nhật ký chung, sổ Cái Sổ Nhật ký chung Sổ Cái 1 Phiếu thu đã duyệt 1 Phiếu thu đã duyệt 3 Phiếu thu đã duyệt 3 Phiếu thu đã duyệt 3 2 1 Phiếu thu đã duyệt 3 2 1 Phiếu thu đã duyệt
Nguồn: Tổng hợp từ những quan sát và phỏng vấn tại công ty
Hình 4.3 Lưu đồ luân chuyển phiếu thu
Nhận xét:
- Toàn bộ quá trình được phân công rõ ràng. Các bộ phận thực hiện đúng với trách nhiệm của mình.
44
+ Kế toán thanh toán: ngay khi có đề nghị thanh toán ( đối với công trình, dịch vụ đã lập Hóa đơn nhưng chưa thanh toán), đã căn cứ số vào Hóa đơn GTGT lập phiếu thu và chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt. Căn cứ vào phiếu thu đã duyệt ghi sổ chi tiết thanh toán và theo dõi công nợ.
+ Kế toán trưởng: khi nhận được nhận được phiếu thu, đã xem xét và ký duyệt.
+ Thủ quỹ: Kiểm tra số tiền thu tế so với số tiền trên phiếu thu, ghi vào sổ chi tiết kế toán quỹ tiền mặt.
- Các liên của phiếu thu được luân chuyển đến các bộ phận thích hợp. * Phát sinh phiếu chi:
- Các bộ phận có liên quan khi phát sinh phiếu chi gồm: Giám đốc, Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán, Thủ quỹ. Trong đó:
+ Giám đốc: Phê duyệt phiếu chi
+ Kế toán trưởng chịu trách nhiệm phê duyệt phiếu chi, ghi sổ Nhật ký chung, sổ Cái các tài khoản liên quan.
+ Kế toán thanh toán: lập phiếu chi, theo dõi công nợ, ghi sổ chi tiết thanh toán.
+ Thủ quỹ chịu trách nhiệm chi tiền, ghi sổ chi tiết quỹ tiền mặt. - Quá trình luân chuyển liên quan đến phiếu chi:
+ Khi nhận được hóa đơn yêu cầu thanh toán cùng giấy đề nghị thanh toán từ nhà cung cấp, kế toán toán thanh toán tiến hành đối chiếu công nợ và lập phiếu chi gồm 3 liên. Hóa đơn cùng phiếu chi được đưa lên kế toán trưởng và giám đốc xét duyệt, giấy đề nghị thanh toán lưu tại bộ phận. Sau khi được xét duyệt, chuyển toàn bộ chứng từ sang thủ quỹ để thực hiện thanh toán.
+ Khi nhận được hóa đơn cùng phiếu chi đã duyệt, thủ quỹ tiến hành đối chiếu hóa đơn với phiếu chi, người nhận ký tên vào phiếu chi, tiến hành chi tiền và ghi sổ chi tiết kế toán quỹ tiền mặt. Liên 1 cùng hóa đơn chuyển đến kế toán thanh toán, liên 2 giao cho người nhận tiền, liên còn lại chuyển cho kế toán trưởng ghi sổ Nhật ký chung và sổ Cái các tài khoản liên quan.
+ Khi nhận lại phiếu chi đã duyệt kèm theo hóa đơn từ thủ quỹ, kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ chi tiết thanh toán. Các chứng từ lưu tại bộ phận làm căn cứ đối chiếu sau này.
45
Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ quỹ
Bắt đầu Hóa đơn Người nộp tiền Đối chiếu công nợ, lập phiếu chi Hóa đơn Hóa đơn Đối chiếu, chi tiền và ghi sổ quỹ Sổ chi tiết Hóa đơn 1 Phiếu chi đã duyệt Ghi sổ Chi tiết Hóa đơn 1 Phiếu chi đã duyệt 3 2 1 Phiếu chi 3 2 1 Phiếu chi đã duyệt Sổ Chi tiết Kết thúc Người nhận ký tên Giấy đề nghị thanh toán Giấy đề nghị thanh toán Hóa đơn 3 2 1 Phiếu chi Xét duyệt Hóa đơn 3 2 1 Phiếu chi đã duyệt Kế toán trưởng- Giám đốc A A 3 2 1 Phiếu chi đã duyệt Người nộp tiền Hóa đơn 3 Phiếu chi đã duyệt Ghi sổ Nhật ký chung, sổ Cái 3 Phiếu chi đã duyệt Sổ Nhật ký chung Sổ Cái
Nguồn: Tổng hợp từ những quan sát và phỏng vấn tại công ty
Hình 4.4 Lưu đồ luân chuyển phiếu chi
Nhận xét:
- Toàn bộ quá trình được phân công rõ ràng. Các bộ phận thực hiện đúng với trách nhiệm của mình.
