Vĩnh Phúc là một trong những vùng đất có nền văn hóa lâu đời. Từ những buổi đầu sơ khai cho đến nay đã có rất nhiều thư tịch, tài liệu ghi chép về vùng đất này. Nhưng do đặc thù của tài liệu địa chí là rất đa dạng, phong phú nên việc xác định nguồn và phương thức bổ sung tài liệu địa chí là tiêu chí vô cùng quan trọng. Bạn đọc không thể có đủ thời gian cũng như tài chính để đi thu thập những tài liệu nói về địa phương mình vì thế Thư viện tiến hành, bổ sung tài liệu địa chí giúp cho người dùng tin địa chí tiết kiệm được thời gian xác định nguồn tài liệu mà họ cần.
Trong thời đại bùng nổ thông tin, ngày nay nguồn thông tin tư liệu không ngừng tăng lên dẫn tới việc xuất hiện các vật mang tin dưới nhiều dạng khác nhau như băng từ, đĩa từ, vi phim… Cần bổ sung các vật mang tin này
29
trong kho tài liệu địa chí để đáp ứng nhu cầu ngày càng phong phú, đa dạng của độc giả.
Ngoài nhiệm vụ chú trọng đến chế độ sưu tầm, sao chụp tài liệu địa phương… Thư viện còn tích cực liên hệ, trao đổi tài liệu địa chí với các cơ quan trong tỉnh và một số Thư viện bạn như: Bắc Giang, Bắc Ninh, Hải Phòng, Thanh Hóa… Dưới đây là các nguồn chính mà Thư viện quan tâm:
- Bổ sung qua chế độ nộp lưu chiểu xuất bản phẩm địa phương theo thông tư số 83 ngày 26/6/1978 của Bộ Văn hóa, thể thao và du lịch đảm nhiệm.
- Mua trực tiếp tại các nhà xuất bản và cơ quan khoa học ở địa phương có xuất bản tư liệu nói về địa phương.
- Khai thác nội dung vốn tài liệu cũ (gồm cả sách, báo, tạp chí) để phát hiện tài liệu có nội dung liên quan đến địa phương.
- Mua tại các hiệu sách quốc doanh và tư nhân trong và ngoài tỉnh. - Kiểm soát nội dung tài liệu vừa nhập vào Thư viện không bỏ sót tài liệu địa chí mới.
- Trao đổi với tập thể, cá nhân và các cơ quan tổ chức xã hội… ở địa phương.
Ngoài ra, Thư viện còn hợp tác với các cơ quan thông tin, các thư viện khác, các cơ quan phát hành và cơ quan xuất bản ở trung ương và các tỉnh bạn.
2.2.2. Sưu tầm bổ sung tài liệu địa chí
Trong quy trình xử lý thông tin thì sưu tầm tài liệu địa chí là khâu đầu tiên đặc biệt quan trọng. Muốn thực hiện tốt nhiệm vụ là một trung tâm văn hóa giáo dục, tuyên truyền đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, Thư viện phải tuân thủ theo những nguyên tắc và phương pháp chung về bổ sung vốn tài liệu
30
địa chí. Đồng thời cán bộ thư viện cần phải phân biệt và có cách hiểu thật đúng đắn về các khái niệm trong các khâu của công tác địa chí như: tài liệu địa chí, sự kiện địa phương, xuất bản phẩm địa phương, nhân vật địa phương… Nhờ vậy mà cán bộ thư viện có thể tiến hành bổ sung có hệ thống, có cơ sở khoa học, tránh trùng lặp, đỡ lãng phí thời gian, công sức cũng như tiền của.
