a. Cơ cấu tổ chức sàn giao dịch bất động sản
Để quản lý và điều hành sàn giao dịch bất động sản hoạt động một cách chặt chẽ phát huy hết tiềm năng cũng như vai trò của sàn giao dịch bất động sản, trước hết mang lại lợi ích vật chất cho sàn giao dịch bất động sản sau đó là lợi ích chung cho thị trường bất động sản cũng như công tác quản lý Nhà nước thì nhất thiết một sàn giao dịch phải xây dựng được cơ cấu tổ chức nhằm điều hành hoạt động của sàn giao dịch bất động sản một cách nhịp nhàng và hiệu quả nhất.
Theo quy định tại Tiểu mục 1.3, Mục 1, Phần IV Thông tư 13/2008/TT-BXD thì
“Cơ cấu tổ chức của sàn giao dịch bất động sản gồm giám đốc, các phó giám đốc và các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với nội dung hoạt động của sàn giao dịch bất động sản”. Ở quy định này, một mặt đảm bảo hoạt động của sàn giao dịch bất động sản một cách bài bản có tổ chức. Mặt khác, việc quy định cơ cấu tổ chức còn phân biệt rõ chức năng và quyền hạn của mỗi cá nhân, bộ phận nhằm đảm bảo hoàn thành tốt vai trò của mình, cũng như đảm bảo quyền lợi cũng như trách nhiệm, nghĩa vụ khi cá nhân, bộ phận vi phạm quy định chung của sàn giao dịch cũng như quy định của pháp luật.
31 Tiểu mục 1.7, Mục 1, Phần IV Thông tư số 13/2008/TT-BXD ngày 21 tháng 5 năm 2008, thông tư hướng dẫn thực hiện một số nội dung của nghị định số 153/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2007 của chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành luật Kinh doanh bất động sản.
GVHD: ThS. Nguyễn Huỳnh Anh 39 SVTH: Lê Công Hậu
b. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của của các chức vụ, bộ phận
Theo quy chế hoạt động của sàn giao dịch bất động sản mẫu và quyền hạn, trách nhiệm của các bộ phận thì một sàn giao dịch bất động sản có các bộ phận chuyên môn như Ban điều hành sàn giao dịch, Tổ môi giới, Tổ định giá, Tổ quan hệ khách hàng và Thư ký sàn giao dịch. Ngoài ra, tùy theo cơ cấu, chức năng của từng sàn cơ cấu các bộ phận sẽ có những điều chỉnh cho phù hợp. Dưới đây, Người viết chỉ nêu ra các chức năng, vai trò của những bộ phận phổ biến nhất:
Thứ nhất, ban điều hành sàn giao dịch. Đứng đầu là Giám đốc sàn giao dịch sau đó là các Phó Giám đốc tuỳ theo yêu cầu công việc từng thời kỳ có thể có các Phó Giám đốc, theo đề nghị của Giám đốc sàn giao dịch, Giám đốc Công ty Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm các Phó Giám đốc. Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc theo từng lĩnh vực được phân công. Phó Giám đốc thực hiện việc điều hành, lãnh đạo Sàn giao dịch khi Giám đốc vắng mặt và được uỷ quyền. Phó giám đốc có trách nhiệm báo cáo lại và chịu trách nhiệm về những công việc đã giải quyết trong thời gian Giám đốc uỷ quyền.
Ban điều hành chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc công ty về các hoạt động của sàn, bao gồm: Quản lý, điều hành hoạt động sàn giao dịch theo các Quy định, quy trình do Công ty Ban hành và các Quy định của pháp luật về giao dịch Bất động sản; Lập kế hoạch kinh doanh và triển khai kế hoạch sau khi được Lãnh đạo Công ty phê duyệt; Đào tạo đội ngũ, đánh giá năng lực nhân viên; Tư vấn cho Lãnh đạo Công ty về các hoạt động của Sàn Giao dịch, các hoạt động môi giới, và quản lý; Quản lý và kiểm soát các thông tin về sản phẩm giao dịch trên sàn công bố trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Giám đốc sàn giao dịch bất động sản là người quản lý, điều hành sàn giao dịch bất động sản và phải đảm bảo các điều kiện theo quy định của pháp luật theo Điều 21 Nghị định 153/2007/NĐ-CP. Quy định này nhằm đảm bảo khả năng quản lý và điều hành hoạt động của sàn giao dịch bất động sản của người đứng đầu sàn giao dịch.
