Nhận thức đúng đắn vai trò của nguồn tài liệu địa chí, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc cần đưa ra những kế hoạch nhằm đẩy mạnh công tác thu thập thông tin địa chí dựa trên những giải pháp sau:
3.1.1. Tận dụng mọi nguồn tài liệu địa chí để sưu tầm, bổ sung đạt hiệu quả.
Sưu tầm, bổ sung và phân loại tài liệu địa chí một cách khoa học là những yếu tố quan trọng quyết định đến nguồn tài liệu địa chí trong Thư viện. Hiện tại các loại hình và nguồn tài liệu địa chí chính mà Thư viện Vĩnh Phúc dựa vào để sưu tầm, bổ sung là nguồn tài liệu mua tại các nhà sách, nguồn lưu chiểu và biếu tặng. Do vậy, trong thời gian tới, Thư viện Vĩnh Phúc cần bổ sung thêm các loại hình tài liệu địa chí dựa theo các tiêu chí sau:
- Nguồn sưu tầm tài liệu trong nước bao gồm: tài liệu công bố, tài liệu không công bố, trao đổi tài liệu với nhà nước và tư nhân.
- Nguồn tài liệu nước ngoài: Là những tài liệu dịch mà nội dung nói về Vĩnh Phúc.
Để tăng cường vốn tài liệu địa chí, cần xây dựng một kế hoạch bổ sung, đảm bảo cơ cấu tài liệu hợp lý, phải điều tra và xác định rõ nhu cầu thông tin của cán bộ lãnh đạo, quản lý về các nhu cầu thông tin kinh tế xã hội như cải cách hành chính, quy hoạch đô thị và các vùng sản xuất nông thôn, chuyển đổi cơ cấu kinh tế, các ngành nghề… Định hướng chính sách bổ sung tài liệu địa chí cũ và mới bằng các biện pháp tạo nguồn mới thích ứng với nhu cầu xã hội tạo lập một nguồn lực thông tin chủ động và kịp thời. Cần chú ý tới nguồn tài liệu cổ đại và nguồn tài liệu hiện đại.
50
Nguồn tài liệu cổ đại gồm:
- Nguồn tài liệu hiện vật: bên cạnh các tài liệu về các di tích, còn có các hiện vật khảo cổ, đền chùa miếu mạo…
- Nguồn tài liệu ngôn ngữ: chủ yếu là những tài liệu về các địa danh cổ trong tỉnh Vĩnh Phúc. Ngoài ra Thư viện cũng tiến hành bổ sung, sưu tập các từ ngữ cổ vẫn được lưu truyền trong các địa phương cho đến ngày nay.
- Nguồn tài liệu dân gian (Nguồn tài liệu truyền miệng): Đây là nguồn tài liệu vô cùng phong phú đa dạng, được lưu truyền từ thế hệ này qua thế hệ khác mang đậm bản sắc của mỗi vùng trong địa bàn tỉnh. Tuy nhiên việc thu thập nguồn tài liệu này đòi hỏi phải phối hợp với các cơ quan lãnh đạo ở địa phương để thống kê lại một cách có hệ thống vì nguồn tài liệu này chưa có một văn bản nào ghi lại đầy đủ, chính xác.
- Vĩnh Phúc là địa bàn có nhiều dân tộc ít người sinh sống (Sán dìu, Sán chay, Tày, Nùng, Giao…). Vì thế cần quan tâm đến ngôn ngữ của họ vì đây cũng là một nét đẹp cần khai thác. Ngoài ra, cần quan tâm đến các loại hình ngôn ngữ như Việt, Pháp, Hán – Nôm.
Nguồn tài liệu hiện đại:
- Nguồn tài liệu thành văn: là các tài liệu của Đảng và nhà nước nói về địa phương, tài liệu của các cơ quan, ban ngành, các nhà nghiên cứu về Vĩnh Phúc. Đây là mảng tài liệu rất được bạn đọc quan tâm. Do yêu cầu của công tác phổ biến, giáo dục pháp luật cho nhân dân Vĩnh Phúc nhằm thực hiện các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước về tuyên truyền phổ biến và giáo dục pháp luật, về thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở, nên Thư viện Vĩnh Phúc phải chú trọng bổ sung dạng tài liệu này.
- Nguồn tài liệu vật chất: đây là nguồn tài liệu có ý nghĩa to lớn trong việc nghiên cứu về lịch sử chiến tranh của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc. Đồng thời một phần cũng phản ánh mức độ phát triển của nền kinh tế địa phương.
