Hiện nay, hầu hết các thư viện đều áp dụng nguyên tắc tổ chức, bổ sung quản lý tài liệu địa chí cũng như việc quản lý Thư viện Vĩnh Phúc dựa trên nguyên lý chung của hệ thống thư viện công cộng, có kết hợp với yêu cầu, đặc điểm riêng của Thư viện Vĩnh Phúc.
Với kỹ thuật truyền thống, tài liệu sau khi được nhập vào kho của Thư viện sẽ được thực hiện các kỹ thuật nghiệp vụ: Đóng dấu, dán nhãn, đăng ký tổng quát, phân loại, mô tả, sắp xếp vào hệ thống mục lục. Với việc xử lý
Năm
Hình thức bổ sung
2007 2008 2009 2010 2011 Cộng
Tổng số (cuốn) 171 37 116 258 160 742 Tổng số tên sách địa chí 150 23 75 178 113 539 Thư viện mua (cuốn) 23 0 3 34 52 112 Thành tiền (nghìn đồng) 506 0 150 1285.5 1788.5 3730 Nhận lưu chiểu 15 20 99 30 45 209 Biếu tặng 133 17 14 194 63 421 Bài trích (tên bài) 305 214 489 200 408 1616
37
dùng trong hệ thống tin học hoá, tài liệu địa chí có thể xử lý riêng, làm biểu ghi, nhập máy sau đó in sao phích. Đây là một trong những dây truyền kỹ thuật quan trọng ảnh hưởng lớn đến vấn đề tổ chức sắp xếp kho, xây dựng hệ thống tra cứu và đặc biệt là việc khai thác phục vụ bạn đọc.
Mới đầu tài liệu địa chí được sắp xếp theo môn loại, nhược điểm của hình thức này là tài liệu có nhiều kích cỡ lớn nhỏ, ngang dọc không đều nhau, dẫn đến việc tổ chức kho gặp nhiều khó khăn. Do vậy, hiện nay Thư viện đã chuyển sang xếp theo số đăng ký cá biệt kết hợp với loại hình tài liệu. Sau mỗi đợt bổ sung tài liệu địa chí, phòng địa chí phân loại sơ bộ tài liệu địa chí theo kích cỡ, sau đó xử lý kỹ thuật, vào sổ đăng ký cá biệt rồi xếp giá.
Phòng địa chí được tổ chức theo hình thức kho đóng, có mục lục tra cứu riêng và mang tính độc lập. Chúng ta có thể phân chia kho tài liệu địa chí thành 4 giá rất thuận lợi cho cán bộ trong việc phục vụ bạn đọc. Các hình thức tài liệu cũng đều có sổ đăng ký riêng cho từng loại và xếp theo số đăng ký cá biệt. Cụ thể:
- Theo mục đích và đối tượng sử dụng:
+ Tài liệu địa chí mang tính chất chỉ đạo: đối tượng sử dụng chính là những cán bộ làm công tác lãnh đạo quản lý ở địa phương.
+ Tài liệu khoa học phổ thông: phục vụ cho bạn đọc trực tiếp làm sản xuất, khách tham quan du lịch.
- Theo nội dung phản ánh:
+ Sách quốc chí: sách có nội dung phản ánh các địa phương trong cả nước chủ yếu là sách địa lý và sách lịch sử như: Đại Việt sử ký toàn thư, Dư địa chí, Lịch triều hiến chương loại chí…
+ Sách tỉnh chí: Sách có nội dung nói về một tỉnh cụ thể, chẳng hạn như: địa chí Vĩnh Phúc (sơ khảo), địa chí Vĩnh Phú, địa chí Bắc Giang…
38
+ Sách huyện chí, xã chí: Loại này có khả năng đi sâu vào một địa phương bổ sung cho sách tỉnh chí, nội dung phong phú đa dạng có ích cho người nghiên cứu như: Lược ghi về phong tục Vĩnh Yên.
- Theo hình thức xuất bản: Báo, tạp chí, tranh ảnh, luận án, luận văn… - Theo loại hình tài liệu gồm có:
+ Sách địa chí.
+ Gia phả, hương ước, thần tích, thần sắc. + Nghị định, nghị quyết, sắc lệnh.
+ Các vật mang tin khác: Băng từ, đĩa từ, vi phim. + Báo chí địa phương
- Chia theo thời gian xuất bản:
+ Tài liệu địa chí trước cách mạng tháng tám đến năm 1975 + Từ năm 1975 đến nay.