Hoạch định nguồn nhân lực là tiến trình triển khai và thực hiện các kế hoạch và các chương trình nhằm đảm bảo cho tổ chức có đúng số lượng, đúng số người được bố trí đúng nơi, đúng lúc, đúng chỗ. Quá trình hoạch định sẽ thực hiện 2 nhiệm vụ: Tiên liệu dự báo những thay đổi biến thiên về số lượng nhân lực và dự báo chất lượng của lực lượng lao động trong dài hạn.
Hoạch định nguồn nhân lực một cách có hệ thống, khoa học chính xác là một giải pháp tiên quyết để thực hiện các giải pháp khác cho việc đảm bảo nguồn nhân lực của doanh nghiệp đủ về số lượng và phù hợp về cơ cấu. Thế nhưng công tác hoạch định nguồn nhân lực tại Công ty còn rời rạc phân tán và thụ động với tính chất ngắn hạn. Nội dung hoạch định chưa bám sát trên nền tảng chiến lược và kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Trong thời gian tới, Công ty cần hoàn thiện công tác hoạch định nguồn nhân lực theo hướng sau đây:
- Phân tích hiện trạng và diễn biến nguồn nhân lực về số lượng, cơ cấu và chất lượng.
- Phân tích sự phù hợp của nguồn nhân lực với chiến lược phát triển của Công ty. - Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực để đảm bảo thực hiện các mục tiêu chiến lược phát triển của Công ty.
- Cân đối nguồn nhân lực để xây dựng giải pháp giải quyết lao động thừa hoặc thiếu một cách hợp lý nhất.
3.2.2 Hoàn thiện các chức năng quản trị nguồn nhân lực
Yêu cầu của chức năng thu hút bố trí nguồn nhân lực là căn cứ vào dự báo phát triển kinh doanh của Công ty và nhu cầu phục vụ hoạt động kinh doanh cho Công ty sẽ xác định yêu cầu tuyển dụng các nhân sự có trình độ bảo đảm tiêu chuNn, qua việc tuyển mộ thông tin rộng rãi, tiêu chuNn cụ thể từng chức danh công việc, việc bố trí lao động theo nghiệp vụ được đào tạo và kỹ năng thực tế, xây dựng kế hoạch luân chuyển nhân viên, điều động các nhân viên giỏi nghiệp vụ về phòng chức năng của Công ty để làm công tác tham mưu chức năng. Căn cứ yêu cầu của chức năng thu hút và bố trí nhân lực, thì các hoạt động sau sẽ được tiến hành theo trình tự:
a. Hoàn thiện công tác phân tích công việc
Phân tích công việc là một công cụ cơ bản cho các nhà quản trị nguồn nhân lực, là một tiến trình xác định có hệ thống, nhờ đó mà nhà quản trị tạo ra được sự phối hợp đồng bộ có hệ thống giữa các bộ phận trong Công ty ,đánh giá đúng yêu cầu của Công ty để tuyển dụng đúng người, đúng việc, đánh giá đúng năng lực thực hiện để trả, điều chỉnh lương kịp thời và chính xác. Công việc này hiện nay chưa được Công ty thực hiện do vậy trong thời gian tới cần phải tiến hành tổ chức phân tích cho tất cả các vị trí công việc. Dưới đây là các bước đề xuất cho việc phân tích công việc tại Công ty:
- Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc - Thu thập thông tin cơ bản.
- Lực chọn các công việc tiêu biểu - Thu thập thông tin phân tích công việc. - Kiểm tra lại thông tin với các thành viên.
- Triển khai bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuNn công việc.
Trên cơ sở các thông tin hiện có được từ khâu phân tích công việc sẽ tiến hành xây dựng bảng mô tả công việc, tiêu chuNn hóa một cách chi tiết các yêu cầu của một vị trí công việc. Nội dung của bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuNn công việc cần phải đảm bảo các nội dung sau:
- Bảng mô tả công việc: phải được liệt kê một cách đầy đủ về các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra,
giám sát và tiêu chuNn cần đạt được khi thực hiện công việc. Trong đó các nhiệm vụ cần ghi rõ làm việc gì? Mục đích cần đạt được của công việc đó là gì?
