Phục vụ người dùng tin là mục đích cuối cùng của hoạt động địa chí. Nhóm người dùng tin địa chí không chỉ là cán bộ nghiên cứu, công chức viên chức, bạn đọc phổ thông, những người dân… mà còn là học sinh, sinh viên các trường trong địa bàn tỉnh. Tùy từng đối tượng mà có nhu cầu về những tài liệu khác nhau. Ngoài ra, Thư viện tiến hành nhiều hình thức phục vụ như: phục vụ tại chỗ giúp cán bộ địa chí trực tiếp nắm bắt nhu cầu của người đọc, hướng dẫn người dùng tin địa chí phương pháp tra cứu thông tin thư mục, chỉ chỗ tài liệu, giúp họ photo tài liệu (nếu cần thiết); tra cứu chuyên đề, thông tin tuyên truyền tài liệu địa chí; biên soạn tài liệu địa chí.
2.6.1. Phục vụ đọc tại chỗ
Được tổ chức độc lập với diện tích khá lớn, phòng địa chí có đủ điều kiện phục vụ một khối lượng bạn đọc không nhỏ khi có nhu cầu về địa chí.
43
Phục vụ tại chỗ giúp cán bộ địa chí nắm bắt được kho tài liệu của mình, đồng thời tìm hiểu nhu cầu tài liệu của bạn đọc để có kế hoạch bổ sung những tài liệu cần thiết, phù hợp. Đồng thời do đặc trưng của kho địa chí, là những tài liệu quý, số lượng bản ít thường là một bản, nên Thư viện tổ chức đọc tại chỗ, không cho mượn về nhà. Vì thế mới chỉ đáp ứng phần nào nhu cầu của bạn đọc.
Nhược điểm của việc tiến hành phục vụ theo hình thức kho đóng là bạn đọc không thể nhận biết cụ thể từng cuốn sách cũng như không thể nhận biết được toàn bộ thông tin về kho sách một cách dễ dàng. Do vậy Thư viện có thể tham khảo hình thức phục vụ theo kho mở như một số Thư viện tỉnh bạn.
Ngoài ra, để khắc phục khó khăn trên, Thư viện còn có dịch vụ sao chụp tài liệu gốc. Với hình thức phục vụ này sẽ tạo thuận lợi giúp cho những bạn đọc không có thời gian, điều kiện trực tiếp đến Thư viện cũng như những bạn đọc cần thêm thời gian nghiên cứu về một vấn đề cụ thể nào đó.
Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc cố gắng hoàn thiện công tác địa chí của mình, làm sao đảm bảo cho tài liệu địa chí quay vòng được nhiều lượt cho bạn đọc. Như thế cũng có nghĩa là nội dung tri thức chứa đựng trong kho tài liệu địa chí của Thư viện được bạn đọc địa phương khai thác triệt để.
2.6.2. Phục vụ tra cứu tài liệu địa chí
Nhiệm vụ của mỗi cán bộ trong Thư viện là thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin hay nói cách khác chính là phục vụ thông tin. Phục vụ thông tin có nghĩa là các cán bộ thư viện nhận và trả lời yêu cầu cụ thể của bạn đọc. Khi cán bộ thư viện nhận những yêu cầu tin xác định từ phía bạn đọc thì phải có trách nhiệm sử dụng phương tiện tra cứu để thỏa mãn những yêu cầu đó. Đây là nhiệm vụ quan trọng đối với cán bộ thư viện làm công tác tra cứu nói chung và công tác tra cứu địa chí nói riêng.
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, số lượng yêu cầu tin của bạn đọc không ngừng gia tăng đòi hỏi cán bộ thông tin không chỉ phục vụ
44
theo hình thức truyền thống và cung cấp tài liệu một cách đơn thuần. Trên thực tế có rất nhiều yêu cầu khác nhau phục vụ nhiều đối tượng khác nhau.
Tra cứu chuyên đề là câu hỏi rất được bạn đọc quan tâm. Để trả lời được những câu hỏi này, cán bộ thư viện phải bỏ ra rất nhiều thời gian và công sức vì đây thường là những câu hỏi phức tạp phục vụ các nhà nghiên cứu khi làm đề tài nghiên cứu khoa học. Có thể tiến hành trả lời theo hình thức biên soạn thư mục chuyên đề. Ngoài ra, cán bộ thư viện còn có thể lập danh mục các tài liệu theo chuyên đề rồi đưa ra phục vụ bạn đọc giúp bạn đọc có những thông tin phù hợp mà họ cần.