+ Kế toán thanh toán: ngay khi có đề nghị thanh toán, đã căn cứ số vào Hóa đơn GTGT, đối chiếu công nợ rồi lập phiếu chi và chuyển cho Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu chi đã duyệt để ghi sổ chi tiết thanh toán và theo dõi công nợ.
46
+ Kế toán trưởng: khi nhận được nhận được phiếu chi, đã xem xét, đối chiếu sự trùng khớp với Hóa đơn GTGT và ký duyệt.
+ Thủ quỹ: Số tiền trên phiếu chi và Hóa đơn GTGT được đối chiếu, kiểm tra một lần nữa. Sau đó, tiến hành chi tiền và cho người nhận ký tên xác nhận, rồi căn cứ vào các chứng từ đó ghi sổ chi tiết kế toán quỹ tiền mặt.
- Các liên của phiếu chi được luân chuyển đến các bộ phận thích hợp.
* Giấy ủy nhiệm thu – chi
- Các bộ phận có liên quan khi phát sinh giấy UNT/UNC gồm: Giám đốc, Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán. Trong đó:
+ Giám đốc: Phê duyệt giấy UNT/UNC.
+ Kế toán trưởng chịu trách nhiệm phê duyệt giấy UNT/UNC ghi sổ Nhật ký chung, sổ Cái các tài khoản tiền gửi ngân hàng.
+ Kế toán thanh toán: lập giấy UNT/UNC theo dõi chi tiết tiền gửi ngân hàng, ghi sổ chi tiết thanh toán.
- Quá trình luân chuyển chứng từ thu – chi tiền gửi ngân hàng:
+ Khi nhận yêu cầu thanh toán từ đối tác (khách hàng hoặc nhà cung cấp) bằng chuyển khoản, kế toán thanh toán xem xét, đối chiếu Hợp đồng với Hóa đơn, tiến hành lập giấy UNT/UNC gồm 2 liên, sau đó gửi toàn bộ chứng từ cho kế toán trưởng và giám đốc duyệt. Khi nhận lại bộ chứng từ đã duyệt, kế toán thanh toán gửi liên 2 giấy UNT/UNC cho ngân hàng, số chứng từ còn lại lưu tại bộ phận.
+ Khi nhận được giấy báo có do ngân hàng chuyển đến, kế toán thanh toán xuất liên 1 giấy UNT/UNC đã lưu trước đó, đối chiếu với giấy báo có (UNT) hoặc giấy báo nợ (UNC) ghi sổ chi tiết thanh toán của khách hàng, nhà cung cấp, đồng thời ghi sổ tiền gửi ngân hàng. Sau đó, chuyển giấy báo có, giấy báo nợ cùng liên 1 giấy UNT/UNC cho kế toán trưởng.
+ Tại bộ phận kế toán trưởng, khi nhận được liên 1 của giấy UNT/UNC cùng giấy báo có, giấy báo nợ của ngân hàng tiến hành ghi sổ Nhật ký chung, sổ Cái tài khoản tiền gửi ngân hàng.
47
Kế toán thanh toán Kế toán trưởng
Bắt đầu Đối chiếu, xem xét, lập UNT/UNC 2 Hợp đồng Hóa đơn 1 UNT/UNC Khách hàng GBC/GBN Kiểm tra đối chiếu, ghi sổ CT Sổ CT thanh toán Hợp đồng 1 UNT/UNC đã duyệt 1 UNT/UNC đã duyệt GBC/GBN KTT- Giám đốc 2 1 UNT/UNC Xét duyệt UNT/UNC GBC/GBN
Kiểm tra, đối chiếu, ghi sổ NKC, sổ Cái Sổ Nhật ký chung Hợp đồng Hóa đơn