Một số khái niệm
Tài liệu địa chí
Trong “Công tác địa chí của Thư viện tỉnh” tài liệu nghiệp vụ do Thư viện Quốc gia biên soạn và xuất bản đã đưa ra khái niệm “Tư liệu địa chí” với nghĩa là “Tư liệu có nội dung đề cập đến lịch sử hiện trình thuộc mọi lĩnh vực của địa phương, các nhân vật lỗi lạc của địa phương và những triển vọng phát triển của nó”. [32, tr.1]
Giáo trình “Công tác địa chí của Thư viện tỉnh” của Trịnh Thị Hà trường Đại học tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh đã đưa ra khái niệm “Tài liệu địa chí” với nghĩa là “những tài liệu có nội dung liên quan đến địa phương trên bất kỳ lĩnh vực nào của đời sống xã hội, tự nhiên, không phân biệt thời gian xuất bản, nơi xuất bản và ngôn ngữ”. [13, tr.9]
Trong “Cẩm nang nghề Thư viện” tiến sĩ Nguyễn Văn Viết đã định nghĩa đầy đủ rõ ràng hơn về tài liệu địa chí: “Tất cả các ấn phẩm, các tài liệu không công bố (viết tay, đánh máy, đồ họa), các tài liệu nghe - nhìn, các vật mang tin đọc bằng máy (băng từ, đĩa compact…) mà nội dung hoàn toàn nói về vùng đó hoặc có nhiều tin tức (theo khối lượng hay giá trị) về nó không phụ thuộc vào loại hình và phương pháp in ấn (sản xuất), số lượng bản, ngôn ngữ, nội dung xuất bản hay chế tạo, xu hướng chính trị và tư tưởng”. [31, tr.474]
Sự kiện địa phương là: “Sự kiện được hình thành diễn biến ở địa phương, có ảnh hưởng đến tài nguyên thiên nhiên hoặc đến đời sống mọi mặt trong phạm vi một địa phương”.[16, tr.82]
31
Xuất bản phẩm địa phương: “Bao hàm tất cả các ấn phẩm được xuất bản trên lãnh thổ của địa phương đó, không phụ thuộc vào nội dung, loại hình và phương pháp in ấn, ngôn ngữ; kể cả các ấn phẩm xuất bản ít bản, ấn phẩm nội bộ ngành diện hẹp, các tài liệu xử lý nhóm; những ấn phẩm được biên soạn ở ngoài lãnh thổ, nhưng được in trong lãnh thổ thì cũng được tính là ấn phẩm địa phương”. [31, tr.475]
Nhân vật địa phương: Vấn đề xác định nhân vật địa phương trong sưu tầm địa chí cũng có nhiều quan điểm chưa thống nhất. Nếu như Thư viện không xác định đúng, sẽ ảnh hưởng đến vốn tài liệu địa chí. Nhân vật địa phương là những nhân vật sinh ra hoặc không sinh ra ở địa phương, nhưng sống ở địa phương một thời gian dài hoặc cả đời, thậm chí sinh ra ở địa phương nhưng sinh sống ở nơi khác, có đóng góp với sự phát triển của địa phương hoặc đất nước về một hay nhiều mặt như: văn hoá, kinh tế, chính trị, quân sự, âm nhạc...
Khi sưu tầm nhân vật địa phương, ngoài những nhân vật chính diện Thư viện cũng cần sưu tập những nhân vật phản diện điển hình ở địa phương để so sánh, đối chiếu, rút ra kết luận, có quan điểm lịch sử rõ ràng để đánh giá nhân vật và lựa chọn tài liệu phản ánh về nhân vật đó. Có như vậy mới đảm bảo tính khách quan về nội dung phản ánh.
2.2.3. Hình thức bổ sung vốn tài liệu
Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc tiến hành bổ sung tài liệu địa chí theo hai hình thức: Bổ sung hiện tại và bổ sung hồi cố.
Bổ sung hiện tại
Xây dựng vốn tài liệu là nhiệm vụ trọng tâm, trước mắt và lâu dài. Mọi hoạt động địa chí đều xoay quanh vốn tài liệu. Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc tiến hành công tác bổ sung hiện tại theo các phương thức:
- Bổ sung theo chế độ nộp lưu chiểu: Đây là nguồn bổ sung quan trọng đối với kho tài liệu của Thư viện, vì hầu hết số ấn phẩm này có chứa nội dung
32 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
địa chí. Nhưng do việc nộp lưu chiểu ở Vĩnh Phúc thực hiện chưa được tốt cùng với những quy định về luật nộp lưu chiểu và quy chế lưu chiểu xuất bản phẩm đã hạn chế khả năng thu thập ấn phẩm địa phương của thư viện tỉnh Vĩnh Phúc.
- Bổ sung theo hình thức khác:
+ Bổ sung theo hình thức trả tiền: Thư viện có thể đặt mua sách tại các công ty phát hành sách của tư nhân, cơ quan… Hiện nay Thư viện còn giữ quan hệ với các cá nhân, tổ chức xuất bản địa phương, ban tuyên giáo tỉnh ủy, hội khoa học… Nhưng do kinh phí còn hạn hẹp nên số lượng tài liệu chưa nhiều và không đều đặn.
+ Bổ sung theo hình thức trích báo, tạp chí, sao chụp tài liệu gốc:
Có rất nhiều tài liệu quan trọng dưới dạng bài trích, báo, tạp chí. Đặc biệt là những bài có tính văn kiện, hồi ký, bút ký về các nhân vật địa phương… mang nội dung thông tin lớn, có ý nghĩa trên nhiều lĩnh vực kinh tế, văn hóa, khoa học, xã hội, văn học nghệ thuật. Số lượng tài liệu gốc còn ít chỉ có một vài bản. Vì thế Thư viện cần tiến hành photo, sao chụp tài liệu gốc thành nhiều bản để cùng một lúc có thể phục vụ nhu cầu của nhiều bạn đọc cũng như nhiều đối tượng người dùng tin.