2.6.3. Tuyên truyền tài liệu địa chí
Việc tiến hành thường xuyên liên tục việc tuyên truyền giới thiệu tài liệu địa chí giúp bạn đọc nắm được tiềm năng, nội dung vốn tài liệu địa chí của Thư viện tạo ý nghĩa thiết thực để nâng cao trình độ văn hóa, dân trí, giáo dục tình yêu quê hương, đất nước của người dân địa phương.
Qua khảo sát cho thấy Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã tiến hành nhiều hình thức tuyên truyền với quy mô khác nhau dưới nhiều hình thức như:
- Tuyên truyền triển lãm sách báo tại Thư viện - Điểm, giới thiệu tài liệu địa chí
- Phát động các cuộc thi tìm hiểu về địa phương
- Thông tin trên báo chí, đài phát thanh và truyền hình
Tuyên truyền triển lãm sách báo tại Thư viện
Ngoài việc tổ chức các hội báo xuân, triển lãm khoa học kỹ thuật, Thư viện còn trưng bày triển lãm tài liệu địa chí nhân dịp kỷ niệm ngày lễ lớn, ngày kỷ niệm trọng đại như: cuộc triển lãm sách kỷ niệm 1000 năm Thăng Long Hà Nội, kỷ niệm ngày sinh nhật Bác Hồ…
Điểm, giới thiệu tài liệu địa chí
Đối tượng tham gia chủ yếu là các nhà văn, nhà thơ, nhà nghiên cứu khoa học… Đây là nơi để họ trao đổi, tọa đàm về các tài liệu do người địa
45
phương viết. Hoạt động này hiện nay trở nên thân thuộc với bạn đọc tỉnh Vĩnh Phúc, giúp cho bạn đọc tìm hiểu thêm về mảnh đất con người Vĩnh Phúc từ sự nhìn nhận của các nhà nghiên cứu địa phương.
Phát động các cuộc thi tìm hiểu về địa phương
Nhằm mang lại hiệu quả thiết thực, Thư viện đã tổ chức các cuộc thi dành cho các em thiếu nhi như cuộc thi Thiếu nhi đọc sách, thi kể chuyện với các chủ đề về quê hương đất nước. Đây không chỉ được coi là sân chơi cho các em mà còn là nơi giáo dục niềm tự hào quê hương đất nước đặc biệt là truyền thống cách mạng cho thanh thiếu niên. Cuộc thi đã thu hút được đông đảo các em tham gia và cần được mở rộng, phát huy.
Thông tin trên báo chí, đài phát thanh truyền hình
Báo Vĩnh Phúc là cơ quan ngôn luận của Vĩnh Phúc nói chung và Thư viện tỉnh nói riêng. Thông qua báo chí, Thư viện có thể tự giới thiệu mình, giới thiệu tài liệu địa chí của Thư viện, bước đầu tổ chức trang Thư viện trên báo Vĩnh Phúc. Nhờ có hoạt động này mà giúp ích cho nhiều người chưa có điều kiện, khả năng đến Thư viện có một cái nhìn tổng quát về Thư viện. Từ đó trở thành bạn đọc thường xuyên của Thư viện.
Nhờ có những kế hoạch cụ thể và phương pháp tổ chức khoa học, công tác tuyên truyền tài liệu địa chí của Thư viện tỉnh Vĩnh phúc đã có những nét nổi bật. Đây là một hoạt động mang tính ưu việt, thể hiện tính đại chúng và mang ý nghĩa chính trị sâu sắc đến từng người dân nên đã thu hút được đông đảo người dùng tin quan tâm.
2.7. Hoạt động hƣớng dẫn nghiệp vụ về công tác địa chí
Công tác địa chí đã trở thành một lĩnh vực quan trọng trong hệ thống Thư viện trong toàn tỉnh. Địa chí giúp giới thiệu về lịch sử, địa chí của làng, xã, quận, huyện, cơ quan mình. Đây là một hoạt động có ý nghĩa trong giáo dục truyền thống và tuyên truyền giới thiệu tìm hiểu về địa phương. Vấn đề
46
bất cập xảy ra ở đây là khi người nghiên cứu đến các Thư viện hay các Thư viện cơ sở để tìm tài liệu về làng, xã, cơ quan mình thì hầu như không có tài liệu để nghiên cứu.
Nguyên nhân chính của thực trạng này là có thể cán bộ thư viện cơ sở chưa tiến hành bổ sung tài liệu địa chí, hoặc do điều kiện chưa cho phép. Vì vậy chưa đáp ứng được nhu cầu tài liệu địa chí mà bạn đọc ở địa bàn mình quản lý đặt ra. Đây không chỉ là vấn đề của riêng Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc mà còn của nhiều Thư viện tỉnh thành hiện nay. Vì vậy, Thư viện nên biên soạn các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ địa chí, tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ địa chí cho cán bộ thư viện huyện, xã và các cơ quan trên địa bàn Thư viện tỉnh thành để cùng Thư viện Vĩnh Phúc tiến hành biên soạn địa chí về Thư viện mình.