51
Nguồn tài liệu này bao gồm: nhà ở, phòng tuyến chiến đấu, đồ dùng sinh hoạt, phương tiện chiến tranh…
- Về tài liệu điện tử: Trong cơ cấu vốn tài liệu địa chí, tài liệu điện tử chiếm tỷ lệ không đáng kể. Hiện nay, các loại hình tài liệu về Vĩnh Phúc rất đa dạng: phim thời sự, phim tài liệu cũ, các bài phóng sự của đài truyền hình… đều có thể chuyển sang thành đĩa CD hoặc Video… rất tiện cho việc lưu trữ và phục vụ. Đây là nguồn tài liệu khá dồi dào mà Thư viện cần phải thu thập. Song song với việc bổ sung vốn tài liệu, Thư viện cũng cần chú trọng củng cố vốn tài liệu hiện có. Cần có chính sách bảo quản vốn tài liệu địa chí cùng cơ sở dữ liệu kèm theo luôn ở trạng thái ổn định mà không làm thay đổi nội dung vốn có của chúng.
- Ngoài ra, cần thu thập nguồn tài liệu ngôn ngữ trong tỉnh vì trong đó cũng chứa đựng nhiều thông tin địa chí quan trọng.
3.1.2. Phạm vi hành chính sưu tầm tài liệu: Chủ yếu là tiến hành sưu tầm tài liệu theo đơn vị hành chính hiện tại. Bên cạnh đó cũng có thể bổ sung theo liệu theo đơn vị hành chính hiện tại. Bên cạnh đó cũng có thể bổ sung theo đơn vị hành chính giáp ranh có liên quan trong lịch sử địa danh của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc.
3.1.3. Nội dung tài liệu địa chí sưu tầm phải phong phú, đa dạng: Không chỉ đơn thuần ở một lĩnh vực mà trên tất cả các lĩnh vực như kinh tế, chính trị, chỉ đơn thuần ở một lĩnh vực mà trên tất cả các lĩnh vực như kinh tế, chính trị, xã hội ở địa phương…
- Tăng cường thu thập tài liệu địa chí thông qua các hình thức nộp lưu chiểu, tặng biếu, trao đổi từ các cá nhân, tổ chức.
- Thư viện cũng có thể ký hợp đồng với các Thư viện lớn như Thư viện Quốc gia, các cơ quan lưu trữ, trung tâm khoa học, hoặc cá nhân, tổ chức ở địa phương nhằm cung cấp thông tin thư mục về các tài liệu địa chí về Vĩnh Phúc. Từ đó có những biện pháp hợp lý để sao chụp, lưu giữ tài liệu.
- Trao đổi sách địa chí: Có thể trao đổi giữa Thư viện tỉnh với cơ quan nghiên cứu trong tỉnh hoặc giữa các Thư viện tỉnh với nhau. Đây là nguồn bổ
52
sung quan trọng đối với các Thư viện trong địa bàn cũng như các Thư viện lân cận. Các Thư viện có những nét tương đồng với nhau nên việc trao đổi mang lại hiệu quả cao giúp các Thư viện cùng có thể khai thác đầy đủ theo nhu cầu của bạn đọc ở từng địa phương.
- Thư viện Vĩnh Phúc cần khai thác tích cực nguồn tài liệu nộp lưu chiểu thông qua phòng quản lý xuất bản báo chí của Sở Văn hóa – thể thao và du lịch. Thư viện chủ động lấy các danh mục lưu chiểu theo quý để kiểm soát được tên tài liệu, số lượng tránh mua trùng và làm cơ sở để đối chiếu khi nhận bàn giao sách. Có như vậy mới đáp ứng được nhu cầu tin ngày càng cao của độc giả.
- Nguồn tài liệu từ việc trích bài trên báo, tạp chí
Hàng năm, số lượng báo, tạp chí được chuyển về Thư viện là rất lớn. Trong đó chứa đựng rất nhiều thông tin về đời sống của người dân địa phương, hoạt động của các cơ quan, tổ chức mang tính thời sự sâu sắc. Vì thế, nhiệm vụ của người làm công tác địa chí là phải thường xuyên điểm hết các loại báo chí của địa phương, phát hiện ra những tài liệu chứa những thông tin quan trọng, xử lý và làm phích trích hay cũng có thể lưu trữ trên máy để bạn đọc có thể tra tìm dễ dàng.
