a. Hồ sơ thành lập sàn giao dịch bất động sản
Sau khi đảm bảo đủ điều kiện về vốn pháp định, trình độ chuyên môn, trình độ quản lý, điều hành. Về cơ bản, đã đủ điều kiện để thành lập sàn giao dịch bất động sản.
25 Khoản 3, Điều 21 Nghị định số 153/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2007, Nghị định quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật kinh doanh bất động sản.
26
Điều 38, Nghị định số 121/2013/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2013, nghị định của chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động xây dựng; kinh doanh bất động sản; khai thác; sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng; quản lý công trình hạ tầng kỹ thuật; quản lý phát triển nhà và công sở.
27 Lô Thị An Na, Pháp luật về sàn giao dịch bất động sản ở Việt Nam, Luận văn thạc sĩ, Đại học quốc gia Hà Nội, Tr41.
GVHD: ThS. Nguyễn Huỳnh Anh 35 SVTH: Lê Công Hậu
Ở phần này, Người viết sẽ cung cấp các hồ sơ mà tổ chức, cá nhân cần phải có khi tiến hành thành lập sàn giao dịch bất động sản. Sau khi hoàn thành thủ tục thành lập Doanh nghiệp, Hợp tác xã hoặc đã là Doanh nghiệp, Hợp tác xã thì tổ chức muốn thành lập sàn giao dịch bất động sản phải chuẩn bị các hồ sơ giấy tờ sau: Thông báo hoạt động, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, quyết định ban hành quy chế hoạt động, quy chế hoạt động, quyết định bổ nhiệm giám đốc sàn, hợp đồng thuê địa điểm mở sàn hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình, Giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về quản lý, điều hành sàn giao dịch bất động sản của Giám đốc Sàn, 02 chứng chỉ môi giới bất động sản của 02 nhân viên môi giới bất động sản và 02 chứng chỉ định giá bất động sản của 02 nhân viên định giá bất động sản nếu sàn giao dịch bất động sản có thực hiện hoạt động định giá bất động sản.29
Tiến trình thành lập sàn giao dịch bất động sản có thể chia làm hai bước:
Bước thứ nhất, thành lập Doanh nghiệp, Hợp tác xã tức là tiến hành đăng ký kinh doanh với loại hình doang nghiệp tương ứng. Trong ngành nghề đăng ký kinh doanh phải có chức năng kinh doanh dịch vụ bất động sản, nếu là Doanh nghiệp hoặc Hợp tác xã đã có từ trước nếu không có chức năng kinh doanh dịch vụ bất động sản phải tiến hành điều chỉnh bổ sung giấy phép kinh doanh của mình.
Bước thứ hai, tiến hành đăng ký/thông báo hoạt động của sàn giao dịch bất động sản. Doanh nghiệp hoặc Hợp tác xã phải gửi hồ sơ Thông báo hoạt động sàn giao dịch bất động sản về Phòng quản lý nhà và kinh doanh bất động sản, thuộc Sở xây dựng mà sàn giao dịch bất động sản dự kiến sẽ được đặt ở nơi đó. Sau đó Sở xây dựng tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ. Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ Sở Xây dựng gửi báo cáo Bộ Xây dựng để thống nhất quản lý và đưa lên Website của mạng các sàn giao dịch bất động sản Việt Nam; trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc sàn giao dịch bất động sản không đủ điều kiện hoạt động, Sở Xây dựng thông báo rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung bằng văn bản cho tổ chức, cá nhân thành lập sàn giao dịch bất động sản trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ.
Như vậy, hồ sơ cũng như trình tự để tiến hành thành lập sàn giao dịch bất động sản tương đối đơn giản và nhanh chóng, chỉ phức tạp và mất thời gian ở quá trình chuẩn bị hồ sơ, chứng chỉ hành nghề và các giấy tờ có liên quan khác. Nhìn chung, ngoài việc phải đảm bảo đủ các điều kiện về chuyên môn nghiệp vụ thì quá trình đăng ký hoạt động tương đối đơn giản qua đó cũng phần nào thấy rằng Nhà nước đã tạo ra
29 Trang thông tin điện tử Sở xây dựng Hà Nội, Hướng dẫn thành lập sàn giao dịch bất động sản trên địa bàn
Hà Nội, http://www.soxaydung.hanoi.gov.vn/c20s614p1/vi-VN/Huong-dan-thanh-lap-san-giao-dich-bat-dong-
GVHD: ThS. Nguyễn Huỳnh Anh 36 SVTH: Lê Công Hậu
sự thông thoáng hành lang pháp lý để khuyến kích sự thành lập và hoạt động của sàn giao dịch bất động sản.