2.8. Nhận xét
2.8.1. Thành tựu
Hoạt động địa chí trong những năm qua đã có những đóng góp nhất định đối với việc xây dựng và phát triển của tỉnh.
Dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ ủy ban nhân dân tỉnh, sự chỉ đạo của Sở văn hóa thể thao và du lịch và sự đóng góp của cán bộ thư viện từ những ngày đầu cho đến nay góp phần không nhỏ vào sự lớn mạnh của Thư viện nói chung và hoạt động địa chí nói riêng.
Để xây dựng được kho địa chí như hiện nay, Thư viện đã tốn nhiều công sức để sưu tầm và xây dựng vốn tài liệu địa chí. Đến nay kho tài liệu địa chí của Thư viện đã lên tới hơn 4000 tài liệu (bao gồm tài liệu tiếng Việt, tiếng Pháp, Hán Nôm) trong đó có rất nhiều tài liệu quý hiếm. Nhiều đề tài nghiên cứu khoa học; công trình nghiên cứu về địa phương đã ra đời từ sự trợ giúp của hoạt động địa chí và có giá trị cao như: Lịch sử địa phương Vĩnh Phúc, Lịch sử Đảng bộ huyện Lập Thạch, Sơ khảo địa chí Vĩnh Phúc…
47
Những công trình này đã góp phần nâng cao trình độ hiểu biết về địa phương, giáo dục tình yêu quê hương đất nước của mỗi người dân.
Kho địa chí với nhiều loại hình đa dạng, phong phú bao gồm các tài liệu như: sách, báo, tạp chí, tranh ảnh, bản đồ… Được tổ chức khoa học để phục vụ bạn đọc. Mặc dù tổ chức theo hình thức kho đóng, nhưng tổ chức khá khoa học, cán bộ thư viện có thể lấy sách một cách nhanh chóng, chính xác. Cùng với thái độ phục vụ chu đáo, nhiệt tình tạo ra không khí cởi mở giữa cán bộ với bạn đọc.
Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã xây dựng được bộ máy tra cứu địa chí tương đối hoàn chỉnh: Mục lục địa chí, thư mục địa chí, cơ sở dữ liệu địa chí. Trong đó chú trọng việc biên soạn các thư mục địa chí như: thư mục chuyên đề, thư mục trích báo tạp chí… Với các đề tài bám sát nhiệm vụ chính trị đặt ra trong từng thời kỳ ở Vĩnh Phúc nhằm khai thác vốn tài liệu này phục vụ cho nhu cầu độc giả địa chí.
Không chỉ phục vụ bạn đọc một cách đơn thuần bằng hình thức tổ chức phòng đọc, Thư viện đã rất linh hoạt khi tổ chức các hình thức thông tin tuyền truyền như: triển lãm tài liệu địa chí, mở các cuộc thi tìm hiểu về địa phương… khơi dậy hứng thú học tập tìm hiểu trong bạn đọc.
Thực hiện vai trò trung tâm hướng dẫn nghiệp vụ và nghiên cứu địa chí ở địa phương mình. Thư viện đã tổ chức hội thảo khoa học về địa chí (sưu tầm tài liệu, biên soạn thư mục địa chí, tổ chức cơ sở dữ liệu địa chí…).
Trải qua hơn 50 năm xây dựng và phát triển, để hoạt động địa chí có được những thành tựu ngày hôm nay phải kể đến sự chỉ đạo sáng suốt của ban giám đốc về công tác địa chí cũng như sự tâm huyết của cán bộ thư viện tỉnh và những độc giả trung thành với sự nghiệp địa chí tại Thư viện.
2.8.2. Hạn chế
Mặc dù đã được chú trong đầu tư song công tác địa chí tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc còn có nhiều bất cập như:
48
- Số lượng cán bộ còn mỏng (chỉ có một cán bộ) nên không thể cùng một lúc làm được tất cả mọi việc từ khâu phục vụ bạn đọc đến khâu thu thập, xử lý các tài liệu địa chí.