- Nguồn tài liệu không công bố: Đây là nguồn tài liệu quý, hiếm. Bao gồm các luận văn, luận án, công trình nghiên cứu khoa học, viết về địa phương hoặc các tài liệu về các hội nghị hội thảo nói về những vấn đề quan trọng của địa phương. Thư viện cũng cần thường xuyên thu thập, bổ sung nguồn tài liệu này để phục vụ nhu cầu của độc giả nghiên cứu.
- Các loại hình tài liệu khác: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Không chỉ phong phú về nội dung, tài liệu địa chí còn rất đa dạng về hình thức. Các tài liệu như sách viết tay, ấn phẩm in, báo, tạp chí, các hương ước, thần tích, thần sắc,… được lưu giữ trên các vật mang tin khác nhau như da, tre, nứa, trên kim loại, giấy, băng từ, đĩa từ, CD – ROM…và nhiều thiết bị khác.
53
3.2. Cải tiến việc bảo quản lƣu giữ tài liệu địa chí
- Xây dựng mô hình kho mở: Hiện nay, xu hướng phát triển chung của các Thư viện trên thế giới là mở, tự chọn nhằm tạo điều kiện cho bạn đọc trực tiếp lựa chọn những cuốn sách mà họ cần, tạo một môi trường độc thuận lợi cho bạn đọc, góp phần kích thích nhu cầu đọc của bạn đọc.
- Các tài liệu địa chí vừa là những di sản văn hóa vật thể, vừa là những di sản phi vật thể, mang lại giá trị to lớn. Các di sản văn hóa này cần được lưu giữ tại Thư viện Vĩnh Phúc như một bảo tàng thư tịch minh chứng cho một nền văn hóa lâu đời của tỉnh Vĩnh Phúc. Điều này đòi hỏi Thư viện Vĩnh Phúc phải có một quy chế, một chính sách bảo quản tài liệu một cách chuyên môn hơn để vừa có thể phục vụ bạn đọc một cách tốt nhất vừa lưu giữ tài liệu một các lâu dài.
- Để bảo quản tốt vốn tài liệu cần tuân theo các quy định sau:
+ Kho tài liệu địa chí cần được trang bị máy hút bụi, máy chống ẩm. + Giáo dục độc giả có ý thức bảo quản tài liệu.
+ Phải có các loại thuốc khử côn trùng gây hại.
+ Một số tài liệu hỏng phải được đầu tư để phục chế lại.
+ Bảo tồn nội dung tài liệu bằng cách chuyển sang các vật mang tin khác như CD- ROM, Microfilm.
3.3. Nâng cao chất lƣợng xử lý tài liệu địa chí
- Để tạo lập các loại hình cơ sở dữ liệu địa chí cần thường xuyên cập nhập biểu ghi tài liệu và thư mục địa chí vào máy tính giúp cho Thư viện cũng như địa phương có thể kiểm soát được nguồn thông tin địa chí. Thư viện cần nhanh chóng xây dựng và hoàn thiện bộ máy tra cứu để nâng cao chất lượng xử lý tài liệu địa chí.
- Cần làm tốt công tác quản lý chất lượng cơ sở dữ liệu để đảm bảo việc khai thác thông tin đạt hiệu quả cao. Cần phải thường xuyên hiệu đính cơ sở
54
dữ liệu: để đảm bảo từ khóa thống nhất, hiệu đính trường phân loại theo bảng phân loại mới. Thư viện cũng nên xây dựng một bộ từ khóa địa chí cho Thư viện Vĩnh Phúc.
3.4. Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin, hợp tác và chia sẻ vốn tài liệu thông tin địa chí liệu thông tin địa chí
Hiện nay, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan Thư viện – thông tin nói chung và Thư viện Vĩnh Phúc nói riêng đã trở nên hết sức cấp bách. Đây chính là điều kiện đầu tiên quyết định sự thay đổi tận gốc rễ quá trình xử lý thông tin và phương thức phục vụ người dùng tin.