b. Phải xây dựng được quy chế hoạt động
Quy chế hoạt động của sàn giao dịch bất động sản có thể được xem là cốt lõi, là định hướng hoạt động của sàn giao dịch bất động sản, hơn nữa đây là yếu tố bắt buộc phải có trong hồ sơ nếu muốn đăng ký thành lập và hoạt động sàn giao dịch bất động sản ở Việt Nam hiện nay.
Quy chế hoạt động của sàn giao dịch bất động sản là những nội dung ràng buộc đối với sàn giao dịch bất động sản và các chủ thể tham gia trên sàn giao dịch bất động sản. Quy chế hoạt động của sàn giao dịch bất động sản cần có những quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của sàn giao dịch bất động sản; Quy định về tổ chức bộ máy và hoạt động của các bộ phận trên sàn giao dịch bất động sản; Chế độ quản lý tài chính; Quan hệ với khách hàng; Thông tin bất động sản đưa vào giao dịch và chế độ quản lý, cung cấp thông tin về bất động sản, giao dịch tại sàn giao dịch bất động sản30
. Quy chế hoạt động của sàn giao dịch bất động sản được đặt ra nhằm phân định rõ mục đích hoạt động, cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của các chủ thể. Căn cứ trên các quy định của pháp luật và điều kiện hoàn cảnh thực tế của từng giao dịch bất động sản để xây dựng quy chế hoạt động cho phù hợp.
Quy chế hoạt động của sàn giao dịch bất động sản được quy định nằm để tất cả các chủ thể tham gia hoạt động trên sàn giao dịch bất động sản đều nắm rõ, chính vì vậy nó phải được công bố công khai trên sàn giao dịch bất động sản. Đây sẽ là cơ sở cho việc thực hiện các giao dịch bất động sản và các dịch vụ bất động sản. Đồng thời cũng là cơ sở cho việc giải quyết các tranh chấp nếu có. Vì thế, việc xây dựng quy chế hoạt động của sàn giao dịch bất động sản là vô cùng quan trọng và là điều kiện tiên quyết cho việc thành lập sàn giao dịch bất động sản. Vì vậy, phải chú trọng xây dựng quy chế một cách rõ ràng, dễ hiểu và chặt chẽ.
c. Đảm bảo cở sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị và diện tích phù hợp với hoạt động và quy định
Để đảm bảo hoạt động hiệu quả, chất lượng và thuận tiện cho các chủ thể tiến hành giao dịch trên sàn giao dịch bất động sản thì sàn giao dịch bất động sản cũng phải đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật phù hợp với nội dung hoạt động và quy định của pháp
30 Tiểu mục 1.8, Mục 1, Phần IV Thông tư số 13/2008/TT-BXD ngày 21 tháng 5 năm 2008, thông tư hướng dẫn thực hiện một số nội dung của nghị định số 153/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2007 của chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành luật Kinh doanh bất động sản.
GVHD: ThS. Nguyễn Huỳnh Anh 37 SVTH: Lê Công Hậu
luật. Cơ sở vật chất là yếu tố tiền đề và hỗ trợ cần thiết cho hoạt động của sàn giao dịch bất động sản, tác động nhất định tới hiệu quả hoạt động của các sàn giao dịch và các dịch vụ bất động sản được cung cấp trên sàn giao dịch bất động sản. Tại tiểu mục 1.6, Mục 1, Phần IV Thông tư 13/2008/TT-BXD đã quy định khá cụ thể về điều kiện cơ sở vật chất của sàn giao dịch bất động sản.