- Bảng mô tả tiêu chun công việc: cũng phải liệt kê đầy đủ về năng lực cá nhân như: trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho từng chức danh, nhằm giúp chúng ta hiểu được Công ty đang cần nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Việc xây dựng tiêu chuNn chức danh công việc căn cứ vào sự phân tích, đánh giá sâu sắc các yêu cầu nội dung công viêc từng bộ phận, phòng ban của từng đơn vị trên cơ sở quy mô và cơ cấu tổ chức đã được thiết lập, để định biên lao động một cách khoa học và riêng biệt cần thực hiện những bước sau:
o Xác định từng bộ phận cần những chức danh gì o Công việc cụ thể của từng chức danh đó ra sau o Yêu cầu hiểu biết trên các lĩnh vực đó như thế nào
o Mô tả cụ thể các công việc phải làm và mức độ hoàn thành
Các tiêu chuNn chức danh từ nhà quản trị cấp cao (Giám Đốc và Phó Giám Đốc) đến các cán bộ quản trị cấp trung – điều hành nghiệp vụ chuyên môn (Trưởng-Phó phòng) và đến từng cán bộ nhân viên phải rõ ràng, cụ thể và chính xác. Nên trách tình trạng các yêu cầu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và các phNm chất cá nhân của các chức danh được thực hiện một cách chung chung như nhau hoặc có xây dựng cụ thể nhưng không áp dụng một cách nghiêm túc và triệt để.
Do giới hạn về thời gian nghiên cứu, tác giả chỉ đề xuất bảng mô tả công việc và bảng tiểu chuNn công việc cụ thể cho Trưởng Phòng Tổ chức Hành chính (xem phụ lục số 5 và 6), việc phân tích công việc được thực hiện bằng phương pháp phỏng vấn và quan sát thực tế.
b. Hoàn thiện quy trình tuyển chọn nhân viên:
Công tác tuyển dụng có thể được xem là một trong những công tác trọng yếu nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp có được một nguồn nhân lực đầy đủ về mặt số lượng, phù hợp về mặt cơ cấu, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu công việc về trình độ, kinh
nghiệm và các tố chất cần thiết để thực thi được mục tiêu chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Để đạt được hiệu quả cao hơn, Công ty cần nâng cao chất lượng tuyển dụng theo các nội dung sau:
Một là, tổ chức tuyển dụng cần được thực hiện qua hội đồng tuyển dụng của Công ty và tuân thủ đầy đủ theo các bước sau:
- Chính thức quyết định tuyển người - Quảng cáo tuyển dụng
- Phân tích phNm chất, năng lực theo hồ sơ
- Nhận xét kiến thức trí thông minh, tính cách theo phỏng vấn trực tiếp - Kiểm tra kỹ các dữ liệu có được
- Trắc nghiệm thử thách người được tuyển dụng
- Khám sức khỏe và đánh giá mức độ phù hợp công việc - Thông báo kết quả tuyển trước khi tuyển dụng
Hai là, ưu tiên việc điều động lại nhân sự ngay trong doanh nghiệp một cách hợp lý trước khi tuyển dụng mới. Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình tuyển dụng nội bộ, tạo cơ hội cho ứng viên nội bộ tham gia một cách bình đẳng và minh bạch.
Ba là, khi hoạch định và thực hiện chính sách tuyển dụng cần xét đến các nguồn nhân lực như những ứng viên tốt nghiệp các trường, lớp đào tạo có uy tín như: Đại học Bách Khoa TP. HCM, Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP. HCM… thông tin tuyển dụng nên được thông tin rộng rãi trên các phương tiện truyền thông hoặc có thể thông qua các Công ty hoạt động trong lĩnh vực cung cấp nguồn nhân lực có uy tín.
Bốn là, chính sách tuyển dụng phải đảm bảo thu hút người tài cho doanh nghiệp, không những xét đến yêu cầu công việc đối với những người thực hiện mà còn cần xét đến các yêu cầu của bản thân người lao động như là: Nội dung công việc phong phú, tính chất phù hợp, thu nhập công bằng, đảm bảo ý nghĩa xã hội của doanh nghiệp.
Ngoài ra, cần thực hiện nghiêm khâu phỏng vấn, kiểm tra trong quá trình tổ chức phỏng vấn tuyển dụng, tránh tình trạng làm theo hình thức, không có tính cạnh tranh và không thể hiện tính sàn lọc để tuyển chọn người tài giỏi.