Thứ hai, tổ môi giới có các chức năng và vai trò sau: Tìm kiếm và khai thác khách hàng đối với các sản phẩm của công ty và các hàng hoá do khách hàng đăng ký dịch vụ thực hiện tại sàn; Tư vấn, hướng dẫn khách hàng các thủ tục cần thiết về thông tin về sản phẩm; Nắm bắt các thông tin cần thiết về khách hàng có thể tận dụng tối đa các thông tin phục vụ công tác kinh doanh phát triển khách hàng tiềm năng; Thực hiện nghiệp vụ môi giới bất động sản, tư vấn thủ tục pháp lý về bất động sản; Quảng cáo, Giới thiệu sản phẩm bất động sản; Tìm kiếm đối tác đáp ứng các điều kiện của khách
GVHD: ThS. Nguyễn Huỳnh Anh 40 SVTH: Lê Công Hậu
hàng để tham gia đàm phán, ký hợp đồng; Đại diện theo uỷ quyền để thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản; Cung cấp thông tin, hỗ trợ cho các bên trong việc đàm phán, ký hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, thuê, thuê mua bất động sản; Yêu cầu khách hàng cung cấp hồ sơ, thông tin, tài liệu liên quan đến bất động sản; Đơn phương chấm dứt hoặc huỷ bỏ hợp đồng môi giới bất động sản khi khách hàng vi phạm điều kiện để đơn phương chấm dứt hoặc huỷ bỏ hợp đồng do hai bên thoả thuận trong hợp đồng hoặc theo quy định của pháp luật.
Thứ ba, tổ định giá có các chức năng, vai trò sau: Thực hiện các nghiệp vụ cần thiết tiến hành định giá theo yêu cầu khách hàng và yêu cầu công việc; Yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan đến bất động sản làm cơ sở cho việc định giá; Tự mình hoặc thuê tổ chức, cá nhân định giá khác thực hiện việc định giá bất động sản trong phạm vi hợp đồng định giá bất động sản với khách hàng.
Thứ tư, tổ quan hệ khách hàng có các chức năng, vai trò sau: Giải đáp các thắc mắc, thông tin về sản phẩm của khách hàng; Thực hiện thu thập, tiếp nhận các đề nghị, khiếu nại, đề xuất của khách hàng. Trên cơ sở đó, đánh giá, tổng hợp các lỗi thường gặp để đưa ra biện pháp xử lý và giải pháp tháo gỡ, giảm thiểu khiếu nại của khách hàng; Duy trì quan hệ với các khách hàng tiềm năng và thường xuyên.
Thứ năm, thư ký sàn giao dịch có các chức năng, vai trò sau: Thực hiện nghiệp vụ thư ký: trực văn phòng, điện thoại, sắp xếp các cuộc hẹn; Chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, giấy tờ của sàn giao dịch, soạn thảo các văn bản, hợp đồng về hoạt động Sàn Giao dịch; Lập chứng từ, theo dõi thu, chi, hạch toán theo chế độ báo sổ dưới sự hướng dẫn của Phòng Tài chính - Kế toán - Kiểm toán và Giám đốc Sàn Giao dịch; Phối hợp với Phòng Hành chính - Nhân sự để thực hiện các nghiệp vụ tiếp nhận, phân phối và lưu trữ công văn đi đến, thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ nhân viên theo quy định chung của Công ty.
Những quy định về điều kiện thành lập được nêu ra ở trên, mặc dù vẫn chưa thực sự hoàn thiện nhưng phần nào cũng đã đáp ứng một cách cơ bản tính chặt chẽ trong công tác quản lý của Nhà nước đối với sàn giao dịch bất động sản. Đồng thời, tạo ra cơ chế chọn lọc những tổ chức, cá nhân có năng lực cả về tài chính lẫn chuyên môn hình thành nên những sàn giao dịch bất động sản chuyên nghiệp, chất lượng hoạt động lành mạnh và đạt hiệu quả cao.
GVHD: ThS. Nguyễn Huỳnh Anh 41 SVTH: Lê Công Hậu