Thư viện đã có những thay đổi đáng kể trong việc áp dụng phần mềm ILIB, sử dụng mục lục công cộng trực tuyến OPAC, kết nối máy tính qua mạng internet bằng việc sử dụng mạng LAN. Sự tác động này giúp rút ngắn quá trình xử lý thông tin và đảm bảo tính chính xác của thông tin đã được xử lý, mở rộng khả năng trao đổi và truyền thông tin được thực hiện một cách hiệu quả nhất…
Để nâng cao chất lượng tra tìm tin, cũng như bảo quản vốn tài liệu địa chí và nâng cao kỹ thuật truyền thống, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc cần đẩy mạnh tin học hóa trong hoạt động địa chí bằng cách: tạo lập và phản ánh vào các cơ sở dữ liệu thư mục, cơ sở dữ kiện, cơ sở dữ liệu địa phương, và toàn bộ tài liệu mà Thư viện thu thập được. Thư viện sẽ hoàn thiện các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin đã có nhằm tăng cường khả năng khai thác và tìm kiếm thông tin của người dùng tin. Ví dụ đưa hệ thống mục lục truyền thống vào cơ sở dữ liệu thư mục, hình thành các bản thư mục địa chí theo chuyên đề.
- Hình thành nhiều loại sản phẩm và thông tin thư mục địa chí mới như: Cơ sở dữ liệu dữ kiện, toàn văn, các loại sản phẩm được lưu giữ dưới dạng âm thanh, hình ảnh tĩnh, hình ảnh động…
55
- Xây dựng và thực hiện các sản phẩm và dịch vụ thông tin khai thác trên mạng thông qua các trang web giới thiệu hoàn cảnh về đất nước con người Vĩnh phúc với nhân dân trong tỉnh cũng như nhân dân trong cả nước giúp họ hiểu thêm về lịch sử, văn hóa của mảnh đất giàu truyền thống này.
- Xây dựng phòng đọc mở đa phương tiện: để tạo kiện cho bạn đọc có thể sử dụng thuận tiện các loại hình tài liệu địa chí điện tử, băng, đĩa từ, đĩa quang…
Cần trang bị thêm một số thiết bị cần thiết : đầu đọc đĩa, đầu đọc băng, đầu Video, vô tuyến với các kênh truyền hình khác nhau, máy scanner, máy photocopy,…
3.5. Nâng cao chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí
Như chúng ta đã biết, ngày nay thông tin đã trở thành một sức mạnh to lớn trong sự phát triển kinh tế - xã hội. Sản phẩm và dịch vụ thông tin là kết quả của hoạt động thông tin, là cầu nối giữa người dùng tin và thông tin giúp người dùng tin tiếp cận được thông tin của nhân loại một cách nhanh chóng và kịp thời hơn.
Trong những năm qua, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã tiến hành biên soạn hệ thống các thư mục địa chí. Đây là ấn phẩm thông tin truyền thống của Thư viện trong đó tập hợp các tài liệu viết về địa phương. Thư viện cũng cần có những đổi mới trong công tác biên soạn thư mục như: thư mục tài liệu địa chí mới, thư mục địa chí chuyên ngành, chuyên đề, thư mục nhân vật địa phương.
Nội dung thông tin của thư mục cũng hết sức đa dạng và phong phú, phù hợp với nhu cầu của từng nhóm đối tượng người dùng tin. Có kế hoạch phối hợp để giới thiệu các vấn đề mang tính thời sự như:
- Tiềm năng về điều kiện tự nhiên, đất đai để phát triển các ngành nghề chủ yếu trên địa bàn tỉnh.
- Phát huy các thế mạnh của các ngành nghề truyền thống bằng cách áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến trong sản xuất và đời sống của nhân dân trong tỉnh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
56
Các thông tin này sẽ giúp ích rất nhiều trong việc nghiên cứu về Vĩnh Phúc. Góp phần phát triển vốn tài liệu địa chí nói riêng và nâng cao vai trò của Thư viện nói chung. Phục vụ tra cứu thư mục là một hoạt động không thể tách rời trong hoạt động của các Thư viện tỉnh, thành phố có mối quan hệ mật thiết tới việc giải quyết các nhiệm vụ phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội,… cũng như thỏa mãn các nhu cầu khác nhau của của bạn đọc địa chí. Vì thế nhu cầu về địa chí ngày càng tăng lên trước hết là phục vụ các nhà lãnh đạo quản lý, các nhà nghiên cứu khoa học hay các cán bộ chuyên môn, văn hóa, đội ngũ giảng viên, sinh viên…
Không chỉ hoàn thiện các sản phẩm thông tin địa chí, việc đa dạng các dịch vụ thông tin địa chí cũng rất quan trọng. Ngoài việc phục vụ bạn đọc tại chỗ cán bộ địa chí còn có thể sao chụp tài liệu gốc cho những bạn đọc không có khả năng và điều kiện đến Thư viện và thực hiện một số dịch vụ phục vụ ngoài Thư viện:
- Tổ chức các hình thức thông báo tài liệu địa chí mới, tổ chức hộp