Đội ngũ những người làm công tác tuyển dụng phải được đào tạo chuyên sâu các kỹ năng như: phỏng vấn, phân tích, đánh giá... nhằm mục đích trang bị cho họ có những kỹ năng cần thiết để tuyển chọn đúng người, giúp cho việc tuyển dụng hiệu quả thành công.
Công tác tuyển dụng nhân viên là một khâu hết sức quan trọng của quá trình quản trị nguồn nhân lực, tuy nhiên sau khi tuyển dụng, việc bố trí đúng khả năng, sở trường của từng người còn quan trọng hơn rất nhiều. Chính vì vậy tác giả đề nghị một quy trình tuyển dụng như sau:
Theo quy trình tuyển dụng đề xuất các bước công việc phải thực hiện bao gồm:
Bước 1: Kế hoạch nhân lực bộ phận
15 ngày trước năm/quý mới, các bộ phận, phòng ban trong toàn Công ty có nhiệm vụ dự báo kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho năm/quý tới. Dựa theo kế hoạch tuyển dụng mà các bộ phận cung cấp, bộ phận nhân sự có trách nhiệm xem xét, tư vấn, đánh giá lại nhu cầu của các bộ phận sử dụng nhân lực lập bảng phân tích công việc, bảng tiêu chuNn công việc, sau đó lập số lượng cần tuyển, thời gian cần sử dụng.
Bước 2: Phiếu yêu cầu tuyển dụng
Phòng ban khi có yêu cầu tuyển dụng sẽ đến phòng nhân sự nhận mẫu đơn, điền vào phiếu yêu cầu tuyển dụng; hồ sơ tuyển dụng sau đó gửi về phòng nhân sự.
Bước 3: Th0m định
Giám đốc nhân sự xem xét phiếu yêu cầu tuyển dụng, kiểm tra định biên, tiêu chuNn, phản hồi thông tin cho bộ phận sử dụng nhân lực nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm người sẽ ký duyệt và trình Tổng giám đốc duyệt phê duyệt. Nếu thấy không cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả phiếu yêu cầu tuyển dụng.
Bước 4: Kế hoạch tuyển dụng
Phòng nhân sự trình ban Tổng giám đốc ký duyệt phiếu yêu cầu tuyển dụng. Khi Tổng giám đốc đã ký duyệt, phiếu yêu cầu tuyển dụng được chuyển về bộ phận tuyển dụng – phòng nhân sự sẽ lên kế hoạch tuyển dụng, triển khai và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch.
Bước 5: Xác định nguồn cung cấp & Thông báo tuyển dụng
Thu thập thông tin cung cầu về thị trường lao động, xác định nguồn cung cấp, Công ty nên ưu tiên tạo cơ hội phát triển và thăng tiến cho nhân viên trong nội bộ Công ty. Khi có nhu cầu tuyển dụng, phòng nhân sự ra thông báo tuyển dụng nhân viên trên E-Mail nội bộ của Công ty, các nguồn cung ứng lao động bên ngoài và trên các phương tiện thông tin đại chúng (báo, đài...).
Bước 6: Nhận và th#m định hồ sơ
Bộ phận tuyển dụng - phòng nhân sự nhận và kiểm tra hồ sơ, phân loại, thông tin cho các ứng cử viên bổ túc hồ sơ, chuyển trả hồ sơ không đạt yêu cầu, lọc hồ sơ và lập danh sách mời phỏng vấn lần 1, tiêu chuNn xét duyệt hồ sơ cụ thể như:
Về mặt hình thức
Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trí dự tuyển, họ tên ứng viên và các dữ liệu cụ thể để Công ty có thể liên hệ khi có nhu cầu.
Các giấy tờ cần thiết phải được sắp xếp gọn gàng theo thứ tự như sau:
- Đơn xin việc
- Sơ yếu lí lịch (có chứng thực của địa phương)
- Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng nghiệp vụ của ứng viên. Giấy khám sức khỏe
- Bản sao hộ khNu, Giấy đăng ký tạm trú (nếu có) - Bản sao chứng minh nhân dân, tấm hình 3*4
Về mặt nội dung
- Hồ sơ phải thể hiện được trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày của Đơn xin việc và Sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.
- Ứng viên phải được xác nhận có đủ sức khỏe thông qua giấy khám sức khỏe đã được xác nhận của cơ quan y tế có thNm quyền.