+ Ngoài ra Thư viện còn tiến hành thu thập những tài liệu không công bố: các luận văn, luận án, các đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ, cấp tỉnh, các tài liệu liên quan đến hội nghị, hội thảo khoa học hoặc các chế bản, công trình nghiên cứu, các phát minh sáng kiến… Muốn thu thập nguồn tài liệu này cần hiểu rõ các nhà nghiên cứu về các lĩnh vực của tỉnh để liên hệ, vận động họ cung cấp cho Thư viện những tài liệu mới nhất được công bố hoặc giữ liên hệ với các cơ quan quản lý về các công trình nghiên cứu để mua lại hoặc trao đổi các tài liệu do họ nghiên cứu. Số tài liệu này tuy không nhiều nhưng hầu hết đều là tài liệu quý hiếm.
33
+ Để tiến tới hoàn chỉnh vốn tài liệu địa chí, Thư viện còn có thể bổ sung qua mạng máy tính, bổ sung liên kết hoặc qua việc sưu tầm tài liệu điền dã trong nhân dân.
Bổ sung hồi cố
- Phát hiện sưu tầm tài liệu địa chí thông qua thư mục của các Thư viện lớn ở trung ương. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc mất tài liệu, có thể là do chiến tranh, thiên tai, hỏa hoạn… Vì vậy Thư viện cần tiến hành bổ sung hồi cố. Đây là hình thức bổ sung những tài liệu bị thiếu trong thời gian trước đây. Việc bổ sung muốn thành công phải có kế hoạch cụ thể, lên danh mục tài liệu địa chí hiện có trong kho so sánh, đối chiếu để phát hiện ra những tài liệu địa chí còn thiếu sau đó lập kế hoạch bổ sung. Theo cách này, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã cử cán bộ có trình độ về các cơ quan lưu trữ Trung ương, Viện thông tin khoa học xã hội, Thư viện Quốc gia, để phát hiện và sưu tầm tài liệu. Tuy nhiên, do từ lâu Thư viện không tiến hành bổ sung hồi cố nên công tác này còn rất yếu. Khắc phục những tồn tại về vốn tài liệu bổ sung hồi cố là một việc làm mang tính cấp bách và cần thiết để vốn tài liệu của mỗi thư viện có số lượng đầy đủ phong phú về nội dung và có giá trị khoa học cao.
Phát hiện sưu tầm tài liệu địa chí thông qua mạng lưới cộng tác viên. Họ là những nhà nghiên cứu công tác ở các lĩnh vực khác nhau lại khá am hiểu về địa phương. Đội ngũ này giúp Thư viện sưu tầm, dịch thuật tài liệu, viết sách báo.
Nhờ vậy, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã xây dựng được kho tài liệu địa chí khá hoàn chỉnh với 14.716 cuốn tài liệu địa chí bao gồm các mảng đề tài về địa phương:
+ Về chính trị xã hội địa phương: 4.414 bản + Văn hoá : 8.829 bản
34 + Nhân vật địa phương : 735bản + Hàng vài chục tranh ảnh, bản đồ
+ Khoảng 20 loại báo, tạp chí (Sinh hoạt chi bộ, thông tin tuyên truyền, văn hoá thể thao du lịch, tài nguyên môi trường...)
Đặc biệt, trong kho tài liệu địa chí có một số là tài liệu Hán Nôm và tài liệu tiếng Pháp, sách chép tay có rất nhiều giá trị. Chẳng hạn như: Địa chí Vĩnh Phúc (sơ khảo), sơ khảo lịch sử cách mạng Vĩnh Phúc, lịch sử đảng bộ tỉnh Vĩnh Phúc, Vĩnh Phúc 50 năm xây dựng và trưởng thành... Đây là những cuốn sách mang tính chất địa chí có nội dung tổng hợp phản ánh mọi hoạt động của địa phương.
Một mảng tài liệu có giá trị nghiên cứu lịch sử, địa lý, văn hoá làng xã là nguồn gia phả, thần tích, thần sắc, hương ước. Đặc biệt Thư viện Vĩnh Phúc sưu tầm được số lượng hương ước rất lớn. Hương ước là văn bản ghi chép lại luật lệ trong làng do hội đồng kỳ mục biên soạn và thông qua trước dân làng, buộc mọi người trong làng phải tuân theo. Theo nhiều tài liệu nghiên cứu, hương ước có từ thời Lê. Nhưng hương ước sớm nhất còn lưu lại tới ngày nay là thời hậu Lê vào khoảng thế kỷ thứ XVII. Hương ước có 2 loại: hương ước cổ truyền và hương ước cải lương. Hiện nay Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc chỉ sưu tầm được những hương ước cải lương. Hương ước cải lương thường bao gồm hai phần: hình thức và nội dung.