Theo đó “sàn giao dịch bất động sản phải có diện tích sử dụng để giao dịch tối thiểu 50m2
phục vụ cho hoạt động môi giới, giao dịch và thêm 20m2 cho mỗi hoạt động dịch vụ bổ sung, đồng thời đảm bảo có trang thiết bị phù hợp với nội dung hoạt động”. Trang thiết bị phù hợp ở đây có thể hiểu là máy vi tính, máy chiếu và các thiết bị văn phòng như: bàn, ghế, điện thoại... Tuy nhiên, việc quy định các trang thiết bị phù hợp như vậy còn quá chung chung, cần tạo ra một hệ thống cơ sở vật chất theo một khung chuẩn áp dụng chung cho tất cả các sàn giao dịch bất động sản. Để có thể vận hành và hoạt động một cách hiệu quả và chất lượng, xây dựng được hình ảnh và uy tín của sàn giao dịch bất động sản đối với các chủ thể hoạt động trong thị trường bất động sản.
Việc quy định diện tích sử dụng tối thiểu của sàn giao dịch bất động sản là 50m2
cũng đã gây ra nhiều tranh cãi của các nhà nghiên cứu cũng như các chủ thể hoạt động trong thị trường bất động sản. Một số ý kiến cho rằng diện tích như vậy chưa thực sự đáp ứng được hoạt động của sàn giao dịch bất động sản. Bởi lẽ, sàn giao dịch là nơi diễn ra giao dịch bất động sản và dịch vụ bất động sản, là nơi các Nhà đầu tư, người bán, người mua gặp nhau và tiến hành giao dịch. Theo quy định thì diện tích 50m2
đã bao gồm khu làm việc của bộ máy điều hành, các chuyên viên, các phòng ban khác... Đồng thời còn phải trưng bày các sản phẩm bất động sản. Với diện tích 50m2 thì những hoạt động trên chưa thực sự thoải mái và đạt hiệu quả cao. Trên thực tế, các sàn giao dịch cần xem xét tình hình hoạt động cũng như quy mô của sàn mà lựa chọn một
diện tích cho phù hợp để hoạt động một cách hiệu quả nhất.
d. Đảm bảo việc công bố thông tin
Để hoạt động hiệu quả cũng như đảm bảo sự quản lý của cơ quan quản lý nhà nước thì việc công bố thông tin về việc thành lập sàn là việc không kém phần quan trọng. Theo đó: “sàn giao dịch bất động sản phải có tên, biển hiệu và phải có địa chỉ giao dịch ổn định tối thiểu trong thời hạn 01 năm (12 tháng). Nếu có sự thay đổi về địa điểm giao dịch phải thông báo tới cơ quan quản lý Nhà nước tại địa phương và khách hàng đang giao dịch biết. Trước khi tiến hành hoạt động, sàn giao dịch bất động sản phải gửi hồ sơ bao gồm đăng ký kinh doanh và quy chế hoạt động về Sở xây dựng địa phương. Sở xây dựng địa phương có trách nhiệm báo cáo Bộ xây dựng để
GVHD: ThS. Nguyễn Huỳnh Anh 38 SVTH: Lê Công Hậu
thống nhất quản lý và đưa lên website của Mạng các sàn giao dịch bất động sản Việt Nam”.31
Đây là quy định hoàn toàn hợp lý, ngoài việc đảm bảo tính lâu dài cho hoạt động của sàn giao dịch bất động sản, hạn chế hoạt động mang tính thời vụ, nhỏ lẻ của các sàn giao dịch bất động sản thì việc quy định phải công bố thông tin còn mang đến lợi ích cho chính sàn giao dịch đó. Thông qua việc công bố trên các trang mạng thì các Nhà đầu tư, người bán, người mua dễ dàng biết đến, vừa là cách quảng bá cho sàn giao dịch bất động sản vừa tạo niềm tin cho Nhà đầu tư, khách hàng. Tên, địa chỉ, biển hiệu là những yếu tố để khẳng định sự hiện hữu của sàn giao dịch bất động sản và là yếu tố phân biệt giữa các sàn giao dịch bất động sản với nhau ngoài ra tạo cơ sở cho công tác quản lý của cơ quan quản lý tại địa phương, góp phần cho công tác quản lý được thuận tiện và hiệu quả hơn, đồng thời tạo tiền đề để báo cáo tình hình hoạt động sau này của sàn giao dịch bất động sản. Qua đó, sàn giao dịch bất động sản có thể đi vào hoạt động một cách công khai, minh bạch và có hiệu quả.