- Việc xét tuyển sẽ được ưu tiên đối với hồ sơ các ứng viên nội bộ. - Hồ sơ ứng tuyển của đợt tuyển dụng trước sẽ được ưu tiên xem xét lại.
- Hồ sơ ứng viên được ưu tiên theo thứ tự: Kinh nghiệm chuyên ngành, kinh nghiệm làm việc, không có kinh nghiệm nhưng có tố chất, năng lực có thể phát triển được.
Bước 7: Kiểm tra-sơ vấn
Các ứng viên đều làm bài kiểm tra/sơ vấn (trừ công nhân sản xuất), khi ứng viên đã hoàn thành bài kiểm tra, bộ phận nhân sự sẽ thông báo cho phòng ban liên quan đến nhận hồ sơ, đề thi và bài kiểm tra của ứng viên, (nếu bài kiểm tra của ứng viên được thực hiện trên máy vi tính thì bộ phận tuyển dụng sẽ gửi E-mail trực tiếp đến người có trách nhiệm chấm). Chấm điểm xong, bộ phận quản lý trực tiếp gửi bài kiểm tra, điểm, kết quả đánh giá cho bộ phận tuyển dụng, nếu đạt hì phòng nhân sự phối hợp cùng trưởng bộ phận sắp xếp cho ứng viên phỏng vấn chuyên môn còn nếu không đạt sẽ thông báo loại.
Bước 8: Phỏng vấn chuyên môn
- Nếu tuyển các chức danh nhân viên, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: Bộ phận Tuyển dụng, bộ phận có nhu cầu tuyển dụng hoặc Ban Tổng giám đốc (nếu cần thiết) sẽ tham dự.
- Nếu tuyển các chức danh Quản lý cấp trung và cấp cao, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: Ban Tổng giám đốc, Giám đốc nhân sự, Giám đốc khối, Chuyên viên cao cấp hoặc người được Tổng giám đốc đề cử tham gia phỏng vấn.
Trong quá trình phỏng vấn, mỗi phỏng vấn viên phải đưa ra kết quả đánh giá riêng và sau đó trao đổi thống nhất, nếu không thống nhất được ý kiến, Ban Tổng giám đốc là người quyết định cuối cùng.
Bước 9: Th0m tra đánh giá lựa chọn
ThNm tra lý lịch và quá trình làm việc, thông tin kết quả sau cùng và hẹn người trúng tuyển đến và tiếp nhận hồ sơ ứng cử viên đạt yêu, gởi trả hồ sơ ứng cử viên không đạt sau thNm tra.
Bước 10: Thủ tục tiếp nhận
Dựa vào kết quả phỏng vấn phòng nhân sự sẽ mời các ứng viên đạt yêu cầu qua vòng phỏng vấn chuyên môn nhận việc bằng điện thoại. Phòng nhân sự phối hợp cùng các trưởng bộ phận hướng dẫn nhân viên-công nhân mới làm các thủ tục nhận việc, phổ biến nội qui, chính sách,…của Công ty qua buổi đào tạo hội nhập.
Bước 11: Bàn giao huyấn luyện đào tạo
Bộ phận quản lý trực tiếp có trách nhiệm phân công, hướng dẫn công việc, trình bày rõ trách nhiệm và quyền hạn cho nhân viên mới, đưa ra chương trình huấn luyện,đào tạo cho nhân viên mới, kết thúc thời gian huấn luyện nhân viên được đánh giá lại.
Bước 12: Đánh giá sau huấn luyện/đào tạo
Tổ chức đánh giá, tổ chức thi, tổng hợp kết quả và báo cáo sau giai đoạn huấn luyện và đào tạo, lập thủ tục chấm dứt hợp đồng huấn luyện đối với ứng cử viên không đạt.
Bước 13: Bàn giao thử việc
Phòng nhân sự có trách nhiệm theo dõi và cung cấp danh sách nhân viên sắp hết thời hạn thử việc cho trưởng bộ phận hoặc người trực tiếp quản lý nhân viên mới trước 2 tuần. Căn cứ vào yêu cầu công việc và khả năng hoàn thành công việc của nhân viên mới, trưởng bộ phận/người quản lý trực tiếp xác nhận, đánh giá kết quả sau thời gian thử việc và gửi về phòng nhân sự.