- Về hình thức: Hương ước thường kết cấu ở hai dạng sau:
+ Dạng thứ nhất: Hương ước chia thành từng điều, mỗi điều là một quy định ở làng.
Điều 1: Về chức vụ chính trị
Điều 2: Về chức vụ và trách nhiệm Điều 3: Về cầm phong.
+ Dạng thứ hai: Hương ước chia thành từng phần, ví dụ: Hương ước xã Tứ Yên (Lập Thạch).
35
Phần 1: Bao gồm chính trị, tài chính, các khoản thuế. Phần 2: Bao gồm hôn lễ, tang lễ, khao vọng.
- Về nội dung: Hương ước Vĩnh Phúc đã đề cập đến hầu hết các lĩnh vực khác nhau của đời sống làng xã. Hương ước quy định về các quan hệ xã hội trong đó nổi lên các chuẩn mực trọng lão, trọng chức vụ, trọng trưởng nam...
Về bộ máy quản lý hành chính, hầu hết các hương ước đều nói về việc trong làng xã như bầu hương hội và nhiệm vụ của bộ máy quản lý hành chính, việc tổ chức hội đồng tộc biểu, hội đồng kỳ mục, việc bầu cử tổng lý và phó lý trưởng.
Về việc giáo dục, hương ước quy định rõ: “Giáo dục là cái nền cho dân làng được thịnh vượng”.
Về an ninh làng xã, hương ước quy định: “Đối với người không tốt lý lịch phải trông nom xem xét luôn, với người lạ mặt lý lịch càng cần hỏi cho kỹ”.
Thông qua các bản hương ước giúp chúng ta nhận thức tương đối đầy đủ các mặt sinh hoạt, kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội của làng xã Vĩnh Phúc trước kia. Đây là nguồn tài liệu đặc biệt quan trọng cho các nhà nghiên cứu văn hoá địa phương hiểu biết sâu sắc các mặt của địa phương, giúp cho họ có định hướng xây dựng làng văn hoá trong giai đoạn hiện nay.
Hiện nay Thư viện có 250 bản hương ước thời cận đại do sao chép. Huyện có số hương ước nhiều nhất là huyện Tam Dương với 40 bản. Không những vậy, thần tích, thần sắc hiện có ở viện Hán Nôm cũng được Thư viện thu thập khá đầy đủ và phong phú. Thần tích là những bản ghi công trạng của những vị anh hùng có nhiều đóng góp cho quê hương đất nước hoặc những vị nhiên thần được nhân dân tôn thờ. Thư viện đã sưu tầm 133 bản thần tích trong đó huyện có số lượng thần tích lớn nhất là huyện Tam Đảo. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
36
2.2.4. Kinh phí bổ sung
Bảng 2: Tình hình bổ sung tài liệu địa chí của Thư viện Vĩnh Phúc (Trích sổ đăng ký cá biệt từ năm 2007 đến 2011)
Phân tích số liệu của bảng 2 chúng ta có thể rút ra một số nhận xét sau: Giai đoạn 2007- 2011 Thư viện Vĩnh Phúc bổ sung được 742 cuốn, trong đó sách lưu chiểu và sách tặng biếu chiếm 84.9% sách mua là 112 cuốn chiếm 15,1% trị giá 3.730.000 đồng.
2.3. Quy trình tổ chức và xử lý tài liệu địa chí
Hiện nay, hầu hết các thư viện đều áp dụng nguyên tắc tổ chức, bổ sung quản lý tài liệu địa chí cũng như việc quản lý Thư viện Vĩnh Phúc dựa trên nguyên lý chung của hệ thống thư viện công cộng, có kết hợp với yêu cầu, đặc điểm riêng của Thư viện Vĩnh Phúc.
Với kỹ thuật truyền thống, tài liệu sau khi được nhập vào kho của Thư viện sẽ được thực hiện các kỹ thuật nghiệp vụ: Đóng dấu, dán nhãn, đăng ký tổng quát, phân loại, mô tả, sắp xếp vào hệ thống mục lục. Với việc xử lý
Năm
Hình thức bổ sung
2007 2008 2009 2010 2011 Cộng
Tổng số (cuốn) 171 37 116 258 160 742 Tổng số tên sách địa chí 150 23 75 178 113 539 Thư viện mua (cuốn) 23 0 3 34 52 112 Thành tiền (nghìn đồng) 506 0 150 1285.5 1788.5 3730