- Nhiều tài liệu cổ còn chưa tập trung mà vẫn phân tán trong nhân dân, trong các cơ quan thông tin Thư viện ở trung ương như: Thư viện Quốc gia, Viện thông tin khoa học xã hội, viện Hán Nôm… Việc bổ sung tài liệu địa chí còn phụ thuộc nhiều vào công tác bổ sung. Phòng địa chí chưa lập được danh mục cần phải mua. Quan trọng hơn là những tài liệu mới xuất bản chưa được bổ sung kịp thời. Loại hình trong kho tài liệu địa chí chủ yếu bao gồm sách, báo, tạp chí, tranh, ảnh, bản đồ,băng từ, đĩa từ… còn quá ít.
- Kinh phí dành cho công tác địa chí còn rất hạn hẹp (chiếm 10%) tổng số kinh phí đầu tư cho hoạt động Thư viện gây khó khăn trong việc sưu tầm, bổ sung cũng như bảo quản tài liệu địa chí.
- Tin học hóa trong công tác địa chí vẫn chưa được chú trọng gây khó khăn trong việc tìm tin, phục vụ nhu cầu bạn đọc.
- Việc trao đổi với các Thư viện thành viên trong vùng đồng bằng sông Hồng vẫn chưa diễn ra thường xuyên liên tục mặc dù hình thức trao đổi này mang lại hiệu quả đáng kể trong hoạt động địa chí.
- Công tác bảo quản vốn tài liệu địa chí còn chưa thỏa đáng do kho tài liệu địa chí còn chật hẹp, thiếu ánh sáng và các trang thiết bị để bảo quản tài liệu được tốt nhất.
- Công tác xử lý tài liệu địa chí còn nhiều bất cập. Việc định từ khóa làm chú giải còn quá sơ sài, xây dựng bộ máy tra cứu chưa được đầu tư thích đáng. Việc tiến hành xây dựng hộp phích ấn phẩm địa phương đã được thực hiện song còn có nhiều mô tả và sắp xếp chưa đúng tiêu chuẩn.
- Số lượng bạn đọc đến phòng địa chí chưa nhiều chủ yếu là các nhà nghiên cứu, sinh viên đến phòng địa chí tìm hiểu để phục vụ cho đề tài nghiên cứu của họ. Vì tổ chức theo kho đóng nên gây khó khăn cho bạn đọc không có điều kiện đến Thư viện.
49
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP TĂNG CƢỜNG HOẠT ĐỘNG ĐỊA CHÍ THƢ VIỆN VĨNH PHÚC
3.1. Đẩy mạnh công tác sƣu tầm thu thập tài liệu địa chí
Nhận thức đúng đắn vai trò của nguồn tài liệu địa chí, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc cần đưa ra những kế hoạch nhằm đẩy mạnh công tác thu thập thông tin địa chí dựa trên những giải pháp sau:
3.1.1. Tận dụng mọi nguồn tài liệu địa chí để sưu tầm, bổ sung đạt hiệu quả.
Sưu tầm, bổ sung và phân loại tài liệu địa chí một cách khoa học là những yếu tố quan trọng quyết định đến nguồn tài liệu địa chí trong Thư viện. Hiện tại các loại hình và nguồn tài liệu địa chí chính mà Thư viện Vĩnh Phúc dựa vào để sưu tầm, bổ sung là nguồn tài liệu mua tại các nhà sách, nguồn lưu chiểu và biếu tặng. Do vậy, trong thời gian tới, Thư viện Vĩnh Phúc cần bổ sung thêm các loại hình tài liệu địa chí dựa theo các tiêu chí sau:
- Nguồn sưu tầm tài liệu trong nước bao gồm: tài liệu công bố, tài liệu không công bố, trao đổi tài liệu với nhà nước và tư nhân.
- Nguồn tài liệu nước ngoài: Là những tài liệu dịch mà nội dung nói về Vĩnh Phúc.
Để tăng cường vốn tài liệu địa chí, cần xây dựng một kế hoạch bổ sung, đảm bảo cơ cấu tài liệu hợp lý, phải điều tra và xác định rõ nhu cầu thông tin của cán bộ lãnh đạo, quản lý về các nhu cầu thông tin kinh tế xã hội như cải cách hành chính, quy hoạch đô thị và các vùng sản xuất nông thôn, chuyển đổi cơ cấu kinh tế, các ngành nghề… Định hướng chính sách bổ sung tài liệu địa chí cũ và mới bằng các biện pháp tạo nguồn mới thích ứng với nhu cầu xã hội tạo lập một nguồn lực thông tin chủ động và kịp thời. Cần chú ý tới nguồn tài liệu cổ đại và nguồn tài liệu hiện đại.
50
Nguồn tài liệu cổ đại gồm:
- Nguồn tài liệu hiện vật: bên cạnh các tài liệu về các di tích, còn có các